หลักสูตร การบริหารโครงการ (Project Management)

หลักสูตร การบริหารโครงการ (1)

 

มีหลายครั้งมาก ที่โครงการไม่ประสบความสำเร็จ ...ทำไม?

 

ถือเป็นคลาสประทับใจอีกคลาสของหลักสูตร การบริหารโครงการ (Project Management) ระยะเวลา 2 วัน ที่แอมมี่ได้เป็นวิทยากรให้กับกลุ่มระดับหัวหน้างานขึ้นไปของบริษัท Sony Devices ที่นิคมอุตสาหกรรมบางกระดี จ.ปทุมธานี 

 

(ในฐานะผู้สอน แอมมี่ว่าใช้เวลา 3 – 5 วัน จะเยี่ยมมากและมีประสิทธิภาพมากกว่าค่ะ หรืออาจจะเป็น 2 วันปูพื้น  ต่อด้วยหลักสูตร Advance Project Management อีก 2-3 วัน เพื่อเน้นในหัวข้อที่เกี่ยวกับการบริหารคน  การประเมินผลโครงการ การรับมือกับความเสี่ยงต่างๆ ฯลฯ หรืออาจจะต่อเฉพาะในหลักสูตร Risk or Crisis Management 2 วัน)

 

วันนี้ แอมมี่จะมาเก็บตกคลาสสองวัน ให้ฟังกันค่ะ

 

1.   หัวใจของการบริหารโครงการ คือ  การมีวิสัยทัศน์ของความสำเร็จ

 

การจะ บริหารโครงการใดใดก็ตามให้ประสบความสำเร็จได้อย่างงดงามนั้น  จากประสบการณ์ส่วนตัวและจากการอ่าน กรณีศึกษามาอย่างโชกโชน  แอมมี่เชื่อเหลือเกินค่ะว่า  “ผู้บริหารโครงการหรือผู้จัดการโครงการ (Project Manager: PM) จำเป็นที่จะต้องมีแนวคิดในระดับโลกหรือที่เรียกว่า Global Thinking ซะก่อน  เพราะหัวใจของการบริหารโครงการทุกโครงการ คือ ความสามารถในการมองเห็นภาพของความสำเร็จสุดท้ายของโครงการ ที่ดำเนินการสำเร็จลุล่วงโดยอยู่รอดปลอดภัยจากปัจจัยเสี่ยงต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างการดำเนินโครงการ  หรือเรียกกันสั้นๆ ว่า มีวิสัยทัศน์ของความสำเร็จ

 

ผู้จัดการ โครงการจะมีทักษะการคิดระดับโลก เป็น Global Thinker ได้นั้น จะต้องฝึกอย่างหนัก หรือรวบรวมข้อมูลข่าวสารสารพัดที่เกิดขึ้นรอบๆโลก ระดับภูมิภาคและในประเทศของเรา เพื่อมาประมวลและบริหารโครงการของตนให้ราบรื่นและมีประสิทธิภาพ   ความยากของหลักสูตรนี้อยู่ที่ อ.แอมมี่ตัวน้อยๆ มีเวลาเพียง 2 วัน จะทำอย่างไรให้ผู้เข้าอบรมมีทักษะการคิดแบบ Think Global and Act Local ได้ภายในระยะเวลาอันสั้น (มาก)

 

2.   เริ่มต้นด้วยกิจกรรม 

 

จะทำการใดๆให้ประสบความสำเร็จ  - ต้องรู้จักตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน  เหมาะสมกับเวลา และวางแผนให้ดีดี

 

แอมมี่ ตั้งใจวาง sequences การสอนแบบเหนือความคาดหมายของผู้เรียน เพราะอยากให้หลุดจากกรอบแนวคิดเดิมๆ (Paradigm Shift เปลี่ยนกระบวนทัศน์) ตั้งแต่แรก และเป็นการลดกำแพงของผู้เรียน (ที่มีต่อผู้สอนและคลาส – จบวิศวะกันมาเยอะ ทำงานกันมานาน  อีโก้สู๊ง สูง กลัวว่าน้ำจะเต็มแก้ว อ.แอมมี่เลยแอบทุบแก้วเดิมให้แตก แล้วแจกแก้วใหม่ เพราะรอให้ค่อยๆ เทน้ำออกจากแก้วไม่ทันใจค่ะ คริ คริ)

 

แอมมี่ เริ่มคลาสด้วยการ แบ่งกลุ่มให้ทำกิจกรรมทันที ซึ่งผู้เรียนจะมีความรู้ ความเข้าใจใน concept เรื่อง “การบริหารโครงการ”  ทันทีจากกิจกรรมว่า  ต้องเข้าใจถึงวัตถุประสงค์ (objectives) ของโครงการให้ชัดเจน สามารถตั้งเป้าหมายแบบ SMART  พอเหมาะกับเวลา  มอบหมายงานให้เหมาะสมกับความสามารถของคน (ช่วยให้งานเสร็จเร็วขึ้น)  รู้จักวางแผนดีดีก่อนลงมือทำ การควบคุมคุณภาพงาน การสื่อสารให้ง่ายๆ ชัดเจน (Simple & Clear) และเข้าใจอย่างลึกซึ้งว่า การทำงานเป็นทีมที่มีความสุขในโครงการหนึ่งๆนั้นสำคัญอย่างไร

