งานผลักดันกระบวนการจัดการ...กิจกรรมการสื่อสาร
กิจกรรมการสื่อสารขององค์กร (การสื่อสารเพื่อการจัดการ: สุรพงษ์ โสธนะเสถียร, 2549) กล่าวถึงสื่อพื้นฐาน ภายใน ที่ใช้ภายในหน่วยงานทั่วไป สื่อหนึ่งนั้นคือ นโยบาย /แผนงาน/โครงการ เป็นสื่อที่จำเป็นพื้นฐานเพื่อใช้ดำเนินงานตามบทบาทและภารกิจของประชาคม เป็นกิจกรรมสื่อสารที่สนองต่อการประสานงานและการประสานคนเป็นหลัก.
เมื่อนโยบายการบริหารจัดการอย่างมีส่วนร่วม ถูกนำมาใช้ภายในหน่วยงานของฉัน การปรับทิศทางของงานด้านการจัดการองค์ความรู้ที่มีอยู่ภายในหน่วยงานก็ได้รับการปรับให้มีทิศทางเหมาะสมยิ่งขึ้นในปีที่สาม(ตุลาคม 2552-) การเปิดเวทีอิสระให้กลุ่มงานแต่ละกลุ่ม แต่ละงาน /หน่วย มีกระบวนการทำงานของตนเองตามมติความคิดเห็นส่วนรวมและโดยความถนัดของคนทำงาน แต่ขอให้มุ่งเป้าหมายไปสู่การให้บริการที่เป็นเลิศ เลิศในงานของตนเอง ณ ปัจจุบัน ขณะเดียวกัน นโยบายที่ได้สื่อสารไปนั้น ไม่ได้แค่สื่อสารบอกกล่าวเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างเดียว ฝ่ายบริหารยังได้พัฒนาสนับสนุนให้ทุกคนรู้จัก “เครื่องมือ” ที่จะใช้ในกระบวนการทำงาน การบริหารจัดการด้วยตนเอง เพื่อตนเอง และงาน
"เครื่องมือ" คือ ตัวช่วยเหลือต่อยอด ที่ฝ่ายบริหาร ศึกษาแล้วว่าน่าจะเหมาะสมกับบริบทของคนทำงานในหน่วยงาน ยกตัวอย่างที่ผ่านเข้ามาในงานของฉันเอง เช่น การกำหนดให้มีการประชุม refresh ร่วมกันในงาน เพื่อเกิดกิจกรรมกลุ่มระดมสมอง การสนทนาเรื่องเล่าเร้าพลัง การรับฟังอย่างชื่นชมยินดี การรู้จักเห็นอกเห็นใจเข้าใจเพื่อนร่วมงาน ฯลฯ การใช้งานเครื่องมือที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารต่างๆ อีกมากมาย อาทิ การสร้างแผนที่ความคิด การเรียนรู้การใช้งานโปรแกรมคอมพิวเตอร์เพื่อสร้างคลังความรู้ในรูปแบบต่างๆ
ซึ่งการได้มาสิ่งที่เรียกว่า "ตัวช่วยเหลือต่อยอด" นั้น โดยจัดกิจกรรมการสื่อสารผ่านการประชุม สัมมนา ฝึกอบรมปฏิบัติการ แน่นอนว่าแรกๆ เราต้องใช้ความจำเป็นบังคับให้ทุกคนในหน่วยงาน ได้รับการเรียนรู้ฝึกอบรม เนื่องจากมีเรื่องของตัวชี้วัดการพัฒนาบุคลากรเข้ามาเกี่ยวข้อง
แต่สิ่งที่ทุกคนได้รับเท่าๆ กัน คือ การได้มีพัฒนาการในตนเอง ได้รู้วิทยาการ เทคโนโลยีใหม่เพิ่มขึ้น จากนั้นขึ้นอยู่กับแต่ละบุคคลว่าจะรู้จักการนำไปพัฒนาประยุกต์ใช้กับงานในหน้าที่และกระบวนการกลุ่มแค่ไหน
การบริหารจัดการอย่างมีส่วนร่วม จากกลุ่มคนทำงานเล็กๆ หลายกลุ่ม หลายระดับสายการบังคับบัญชา ส่งต่อผลลัพธ์การดำเนินงานจากกลุ่มสู่กลุ่ม แต่ละกลุ่มอยู่ในฐานะผู้ให้บริการและแต่ละกลุ่มอยู่ในฐานะผู้รับบริการ ในที่สุดถ้ามองภาพรวมของระบบงานในหน่วยงาน จะเห็นการทำงานที่ต่อเนื่องเป็นลูกโซ่ มุ่งไปสู่เป้าหมายที่กำหนดไว้
คือ การบริหารจัดการอย่างมีส่วนร่วม สู่ การเป็นผู้ให้บริการที่ดี ทำให้ผู้รับบริการพึงพอใจ เพื่อไปทำหน้าที่ผู้ให้บริการของตนเองได้เต็มที่ สุดท้ายไปสู่การบริการทรัพยากรสารสนเทศที่เป็นเลิศ ซึ่งเป็นเป้าหมายงานหลักของหน่วยงาน
(ฉัน) ดูความถนัด(ของตัวเอง) แล้วจับหลักมั่นคงที่ “กิจกรรมการสื่อสาร”...
