ตื่นตา ตื่นใจ กับ KM ศูนย์ 6 (ตอนที่ 6)

 

CoP กลุ่ม พสว. (พัฒนาการส่งเสริมสุขภาพ และพัฒนาอนามัยสิ่งแวดล้อม) เป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ เรื่อง บทเรียนจากการจัดประชุม

กลุ่ม พสว. คุยกัน อยู่ 2 เรื่อง ในกลุ่ม CoP

เรื่องแรกคือ การจัดประชุม MCH Board

ประเด็นที่นำมาคุยก็คือ

1. ปัญหาที่เกิดขึ้น และข้อเสนอการเตรียมการแก้ปัญหาครั้งต่อไป
2. สรุปผลที่ได้จากการประชุม การเรียนรู้
3. ข้อเสนอแนะ
    

เรื่องที่ 2 เป็นการอบรมผู้ดูแลเด็กในศูนย์เด็กเล็ก คุยกันในเรื่องของ

1. ข้อสรุปการอบรม มีสิ่งที่คาดหวัง
2. ข้อเสนอแนะ
3. พัฒนาการของโครงการอบรม ที่พัฒนามาจาก ศูนย์เด็กเล็กน่าอยู่ ต้องใช้แบบฟอร์ม อนามัย 49
4. และ การสอนแบบใหม่ด้วยการคิดว่า ทำอย่างไรให้เขาได้ศึกษาจริง ก็เลยเกิดวิธีการแบ่งกลุ่ม แสดงการสมมติสถานการณ์

   ---

อ.หมอสมศักดิ์ ได้ความเห็นต่อการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ของกลุ่ม พสว. ไว้ว่า

1. เรื่องนี้เป็นการ AAR หลังจากที่ได้อบรมแล้วใช่หรือไม่ ? คนที่ไปจัดอบรมทั้งหมด 5 คน แล้วทำ AAR อย่างไร ? ...
   เมื่อประชุมเสร็จ มีการพูดคุยกัน ระหว่างจัดประชุมก็มีการคุยมาตลอด และปกติจะมาคุยกันในที่ประชุมรวมทีเดียว
2. ปกติแล้วการทำ AAR ทุกคนก็ต้องเล่า ที่ดูในแฟ้ม ก็เห็นมีข้อมูลเรื่องละ 1 รายการ ก็เลยสงสัยว่า ทุกคนได้ AAR หรือเปล่า หรือว่าเขียนสรุปรวมเป็นใบเดียว จากคนเล่ารวมกัน ?
   "... ที่ผมถามเพราะว่า AAR จะต่างจากการประเมินผลการทำงานเล็กน้อย ต่างตรงที่ทุกคนต่างก็สะท้อนจากมุมมองของตัวเอง คือ เราไม่ต้องกรอกแบบสอบถาม และเอาแบบสอบถามมาส่ง ... เพราะว่า เวลาเรากรอกแบบสอบถาม มันก็จะมีสิ่งที่เราต้องประเมินอยู่ด้วย แต่เวลาเราไปทำงานนั้น
   - คนทำงานแต่ละคนจะมีความคาดหวังไม่เหมือนกัน เพราะแต่ละคนมีบทบาทไม่เหมือนกัน คนที่รับผิดชอบการเงินก็จะคาดหวังแบบหนึ่ง คนที่รับผิดชอบเรื่องวิชาการก็จะคาดหวังอีกแบบหนึ่ง คนที่เป็นหัวหน้าก็จะคาดหวังอีกแบบหนึ่ง โดยที่เราไม่ต้องไปตั้งกรอบอะไร 5, 6, - 10 คน ก็แล้ว
   - เวลาที่แต่ละคนพูด ก็จะครบวงจร
   ... และให้มาทบทวนดูกันอีกที ว่าจะเจอประเด็นอะไรบ้าง ถ้าเราทำอย่างนี้บ่อยๆ และมาคุยกัน เราก็จะเห็นว่า กลุ่มที่ไปอบรม MCH ก็จะพบปัญหาเรื่อง pants เกิน กลุ่มโน้นไปอบรมพี่เลี้ยงเด็ก ก็ pants เกิน กลุ่มอื่นๆ ไปอบรมอะไรอีก pants ก็เกินอีก เพราะฉะนั้น การที่มี pants เกินก็จะมีปัญหาสำคัญ ที่พวกเราต้องช่วยกันแก้
   
