ดิฉันคาด (เดา) ว่าการทำงานเบาหวานของประเทศไทย รวมทั้งของเครือข่าย KM เบาหวาน คงจะไปเข้าตาเข้าหูของทีม International Diabetes Federation (IDF) ดิฉันจึงได้รับการเชิญให้ไปร่วมประชุม World Diabetes Congress 2011 ระหว่างวันที่ ๔-๘ ธันวาคม ๒๕๕๔ ที่เมืองดูไบ ประเทศสหรัฐอาหรับเอมิเรตส์ โดย IDF สนับสนุนค่าเดินทาง ค่าที่พัก ๕ คืน และยกเว้นค่าลงทะเบียน
อาจเป็นเพราะเมื่อเดือนเมษายน ๒๕๕๒ ดิฉันได้รับเชิญให้ไปร่วมนำเสนอการทำงานเบาหวานในประเทศไทยที่เมือง Hanoi และ Ho Chin Minh City โดยการสนับสนุนของ IDF พร้อมกับคุณ Marg McGrill จากประเทศออสเตรเลีย ซึ่งขณะนั้นเป็น Senior Vice President ของ IDF อยู่ด้วย ในครั้งนั้นได้นำ VDO การทำงานของทีมครบุรีไปเผยแพร่ (อ่านที่นี่ ๑, ๒, ๓, ๔, ๕, ๖) และมอบให้คุณ Marg ไปด้วย
การไปร่วมประชุมครั้งนี้ดิฉันได้รับเชิญให้นำเสนอเรื่อง Engaging the community in their health in Thailand ใน Symposium หัวข้อ Creative approaches to diabetes education ในวันที่ ๕ ธันวาคม ระหว่างเวลา ๐๘.๓๐-๑๐.๓๐ น. และทำหน้าที่ Chair ใน Oral presentation หัวข้อ Innovative approaches to the delivery of diabetes education ในวันที่ ๖ ธันวาคม ระหว่างเวลา ๑๐.๔๕-๑๒.๔๕ น. ช่วงก่อนที่จะไปประชุมนี้มีประสบการณ์หลายเรื่องที่ขอนำมาเล่าสู่กัน
ดิฉันได้รับการเชิญให้เป็น Speaker ล่วงหน้าเกินกว่า ๑ ปี คือเมื่อวันที่ ๑๐ พฤศจิกายน ๒๕๕๓ และเชิญให้เป็น Chair ห้อง Oral presentation เมื่อวันที่ ๑ กรกฎาคม ๒๕๕๔ ตลอดเวลาที่ผ่านมาการติดต่อระหว่างกันใช้ e-mail ทั้งหมด การเชิญทุกครั้งจะมีแบบตอบรับให้เราตอบว่ายินดีรับหรือไม่ และมี Terms and Conditions ให้ตกลงว่าจะทำตามนั้น
ทีมจัดงานส่ง Newsletter มาให้ทุกเดือน และมีการแจ้งเป็นระยะๆ ว่าถึงเวลาจะต้องทำอะไรบ้าง ที่สำคัญคือต้องมีการส่ง Abstract จำนวนไม่เกิน ๒,๑๐๐ characters ผ่านระบบอินเทอร์เน็ตที่จัดทำขึ้น การจองที่พัก บริการรับ-ส่งระหว่างสนามบินและโรงแรม รวมทั้งการขอวีซ่า เป็นบริการของ Congress Solutions International (CSI) ส่วนตั๋วเครื่องบิน เป็นบริการของ Carlson Wagon Lit Travel Belgium
ทีมงานส่ง e-mail มาให้เลือกว่าต้องการเดินทางด้วยสายการบินอะไร จะเดินทางวันไหน ชอบนั่งตรงไหน.... ดิฉันไม่มีความรู้ว่าการไปดูไบเขามักเดินทางกันด้วยสายการบินอะไร ก็เลยเลือกสายการบินไทย ต่อมา agency ก็แจ้งกลับว่าถ้าเป็นสายการบินไทย ราคาตั๋วจะเกินกว่าที่ IDF กำหนดให้ เขาจึงเลือกสายการบิน EMIRATES ให้