การทำหน้าที่ผู้ประสานงานการดำเนินการจัดการความรู้ภายในหน่วยงานย่อยๆขององค์กร ของฉัน ในระยะเวลาหกเดือนแรกของปีงบประมาณ 2553 ปรับเปลี่ยนไปตามการประเมินผล จึงเน้นดูแลผลักดันไปที่กลุ่มคนหนึ่งกลุ่ม ภายใต้ชื่ออย่างเป็นทางการมาตั้งแต่ตกบันไดพลอยโจน! “ชุมชนแนวปฏิบัติ” หรืออันที่จริงอยากจะเรียกชื่อเป็นทีมงานหลักสำคัญที่จะขับเคลื่อนให้เกิดกระบวนการจัดการความรู้ทั้งหน่วยงานสังกัด (สำนักงานสำนัก) หน่วยงานเล็กที่ไม่ได้เล็กสักเท่าใด (บุคลากร 40 คน)
บุคคลเหล่านี้คือตัวแทนจากแต่ละหน่วยแต่ละงานภายใต้สังกัดหน่วยงานย่อยๆ (งานบริหารและธุรการ งานนโยบายและแผน และงานคลังและพัสดุ) เราเชิญให้มาร่วมมือกัน ทำกิจกรรมการสื่อสารร่วมกัน เพื่อนำไปถ่ายทอดต่อเนื่องภายในงานและหน่วยที่แต่ละคนสังกัด เพื่อเกิดกิจกรรมการสื่อสารที่มีทิศทางเดียวกัน
การดำเนินกิจกรรมในบุคคลกลุ่มย่อยที่ประกอบด้วยบุคลากรคละกันทั้งผู้มีตำแหน่งหน้าที่เป็นหัวหน้างาน/หัวหน้าหน่วย และเป็นเพียงผู้ปฏิบัติงานธรรมดาสามัญ
แม้ว่าจะมีคำถามฉงนจากผู้บริหารว่าแล้วคนนั้นแล้วคนนี้ที่มีตำแหน่งหน้าที่เป็นหัวหน้างาน/หัวหน้าหน่วย ไม่เข้าร่วมกิจกรรมกลุ่มย่อยด้วยหรือ...ฉันตอบว่าเราเชิญชวนไปแล้วแต่เพราะเราไม่สามารถบังคับกะเกณฑ์ใครได้ ทุกคนที่มา มาโดยอาสาสมัครและด้วยใจ ข้อสำคัญฉันเองตระหนักในบทบาทหน้าที่ของฉันอยู่ตลอดเวลา และจะไม่กังวลใจใดสักนิดเมื่อกฎกติกาชัดเจนอยู่แล้วว่า ใครมีหน้าที่อะไร คนนั้นก็จะทำหน้าที่ของตัวเองให้ดีที่สุด เชื่อมั่นว่าบุคลากรในสำนักงานสำนักก็เป็นเช่นนั้น.
