ความทุกข์ความสุขจากการประชุมในหน่วยงาน

          พูดถึงเรื่อง เมาไม่เข้าประชุม มาแล้ว ทำให้คิดถึงเรื่องการประชุมในหน่วยงานที่เคยมีประสบการณ์  ทั้งที่เป็นความสุขและความทุกข์  และไม่แน่ใจว่าท่านอื่น ๆ จะเคยพบ หรือ กำลังพบกันอยู่อีก หรือไม่ การประชุมดูเป็นเรื่องเล็ก ๆ   แต่ก็เป็นเรื่องใหญ่  ที่เป็นเรื่องใหญ่ ก็เพราะการประชุมทำให้คนอยากทำงาน กระตือรือร้นที่จะทำงาน และรู้สึกรำคาญกับการประชุมที่น่าเบื่อ น่ารำคาญ จนลดความขยันงานลงไปด้วย

          “เอาละครับ  ผมเห็นด้วยกับความคิดของงพวกเรา แต่ครั้งนี้ผมขอ  ขอให้ทำตามผมก่อน” นี่คำพูดที่เจ็บปวดของสมาชิก จากผู้เป็นประธาน หลังประชุมไปสองสามชั่วโมงและมีการลงมติกันแล้ว

          “ผมต้องขอโทษที่มาสาย วันนี้ไปเปิดประชุมอีกที่” ประโยคนี้ได้ยินบ่อย 

          “แล้วทำไม่ท่าน (นี่เป็นคำสุภาพที่ใช้ในที่นี้นะครับ) ไม่จัดการตัวเอง ไม่เลื่อน ไม่บอก ไม่นัด ไว้ก่อนละครับท่าน” (แถมท้ายด้วยคำหยาบอีก)  เป็นการโต้ตอบของสมาชิกที่คิดว่าคนพวกนี้ต้องการสร้างให้ตัวเองดูดี ที่สุดแย่ ปล่อยให้คนอื่น นั่งรออยู่เป็นนานสองนาน

          อีกหลายกรณีตัวอย่างครับ ที่เป็นความไม่ได้เรื่อง ได้ราวทั้งของประธานและสมาชิกผู้เข้าประชุม  นับตั้งแต่มาสาย  เดินเข้าเดินออกจากห้องประชุม พูดไม่ตรงประเด็น หรืออ้อมจนน่ารำคาญ ฯลฯ  ของการประชุมโดยทั่วไปไม่มีข้อบังคับอะไร       

         ก็ขนาดมีข้อบังคับ ของรัฐสภาก็ยังเอาเป็นแบบอย่างแทบไม่ได้  ทั้งที่รู้ว่าถ่ายทอดสด    ก็ยังดูไม่จืด หรือคิดว่าได้เวลาโชว์ออฟทางทีวีหรืออย่างไร 555

         หรือ ใครไม่มีปัญหาเกี่ยวกับการประชุมในหน่วยงานของตัวเอง  ก็บอกมานะครับ

          ผมเคยรำคาญกับการประชุมที่ไม่ได้เรื่อง จนไปหาซื้อหนังสือที่วางขายมาอ่านและบวกกับประสบการณ์ของตนเองเรียบเรียงเอง ใช้พัฒนาตัวเอง  พิมพ์แล้วแจก ขึ้นเน็ตไว้แจก ท้ายนี้เป็นแซมเปิ้ล ครับ

 ทำหน้าที่ประธาน

           "ประธานส่วนใหญ่  จะพูดมากเกินไป   จงจำไว้ว่าประธานคือผู้นำร่อง     แลทำหน้าที่ถือหางเสือ ผู้โดยสารจะทำหน้าที่แลกเปลี่ยนความคิดซึ่งกันและกัน  ตัวท่าน     ในฐานะประธาน จงจับพวงมาลัยเอาไว้   ตาจ้องอยู่ที่เข็มทิศ  และให้ลิ้นพักผ่อน  ปล่อยให้คนอื่นพูด"  คำพูดนี้เป็นคำพูดของ ดร.อาร์ ซี สะเม็ดเล (Dr.R.C.Smedley)            ที่มอบให้แก่ผู้เป็นประธานในการประชุมทั้งหลาย  หากจะแปลและเรียบเรียงเสียใหม่ ก็คงจะแปลความได้ว่า  ผู้ที่ทำหน้าที่ประธานนั้นจะมีหน้าที่ดังนี้