 

ก็สนุกกันใหญ่ และผ่านการบริหารโครงการแรกไปได้อย่างสวยงามค่ะ

 

3.   ดูคลิปโครงการระดับโลก 

 

ถ้าจะแบ่งประเภทของโครงการที่มีอยู่ในปัจจุบัน ที่จริงก็แบ่งออกได้เป็น 3 ประเภทนะคะ คือ

1)   โครงการปรับปรุงหรือแก้ปัญหาต่างๆ (Improvement Project)

2)   โครงการริเริ่มหรือนวัตกรรม (Innovative Project) เพื่อการนำเสนอผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ หรือเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานแบบใหม่ๆ

3)   โครงการวิจัยและพัฒนา (Research and Development Project) เป็นโครงการที่จะเป็นลักษณะบุกเบิกหรือนำร่อง (Pilot Project) เพื่อหาสาเหตุของปัญหา, เพื่อสร้างต้นแบบ, หรือเพื่อสร้างองค์ความรู้ใหม่

 

แอมมี่เปิด คลิปโครงการก่อสร้างระดับโลกที่เป็นโครงการปรับปรุงหรือแก้ปัญหา เป็นโครงการสร้างแผงโป๊ะป้องกันน้ำท่วมของเมืองเวนิส อิตาลี ที่เจ๋งสุดๆค่ะ (MOSE System Project) เพราะแผงโป๊ะทั้ง 78 แผ่นวางเรียงนอนอยู่ใต้น้ำ และจะลอยขึ้นมากันน้ำท่วมได้สูงถึง 3 เมตร โดยเมื่อต้องการใช้งานก็ปล่อยอากาศเข้าไปในแต่ละแผ่น โป๊ะที่มีอากาศเต็มที่ก็จะลอยขึ้นมากั้นน้ำโดยอัตโนมัติ แผงโป๊ะที่เป็นอิสระจากกันจะไม่เป็นอันตรายเมื่อคลื่นกระแทกแรง  และเมื่อน้ำลดลงก็เติมน้ำเข้าข้างในแผงโป๊ะก็ค่อยๆเอียงตัวลงไปอยู่ใต้น้ำ เหมือนเดิม  เรือขนถ่ายสินค้าขนาดใหญ่ก็เข้ามาส่งสินค้าได้ แถมยังไม่กระทบต่อระบบนิเวศน์รอบข้างโดยสิ้นเชิง ปลาน้อย-ใหญ่สามารถว่ายข้ามฝั่งไปมาได้ โครงการนี้เริ่มเมื่อปี 2003 และจะสร้างเสร็จในปี 2014  ลองชมกันดูค่ะ

 

 

ส่วนโครงการริเริ่มนั้น แอมมี่เล่าเรื่องการปรับปรุงวิธีการทำงานของร้านสุกี้ MK ที่แอมมี่รับฟังการบรรยายมาโดยตรงจากคุณฤทธิ์ ธีระโกเมน ผู้บริหารของ MK Restaurant ที่ส่งผลให้ปัจจุบัน MK มีร้านถึง 300 สาขาในประเทศและอีก 20 สาขาในต่างประเทศ 

 

และโครงการนวัตกรรมแอมมี่ให้ดูคลิปการแสดงละครสัตว์(ที่ไม่ใช้สัตว์)ที่จัดแสดงที่ลาส เวกัส สหรัฐอเมริกา (cirque du soleil) แต่โปรดักชั่นแบบอลังการ แสงสีเสียง การแต่งกาย คลิปนี้แอมมี่อยากเน้นในเรื่องของการทำงานเป็นทีม การวางแผนที่ดี เอกลักษณ์ความเก่ง (talent) ของนักแสดงแต่ละคน การสื่อสารในทีมงาน การฝึกซ้อมอย่างดี และการบริหารความเสี่ยงค่ะ เพราะหากนักแสดงคนใดหลุดคิว รับรองว่าต้องเจ็บตัวจากอุบัติเหตุต่อเนื่องกันอีกหลายคน (ทักษะทั้งหมดนี้ คือ ความจำเป็นที่สุด ในการบริหารโครงการให้ประสบความสำเร็จ)

 

 

อ่านเพิ่มเติม

 

MK Restaurant

 

http://leadership.exteen.com/20090207/sbp-716-mk http://wisincharoensuk.igetweb.com/index.php?mo=3&art=616519

 

cirque du soleil

 

http://www.youtube.com/watch?v=eP6AJXprOXc

 