กิจกรรมในกลุ่มย่อยๆ สิบกว่าคนนั้นทำงานสองลักษณะคือ
ภาคหนึ่ง เรานัดประชุมสุมหัวคิดเล่าสู่กันคุยกัน โดยแต่ละคนเล่าเรื่องงานในงาน/หน่วยที่สังกัด ว่าได้มีการพัฒนา มีปัญหาอุปสรรค อยากจะขอความร่วมมือเพื่อนร่วมงานต่างงานต่างหน่วยช่วยเหลือแสดงความคิดเห็น หรือมีงานที่อยากพัฒนาไปพร้อมกันอย่างไร เพราะเราอยู่ร่วมสังกัดหน่วยงานย่อย(สำนักงานสำนัก) เดียวกัน
ส่วนอีกภาคหนึ่งคือ การมีกิจกรรมเกี่ยวกับความรู้ที่น่าจะมีการต่อยอด หัวข้อได้จากการเสนอของสมาชิก สมาชิกจะกลับไปถามเพื่อนร่วมงานภายในงานที่สังกัดด้วยอีกที เฉลี่ยแล้วให้มีกิจกรรมสองเดือนต่อหนึ่งเรื่อง กิจกรรมเกี่ยวข้องกับการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีภายในกลุ่มบุคลากรที่สังกัด เช่น จัดการรับประทานอาหารร่วมกันบ้าง เป็นกิจกรรม Lunch Talk ซึ่งเราเลือกจัดใกล้เคียงกับวันเวลาที่พิเศษ อาทิ ก่อนสิ้นปีเก่า เทศกาลสงกรานต์ ก่อนเพื่อนร่วมงานจะเกษียณราชการ/งาน
หกเดือนผ่านมา (ตุลาคม 2552 - มีนาคม 2553) ถ้านับจากอายุปีงบประมาณแผ่นดิน เราถือว่าเป็นช่วงเวลาการทำงานได้ครึ่งทาง
หน่วยงานของฉันจัดให้มีการรายงานผลการดำเนินงาน และการประเมินผลสัมฤทธิ์การดำเนินงานว่าทำการใดๆ ได้ตามเป้าหมายที่กำหนด หรือไม่ ฉันเองก็เห็นว่าสมควรแก่เวลาการประเมินกิจกรรมการสื่อสารในกลุ่มเพื่อนร่วมงานย่อย และประเมินผลการทำหน้าที่ของฉันเองด้วย ว่าหกเดือนที่เหลือเราควรปรับการทำงานกันต่อไปอย่างไร ดังนั้น ฉันได้ให้ข้อมูลเบื้องต้นที่ไม่แตกต่างจากกิจกรรม AAR (After Action Review) ในกระบวนการจัดการความรู้ กิจกรรมการสื่อสาร จากคำถามสามข้อคือ
- การนำประเด็นที่พูดคุยแลกเปลี่ยนภายในที่ประชุมกลับไปพูดคุยกันภายในหน่วย/งานที่สังกัดมากน้อยเพียงใด
- เมื่อได้ดำเนินการแล้ว มีความเปลี่ยนแปลงปรับปรุงในการทำงานภายในหน่วย/งานที่สังกัด ในทางที่ดีขึ้นอย่างไรบ้าง
- ความคิดเห็นที่เกี่ยวข้องกับการจัดการความรู้ในระดับกลุ่มย่อย
(ภาพประกอบจากกิจกรรมพุธสุนทรียเสวนา: การรายงานความก้าวหน้าการจัดการความรู้ภายในง่าย งานและหน่วยของสำนักหอสมุด)
สมาชิกมีคำตอบบอกเล่าดังนี้
ข้อ 1 การนำประเด็นที่พูดคุยแลกเปลี่ยนภายในที่ประชุมกลับไปพูดคุยกันภายในหน่วย/งานที่สังกัดมากน้อยเพียงใด
- การพูดคุย เป็นในทางสนทนาอย่างไม่เป็นทางการ พูดด้วยการขอความเห็นไปด้วยว่าเมื่อที่ประชุมกลุ่มย่อยแจ้งเรื่องอะไรบ้าง เห็นควรทำอะไรต่อ และได้พยายามที่จะพูดอย่างต่อเนื่อง
- มีการพูดบ้างเป็นบางครั้ง มากบ้างน้อยบ้างแล้วแต่ประเด็น
