การนำองค์กรเพื่อการขับเคลื่อน PMQA ของหน่วยงาน

การนำองค์กรเพื่อการขับเคลื่อน PMQA ของหน่วยงาน

นัทธี  จิตสว่าง

 การเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและรุนแรงของสภาพแวดล้อมทำให้องค์กรภาครัฐต้องปรับตัวเพื่อรองรับกับการเปลี่ยนแปลงและพัฒนาการบริหารจัดการให้มีคุณภาพเพื่อมุ่งสู่องค์กรที่มีความเป็นเลิศ โดยนัยนี้สำนักงาน ก.พ.ร. ได้วางกรอบการบริหารจัดการองค์การเพื่อให้ส่วนราชการนำไปใช้ในการประเมินและพัฒนาองค์กรที่ครอบคลุมทุกมิติ เพื่อยกระดับคุณภาพการบริหารจัดการให้เท่าเทียมมาตรฐานสากล โดยมุ่งเน้นให้ส่วนราชการปรับปรุงองค์กรภายใต้กรอบการพัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ (PMQA) แต่การขับเคลื่อน PMQA ในองค์กรภาครัฐที่ผ่านมาในหลายหน่วยงานยังไม่ประสบความสำเร็จเท่าที่ควร ผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานของหน่วยงานภาครัฐหลายหน่วยยังขาดความสนใจและมุ่งมั่นที่จะพัฒนาองค์กรตามกรอบการพัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ (PMQA) อีกทั้งยังมองว่าการขับเคลื่อนองค์การตามกรอบของ PMQA  เป็นภาระงานที่เพิ่มขึ้น และกระทบต่อการทำงานประจำซึ่งเป็นภารกิจหลักของหน่วยงาน ทำให้การขับเคลื่อนองค์กรภายใต้กรอบของ PMQA ไม่ประสบความสำเร็จเท่าที่ควร เป็นอุปสรรคต่อการขับเคลื่อนองค์กรให้พัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการได้เทียบเท่ามาตรฐานสากล บทความเรื่องนี้จึงมุ่งที่จะชี้ให้เห็นถึงแนวทางในการพัฒนาและขับเคลื่อน PMQA ในหน่วยงานให้ประสบความสำเร็จ ทั้งนี้ โดยพัฒนาจากประสบการณ์ในการทำงานและการขับเคลื่อน PMQA ในหน่วยงานของผู้เขียน    

                                 

การขับเคลื่อน PMQA มีจุดมุ่งหมายเพื่อการยกระดับมาตรฐานและคุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ โดยให้องค์กรประเมินการดำเนินขององค์กรด้วยตนเอง ตามเกณฑ์คุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ โดยเกณฑ์คุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐนั้นได้ให้ความสำคัญกับหลักการบริหารจัดการ 7 เรื่อง หรือ 7 หมวด คือ หมวด 1 การนำองค์กร  หมวด 2 การวางแผนเชิงยุทธศาสตร์ หมวด 3 การให้ความสำคัญกับผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หมวด 4 การวัดการวิเคราะห์และการจัดการความรู้ หมวด 5 การมุ่งเน้นทรัพยากรบุคคล หมวด 6 การจัดการกระบวนการ และหมวด 7 ผลลัพธ์การดำเนินการ โดยใน 7 หมวดนี้ หมวด 1 นับว่าเป็นหมวดที่สำคัญที่สุดเพราะการที่จะขับเคลื่อน PMQA ได้  ผู้นำองค์กรจะต้องกำหนดวิสัยทัศน์ และสร้างนวัตกรรมในการขับเคลื่อน ดังจะเห็นได้จากที่สำนักงาน ก.พ.ร. กำหนดให้ในปีแรก หน่วยงานต่างๆ เริ่มต้นขับเคลื่อน PMQA ในหมวด 1 ก่อน เช่นเดียวกับแนวทางในการขับเคลื่อน PMQA ให้ประสบความสำเร็จที่ผู้เขียนเสนอในบทความนี้ จะเริ่มจากผู้นำองค์กรก่อน

 