เพื่อนร่วมงานที่เคยใช้บริการสายการบิน EMIRATES บอกว่าเป็นสายการบินที่ดีมาก และความจริงยังทำให้การขอวีซ่าสะดวกด้วย ดิฉันได้รับ E-Ticket มาตั้งแต่เดือนมีนาคม ๒๕๕๔
การทำงานดูเป็นระบบดี ดิฉันมาเจอปัญหาตอนการจองที่พัก จองบริการรับ-ส่งระหว่างสนามบินและโรงแรม รวมทั้งการขอวีซ่า ที่ดำเนินการจองเมื่อเดือนสิงหาคม ระบบบอกว่าจะส่ง invoice มาภายใน ๗๒ ชั่วโมง แต่รอแล้วรอเล่า ส่ง e-mail ไปเตือน ก็ยังไม่มาสักที จนกระทั่งเมื่อวันที่ ๒๙ กันยายน ฝ่าย Congress Secretariat ส่ง e-mail มาว่าดิฉันยังไม่ได้ finalized เรื่องที่พักเลยให้ทำผ่านระบบเสียนะ
ดิฉันจึงต้องส่ง e-mail ไปบอกว่าฉันทำแล้วตั้งแต่วันที่ ๑๔ สิงหาคม แต่ไม่ได้รับใบ invoice สักทีพร้อมแนบข้อมูล booking confirmation ที่ได้จากระบบไปด้วย จึงได้มีการตรวจสอบและได้ใบ invoice ให้ไปจ่ายเงิน ทีมงานแนะนำว่าเพื่อความรวดเร็วควรจ่ายผ่านบัตรเครดิต แต่ดิฉันมีประสบการณ์ไม่ดีเรื่องการใช้บัตรเครดิต จึงขอใช้ Bank transfer
หลังจากตรวจสอบจนแน่ใจแล้วว่าเงินที่โอนไปถึงที่หมายแล้ว ก็จัดการข้อมูลสำหรับทำวีซ่า ซึ่งไม่มีอะไรมาก เพียงแต่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับตัวเอง เลขที่ของ passport เที่ยวบิน และ scan หน้า passport พร้อมรูปถ่ายตามขนาดที่กำหนดส่งไป (ปรากฏว่าขนาดของรูปถ่ายที่มีการแจ้งไว้และที่ฝ่ายวีซ่าต้องการแตกต่างกันเล็กน้อย ระบบก็ reject ให้เราทำใหม่) เมื่อทุกอย่างตรงตาม requirement ก็มีข้อความตอบกลับว่า Your passport details have been submitted successfully!
ทีม CSI บอกว่าขอใช้เวลาอย่างน้อย ๕ วันทำการ เพื่อยืนยันการขอวีซ่าหลังการจ่ายเงินได้รับการ verified แล้ว และจะดำเนินการขอวีซ่าก่อนวันที่เราจะเดินทางถึงประมาณ ๓๐ วันหรือน้อยกว่านี้
ค่าใช้จ่ายที่เสียไปในการนี้คือค่ารถรับ-ส่ง ๘๒ เหรียญ US ค่าขอวีซ่า ๑๐๕ เหรียญ คิดเป็นเงินไทยเท่ากับ ๕,๘๕๔ บาทบวกค่าโอนเงินอีก ๑,๖๐๐ บาท รวมเป็น ๗,๔๕๔.๙๗ บาท
พอเข้าเดือนพฤศจิกายน ดิฉันก็ชักกังวลว่าเมื่อไหร่จะได้วีซ่าสักที ช่วงสัปดาห์แรกจึงส่ง e-mail ไปถามความคืบหน้าว่า status of visa application ไปถึงไหนแล้ว ๒ ครั้ง ได้รับคำตอบกลับมาเหมือนเดิมว่าต้องใช้เวลาในการออกวีซ่า ๕-๗ วัน ถ้าได้เมื่อไหร่จะรีบแจ้งเราทันที ไม่รู้ว่าเริ่มนับหนึ่งวันไหน ดิฉันรออีก ๒-๓ วันแล้วจึงส่ง e-mail ไปแจ้งที่ Congress Secretariat