   ... จัดการการเงิน ใช้จ่ายไม่ครบ เงินไม่พอ ก็จะเป็นปัญหาอีกตัวอย่าง แต่ละกลุ่มก็จะมีปัญหา แต่ว่า AAR เขาก็ไม่ได้ตั้งใจจะเอาไปใช้แก้ปัญหาแบบนี้เท่าไรนักหรอก เขาตั้งใจจะให้รู้ว่า ที่ผ่านมามีอะไรที่มันไม่เป็นไปตามความคาดหวัง ส่วนการมา brainstrom ต่อว่า มีปัญหาอย่างไร อาจจะเป็นอีกเวลาหนึ่งก็ได้ อย่างน้อยก็ได้ประเมินก่อน ทีนี้ก็แล้วแต่พวกเรา เพราะว่ามันก็ไม่มีข้อห้าม ว่าต้องทำแค่นี้นะ แต่ที่เขาพูดอย่างนี้ ก็เพราะว่า เขาอยากให้ทุกคนเล่าก่อนว่า ตัวเองคาดหวังอะไร แล้วได้หรือไม่ได้ เป็นประโยชน์รายบุคคลเสียก่อน แล้วค่อยมาช่วยกันคิดถึงการแก้ปัญหาอีกครั้งหนึ่ง นี่คือ AAR แต่พอเวลาเรามาคุย เราก็จะมาคุยเรื่องการวางแผนงานต่อ ... เราอาจจะทำ AAR เวลาเรามาเจอกัน แล้วก็ไป post
   
   ... ที่ทำกันอยู่แล้ว ก็จะทำเป็นเอกสาร ใส่แฟ้มกลาง และทุกคนก็จะมาอ่านได้
3. เท่าที่มีการ AAR ในการอบรมมาหลายครั้ง รู้สึกเบื่อไหม ?
4. AAR มาจาก KM พวกเราทำ AAR เพราะว่า KM บอกให้ทำหรือเปล่า ?
   อาจจะเป็นส่วนหนึ่ง แต่พวกเราก็ประเมินตามหัวข้อ และนำมาทำเหมือนเล่าสู่กันฟัง
5. ทำแล้วดีกว่าแบบเดิมไหม ?
   อันเดิมไม่มีทิศทาง คือ เราอยากพูดอะไรเราก็พูด แต่พอมีเรื่องนี้ มันจะมีกรอบแนวคิดว่า เราจะแลกเปลี่ยนในเรื่องอะไร แต่พอเราพูดเรื่อง การแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น เราทำกันอย่างไร เมื่อได้ฟังกัน อย่างที่พี่เขาบอกว่า วางแผนครั้งต่อไป ต้องมีค่าห้องประชุมเตรียมไว้นะ สมาชิกก็ต้องเตรียมวางแผนครั้งต่อไป ก็ต้องเตรียมในสิ่งนี้ด้วย
   
   เพราะฉะนั้น อันนี้ก็จะผ่านการประเมินผลทั่วไป อันนั้นเป็นการประเมินมุมมองของผู้เข้ารับการประชุม ไม่ใช่เรื่องของเรา ไม่ได้สะท้อนเรื่องของมุมมองของเรา ตัวอย่างเช่น pants เกิน เงินไม่พอ
   
6. ตั้งแต่ AAR เรื่องการอบรมมานี้ ปัญหาเรื่องที่เจอบ่อยคืออะไร หรือเรื่องที่ไม่เป็นไปตามคาดหวังมีหรือไม่ ?
   เรื่อง pants ไม่ครบก็มีปัญหามาก เพราะว่า เราต้อง fix เรื่องงบประมาณ
7. เทคนิคไหนที่ใช้ได้ดีมาก หลังจากที่คุยกันหลายรอบ ?
   - ต้องมีหนังสือล่วงหน้า 1 เดือนขึ้นไป แต่ไม่ค่อยได้
   - ต้องมีการประสานกับผู้รับผิดชอบ ก่อนวันเข้าอบรม
   - บางทีจังหวัดไม่ส่งรายชื่อมาให้เราก่อนล่วงหน้า เพราะว่าเขางานเยอะ คนทำงานก็เลยไม่ได้รายชื่อก่อน เวลาเราแจ้งเรื่องไป ก็จะแจ้งไปเลยว่า ค่าอาหารเรามีเท่าไร ต่อหัว เพื่อจะได้เห็นชัดๆ ก็ work ดี เพราะว่าบางจังหวัดที่ไม่ได้แจ้งมา เขาก็ทำได้เรียบร้อยดี

ข้อเสนอ อ.หมอสมศักดิ์ ...