ประการแรก ผู้บริหารระดับสูงขององค์กรต้องลงมาขับเคลื่อน PMQA ด้วยตนเอง การขับเคลื่อน PMQA ส่วนใหญ่ผู้บริหารระดับขององค์กรจะมาเกี่ยวข้องในระดับของการประชุมเปิดตัวอย่างเป็นทางการ หรือเป็นประธานในพิธีเปิดกิจกรรม PMQA ในแต่ละหมวดเท่านั้น ซึ่งยังไม่เพียงพอที่จะแสดงให้เห็นว่าผู้ใต้บังคับบัญชาเห็นความสนใจและจริงจังในการขับเคลื่อน วางแผน ติดตาม และทำการลงมือปฏิบัติด้วยตนเอง  ซึ่งจะทำให้บุคลากรในระดับต่างๆ ไม่ให้ความสนใจและจริงจังกับ PMQA ตามไปด้วย และเป็นผลให้ PMQA ของหน่วยงานไม่ประสบความสำเร็จ ในทางตรงกันข้ามหากหน่วยงานใดผู้นำองค์กรให้ความสำคัญและลงมือขับเคลื่อนด้วยตนเอง งาน PMQA ของหน่วยงานนั้นก็จะก้าวหน้าไปด้วยดี ดังที่ผู้เขียนเคยเป็นวิทยากรเข้าร่วมการสัมมนาปฏิบัติการด้านการนำองค์กรในการขับเคลื่อน PMQA ของกรมพัฒนาพลังงานทดแทนและอนุรักษ์พลังงาน ปรากฏว่าในการสัมมนา อธิบดีและรองอธิบดีของกรมฯ ได้เข้าร่วมการสัมมนาในฐานะผู้เข้าร่วมสัมมนาไปพร้อมๆ กับผู้อำนวยการกองต่างๆ ตั้งแต่ต้นจนจบ ทำให้ผู้บริหารอื่นๆ เห็นความสนใจและจริงจังของผู้บริหารระดับสูงของกรมในการขับเคลื่อน PMQA ของกรมฯ อย่างชัดเจน

 

นอกจากการเข้าร่วมการสัมมนาหรือเปิดการสัมมนา PMQA แล้ว ผู้บริหารระดับสูงขององค์กรยังจะต้องแสดงให้เห็นถึงความสนใจและจริงจังในการขับเคลื่อน PMQA ด้วยการวางแผนขับเคลื่อน PMQA และการติดตามในโอกาสต่างๆ รวมตลอดจนถึงการคิดริเริ่มในการสร้างสรรค์กิจกรรมที่ทำให้การขับเคลื่อน PMQA ในองค์กรไม่น่าเบื่อหน่าย และมีการดำเนินการอย่างต่อเนื่องจนสามารถยกระดับคุณภาพการปฏิบัติงานขององค์กรไปสู่มาตรฐานระดับสากล

 

ต่อจากเรื่องของความสนใจของผู้บริหารระดับสูงแล้วเรื่องของทีมงานและเครือข่ายก็เป็นอีกปัจจัยหนึ่งที่สำคัญในการที่จะทำให้การขับเคลื่อน PMQA ประสบความสำเร็จโดยจะต้องมีทีมงาน PMQA ที่มีความเข้มแข็ง ผู้บริหารต้องให้ความสำคัญกับการสรรหาทีมงานที่จะมาทำงานด้านนี้ โดยคัดเลือกคนที่มีประสิทธิภาพเข้ามาดำเนินการไม่ใช่เอาคนที่มีปัญหาไม่มีใครรับแล้วมาเก็บไว้ที่ฝ่ายนี้เพื่อให้ขับเคลื่อน PMQA นอกจากนี้ยังจะต้องมีการจัดทีมงานที่มีความเข้มแข็ง มีการประสานงานกันอย่างดีเยี่ยม และไม่ควรที่จะมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เรื่อยๆ เพราะงาน PMQA มีความต่อเนื่องและมีความสลับซับซ้อน ผู้รับผิดชอบต้องทำความเข้าใจและเรียนรู้งานอย่างต่อเนื่องและมีใจรักที่จะทำงานด้านนี้ ที่สำคัญจะต้องสร้างเครือข่ายคนที่ทำงาน PMQA ในกอง สำนัก และกรมต่างๆ เข้าด้วยกัน ให้มีกิจกรรมต่อเนื่องและสัมมนาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในการจัดทำ PMQA กัน เมื่อทำงาน PMQA มีความเข้มแข็ง มีเครือข่ายของคนที่ทำ PMQA ด้วยกัน  สิ่งที่จะต้องทำต่อไปคือการดึงคนจากฝ่ายต่างๆ เข้ามามีส่วนร่วม มิฉะนั้น การดำเนินงานด้าน PMQA จะถูกทอดทิ้งให้เป็นเรื่องของทีมงาน PMQA แต่ฝ่ายเดียวโดยที่บุคลากรในฝ่ายอื่นๆ ไม่ให้ความสนใจหรือมีทัศนคติว่างาน PMQA ไม่ใช่งานของตน ไม่ใช่หน้าที่  ดังนั้น ต้องทำให้คนในองค์กรเห็นว่างานการขับเคลื่อน PMQA เป็นงานของทุกฝ่าย ทุกคน ที่ต้องร่วมกันในการที่จะทำงานให้การบริหารจัดการขององค์กรมีคุณภาพ และได้มาตรฐานสากล ในเรื่องการสร้างเครือข่าย PMQA นี้ต้องขอชมเชยทีมงาน PMQA ของสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมที่มีการสร้างเครือข่าย PMQA ที่มีประสิทธิภาพโดยเชื่อมโยงงาน PMQA ของสำนัก กอง และกรมต่างๆ ผนึกกำลังในการขับเคลื่อน PMQA อย่างเหนียวแน่น โดยมีกิจกรรมการสัมมนาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในการจัดทำ PMQA ของบุคลากรที่รับผิดชอบด้านนี้ของสำนัก กอง และกรมต่างๆ อย่างต่อเนื่อง ทำให้งานสามารถขับเคลื่อนไปได้โดยไม่รู้สึกโดดเดี่ยว ขณะเดียวกันทีมงาน PMQA ของสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมเอง ก็เป็นทีมงานที่มีความตื่นตัวและมีประสิทธิภาพสูงในการขับเคลื่อน PMQA