          ตาจ้องที่เข็มทิศ  แปลว่า ยึดจุดประสงค์และระเบียบวาระการประชุมไว้ให้มั่น     

          นำร่อง                แปลว่า   ดำเนินการตามระเบียบวาระ

         จับพวงมาลัย       แปลว่า   -  ดำเนินการ หรือกระตุ้นให้สมาชิกอภิปราย 

                                                      และ แสดงความคิดเห็น

                                                   -  ให้ข้อมูลแก่สมาชิก

                                                    -  ประสานความคิดของสมาชิก

                                                    -  ประนีประนอมความคิดเห็นของสมาชิก

          ให้ลิ้นพักผ่อน      แปลว่า    -  ให้สมาชิกพูดมาก ๆ ประธานพูดน้อย ๆ แต่คมชัด   

          ถ้าผู้เป็นประธานทั้งหลายปฏิบัติ ตามคำแนะนำของ ดร.สะเม็ดเลได้ก็จะถือว่าได้ทำหน้าที่ประธานที่เหมาะสมแล้ว

เลือกวิธีการประชุม

          การประชุมได้แก่  การที่บุคคลตั้งแต่สองคนขึ้นไปร่วมกันปรึกษาหารือ   แลกเปลี่ยนความคิดเห็น  เพื่อหาข้อสรุปและนำข้อสรุปไปดำเนินการ   ให้บรรลุจุดประสงค์ในการปฏิบัติงาน

          อย่างไรก็ดีการหาข้อสรุปไปดำเนินการ  ให้บรรลุจุดประสงค์ในการปฏิบัติงาน  ใด ๆ สามารถดำเนินการได้ด้วยวิธีต่าง ๆ ทั้งวิธีการประชุม และวิธีการอื่น ๆ

          ก่อนตัดสินใจเลือกวิธีการประชุม  ผู้เชิญประชุมจึงต้องประเมินเสียก่อนว่าควรจะใช้วิธีการประชุมหรือไม่

         ข้อพิจารณาต่อไปนี้ จะช่วยให้ตัดสินใจเลือก หรือไม่เลือก  วิธีการประชุมได้อย่างรอบคอบ

          1. การประชุมที่จะจัดขึ้นมีจุดประสงค์อะไร                                

         2. มีทางเลือกอะไรบ้างที่สามารถใช้แทนการประชุมได้ เช่น

                   2.1 รับฟังความคิดเห็นจากผู้เกี่ยวข้องบางคน แล้วหาข้อสรุป และดำเนินการ

                   2.2 โทรศัพท์พูดคุยกับผู้เกี่ยวข้องบางคนแล้วหาข้อสรุป   และดำเนินการ

2.3 ใช้ประสบการณ์ ข้อมูลข้อเท็จจริงและบทบาทหน้าที่ หาข้อสรุปแล้วสั่งการให้ ผู้เกี่ยวข้องดำเนินการ

          3. ทางเลือกนั้น ๆ มีข้อดี และข้อเสียอย่างไร

          4. หากเปรียบเทียบการประชุมกับทางเลือกอื่น ๆ   การประชุมเป็นทางเลือกที่ดีที่สุดหรือไม่เพียงใด

          5. ถ้าประชุมแล้ว จะคุ้มค่ากับการเตรียมการ การลงทุนในด้านต่าง ๆ รวมทั้งระยะเวลาที่ผู้เข้าประชุมสูญเสียไป หรือไม่

                   หากพิจารณาแล้วเห็นว่า วิธีการประชุมเป็นวิธีการหาข้อสรุปที่ดีที่สุดที่สามารถดำเนินการให้สำเร็จได้ตามจุดประสงค์ในการปฏิบัติได้ ก็สมควรเลือกใช้วิธีการประชุม   แต่ถ้าพิจารณาแล้วไม่เหมาะสม ก็ควรเลือกวิธีอื่นที่ดีกว่า

 กำหนดผลที่ต้องการ

          ในการประชุม แม้ผู้กำหนดจะรู้สึกว่าได้กำหนดจุดประสงค์ ไว้อย่างชัดเจนแล้วแต่บางครั้งผู้อื่นก็ยังเห็นว่าไม่ชัดเจน เพื่อป้องกันปัญหาในส่วนนี้จึงควรกำหนดผลที่ต้องการหรือจุดประสงค์เชิงพฤติกรรมกำกับจุดประสงค์ไว้ด้วย  ดังตัวอย่างต่อไปนี้