ระหว่างรอคำตอบจาก Congress Secretariat ดิฉันก็ search หาข้อมูลว่าถ้ามีปัญหาเราจะจัดการเรื่องขอวีซ่าเองได้อย่างไร ถึงได้รู้ว่าการใช้สายการบิน EMIRATES ทำให้เราสะดวก เหมือนกับว่าถ้าเราจะขอวีซ่าเองต้องเดินทางด้วยสายการบินนี้ ไม่อย่างนั้นต้องให้ host ทางโน้นเป็นคนจัดการให้ ช่วงเวลานี้ดิฉันก็จัดการซื้อ travel insurance สำหรับตัวเองด้วย
พอถึงวันที่ ๑๕ พฤศจิกายน ดิฉันก็ได้รับคำชี้แจงจาก Project Manager ของ CSI ว่าการออกวีซ่ากำลัง process อยู่ จะได้รับภายในสัปดาห์นี้ สัปดาห์ก่อนเป็น EID holiday และหน่วยงานของรัฐหยุดทำงานหมด ถ้าก่อนหน้านี้ดิฉันได้รับคำอธิบายแบบนี้ก็คงไม่ต้องกังวลอะไร ในที่สุดก็ได้รับวีซ่าเมื่อวันที่ ๑๘ พฤศจิกายน โดยเขาส่งเป็น link มาให้พริ๊นเอง
เมื่อเช้าวันที่ ๒๒ พฤศจิกายน ทีมงานส่ง link barcode สำหรับการลงทะเบียนมาให้ ไม่รู้ว่าเกิดความผิดพลาดอะไร เพราะพอเปิด e-mail นี้ระบบก็แจ้งเตือนตัวแดงว่าสงสัยจะเป็น phishing แล้ว link ที่ได้มาก็ error ระบบแจ้งว่าถ้า error แสดงว่าระบบอินเทอร์เน็ตของเราไปตัด link บางส่วนของเขา ต้องให้ admin แก้ไข (ศูนย์คอมพิวเตอร์บอกให้ลองไปเปิด e-mail ภายนอกมหาวิทยาลัยหรือให้เขาส่งใหม่ทาง e-mail address อื่น)
แต่พอตอนเย็นก็ได้ e-mail อีกครั้ง แจ้ง link barcode ที่เปิดได้ หรือ e-mail แรกจะมีปัญหาจริงๆ
การทำงานของเขาคงมีความผิดพลาดอยู่บ้าง ไม่รู้ว่าเป็นเพราะระบบข้อมูลหรืออะไร ดิฉันได้รับ e-mail ที่คลาดเคลื่อน ๒ ครั้ง ครั้งแรกเมื่อเช้าวันที่ ๒๓ กรกฏาคม เชิญให้ทำหน้าที่ review abstracts ดิฉันก็งงเพราะรู้จากคนไทยที่ส่ง abstract ไปว่าเลยกำหนดเวลาตอบรับ abstract ไปแล้ว พอช่วงบ่ายวันเดียวกันก็ได้รับ e-mail แจ้งว่า mail เมื่อตอนเช้านั้นเป็นการส่งผิด
ครั้งที่ ๒ เมื่อวันที่ ๑๗ พฤศจิกายน เตือนว่าดิฉันยังไม่ได้ finalized เรื่องการจองที่พัก (เหมือนเมื่อวันที่ ๒๙ กันยายน) แต่อีกประมาณ ๑ ชั่วโมงต่อมาก็ได้รับ e-mail แจ้งมาว่า mail ก่อนหน้านี้ถูกส่งมาผิด
ณ เวลานี้ดิฉันมีทุกอย่างพร้อมสำหรับการเดินทางไปดูไบ แต่ที่ยังไม่มีเพราะยังไม่ได้ทำคือ PowerPoint presentation ที่เคยวาดแผนไว้ว่าจะเตรียมให้พร้อมล่วงหน้าสัก ๓ เดือน เอาเข้าจริงทุกๆ วันก็มีงานอื่นมาให้ทำก่อนอยู่เสมอๆ
วัลลา ตันตโยทัย
เดินทางปลอดภัย และได้ทำทุกอย่างอย่างที่ใจนึกนะครับ
จะรอบันทึกจากดูไบครับอาจารย์
น่ายินดีที่การทำงานเบาหวานในประเทศไทยได้นำเสนอผลงานสู่สากลคะ
ขอบคุณอาจารย์ที่เป็นตัวแทนประเทศไทย และขอให้เดินทางโดยสวัสดิภาพนะคะ