(16) เกณฑ์ในการวิเคราะห์อัตรากำลังในหน่วยงาน

                       ท่านที่เป็นเจ้าหน้าที่ที่มีหน้าที่ในการวิเคราะห์อัตรากำลังในหน่วยงาน(ราชการ) ท่านมักจะประสบปัญหาเมื่อได้รับการมอบหมายให้เป็นผู้ศึกษาวิเคราะห์เพื่อขนาดความต้องการ หรืออัตรากำลังที่เหมาะสมสำหรับหน่วยงานของตนเองบ้างไหมครับ ?                ผมมีเกณฑ์ในการวิเคราะห์อัตรากำลังมานำเสนอให้ครับ ซึ่งแต่ละวิธีมีความเหมาะสมในการใช้แตกต่างไปในแต่ละตำแหน่ง และประเภทของงานที่จะวิเคราะห์ครับ ต้องเลือกใช้ให้เหมาะสมกับงานและคนครับ เกณฑ์ที่ว่ามี ดังนี้ครับ 
(1) คำนวณจากสถิติปริมาณงาน(Tasks Analysis and Work Load Analysis)
          วิธีนี้จะต้องทราบปริมาณงานที่จะวิเคราะห์ในแต่ละปี ตลอดจนแนวโน้มที่จะเพิ่มขึ้นหรือลดลง ทั้งนี้โดยอาจนำผลงานประจำปี 3 ปีมาหาค่าเฉลี่ย และจะต้องคำนวณให้ได้ว่าคนๆหนึ่งทำงานได้จำนวนเท่าใดใน 1 ช่วงเวลา เช่น 1 ปี 1 เดือน 1 วัน หรือ 1 ชั่วโมง เพื่อจะได้กำหนดว่าควรจะใช้กี่คนในการปฏิบัติงานในหน่วยงานนั้นๆ  โดยจะพิจารณาจากองค์ประกอบสำคัญ 2 ประการคือ
                 1.มาตรฐานเวลาในการทำงานในรอบ 1 ปี   ในรอบปีหนึ่งๆ ข้าราชการมีเวลาทำงาน 230วัน ในหนึ่งสัปดาห์ทำงาน 5 วันๆละ 6 ชั่วโมง    นั่นคือข้าราชการคนๆหนึ่ง ต้องทำงาน 1,380ชม./ปี/คน หรือ 82,800 นาที/ปี/คน               
                 2. มาตรฐานการทำงาน            สามารถพิจารณาได้จาก ...-          มาตรฐานการทำงานต่อคน   คำนวณจากผลงานที่สำเร็จทั้งหมดหารด้วยจำนวนคนที่ทำงานนั้น 
มาตรฐานการทำงานต่อคน   = ผลงานที่สำเร็จทั้งหมด / จำนวนคนที่ทำงานนั้น

-  จำนวนคน  คำนวณจากปริมาณงานทั้งหมดหารด้วยมาตรฐานการทำงานต่อคนจำนวนคน    =  ปริมาณงานทั้งหมด / มาตรฐานการทำงานต่อคน