         ตัวอย่างที่ 1

            1. จุดประสงค์ เพื่อชี้แจงระเบียบใหม่ของหน่วยงาน

            2. ผลที่ต้องการ              

2.1 ผู้เข้าประชุมทุกคนสามารถอธิบายเหตุผล ความจำเป็นได้

                  2.2 ผู้เข้าประชุมสามารถปฏิบัติตามระเบียบได้ถูกต้อง

          ตัวอย่างที่ 2

1. จุดประสงค์  เพื่อขอความคิดเห็น  ไปประกอบการพิจารณา

     เรื่องการจัดซื้อด้วยงบประมาณเหลือจ่าย          

            2. ผลที่ต้องการ

2.1 ได้ความคิดเห็นที่หลากหลายจากผู้เข้าประชุม ทั้งความคิดเห็น ที่ 

คัดค้านและสนับสนุน

                  2.2 ตัดสินซื้อด้วยงบประมาณเหลือจ่ายได้                                                                     

           ตัวอย่างที่ 3

             1. จุดประสงค์ เพื่อกำหนดความต้องการจำเป็นในการพัฒนาโรงเรียน

             2. ผลที่ต้องการ

2.1 ได้ความคิดเห็นเบื้องต้น เกี่ยวกับสภาพปัจจุบันปัญหาของโรงเรียน  

จากบุคลากรทุกฝ่าย

                  2.2 ได้ลำดับความสำคัญของปัญหา โดยผู้เข้าประชุมเป็นผู้กำหนด

                   2.3 ได้ผลการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา  และลำดับความสำคัญ        

 

การกำหนดผลที่ต้องการ   จะช่วยให้มองเห็นจุดประสงค์ที่ชัดเจน และช่วยให้การวางแผน    ดำเนินการเป็นไปอย่างเหมาะสมตั้งแต่เริ่มต้น    การระบุผลที่ต้องการจึงเป็นภาระหน้าที่ของประธานการประชุมที่จะละเลยเสียไม่ได้   

 

ลดบทบาทที่บั่นทอนการประชุม

          เมื่อใดที่บรรยากาศการประชุมเป็นไปด้วยดี คนที่จะได้รับการยกย่องชมเชย ก็คือผู้เป็นประธาน    และเมื่อใดที่บรรยากาศการประชุมไม่ดี   ผู้ที่จะถูกตำหนิก็คือผู้ที่เป็นประธานเช่นกัน

         ประธานการประชุมที่จะถูกตำหนิ  ได้แก่ ประธานที่แสดงบทบาทในการเป็นประธานต่อไปนี้

               1. ไม่ทำหน้าที่ประธานเหมือนอย่างที่ ดร.สะเม็ดเล ได้กล่าวไว้

               2. แสดงความคิดเห็นที่เป็นไปในลักษณะอบรมสั่งสอนผู้อื่น

               3. ยัดเยียด ระเบียบวาระใหม่โดยไม่หารือสมาชิกเสียก่อน

               4. มีสิ่งซ่อนเร้นอยู่ในใจ แล้วใช้อำนาจสั่งการจนสมาชิกเห็นว่า  เป็นการเอาชนะที่ไม่สมเหตุสมผล

               5. ปล่อยให้สมาชิกเข้ามาเล่นบทบาทประธานเสียเอง

               6. ปล่อยให้สมาชิกคนใดคนหนึ่งครอบงำความคิดของคนอื่น ๆ

               7. ปล่อยให้สมาชิกโต้เถียงกันเอง                             

               8. สรุปว่าความเงียบของสมาชิกคือการยอมรับ

               9. ทำให้สมาชิกเสียหน้า

          การทำหน้าที่ประธาน ท่ามกลางสมาชิกที่หลากหลายมีส่วนที่ทำให้ประธานเกิดความเครียดจนแสดงความไม่มีเหตุผลออกไป   และธาตุแท้เหล่านี้เอง   ที่จะทำให้สมาชิกผู้เข้าประชุม  เกิดอาการเอือมระอาต่อประธานการประชุม แต่ประธานการประชุมก็สามารถป้องกัน หรือแก้ไขได้ ด้วยการลดบทบาทเหล่านี้ลง

 

                   นี่คือบางส่วน ท่านใดสนใจบอกมาจะส่งมาให้ทั้งเล่มเลยครับ