ฝึกอบรมอย่างไรให้ได้ผล (ตอนจบ)

เมื่อวานได้พูดถึงสาเหตุของการฝึกอบรมที่ไม่ได้ผลไปแล้ว วันนี้จะมาต่อในเรื่องที่ว่า แล้วจะต้องทำอย่างไรบ้างเพื่อให้การฝึกอบรมได้ผลอย่างเป็นรูปธรรม ส่วนใหญ่ผู้บริหารระดับสูงมักจะมองในเรื่องของผลตอบแทนจากการลงทุน ซึ่งในเรื่องของการลงทุนพัฒนาพนักงานนั้น ผลตอบแทนจะไม่เห็นภายในวันนี้หรือพรุ่งนี้แน่นอน แต่จะเห็นในระยะยาว แต่ก็ต้องมีระบบบางอย่างรองรับด้วย เพื่อให้การฝึกอบรมนั้นเกิดผลอย่างแท้จริง

ลองเปรียบเทียบกับการส่งลูกเรียนหนังสือสิครับ เราต้องใช้เวลานานมากอย่างน้อยๆ ก็ 12 ปีกว่าจะรู้เรื่องอะไรได้ และสามารถประกอบอาชีพเลี้ยงตัวเองได้ การฝึกอบรมอาจจะไม่ได้ใช้เวลานานขนาดนั้นถึงจะเห็นผล แต่ก็คงไม่ใช่แค่เพียงวันสองวัน คงต้องอาศัยเวลาพอสมควร ซึ่งก็แล้วแต่เรื่องที่จะพัฒนาว่าเป็นเรื่องอะไร ยากง่ายสักแค่ไหน

สิ่งที่องค์กรจะต้องทำเพื่อให้การฝึกอบรมได้ผลก็จะมีดังนี้ครับ

• สร้างโครงสร้างการฝึกอบรมให้ชัดเจน โครงสร้างการฝึกอบรมนี้ก็คือ การเชื่อมโยงหลักสูตรการฝึกอบรมต่างๆ ให้เข้ากับเป้าหมายของบริษัทในระยะยาว รวมทั้งสอดคล้องตามแผนกลยุทธ์ของบริษัทที่กำหนดไว้ด้วย ไม่ใช่อยากอบรมอะไรก็ส่งดะ โดยไม่เหลือบดูเลยว่าการฝึกอบรมในแต่ละหลักสูตรนั้นไปตอบโจทย์ของแผนกลยุทธ์ริษัทได้อย่างไรบ้าง ซึ่งการทำโครงสร้างการฝึกอบรมนั้น ก็มักจะทำออกมาเป็น Training Roadmap เพื่อให้เห็นเส้นทางในการพัฒนาคนๆ หนึ่งว่าจะต้องถูกใส่อะไรเข้าไปบ้าง ในช่วงเวลาใด โดยทั่วไปแผนและเส้นทางการฝึกอบรมจะต้องดึงออกมาจากเป้าหมายของบริษัท และแผนกลยุทธ์ของบบริษัทเช่นกัน

• ผูกสิ่งที่อบรมให้เข้าไปในกระบวนการทำงาน เรื่องนี้เป็นเรื่องสำคัญมากครับ การที่หัวหน้าส่งพนักงานไปอบรมเรื่องอะไรสักเรื่อง แสดงว่าหัวหน้าย่อมจะต้องคาดหวังผลงานบางอย่างที่ดีขึ้น หรือคาดหวังการเปลี่ยนแปลงอะไรบางอย่างจากตัวลูกน้อง ดังนั้น ถ้าจะให้ได้ผล หัวหน้าจะต้องนำสิ่งที่ลูกน้องอบรมมานั้น มาเชื่อมต่อกับการทำงานประจำของพนักงาน โดยมอบหมายงานและตรวจสอบติดตามว่าลูกน้องได้นำเอาความรู้ใหม่ๆ มาใช้ในการทำงานอย่างเต็มที่หรือไม่ สาเหตุสำคัญที่ทำให้การอบรมไม่ได้ผลอย่างที่เราต้องการก็คือ การที่เราไม่เคยที่จะเอาสิ่งที่พนักงานไปอบรมมา มาผูกเข้ากับระบบการทำงานของพนักงานเลย ยังคงให้พนักงานทำงานแบบเดิมๆ เพราะหัวหน้าไม่อยากเปลี่ยนแปลงอะไรให้มันยุ่งยาก