มีใครกำลังยกร่างคู่มือการจัดอบรมยังไงให้มันดี จากประสบการณ์จริง เช่น "มือจัดอบรม ฉบับคนทำจริง"

เริ่มตั้งแต่ บทที่ 1 ข้อควรระวังในการจัดประชุม
ข้อ 2 เทคนิคในการจัดประชุมที่มี่ปัญหา ทำไมไม่ให้ pants เกิน ทำยังไงให้เงินพอ ทำไงไม่ให้โรงแรมเบี้ยว

"... ที่มูลนิธิสาธารณสุขแห่งชาติ เราก็พยายามจะให้มีการบริหารมูลนิธิ ซึ่งจัดประชุมบ่อย และมีคนชอบมาใช้ให้จัดประชุมอยู่เรื่อย เขียนคู่มือ แต่ว่า ... เขาไม่ได้คู่มือหรอก แต่เขาได้ sheet มาแผ่นหนึ่ง เรียกว่า check list ของการเตรียมการจัดประชุม ... เอาไว้ใช้ตั้งแต่วันลงมือวางแผนจัดประชุม จนถึงวันก่อนวันจัดประชุม 1 วัน

ยกตัวอย่างเช่น เราตกลงกันไว้ว่า การจัดประชุมทุกประชุมต้องมีเอกสาร อธิบายที่มาที่ไป และแนวคิดการจัดประชุม เพราะฉะนั้น เขาก็จะมี

ข้อที่ 1 มีเอกสารชิ้นนี้แล้วหรือยัง (ต้องเกิดขึ้น 3 เดือน ก่อนการจัดประชุม)
ข้อ 2 ติดต่อสถานที่จัดประชุม
ข้อ 3 confirm
4 เตรียมเอกสารการประชุม

อะไรอย่างนี้ ซึ่งว่าไปแล้วมันก็เป็นเรื่องธรรมดาๆ ที่ทุกคนจะต้องทำอยู่แล้ว ก็เอามาเขียนไว้ ที่มูลนิธิที่เราทำ เพราะว่า เราจะมี staff ใหม่บ่อย staff ใหม่ก็จะมาหมุนเวียนเปลี่ยนกันทำงาน เพราะฉะนั้น กว่าเขาจะทำงานเป็น ถ้ามี check list นี้ก็จะทำงานง่าย

แล้วเราก็จะมีเอกสารชิ้นที่ 2 เรียกว่า หัวข้อสำคัญที่ควรเขียน ในเอกสารข้อ 1 เมื่อกี้ ต้องเขียนอะไรบ้าง ต้องมีวัตถุประสงค์ agenda วิทยากร อะไรทำนองนี้ ยกตัวอย่าง มีหัวข้อหนึ่งที่เรามีเป็นประจำ และเราคิดว่าเป็นสิ่งสำคัญที่ทุกคนอาจจะมองข้าม ก็คือ การเตรียมการสรุประหว่างการประชุม ก็จะมีการเขียนไว้ว่า section 1 เตรียมใคร section 2 เตรียมใคร 3 เตรียมใคร ก็จะทำให้ไม่ลืม เพราะว่าที่เราจัดประชุมทุกครั้ง เราก็อยากได้หนังสือดีๆ จากที่ประชุมสักเล่มหนึ่ง"

นี่เป็นตัวอย่างที่ผมพูด เพราะว่าอยากให้พวกเราเห็นว่า ที่เรา AAR เมื่อสักครู่นั้น เราได้ขุมความรู้มหาศาลเลย ถ้าเราเอารวบรวมไว้ให้เป็นระบบ และบอกว่า หนังสือเล่มนี้ไม่เผยแพร่ทั่วไปนะ ใครสนใจให้มาขอเป็นการส่วนตัว ไม่รักกันจริงไม่ให้ ... ไปแหย่พยาธิความอยากของคนที่ต้องการได้ เช่น อาจใช้คำว่า คุณเคยเจอปัญหาอย่างนี้มั๊ย ถ้าไปเจอจะแก้ยังไง โปรดติดตามอ่านคู่มือได้ต่อไป ทำนองนี้

... อย่าลืมทำนะครับ ผมจะไปโฆษณาก่อนล่วงหน้าให้ ...