ผู้ที่รู้สึกว่าตนมีคุณค่า จะมีความเต็มใจมากขึ้นที่จะแลกเปลี่ยนความคิดเห็นในที่ประชุม

“8 วิธีการกระตุ้นการแลกเปลี่ยนแนวคิดในการประชุมที่เน้นปฏิสัมพันธ์” ที่จะกล่าวถึงต่อไปนี้ แปลถอดความจากบทความเรื่อง “Ten Ideas To Encourage Individual Involvement In Interactive Meetings: 10 วิธีในการกระตุ้นการมีส่วนร่วมเป็นรายบุคคล ในการประชุมแบบเน้นปฏิสัมพันธ์” เขียนโดย "Shirly Lee" (http://ezinearticles.com/?Ten-Ideas-to-Encourage-Individual-Involvement-in-Interactive-Meetings&id=2302140) ผู้แปลพิจารณาว่า แม้จะเป็นแนวคิดจากวงการธุรกิจของทางตะวันตก แต่ก็น่าจะสามารถนำไปปรับใช้ได้กับวงการต่างๆ ในสังคมไทย ตามที่ผู้นำไปใช้จะเห็นเหมาะสม

Most interactive meetings require all team members openly communicate on agenda topics while participating in decision making and problem solving.

การประชุมแบบเน้นปฏิสัมพันธ์ ส่วนใหญ่แล้ว ต้องการให้สมาชิกในทีมงานทุกคน พูดคุยสื่อสารกันอย่างเปิดเผยในหัวเรื่องที่เป็นวาระการประชุม ขณะมีส่วนร่วมในการตัดสินใจและการแก้ปัญหา

Active participation in meetings yields better results than those meetings where people passively sit listening and providing very little input. Often meetings will have different levels of participation from the team members. Some will talk a lot while others will talk very little
or not at all. For those team members not interacting with the group, there are some ideas a team leader may wish to try in order to encourage that individual and everyone else to become more involved.

การมีส่วนร่วมแสดงความคิดเห็นด้วยความกระตือรือร้นของสมาชิก จะส่งผลดีต่อผลการประชุมมากกว่าการประชุมที่สมาชิกเอาแต่นั่งฟังเงียบๆ มีอยู่บ่อยๆ ที่ในการประชุมจะมีระดับของการมีส่วนร่วมของสมาชิกในทีมงานแตกต่างกันไป กล่าวคือ ในขณะที่บางคนพูดมาก บางคนกลับพูดน้อยมากหรือไม่พูดเลย สำหรับสมาชิกที่ไม่ค่อยมีส่วนร่วมหรือไม่มีส่วนร่วมเลยนั้น ขอเสนอแนะให้ผู้นำทีมลองนำแนวคิดต่อไปนี้ไปใช้ เพื่อกระตุ้นการมีส่วนร่วมให้มากขึ้น (ผู้แปลตัด 2 ข้อแรกออก เพราะพิจารณาเห็นว่า 8 ข้อท้ายมีความสมบูรณ์แล้ว)

1. To get everyone involved, call on different people to share their ideas, opinions, and thoughts on topics throughout the meeting.

1. เพื่อในทุกคนมีส่วนร่วม ควรเรียกชื่อให้สมาชิกต่างๆ แลกเปลี่ยนแนวคิด ทัศนะในประเด็นที่ปรึกษาหารือ ตลอดเวลาของการประชุม

2. If someone is not actively participating, look directly at them and use their name when asking a question to encourage a response and increase their participation level.

2. ถ้ามีผู้ที่ไม่แสดงการมีส่วนร่วมอย่างกระตือรือร้นในที่ประชุม ควรมองตรงไปยังบุคคลดังกล่าว และเรียกชื่อให้ตอบคำถามที่กำลังถาม เพื่อกระตุ้นการตอบสนองและเพิ่ระดับการมีส่วนร่วมของสมาชิกดังกล่าว

3. Realize there is no need to rush through the entire meeting. Be patient and give people time to think and respond to ideas presented. After a few minutes of silence, ask a question to prompt discussion or see if the group wants to continue onto a new agenda topic.

3. พึงตระหนักว่า ไม่มีความจำเป็นใดๆ ที่จะรีบเร่งให้การประชุมเสร็จสิ้น ควรใช้ความอดทนและให้เวลาผู้เข้าร่วมประชุมในการคิด และแสดงการตอบสนองต่อแนวคิดที่เสนอในที่ประชุม ถ้าเกิดภาวะเงียบงันใน 2-3 นาที ควรถามคำถามเพื่อกระตุ้นให้เกิดการอภิปราย หรือสังเกตดูว่า ที่ประชุมต้องการให้ข้ามไปยังวาระต่อไปหรือไม่

4. Create a safe respectful environment for open exchange of ideas and opinions. One way to do this is to never allow belittling of a person’s questions or input – everyone can add value including the devil’s advocate.

