เตรียมตัวไปร่วมประชุม World Diabetes Congress 2011


การเชิญทุกครั้งจะมีแบบตอบรับให้เราตอบว่ายินดีรับหรือไม่ และมี Terms and Conditions ให้ตกลงว่าจะทำตามนั้น

ดิฉันคาด (เดา) ว่าการทำงานเบาหวานของประเทศไทย รวมทั้งของเครือข่าย KM เบาหวาน คงจะไปเข้าตาเข้าหูของทีม International Diabetes Federation (IDF) ดิฉันจึงได้รับการเชิญให้ไปร่วมประชุม World Diabetes Congress 2011 ระหว่างวันที่ ๔-๘ ธันวาคม ๒๕๕๔ ที่เมืองดูไบ ประเทศสหรัฐอาหรับเอมิเรตส์ โดย IDF สนับสนุนค่าเดินทาง ค่าที่พัก ๕ คืน และยกเว้นค่าลงทะเบียน

อาจเป็นเพราะเมื่อเดือนเมษายน ๒๕๕๒ ดิฉันได้รับเชิญให้ไปร่วมนำเสนอการทำงานเบาหวานในประเทศไทยที่เมือง Hanoi และ Ho Chin Minh City โดยการสนับสนุนของ IDF พร้อมกับคุณ Marg McGrill จากประเทศออสเตรเลีย ซึ่งขณะนั้นเป็น Senior Vice President ของ IDF อยู่ด้วย ในครั้งนั้นได้นำ VDO การทำงานของทีมครบุรีไปเผยแพร่ (อ่านที่นี่ , , , , , ) และมอบให้คุณ Marg ไปด้วย

การไปร่วมประชุมครั้งนี้ดิฉันได้รับเชิญให้นำเสนอเรื่อง Engaging the community in their health in Thailand ใน Symposium หัวข้อ Creative approaches to diabetes education ในวันที่ ๕ ธันวาคม ระหว่างเวลา ๐๘.๓๐-๑๐.๓๐ น. และทำหน้าที่ Chair ใน Oral presentation หัวข้อ Innovative approaches to the delivery of diabetes education ในวันที่ ๖ ธันวาคม ระหว่างเวลา ๑๐.๔๕-๑๒.๔๕ น. ช่วงก่อนที่จะไปประชุมนี้มีประสบการณ์หลายเรื่องที่ขอนำมาเล่าสู่กัน

ดิฉันได้รับการเชิญให้เป็น Speaker ล่วงหน้าเกินกว่า ๑ ปี คือเมื่อวันที่ ๑๐ พฤศจิกายน ๒๕๕๓ และเชิญให้เป็น Chair ห้อง Oral presentation เมื่อวันที่ ๑ กรกฎาคม ๒๕๕๔ ตลอดเวลาที่ผ่านมาการติดต่อระหว่างกันใช้ e-mail ทั้งหมด การเชิญทุกครั้งจะมีแบบตอบรับให้เราตอบว่ายินดีรับหรือไม่ และมี Terms and Conditions ให้ตกลงว่าจะทำตามนั้น

ทีมจัดงานส่ง Newsletter มาให้ทุกเดือน และมีการแจ้งเป็นระยะๆ ว่าถึงเวลาจะต้องทำอะไรบ้าง ที่สำคัญคือต้องมีการส่ง Abstract จำนวนไม่เกิน ๒,๑๐๐ characters ผ่านระบบอินเทอร์เน็ตที่จัดทำขึ้น การจองที่พัก บริการรับ-ส่งระหว่างสนามบินและโรงแรม รวมทั้งการขอวีซ่า เป็นบริการของ Congress Solutions International (CSI) ส่วนตั๋วเครื่องบิน เป็นบริการของ Carlson Wagon Lit Travel Belgium 

ทีมงานส่ง  e-mail มาให้เลือกว่าต้องการเดินทางด้วยสายการบินอะไร จะเดินทางวันไหน ชอบนั่งตรงไหน.... ดิฉันไม่มีความรู้ว่าการไปดูไบเขามักเดินทางกันด้วยสายการบินอะไร ก็เลยเลือกสายการบินไทย ต่อมา agency ก็แจ้งกลับว่าถ้าเป็นสายการบินไทย ราคาตั๋วจะเกินกว่าที่ IDF กำหนดให้ เขาจึงเลือกสายการบิน EMIRATES ให้