- หลังจากออกจากที่ประชุมมามักจะมาพูดคุยให้หัวหน้าหน่วยฟังเบื้องต้น และจะร่วมคุยกันในการ Refresh และนำมาพัฒนางาน
- ได้มีการพูดคุย Refresh กับพี่น้องในหน่วยอาคารสถานที่เป็นประจำทุกเดือน เกี่ยวกับปัญหาต่างๆ ที่เกี่ยวข้องเพื่อให้แก้ไขปัญหาไปในทางเดียวกัน
- ในงานมีบุคลากรสองคน ผลัดกันเข้าร่วมประชุม โดยดูจากวันที่ประชุมกลุ่มย่อยว่าบุคคลใดมีภาระงานเร่งด่วน ให้บุคคลที่เหลือเข้าประชุม จัดเก็บเอกสารประชุมไว้ในแฟ้มเดียวกัน (แฟ้มส่วนกลาง) โดยผู้เข้าประชุมแต่ละครั้งจะนำเรื่องที่ได้จากการประชุมมาพูดคุยภายในงาน เพื่อรับทราบร่วมกันเสมอ
- พูดทันทีหลังจากเลิกประชุมแล้ว ปฏิบัติและเปลี่ยนแปลงทันที
- ได้นำไปพูดโดยสรุปจากเนื้อหา เพื่อให้บุคลากรภายในหน่วยงานได้รับทราบ เพราะบางกิจกรรมที่มีประโยชน์ต่อสมาชิกในหน่วย ได้ชวนเชิญให้เข้าร่วมกิจกรรมนั้นๆ
ข้อ 2 เมื่อได้ดำเนินการแล้ว มีความเปลี่ยนแปลงปรับปรุงในการทำงานภายในหน่วย/งานที่สังกัด ในทางที่ดีขึ้นอย่างไรบ้าง
- ในขณะนี้ความเปลี่ยนแปลงเห็นบ้างเล็กน้อย เฉพาะบุคคลที่ปฏิบัติงานในหน่วยเท่านั้น
- ดีขึ้นบ้าง มีการช่วยเหลือกันทำงาน และบางครั้งก็ทำงานในกลุ่มซึ่งคอยช่วยเหลือซึ่งกันและกัน
- ได้นำเทคนิคการทำงานแบบทีมมาใช้ในหน่วยงาน ช่วยเหลือซึ่งกันและกัน ถ้าทำงานในส่วนไหนไม่ทันมักจะเข้าไปทำงานร่วมกัน หารือกัน ให้งานสำเร็จและรวดเร็ว
- ได้มีการปรับปรุงเกี่ยวกับสถานที่ทำงานให้เกิดความสะอาด และความปลอดภัยในระหว่างการปฏิบัติงานเพื่อลดปัญหาความผิดพลาดในการปฏิบัติงานแต่ละขั้นตอนได้
- นำความรู้ที่ได้มาพัฒนางาน โดยนำเทคนิควิธีที่นำเสนอในที่ประชุมกลุ่มย่อยมาใช้ พบว่าผู้เข้าประชุมมีวิสัยทัศน์การทำงานแบบทีม ซึ่งเป็นกลุ่มที่มาจากสายงานที่แตกต่างกัน ทำให้ทราบวิธีการที่จะเข้าถึงความช่วยเหลือจากเพื่อนร่วมงานได้อย่างไร รวมถึงการสร้างความร่วมมือแบบไม่เป็นทางการจากการได้ร่วมกิจกรรมกลุ่มย่อย ทำให้เส้นแบ่งแยกเขตแดนการทำงานหายไปบ้างในบางงาน/หน่วย ซึ่งแต่เดิมจะเห็นว่า “งานข้าฯ ใครอย่าแตะ” “ไม่ใช่หน้าที่ของข้าฯ อย่าเอามาให้ทำ” “ต่างคนต่างอยู่ เฝ้าดูความเหนื่อยยากของคนอื่น” โดยสรุปมีความเอื้ออาทรต่อกันมากขึ้น
- สะดวกในการใช้ เป็นระเบียบดีขึ้น
- สมาชิกในกลุ่มมีการพูดคุยร่วมกันแก้ไขปัญหามากขึ้น
ข้อ 3 ความคิดเห็นที่เกี่ยวข้องกับการจัดการความรู้ในระดับกลุ่มย่อย