                       

ประการต่อมาในการขับเคลื่อน PMQA จะต้องทำให้เนียนไปกับเนื้องาน คือจะต้องทำการดำเนินกิจกรรม PMQA เป็นส่วนหนึ่งของานที่ทำ เป็นภารกิจด้านการบริหาร ที่สำคัญอีกขั้นตอนหนึ่งขององค์กร ซึ่งจะต้องดำเนินการไม่ว่าจะเป็นการกำหนดตัวชี้วัด หรือการรายงานตัวเลขผลการปฏิบัติงานต่างๆ โดยต้องทำให้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการการทำงานที่ต้องทำในทุกงาน และต้องทำให้ผู้ดำเนินการไม่คิดว่าเป็นงานเพิ่มแต่เป็นงานส่วนหนึ่งที่ต้องทำ การที่จะทำให้เทคนิคนี้บรรลุผลจะต้องผสมผสานการทำงานประจำที่ทำอยู่ในองค์กรแล้วทำให้ข้าราชการมีความรู้สึกว่าเป็นส่วนหนึ่งของงานประจำ

                       

แต่ข้อสำคัญที่จะทำให้การขับเคลื่อน PMQA ประสบความสำเร็จคือต้องทำให้การขับเคลื่อน PMQA เป็นงานที่สนุก น่าตื่นเต้น ท้าทาย แปลกใหม่และน่าทำ ไม่ใช่มีแต่เรื่องของตัวเลขหรืองานเอกสารที่ต้องรายงานประจำนับเป็นภารกิจที่น่าเบื่อ การที่จะทำให้การขับเคลื่อน PMQA เป็นงานที่น่าสนุกจะต้องมีกิจกรรมมาเสริม ทำให้การขับเคลื่อน PMQA มิใช่เป็นเพียงแค่งานเอกสาร เช่นผู้เขียนเคยจัดโครงการชำระประวัติศาสตร์ราชทัณฑ์โดยการให้คนรุ่นใหม่ไปจัดเก็บความรู้และดูดความรู้ฝังในจากการปฏิบัติงานในหัวข้อต่างๆ จากคนราชทัณฑ์รุ่นเก่า โดยผ่านการกลั่นกรองของคนราชทัณฑ์รุ่นปัจจุบัน (ผู้บริหารระดับกลาง) แล้วให้คนรุ่นใหม่นำเสนอความรู้ตามหัวข้อต่างๆ ที่ได้จัดความรู้มาในงานวันชำระประวัติศาสตร์ สุดท้ายจบลงด้วยการจัดฝังความรู้ลงใน Time Capsule  ซึ่งกระบวนการดังกล่าว ก็คือเป็นส่วนหนึ่งของการจัดทำ KM  ขององค์กร แต่แทนที่จะเป็นการจัดทำ KM  ในรูปแบบเดิมๆ มีการฉีกแนวออกเป็นกิจกรรมที่แปลกใหม่และคงกระบวนการของ KM เอาไว้ เป็นต้น ซึ่งผลปรากฏว่าทำให้เกิดความตื่นตัวและในใจของเจ้าหน้าที่ทั้งคนรุ่นใหม่ คนรุ่นเก่า และรุ่นปัจจุบัน เป็นการทำ KM โดยไม่ประกาศว่าเป็น KM