เพื่อนร่วมงานที่เคยใช้บริการสายการบิน EMIRATES บอกว่าเป็นสายการบินที่ดีมาก และความจริงยังทำให้การขอวีซ่าสะดวกด้วย ดิฉันได้รับ E-Ticket มาตั้งแต่เดือนมีนาคม ๒๕๕๔

การทำงานดูเป็นระบบดี ดิฉันมาเจอปัญหาตอนการจองที่พัก จองบริการรับ-ส่งระหว่างสนามบินและโรงแรม รวมทั้งการขอวีซ่า ที่ดำเนินการจองเมื่อเดือนสิงหาคม ระบบบอกว่าจะส่ง invoice มาภายใน ๗๒ ชั่วโมง แต่รอแล้วรอเล่า ส่ง e-mail ไปเตือน ก็ยังไม่มาสักที จนกระทั่งเมื่อวันที่ ๒๙ กันยายน ฝ่าย Congress Secretariat ส่ง e-mail มาว่าดิฉันยังไม่ได้ finalized เรื่องที่พักเลยให้ทำผ่านระบบเสียนะ

ดิฉันจึงต้องส่ง e-mail ไปบอกว่าฉันทำแล้วตั้งแต่วันที่ ๑๔ สิงหาคม แต่ไม่ได้รับใบ invoice สักทีพร้อมแนบข้อมูล booking confirmation ที่ได้จากระบบไปด้วย จึงได้มีการตรวจสอบและได้ใบ invoice ให้ไปจ่ายเงิน ทีมงานแนะนำว่าเพื่อความรวดเร็วควรจ่ายผ่านบัตรเครดิต แต่ดิฉันมีประสบการณ์ไม่ดีเรื่องการใช้บัตรเครดิต จึงขอใช้ Bank transfer

หลังจากตรวจสอบจนแน่ใจแล้วว่าเงินที่โอนไปถึงที่หมายแล้ว ก็จัดการข้อมูลสำหรับทำวีซ่า ซึ่งไม่มีอะไรมาก เพียงแต่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับตัวเอง เลขที่ของ passport เที่ยวบิน และ scan หน้า passport พร้อมรูปถ่ายตามขนาดที่กำหนดส่งไป (ปรากฏว่าขนาดของรูปถ่ายที่มีการแจ้งไว้และที่ฝ่ายวีซ่าต้องการแตกต่างกันเล็กน้อย ระบบก็ reject ให้เราทำใหม่) เมื่อทุกอย่างตรงตาม requirement ก็มีข้อความตอบกลับว่า Your passport details have been submitted successfully!

ทีม CSI บอกว่าขอใช้เวลาอย่างน้อย ๕ วันทำการ เพื่อยืนยันการขอวีซ่าหลังการจ่ายเงินได้รับการ verified แล้ว และจะดำเนินการขอวีซ่าก่อนวันที่เราจะเดินทางถึงประมาณ ๓๐ วันหรือน้อยกว่านี้

ค่าใช้จ่ายที่เสียไปในการนี้คือค่ารถรับ-ส่ง ๘๒ เหรียญ US ค่าขอวีซ่า ๑๐๕ เหรียญ คิดเป็นเงินไทยเท่ากับ ๕,๘๕๔ บาทบวกค่าโอนเงินอีก ๑,๖๐๐ บาท รวมเป็น ๗,๔๕๔.๙๗ บาท

พอเข้าเดือนพฤศจิกายน ดิฉันก็ชักกังวลว่าเมื่อไหร่จะได้วีซ่าสักที ช่วงสัปดาห์แรกจึงส่ง e-mail ไปถามความคืบหน้าว่า status of visa application ไปถึงไหนแล้ว ๒ ครั้ง ได้รับคำตอบกลับมาเหมือนเดิมว่าต้องใช้เวลาในการออกวีซ่า ๕-๗ วัน ถ้าได้เมื่อไหร่จะรีบแจ้งเราทันที ไม่รู้ว่าเริ่มนับหนึ่งวันไหน ดิฉันรออีก ๒-๓ วันแล้วจึงส่ง e-mail ไปแจ้งที่ Congress Secretariat

ระหว่างรอคำตอบจาก Congress Secretariat ดิฉันก็ search หาข้อมูลว่าถ้ามีปัญหาเราจะจัดการเรื่องขอวีซ่าเองได้อย่างไร ถึงได้รู้ว่าการใช้สายการบิน EMIRATES ทำให้เราสะดวก เหมือนกับว่าถ้าเราจะขอวีซ่าเองต้องเดินทางด้วยสายการบินนี้ ไม่อย่างนั้นต้องให้ host ทางโน้นเป็นคนจัดการให้ ช่วงเวลานี้ดิฉันก็จัดการซื้อ travel insurance สำหรับตัวเองด้วย