• เชื่อมโยงกับระบบบริหารผลงานขององค์กร ระบบบริหารผลงานเป็นระบบที่ใช้ในการพัฒนาพนักงานได้เป็นอย่างดี สิ่งที่หัวหน้าจะต้องทำก็คือ มีการวางแผนว่าลูกน้องจะต้องนำเอาความรู้อะไรใหม่ๆ มาใช้ในการทำงานบ้าง และคาดหวังผลอะไรบ้าง จากนั้นก็ต้องมีการติดตาม และให้ Feedback อย่างสม่ำเสมอถึงสิ่งที่ลูกน้องทำ ว่าได้นำเอาความรู้ใหม่ๆ มาใช้สักแค่ไหน และผูกเข้ากับระบบการประเมินผลงานปลายปีด้วยว่า ถ้าพนักงานสามารถที่จะใช้ทักษะใหม่ๆ ที่เรียนมาได้อย่างดี ผลงานของเขาก็จะดีขึ้นไปด้วย และเมื่อผลงานดี รางวัลผลงานก็จะดีตามไปอีก ก็จะทำให้การฝึกอบรมที่บริษัทลงทุนไปเกิดผลในทางปฏิบัติได้นั่นเอง

• หัวหน้าต้องสอนงาน และกระตุ้นพนักงาน เมื่อพนักงานไปฝึกอบรมกลับมาแล้ว หัวหน้าจะต้องมีการตรวจสอบและติดตามในฐานะ Coach หรือพี่เลี้ยง เพื่อที่จะเป็นการกระตุ้นให้พนักงานได้นำเอาความรู้ใหม่ๆ มาใช้ รวมทั้งเมื่อพนักงานมีปัญหาในการใช้ความรู้และทักษะใหม่ๆ หัวหน้าก็จะต้องเป็นผู้ช่วยสอน ช่วยฝึก และช่วยแก้ไขปัญหาให้กับพนักงาน เพื่อให้พนักงานมีแรงจูงใจที่จะนำเอาความรู้ใหม่ๆ นั้นมาปรับใช้ในการทำงานอย่างแท้จริง

นี่คือปัจจัย 4 ประการที่จะทำให้การฝึกอบรมกลับมาแล้วได้ผลครับ สังเกตนะครับว่า การที่จะทำให้พนักงานได้นำเอาความรู้ในการฝึกอบรมมาใช้ในการทำงานได้จริงๆ งานนี้จะต้องได้รับความร่วมมือจากหัวหน้าของพนักงานคนนั้นอย่างจริงจัง ไม่ใช่เป็นงานของฝ่ายบุคคลเพียงอย่างเดียว

การที่หลายๆ องค์กรไม่สามารถทำให้การฝึกอบรมได้ผลจริงๆ ก็เนื่องจากไม่ได้รับความร่วมมือจากหัวหน้างานนั่นเอง หัวหน้างานบางคนก็คาดหวังว่า เมื่อส่งพนักงานไปอบรมกลับมาแล้ว ก็ต้องทำงานได้เลย พอพนักงานทำไม่ได้ตามที่คาดหวัง ก็ไม่สนใจไม่ใส่ใจ ปล่อยให้พนักงานทำงานแบบเดิมๆ ความรู้ที่เรียนมาก็เป็นหมันทันที แทนที่จะทำตัวเป็น Coach เพื่อกระตุ้นและช่วยให้พนักงานนำความรู้ใหม่ๆ มาใช้

โดยสรุปแล้ว ถ้าองค์กรของท่านอยากให้งบประมาณการฝึกอบรมที่ใช้ไปนั้นเกิดผลอย่างแท่จริงแล้ว เราจะต้องทำอย่างเป็นระบบเลยครับ จะปล่อยให้ฝ่ายบุคคล หรือฝ่ายพัฒนาทรัพยากรบุคคลทำอยู่ฝ่ายเดียวนั้น ไม่มีทางสำเร็จได้เลย เพราะคนใช้ความรู้ก็คือตัวพนักงานคนนั้น ซึ่งก็ต้องได้รับการดูแลจากหัวหน้าของเขาอีกที เมื่อสามารถทำได้ทั้งระบบแบบนี้แล้ว การฝึกอบรมไม่ว่าจะเป็นหลักสูตรอะไร ก็จะได้ผลดี และเห็นผลได้เร็วขึ้นครับ