- การร่วมกันของบุคคลแต่ละหน่วยงานเพื่อแสดงความคิดเห็น วิเคราะห์วิจารณ์ ในเรื่องการปฏิบัติงาน รวมถึงเรื่องอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานและคน แนวปฏิบัติต่างๆ เป็นสิ่งที่ดี ทำให้มองเห็นว่าหน่วยที่ตนเองปฏิบัติงานอยู่นั้นเป็นอย่างไร ควรต้องปรับปรุงอะไร เป็นการเชื่อมความคิด สร้างความสัมพันธ์ ระหว่างกัน ทำให้รู้สึกผูกพันและรักกันยิ่งขึ้น
- มีความเข้าใจในกระบวนการ KM มากขึ้น
- การจัดการความรู้ในชุมชนฯ เป็นสิ่งที่ทำให้ผู้ร่วมงานเสนอแนวคิดของตน ซึ่งบางอย่างเป็นประโยชน์ต่อหน่วยงานอย่างคาดไม่ถึง ถึงแม้บางคนอาจไม่เห็นด้วยก็ตาม ดังนั้น ผู้บริหารควรให้ความสนใจในการจัดการความรู้นี้อย่างใกล้ชิด มิใช่ว่าเพียงต้องการเอกสารเพื่อนำเสนอต่อมหาวิทยาลัยเท่านั้น
- มีการจัดการแบบมีทิศทางมากขึ้นกว่าเดิม ทุกคนมีความเข้าใจในกระบวนการ KM มากกว่าเดิมจากการชี้นำของ Facilitator หากเป็นไปได้อยากให้มีสมาชิกเพิ่มมากขึ้นกว่าเดิม โดยเฉพาะบุคลากรใหม่ๆ
กิจกรรมการสื่อสาร...บันทึกไว้เป็นคลังความรู้ของกลุ่ม และเพื่อความสะดวกในการค้นคืน ทบทวน ปรับปรุง และเพื่อให้ชุมชนฯ ใช้ประกอบสรุปรายงานความก้าวหน้า
เอกสารอ่านเพิ่มเติม
ทบทวนการเป็น Facilitator>>บทบาทของผู้อำนวยความสะดวกในการจัดการความรู้ โดย ศ นพ. วิจารณ์ พานิช
ความเห็น (20)
มาจองๆๆๆ..นะคะ
- ฝันให้ไกล ... ไปให้ถึงค่ะ
- ไม่นานหรอก
ตามมาเรียนรู้ ครับ มองให้ไกล ไปให้ถึง คิดคำนึง ถึงชาติ
สวัสดีค่ะน้องครู rinda
- จองแล้วหายไปไหนคะ
สวัสดีค่ะคุณหมอนน
- อีกไม่นานหรอกค่ะ ฮิฮิ แต่ไม่รู้เมื่อไร
เรียนท่านอาจารย์ JJ ค่ะ
- เรียนรู้จากท่านอาจารย์มาต่อยอดค่ะ
ดีจ้าพี่ต๋อย
เช้านี้ฝันไปไกล ถึงไหนเอ่ย
ทำงานวันแรก กองเต็มโต๊ะเลยจ้า....555
สวัสดีค่ะน้องอิง ชาดา ~natadee
พี่ก็จับต้นชนปลายไม่ค่อยจะถูก แต่วันนี้ก็ได้งานนะคะ แต่ว่าทุกวันของสัปดาห์มีแต่งานประชุมๆๆๆ วันละครึ่งวัน สองวัน วันละเต็มวัน สองวัน....วันนี้ก็มีงานดำหัวเจ้านายค่ะ
ว้าว..ๆๆ.. สวยจังสีชมพูหวานค่ะ..สวัสดีค่ะมาเอาดึก..อิ..อิ..ไปเที่ยวเพลินจนลืมค่ะ..มาอ่านแบบเรียนรู้ตามค่ะ..พี่ดาวทำได้สบายอยู่แล้วค่ะ...เห็นคุณไข่ด้วย..คิดถึงนะคะ
พี่ต๋อย สวัสดีครับ
ผมชอบการสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการ ก็เลยหลีกหนีการประชุมจนแทบไม่ต้องประชุมแล้วครับ (ฮา)
นำ Kawasaki rose มาฝากครับ ดอกใหญ่ตรงกลางนี่สีใกล้เคียงกับชุดใหม่ของพี่ต๋อยโดยบังเอิญ ;-)
สวัสดีวันคุ้มครองโลกค่ะพี่ดาวสกาวใจ
ว้าว เห็นภาพใหม่เสี้อหวานแหวว เลดี้ตัวนี้น่ารักมากๆ ค่ะพี่ดาว
เป็นไงบ้างเอ่ยคะช่วงเทศกาลวันครอบครัว ใช้เวลากับสองสาวที่บางกอก?