4. ฝึกคิดเชิงวิเคราะห์/คิดเชิงระบบ/คิดเชิงภาพรวม

 

เป็นแบบฝึกหัดการคิดทั้งสามแบบ (การคิดวิเคราะห์-Analytical, การคิดเชิงระบบ-Systems, การคิดเชิงภาพรวม-Holistic Thinking) โดยใช้เทคนิค Mind Mapping มาช่วย เป็นการระดมสมองแบบตัดอารมณ์ออก (ใส่แต่ข้อเท็จจริง) แต่โจทย์คือ ให้พัฒนาวิสัยทัศน์ระดับโลก เพื่อเข้าใจการบริหารการเปลี่ยนแปลงและบริหารความเสี่ยงต่างๆที่อาจเกิดขึ้น (ซึ่งมักจะทำให้โครงการล่าช้าเสมอ) โดยวิเคราะห์ผลกระทบวิกฤตโลก 5 มิติ คือ

 

1) วิกฤต Climate Change (การเปลี่ยนแปลงภูมิอากาศโลก) ที่เป็นสาเหตุของภัยธรรมชาติต่างๆ

2) วิกฤตโรคภัยและโรคระบาด

3) วิกฤตพลังงาน

4) วิกฤตเศรษฐกิจและสังคม

5) วิกฤตการเมืองและการก่อการร้าย

 

เมื่อวิเคราะห์เสร็จก็พรีเซ้นต์กลุ่มละ 1 มิติ แล้วแอมมี่ก็ช่วยสรุปและต่อยอด เป็นที่สนุกสนานมากๆค่ะ จบกิจกรรมก็ทำ AAR – After Action Review ว่าในวันนี้เรียนจบแล้วได้อะไรบ้าง แล้วก็ให้การบ้านกลับไปเตรียมโครงการที่จะทำในวันที่สอง

 

หลักสูตร การบริหารโครงการ (2)

 

วันที่สอง หลังจากได้ปรับวิสัยทัศน์ เข้าใจการเปลี่ยนแปลงระดับโลกที่อาจจะส่งผลต่อความสำเร็จหรือความล่าช้าของ โครงการ และเตรียมบริหารความเสี่ยงแล้ว ก็เริ่มเข้าสู่บทเรียน ซึ่งเค้าโครงของหลักสูตร Project Management ก็มีดังนี้ค่ะ

 

• Project Management Overview แนะนำหลักการและกระบวนการของการบริหารโครงการ

• Integration Management วิธีบริหารโครงการ

• Project Planning & Change Management การวางแผนโครงการและบริหารความเปลี่ยนแปลง

• Project Feasibility Study การศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการ

• Project Scheduling การดำเนินงานและการจัดลำดับความสำคัญของโครงการ

• Time Management & Project Quality Management การบริหารเวลาและการควบคุมคุณภาพ

• Risk Assessment & Management การบริหารและการจัดการความเสี่ยง

• Cost Management & Project Estimate การบริหารการเงินและการประมาณการ

• Project Ending & Post Cut-Over Evaluation การจบโครงการและการประเมินหลังส่งมอบโครงการ

 

ตลอดทั้งวันแต่ละกลุ่มก็ลงมือทำ Workshop เขียนแผนการบริหารโครงการตามที่ได้เตรียมกันเองตั้งแต่วันแรก แอมมี่ก็แนะนำให้คำปรึกษา-วิเคราะห์-เจาะลึก-กระตุ้นให้คิด-แชร์เรื่องราว ที่โครงการอื่นเคยทำให้แต่ละกลุ่มฟัง ทุกกลุ่ม ทำตามขั้นตอนการจัดทำโครงการโดยเขียนขึ้น Flip Chart เพื่อเตรียม Present ในช่วงชั่วโมงสุดท้าย และรอข้อเสนอแนะหรือคำแนะนำจากเพื่อนกลุ่มอื่นๆค่ะ

 

ภาพขณะที่นำเสนอโครงการ

 

(รออยู่ค่่ะ)

 

 

เมื่อจบทำ AAR สรุปบทเรียนที่ต่างคนต่างเก็บเกี่ยวได้แล้วนำมาแบ่งปันเพื่อตกผลึกองค์ความ รู้ บรรยากาศของความสุขในการเรียน การได้ปรับทัศนคติในเรื่องต่างๆ แอมมี่หวังว่า ผู้อบรมทุกท่านจะนำประโยชน์ไปใช้ทั้งในชีวิตและการทำงานอย่างมีความสุขที่สุดนะคะ

 

แล้วเจอกันในคลาสต่อไปค่ะ

 

อ.แอมมี่ – อิศราวดี ชำนาญกิจ

[sakhon]

ขอบคุณมากนะครับ สำหรับความรู้ จะศึกษาเพิ่มเพื่อให้เข้าใจให้มากขึ้น ครับ

[dr-ammy]

ด้วยความยินดีค่ะ คุณ sakhon