                       

การทำ PMQA ต้องไม่ใช่เป็นการทำเพื่อรางวัลแต่เป็นการทำด้วยใจ ทำ PMQA เพราะอยากจะทำ ต้องให้ความสนใจ เห็นความสำคัญเห็นประโยชน์ และเติมใจรักลงไป และการขับเคลื่อน PMQA ด้วยใจ โดยมิต้องหวังผลว่าจะได้รับรางวัลหรือไม่ แต่มีเป้าหมายอยู่ที่ทำให้ดีที่สุด ทำด้วยใจรักและทำด้วยความสนุก ส่วนรางวัลถือเป็นผลพลอยได้ จะได้ก็เป็นเรื่องที่เกิดจากผลงานที่ได้ทำประสบความสำเร็จ แต่ถ้ามุ่งทำ PMQA เพื่อให้ได้รางวัลก็จะมุ่งการสร้างแต่งเติมกิจกรรม หรือตัวเลข หรือเอกสาร เพื่อให้เข้าตัวชี้วัดเข้าเกณฑ์ของรางวัล โดยที่อาจไม่ประสบผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ของกระบวนการ PMQA เลยก็ได้ อย่างไรก็ตาม การได้รับรางวัลก็แสดงให้เห็นถึงผลสำเร็จของการดำเนินงานขององค์กรในระดับหนึ่ง ซึ่งเป็นผลพลอยได้จากการทุ่มเทในการทำงาน

                       

สุดท้ายการทำ PMQA ต้องทำอย่างต่อเนื่องและเป็นระบบ เพื่อให้เกิดความยั่งยืนมิใช่เป็นเพียงการทำเครื่องมือตัวหนึ่งที่ ก.พ.ร. มอบหมายให้ทำ หรือทำไปเพราะเป็นภาระหน้าที่หรือทำแล้วแต่ผู้บังคับบัญชาจะสั่งการ แต่การวัดผลเป็นระบบคือมีขั้นตอน มีกระบวนการที่ชัดเจนตามลำดับชั้น และมีการจัดทำที่ต่อเนื่องไม่ขาดช่วงตามแต่แรงหนุนของผู้บังคับบัญชา หากทำได้ดังนี้การขับเคลื่อน PMQA ขององค์กรก็จะมีความยั่งยืน และส่งผลให้องค์กรก้าวไปสู่องค์กรที่มีการบริหารจัดการที่เป็นเลิศ ซึ่งเรื่องนี้ต้องชมเชยการขับเคลื่อน PMQA ของกรมพัฒนาชุมชน และกรมอนามัยที่มีการดำเนินการอย่างเป็นระบบและต่อเนื่อง

                       

โดยสรุปแล้ว การขับเคลื่อน PMQA ให้ประสบความสำเร็จจะต้องเริ่มจากความสนใจเอาใจใส่ของผู้บริหารองค์กรอย่างจริงจัง การจัดตั้งทีมงาน PMQA และเครือข่ายที่มีประสิทธิภาพ การทำให้ PMQA เป็นเรื่องสนุกไม่น่าเบื่อ และเนียนไปกับเนื้องานหรือผนวกเข้าเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานประจำ และข้อสำคัญคือต้องทำด้วยใจ คือมีใจรักในงานด้านนี้ อยากเห็นองค์กรมีการบริหารจัดการที่มีคุณภาพได้มาตรฐานสากลจริงๆ ไม่ใช่ทำเพื่อหวังผ่านตัวชี้วัดหรือได้รางวัลเท่านั้น และสุดท้ายคือต้องทำอย่างต่อเนื่องและเป็นระบบ จึงจะทำให้องค์กรสามารถก้าวไปสู่องค์กรที่มีการบริหารจัดการที่มีคุณภาพ และมุ่งสู่ความเป็นเลิศตามมาตรฐานสากลได้อย่างแท้จริง

 ************************

หมายเหตุ: ภาพประกอบจากอินเตอร์เน็ต