4. สร้างบรรยากาศการประชุมที่ให้การยอมรับนับถือผู้เข้าร่วมประชุม และมีความปลอดภัยในการแลกเปลี่ยนแนวคิดและทัศนะอย่างเปิดเผย วิธีการหนึ่งที่จะสร้างบรรยากาศดังกล่าวได้ คือ ต้องไม่ยอมให้มีการแสดงการดูถูกคำถามหรือความเห็นของสมาชิกใดๆ
 

5. Take time in the meeting to praise good work done by employees outside the meeting. During the meeting say thank you for sharing. Appreciation makes members feel valued. Valued people are more willing to speak up and share their ideas.

5. ให้เวลาในการกล่าวสรรเสริญบุคลากรที่ทำงานดีแต่ไม่ได้อยู่ในที่ประชุม แสดงความขอบคุณต่อผู้เข้าร่วมประชุมและแสดงความคิดเห็น เพราะการแสดงออกดังกล่าวจะทำให้บุคลากรรู้สึกว่าตนมีคุณค่า
และผู้ที่รู้สึกว่าตนมีคุณค่า จะมีความเต็มใจมากขึ้นที่จะแลกเปลี่ยนความคิดเห็นในที่ประชุม

6. If someone appears to be dominating the meeting or discussion, don’t let it go too far. When one person takes over the meeting, other ideas are not shared and better decisions become harder to make as people may feel intimidated. Instead, thank the talker for their contribution after a few minutes and then move to the next topic or ask a question of a quieter team member.

6. ถ้าพบว่า มีใครบางคนใช้อำนาจควบคุมการประชุมหรือการอภิปราย ต้องไม่ปล่อยให้ทำเช่นนั้นต่อไป
เพราะสภาพการณ์เช่นนั้นจะยับยั้งการแสดงความเห็นของสมาชิก ซึ่งจะเป็นอุปสรรคต่อการตัดสินใจที่ดีของที่ประชุม ควรกล่าวขอบคุณบุคคลดังกล่าว แล้วเปลี่ยนหัวเรื่องประชุม หรือถามคำถามไปยังสมาชิกที่เงียบมากกว่า 

7. At the end of the meeting, make sure everyone has an action item to do after the meeting. There is almost always a need to assign someone a research item prior to the next meeting and this gives them to opportunity to provide a report or presentation at that meeting.

7. ในตอนท้ายของการประชุม ต้องแน่ใจว่า ทุกคนมีงานที่เป็นรูปธรรมที่จะต้องทำหลังการประชุม
อาจเป็นงานที่ให้เตรียมศึกษาอะไรบางอย่าง ซึ่งจะเปิดโอกาสให้นำเสนอเป็นรายงานหรือนำเสนอด้วยวาจาในการประชุมคราวต่อไป

8. Try to understand why an individual is not participating by talking with them outside of meetings. Perhaps they are not really interested in being on the team or they do not see how they add value to the team. Or their low participation could be because they are not interested
in a particular meeting topic or they do not see how it directly affects them. Explain why they bring value to the team and what is in it for them.

8. พยายามทำความเข้าใจผู้ที่ไม่แสดงการมีส่วนร่วม โดยการเข้าไปพูดคุยด้วยภายหลังการประชุมสิ้นสุดลง บางทีการไม่มีส่วนร่วม อาจเกิดจากสมาชิกขาดความสนใจในการร่วมทีมงาน หรือมองไม่ออกว่าตนจะทำประโยชน์ให้กับทีมได้อย่างไร หรือไม่สนใจในหัวเรื่องที่พูดคุยกันในที่ประชุม หรือมองไม่เห็นว่า เรื่องที่พูดคุยกันส่งผลกระทบโดยตรงถึงตนอย่างไร ควรอธิบายให้พวกเขาเข้าใจว่า พวกเขามีคุณค่าต่อทีมงานและจะช่วยทีมงานได้อย่างไร

ขอบคุณกัลยาณมิตรทุกท่าน ที่กรุณาเข้ามาอ่าน ให้กำลังใจและแสดงความเห็น…เนื่องจากผู้แปลเป็นเพียงผู้ที่ชอบเรียนรู้ภาษาอังกฤษ ไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญภาษาอังกฤษ จึงอาจมีการแปลผิดพลาด ซึ่งถ้ามีส่วนใดที่แปลคลาดเคลื่อนไป ขอความกรุณาท่านที่พบเห็นช่วยชี้แนะ เพื่อประโยชน์ของผู้อ่านท่านอื่นๆ ในการรับรู้เนื้อหาที่ถูกต้อง และประโยชน์ในการพัฒนาทักษะภาษาอังกฤษของผู้แปลเอง ขอบคุณทุกคำชี้แนะนะคะ