“องค์กรแห่งคุณภาพ” (Quality Organization) มีลักษณะสำคัญ 5 ประการคือ สินค้าหรือบริการที่มีคุณภาพสูงกว่า (Higher Quality) ต้นทุนการผลิตต่ำกว่า (Lower Cost) ผลิตภาพสูงกว่า (Higher Productivity) เวลาส่งมอบรวดเร็วกว่า (Faster Delivery) บริการหลังการขายที่ดีกว่า (Better Customer Service)
องค์กรแห่งคุณภาพเกิดขึ้นจากปัจจัย 6 ประการ คือ 1.ความเป็นระเบียบเรียบร้อย 2.การทำงานเป็นทีม 3.การส่งเสริมให้พนักงานมีส่วนร่วม 4.การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง 5.การศึกษาและการฝึกอบรม 6.การมุ่งเน้นที่กระบวนการเป็นหลัก 5ส จะสร้างปัจจัยทั้ง 6ประการนี้ให้เกิดในองค์กร
5ส สำคัญอย่างไรกับการบริหาร 5สจะสร้างปัจจัย 6 ประการให้เกิดในองค์กร ทำให้องค์กรเป็นองค์กรแห่งคุณภาพ โดยเฉพาะ 4 ปัจจัยแรกคือ 1.ความเป็นระเบียบเรียบร้อย 2.การทำงานเป็นทีม 3.การส่งเสริมให้พนักงานมีส่วนร่วม 4.การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
ปัจจัยแห่งความสำเร็จของกิจกรรม ผู้บริหาร 1. ผู้บริหารสูงสุดให้ความสำคัญและสนับสนุนอย่างจริงจัง ( Top Management Commitment ) กิจกรรมนี้ถือเป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติงาน ต้องประกาศเป็นทางการให้ทุกคนทราบถึงความสำคัญ ผู้บริหารระดับสูงต้องแสดงออกอย่างชัดแจ้งและให้ความสนใจอย่างจริงจัง และต้องลงมือปฏิบัติเองด้วย
- ผู้บริหารทุกระดับควรเป็นแกนนำในการทำกิจกรรม 5ส
3.ผู้บริหารระดับสูงสุดควรตรวจผลการดำเนินกิจกรรมเป็นระยะ เดินดูสถานที่ทำงานเป็นครั้งคราวเพื่อหาจุดเด่น จุดด้อย ควรให้คำแนะนำแก่คณะกรรมการดำเนินการ เพื่อทำการแก้ไข ควรหมั่นตรวจสอบความก้าวหน้าของกิจกรรม ควรให้ความชมเชย ยกย่อง เมื่อมีการพัฒนาเกิดขึ้นในพื้นที่ต่างๆ
การมีส่วนร่วมของพนักงาน
1. ทุกคนต้องมีส่วนร่วม ( Participation by all )
2. ทุกฝ่ายต้องให้ความร่วมมือและสนับสนุน
( Supported by all )
3.เริ่มต้นกิจกรรมโดยพร้อมกันและอย่างจริงจัง
การส่งเสริมและกระตุ้นให้ทำกิจกรรม(Promotion) จัดกิจกรรมเพื่อกระตุ้นส่งเสริมการดำเนินกิจกรรม 5ส ( Promoting Activiter ) ทำป้ายผ้า คำขวัญ โปสเตอร์ ข่าวสาร เพื่อเรียกความสนใจ ทำคู่มือ เอกสารแผ่นพับให้ทราบถึงความสำคัญของกิจกรรม 5ส และสามารถนำ 5ส มาใช้อย่างไร แล้วแจกจ่ายให้พนักงาน กำหนดช่วงเวลาในการตรวจพื้นที่ อบรมความรู้พื้นฐานในหน่วยงาน และแนะนำหน่วยงานตัวอย่างที่ประสบความสำเร็จในการทำกิจกรรม 5ส หลังจากดำเนินกิจกรรม 5สไประยะหนึ่งควรจัดการแข่งขันภายในระหว่างแผนก เพื่อกระตุ้นให้เกิดการพัฒนา