-          เวลามาตรฐานต่องาน 1 ชิ้น  คำนวณจากเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติงานทั้งหมด   หารด้วยผลของงานที่สำเร็จทั้งหมด 
  เวลามาตรฐานต่องาน 1 ชิ้น   =   เวลาที่ใช้ในการปฏิบัติงานทั้งหมด / ผลของงานที่ทำสำเร็จทั้งหมด 
(2)  คำนวณจากหน้าที่รับผิดชอบ(Function)วิธีนี้ไม่สู้จะดีนัก จะใช้กับหน่วยงานใหม่หรือหน่วยงานเก่าที่ไม่ได้เก็บสถิติปริมาณงานไว้ แต่บางครั้งอาจต้องใช้วิธีนี้เพราะไม่อาจหาสถิติเชิงปริมาณงานได้ หรือเป็นงานที่มีความยากง่ายต่างกันในเรื่องเดียวกัน  หรืออาจเป็นงานใหม่ที่ยังไม่ได้มีการปฏิบัติงาน หรือเป็นงานเดิมแต่มิได้เก็บสถิติตัวเลขเป็นปริมาณงานเอาไว้ หรือเป็นงานที่ไม่สามารถเก็บสถิติเป็นตัวเลข                วิธีการคำนวณจากหน้าที่รับผิดชอบ(Function)นี้ คำนวณจากการแบ่งหน้าที่รับผิดชอบออกเป็นกลุ่มๆ เช่น ในกองคลัง สำนักงานอธิการบดี อาจแบ่งเป็นงานต่างๆ คือ งานเงินรายได้ งานพัสดุ งานงบประมาณ ฯลฯ ซึ่งแต่ละงานจะมีความยากง่ายของเนื้องาน และเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติงานไม่เท่ากัน  จากนั้นพิจารณาว่าแต่ละงานควรใช้เจ้าหน้าที่ในการปฏิบัติงาน 1 หรือ 2 คน หรือมากกว่านั้น  และควรใช้อัตรากำลังเริ่มต้นที่น้อยที่สุดไว้ก่อนเพื่อทดลองปฏิบัติงาน แล้วให้เพิ่มขึ้นในภายหลังเมื่อพบว่าภาระงานมากเกินไปที่จะรับผิดชอบได้  ซึ่งจะดีกว่าการที่ให้มีจำนวนเจ้าหน้าที่มากเกินความจำเป็นในครั้งแรก แล้วต้องมาลดลงในภายหลัง ซึ่งอาจจะก่อให้เกิดปัญหาตามมามากมายในองค์กร
(3) คำนวณโดยใช้เกณฑ์มาตรฐานที่วางไว้แล้ว(Work Standard)วิธีนี้จะง่ายสำหรับตำแหน่งบางตำแหน่งที่องค์กรที่มีหน้าที่กำกับดูแลด้านบุคลากร เช่น คณะกรรมการข้าราชการพลเรือน(กพ.)  ,คณะกรรมการข้าราชการพลเรือนในมหาวิทยาลัย(กม.) , คณะกรรมการข้าราชการครู(กค.) หรือ สำนักงบประมาณ(สงป.)ได้กำหนดไว้เป็นเกณฑ์มาตรฐานแล้ว 
(4) คำนวณโดยถือเครื่องมือ เครื่องจักรวิธีนี้พิจารณาจากเครื่องมือ เครื่องจักรที่มีอยู่มีอะไรบ้างที่จำเป็นต้องใช้ และเครื่องมือแต่ละชิ้นใช้เจ้าหน้าที่ประจำเท่าใด  เช่น  เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องทำสำเนาเอกสาร เครื่องตัดกระดาษและเข้าเล่ม เครื่องเอ็กซเรย์  ฯลฯ และต้องพึงระวังว่าเครื่องมือเครื่องจักรนั้น อาจไม่ได้ใช้งานพร้อมๆกัน ถ้าจัดให้ครบตามจำนวนแล้วอาจมีคนจำนวนหนึ่งอยู่เฉยๆ  ดังนั้นวิธีนี้จะต้องค้นหาให้ได้ว่า เครื่องมือเครื่องจักรเหล่านั้นใช้พร้อมๆกัน เป็นจำนวนเท่าใด โดยศึกษาจากสถิติตัวเลขในปีที่ผ่านๆมา หรือจากการปฏิบัติงาน  เมื่อทราบตัวเลขแล้วก็คำนวณอัตรากำลังจากจำนวนเครื่องมือ เครื่องจักรที่ต้องใช้พร้อมๆกัน หรือใช้ในเวลาเดียวกัน 