พอถึงวันที่ ๑๕ พฤศจิกายน ดิฉันก็ได้รับคำชี้แจงจาก Project Manager ของ CSI ว่าการออกวีซ่ากำลัง process อยู่ จะได้รับภายในสัปดาห์นี้ สัปดาห์ก่อนเป็น EID holiday และหน่วยงานของรัฐหยุดทำงานหมด ถ้าก่อนหน้านี้ดิฉันได้รับคำอธิบายแบบนี้ก็คงไม่ต้องกังวลอะไร ในที่สุดก็ได้รับวีซ่าเมื่อวันที่ ๑๘ พฤศจิกายน โดยเขาส่งเป็น link มาให้พริ๊นเอง

เมื่อเช้าวันที่ ๒๒ พฤศจิกายน ทีมงานส่ง link barcode สำหรับการลงทะเบียนมาให้ ไม่รู้ว่าเกิดความผิดพลาดอะไร เพราะพอเปิด e-mail นี้ระบบก็แจ้งเตือนตัวแดงว่าสงสัยจะเป็น phishing แล้ว link ที่ได้มาก็ error ระบบแจ้งว่าถ้า error แสดงว่าระบบอินเทอร์เน็ตของเราไปตัด link บางส่วนของเขา ต้องให้ admin แก้ไข (ศูนย์คอมพิวเตอร์บอกให้ลองไปเปิด e-mail ภายนอกมหาวิทยาลัยหรือให้เขาส่งใหม่ทาง e-mail address อื่น)

แต่พอตอนเย็นก็ได้ e-mail อีกครั้ง แจ้ง link barcode ที่เปิดได้ หรือ e-mail แรกจะมีปัญหาจริงๆ

การทำงานของเขาคงมีความผิดพลาดอยู่บ้าง ไม่รู้ว่าเป็นเพราะระบบข้อมูลหรืออะไร ดิฉันได้รับ e-mail ที่คลาดเคลื่อน ๒ ครั้ง ครั้งแรกเมื่อเช้าวันที่ ๒๓ กรกฏาคม เชิญให้ทำหน้าที่ review abstracts ดิฉันก็งงเพราะรู้จากคนไทยที่ส่ง abstract ไปว่าเลยกำหนดเวลาตอบรับ abstract ไปแล้ว พอช่วงบ่ายวันเดียวกันก็ได้รับ e-mail แจ้งว่า mail เมื่อตอนเช้านั้นเป็นการส่งผิด

ครั้งที่ ๒ เมื่อวันที่ ๑๗ พฤศจิกายน เตือนว่าดิฉันยังไม่ได้ finalized เรื่องการจองที่พัก (เหมือนเมื่อวันที่ ๒๙ กันยายน) แต่อีกประมาณ ๑ ชั่วโมงต่อมาก็ได้รับ e-mail แจ้งมาว่า mail ก่อนหน้านี้ถูกส่งมาผิด

ณ เวลานี้ดิฉันมีทุกอย่างพร้อมสำหรับการเดินทางไปดูไบ แต่ที่ยังไม่มีเพราะยังไม่ได้ทำคือ PowerPoint presentation ที่เคยวาดแผนไว้ว่าจะเตรียมให้พร้อมล่วงหน้าสัก ๓ เดือน เอาเข้าจริงทุกๆ วันก็มีงานอื่นมาให้ทำก่อนอยู่เสมอๆ

วัลลา ตันตโยทัย

หมายเลขบันทึก: 469267เขียนเมื่อ 24 พฤศจิกายน 2011 22:01 น. ()แก้ไขเมื่อ 12 กุมภาพันธ์ 2012 22:25 น. ()สัญญาอนุญาต: ครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน


ความเห็น (2)

เดินทางปลอดภัย และได้ทำทุกอย่างอย่างที่ใจนึกนะครับ

จะรอบันทึกจากดูไบครับอาจารย์

น่ายินดีที่การทำงานเบาหวานในประเทศไทยได้นำเสนอผลงานสู่สากลคะ

ขอบคุณอาจารย์ที่เป็นตัวแทนประเทศไทย และขอให้เดินทางโดยสวัสดิภาพนะคะ

พบปัญหาการใช้งานกรุณาแจ้ง LINE ID @gotoknow
ขอแนะนำ ClassStart
ระบบจัดการการเรียนการสอนผ่านอินเทอร์เน็ต
ทั้งเว็บทั้งแอปใช้งานฟรี