มาทายทักและเป็นกำลังใจคุณแม่ยังสาว เสมอ เช่นเคยค่ะ
ชอบภาพนี้จังค่ะพี่ แม้ไกล ส่งใจ ไปช่วย ค่ะ ;)
ก๊อกๆๆไม่รู้ทำไม..เลือดรักประเทศไทย..มันขึ้นหน้าค่ะ
ร่วมกันสมานสามัคคีน่ะค่ะ..love Love..
สวัสดีค่ะ คุณพี่ดาวลูกไก่ แต่งภาพสวยจังค่ะ ทำอย่างไรค่ะ ภาพเบลอๆ แต่เห็นตัวเราชัดเจน แล้วใส่กล่องคำพูดด้วย ดูดีค่ะ ชอบจัง อยากทำเป็นบ้างค่ะ แนะนำหน่อยน่ะค่ะ ขอบคุณค่ะ
สวัสดีค่ะน้อง poo
ทราบไหมคะว่าพี่ได้น้องปูสะกิดข่าววันคุ้มครองโลกนะคะ (ดังนั้นอย่างไรก็ต้องเข้ามาอัพเดทข่าวสารใน G2K กันให้เป็นประจำสม่ำเสมอ) เลยได้สนับสนุนกิจกรรมการสื่อสาร เรื่องวันคุ้มครองโลกในที่ทำงาน แม้ว่าภารกิจพี่จะรัดตัว (การประชุมวิชาการประจำปีของสำนักหอสุมด) ก็ยังดีกว่าไม่ทำอะไรเลย ขอบคุณนะคะ
สวัสดีค่ะน้องครู New.ครูบันเทิง
ภาพของพี่เป็นแบบเรียบๆ เป็นผู้ใหญ่ๆ ค่ะ สู้ภาพชมเพลินๆ กระพริบๆ มีประกายไม่ได้หรอกค่ะ แต่น้องขอมา เดี๋ยวพี่จัดให้ค่ะ...รอนิดนะคะ
สวัสดีค่ะคุณ เบดูอิน
รักกันไว้เถิด เราเกิดร่วมแดนไทย เห็นด้วยค่ะ ขนาดอยู่เฉยๆ ฟัง ฟัง ฟัง และเห็น เห็น เห็นก็ยังอ่อนล้าเลยค่ะ
สวัสดีค่ะ
- ดูเหมือนพี่คิมจะไม่ได้คุยกับน้องดาวนานแล้วนะคะ
- วันนี้มาเชิญไปร่วมกิจกรรมกับเด็กดอยค่ะ
- http://gotoknow.org/blog/publicmindkim/353781
สวัสดีค่ะคุณพี่ครูคิม
ขอบคุณค่ะ ได้ตามไปบันทึกแล้ว ยังรู้สึกผิดอยู่เหมือนเดิมที่ไม่มีโอกาสผ่านไปทางพิษณุโลกสักทีค่ะ มีความตั้งใจจะโผล่ไปจ๊ะเอ๋พี่ครูคิมกับน้องนัทนะคะ แต่ไม่รู้โอกาสเป็นเมื่อไรเลยค่ะ
มาอีกรอบค่ะ..
ไม่รู้ว่าถูกใจรึปล่าว..ภาพนี้สดใสและดูธรรมชาติดีค่ะ ..ถ้าชอบภาพไหน นำไปฝากเพิ่มเติมได้น่ะค่ะ ยินดีค่ะ
สวัสดีรอบสองค่ะน้องครู New.ครูบันเทิง
น่าสนุก น่ารักดีค่ะ ขอบคุณค่ะ