(5) คำนวณโดยถือกระบวนการของงานวิธีนี้พิจารณาจากว่า งานชิ้นหนึ่งๆมีขั้นตอนการทำงานอย่างไร(Work Flow)กี่ขั้นตอน และในแต่ละขั้นตอนนั้นทำอะไรบ้าง โดยพิจารณาจากสถิติและปริมาณงาน บางครั้งอาจต้องใช้วิธีการคำนวณแบบอื่นๆ มาประกอบด้วย เพื่อคำนวณว่าในแต่ละขั้นตอนของงานควรมีเจ้าหน้าที่กี่คน 
(6) คำนวณโดยการผลัดเปลี่ยนเวรเป็นหลักวิธีนี้เหมาะสำหรับงานบางลักษณะที่ต้องปฏิบัติงานตลอด 24 ชม. เช่นการรักษาความปลอดภัย , การรักษาพยาบาล , งานไฟฟ้า-ประปา-โทรศัพท์ เป็นต้น ซึ่งจำเป็นต้องมีการผลัดเปลี่ยนเวรกันใน 24 ชม.อาจเป็นผลัดๆ วันละ 2-4 ผลัด แล้วแต่ความเคร่งเครียดของงาน 
(7)  คำนวณโดยถืองานและเจ้าหน้าที่ปัจจุบันเป็นหลักวิธีนี้ให้ถือว่าอัตรากำลังที่มีอยู่เดิมกับปริมาณงานมีความพอดีแล้ว และเมื่อมีการขยายงานเพิ่มขึ้น กี่เท่าของงานเดิมจะใช้คนเพิ่มอีกกี่คน  โดยเบื้องต้นจะต้องหาให้ได้ว่าเจ้าหน้าที่  1 คนทำงานได้จำนวนเท่าใดก่อน แต่มีข้อควรระวัง 2 ประการคือ               
                 1. ต้องศึกษาให้แน่ชัดว่า เจ้าหน้าที่ที่มีอยู่เดิมนั้นทำงานเต็มที่หรือไม่ มีคนล้นงานหรือไม่ โดยศึกษาว่างานเดิมควรจะใช้เจ้าหน้าที่กี่คนในการปฏิบัติงานจึงจะเหมาะสม แล้วจึงคำนวณ เจ้าหน้าที่ทั้งหมดตามงาน/โครงการใหม่ ที่ขยายเพิ่มขึ้น
                  2. ต้องพิจารณาให้ชัดถึงงานที่เพิ่มขึ้นว่าสัมพันธ์กับจำนวนเจ้าหน้าที่หรือไม่  งานบางอย่างมีปริมาณเพิ่มขึ้นแต่อาจไม่สัมพันธ์กับเจ้าหน้าที่ จำเป็นต้องใช้วิธีการคำนวณที่ซับซ้อนด้วย เช่น งานพัสดุ เดิมเคยจัดซื้อจัดหาพัสดุในวงเงิน 50 ล้านบาท ใช้เจ้าหน้าที่ 2 คน ต่อมาต้องจัดหาพัสดุ 100 ล้านบาท ไม่ใช่ว่าต้องเพิ่มเจ้าหน้าที่เป็น 4 คน  ซึ่งจะต้องใช้วิธีการคำนวณแบบอื่นๆ ประกอบด้วย 
            ทั้ง 7 วิธีข้างต้นเป็นเพียงตัวอย่างที่หน่วยงานกลางในการบริหารงานบุคคลได้กำหนดไว้แล้วเบื้องต้น  ผู้วิเคราะห์อัตรากำลังจะต้องศึกษามาตรฐานเหล่านี้ว่าครอบคลุมถึงหน้าที่และความรับผิดชอบอะไรบ้าง

[สถิตย์]

ผมว่าแบบที่ 3 น่าจะดีนะครับ แล้วหาวิธีการ เครื่องมือต่างๆ มาสนับสนุนให้คนที่มีหลักๆ หรือน้อยๆ นั้น ทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น