(11) หนังสือประทับตราแทนการลงนาม


หนังสือประทับตราแทนการลงนามเป็นหนังสือราชการภายนอกอีกประเภทหนึ่ง
          สวัสดีครับ เพื่อนที่รักทุกท่าน ห่างหายไปนานพอสมควรที่ไม่ได้เขียนบันทึกในบล็อกนี้ เพราะไปสนุกสนานกับบล็อกอื่น  สำหรับวันนี้จะนำเสนอหนังสือราชการอีกประเภทหนึ่งที่ใช้ติดต่อราชการภายนอกครับ ซึ่งมีลักษณคล้าย ๆ กับหนังสือราชการภายนอกครับ
          ตามระเบียบ ข้อ 13 หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา
         หนังสือประทับตรานี้  มีจุดมุ่งหมายเพื่อเป็นการแบ่งเบาภาระในเรื่องการลงนามในหนังสือราชการของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม  เช่น ปลัดกระทรวง  อธิบดี เป็นต้น จึงเห็นควรให้ข้าราชการระดับหัวหน้ากองเป็นผู้รับผิดชอบในหนังสือธรรมดาได้  จึงได้กำหนดให้มีหนังสือที่มิต้องลงชื่อขึ้น เพื่อความสะดวกและรวดเร็ว
         การใช้หนังสือประทับตรา  ให้ใช้ได้ระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ เช่น สำนักงาน ก.พ. กับกรมบัญชีกลาง หรือระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอก เช่น สำนักงาน ก.พ. กับบุคคลทั่วไป ในการใช้หนังสือประทับตราให้ใช้ เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ ได้แก่ 
        1. การขอรายละเอียดเพิ่มเติม
        2. การส่งสำเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร 
        3. การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญหรือการเงิน 
        4. การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ 
        5. การเตือนเรื่องที่ค้าง
        6. เรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกำหนดโดยทำเป็นคำสั่ง ให้ใช้หนังสือประทับตรา 
รายละเอียดของหนังสือประทับตรา
        ระเบียบข้อ 14 หนังสือประทับตรา ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทำตามแบบที่ 3 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียด คือ
         1. ที่  ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่อง ตามที่กำหนดไว้ในภาคผนวก 1  ทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง  เช่นเดียวกับหนังสือภายนอก
         2. ถึง  ให้ลงชื่อส่วนราชการ หน่วยงาน หรือบุคคลที่หนังสือนั้นมีถึง  เช่น ถึง กรมบัญชีกลาง หนังสือประทับตรา ไม่ใช้คำขึ้นต้นจึงต้อคำนึงถึงฐานะของผู้รับหนังสือด้วยว่าสมควรจะใช้หนังสือประเภทนี้หรือไม่ โดยทั่วไปหนังสือประทับตราจะใช้กับบุคคลทั่วไปเท่านั้น
         3. ข้อความ   ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย 
         4. ชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออกไว้ใต้ข้อความข้อความพอสมควร เช่น สำนักงาน ก.พ. 
          5. วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่  ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ 
         6. ตราชื่อส่วนราชการ ให้ประทับตราชื่อส่วนราชการตามข้อ 72 ด้วยหมึกแดงและให้ผู้รับผิดชอบลงลายมือชื่อย่อกำกับตรา ระเบียบ ข้อ 72 กล่าวไว้ดังนี้
            - รูปวงกลมสองวงซ้อน เส้นผ่าศูนย์กลางวงนอก 4.5 ซ.ม.  วงใน 3.5 ซ.ม. ล้อมรูปตัวครุฑขนาดสูง 3 ซ.ม. ระหว่างวงนอกและวงในมีอักษรไทยชื่อ กระทรวง กรหรือส่วนราชการที่เรียกชื่ออย่างอื่นมีฐานะเป็นกรมหรือจังหวัด อยู่ขอบล่างของตรา
           - ส่วนราชการใดที่มีการติดต่อต่างประเทศ จะให้มีชื่อภาษาต่างประเทศเพิ่มขึ้นด้วยก็ได้ โดยให้อักษรไทยอยู่ขอบบน อักษรโรมันอยู่ขอบล่างของตรา
          ตรานี้ ประทับด้วยหมึกแดง และให้ผู้รับผิดชอบลงลายมือชื่อย่อกำกับ
         7. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง  ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือให้พิมพ์ไว้ระดับต่ำลงมาอีกหนึ่งบรรทัดจากบรรทัดสุดท้ายของหนังสือทางริมกระดาษซ้ายมือ
        8. โทร. หรือที่ตั้ง ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่องด้วย และหมายเลขภายในตู้สาขา (ถ้ามี) ในกรณีที่ไม่มีโทรศัพท์ให้ลงชื่อที่ตั้งของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง โดยให้ลงตำบลที่อยู่ตามความจำเป็นและแขวงไปรษณีย์ (ถ้ามี)

       ดูตัวอย่างนะครับ

 

 

          พอจะเข้าใจนะครับ
เอกสารอ้างอิง
        สุภรณ์  ประดับแก้ว.  (2545).  งานสารบรรณฉบับสมบูรณ์.  กรุงเทพฯ.  องค์การค้าคุรุสภา.
หมายเลขบันทึก: 316402เขียนเมื่อ 26 พฤศจิกายน 2009 15:48 น. ()แก้ไขเมื่อ 6 กันยายน 2013 14:57 น. ()สัญญาอนุญาต: ครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน


ความเห็น (18)

สวัสดีค่ะ

*** ได้มาเรียนรู้เพิ่มเติม

*** ขอบคุณที่ทำให้ได้เห็นบันทึกดีมีประโยชน์ค่ะ

ตามมาดูหนังสือราชการ วันก่อนผมได้หนังสือราชการแปลกๆๆจากหน่วยงานหนึ่ง แถมพับแปลกๆๆไม่ได้เป็นสามส่วนแบบเราพับด้วยเลยงง งง พี่ไข่สบายดีนะครับ

สวัสดีค่ะอาจารย์

อยากเรียนถามอาจารย์ว่า การประทับตราในใบรับรองแพทย์ก็ไม่ถูกต้องใช่มั้ยคะ เพราะมีทั้งชื่อแพทย์ลงนามและมีตราประทับ และก็ไม่ได้ใช้ตามระเบียบข้อ 13 ของหนังสือประทับตรา

ขอบคุณค่ะ

สวัสดีค่ะพี่ไข่

มาทบทวนความรู้ด้วยคนค่ะ

ขอบคุณค่ะ

แวะมาทักทายค่ะ

เป็นน้องใหม่ และเป็นครูมัธยมคนใหม่ค่ะ

ที่นี่ค่ะ

พระเอกในวรรณคดี

ขออนุญาตตอบคุณnamsha ก่อนนะครับ

ขอเรียนดังนี้นะครับ หนังสือประทับตราในบันทึกนี้เป็นจดหมายราชการชนิดหนึ่งครับ ไม่ใช่หนังสือรับ ซึ่งหนังสือรับรองก็ถือเป็นหนังสือราชการประเภท 1 ใน 6 ประเภทของหนังสือราชการ มีรายละเอียดในบันทึกนี้ครับ

หนังสือรับรอง ใช้ระเบียบข้อ 24 ครับ เป็นหนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงาน เพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฎแก่บุคคลทั่วไป ไม่จำเพาะเจาะจง ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทำตามแบบที่ 10 เป็นหังสือที่ได้กำหนดขึ้นมาใหม่ ซึ่งการลงชือและประทับตราถือว่าไม่ผิดครับ  ซึ่งผมจะเขียนในบันทึกในโอกาสต่อไปครับ

ขอบคุณมากครับกิติยา เตชะวรรณวุฒิ จะบันทึกเรื่องอื่น ๆ ในโอกาสที่เหมาะสมต่อไปครับ

อ.ขจิต ฝอยทอง ครับ

คงเป็นเด็ก ๆ นะครับ ไม่ค่อยใส่ใจครับ

ขอบคุณครับน้องชาดา ~natadee

ข้อคิดกำลังใจ ทบทวน ตอกย้ำ ชัดเจน

สวัสดีครับคุณ◕‿◕ นิดหน่อย ◕‿◕

ยินดีต้อนรับสู่โลกแห่งการเรียนรู้ครับ

คือว่าหนูสงสัยว่าทำไมอ่านหนังสือแล้วบอกว่าวงกลมที่ล้อมตราครุฑเป็นเส้นผ่าศูนย์กลาง 5 และ 3.5 คะ งงค่ะ

อยากรบกวนถามอาจารย์ว่า กรณีที่เราได้รับหนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ แล้วเราต้องตอบกลับเราจะต้องใช้ฟอร์มแบบไหนค่ะ ใช้ฟอร์มหนังสือราชการภายนอกตามปกติหรือเปล่าค่ะ

ขอโทษครับท่านใดตอบได้ช่วยบอกที่ครับ คือผมได้ทำข้อสอบมาและข้อสอบถามว่าการลงชื่อย่อกำกับตราในหนังสือประทับตราให้ลงลายมือชื่อย่อไว้บริเวณใดของตรา

ก.บริเวณกลางตราชื่อส่านราชการ ระหว่างชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออกกับวันเดือนปี

ข.บริเวณด้ิเวณด้านล่างขวามือ ของตราชื่อส่วนราชการ

ค.บริเวณด้านบนขวามือ ของตราชื่อส่วนราชการ

ง.บริเวณตราชื่อส่วนราชการ ส่วนใดก็ได้ที่มีลักษณะเป็นการกำกับตราชื่อส่วนราชการ

ท่านใดตอบได้และมีเอกสารอ้างอิงยืนยันช่วยชี้แนะด้วยครับ

ขอเรียนถามตราประทับใครเป็นองค์กรใดรับจดทะเบียน

อยากทราบว่า หนัสือประทับตราใช้ในกรณีใด

รายละเอียดของหนังสือประทับตรา
        ระเบียบข้อ 14  ...
         1. ที่  ...
         2. ถึง  ให้ลงชื่อส่วนราชการ หน่วยงาน หรือ....

แต่ตัวอย่างใช้ อธิการบดีมหาวิทยาลัย... นะ

ครุฑที่เป็นรูปแบบขาตั้งขึ้น ใช้สำหรับพระมหากษัตริย์เท่านั้นนะคะ

ครุฑที่เป็นรูปแบบขาตั้งขึ้น ใช้สำหรับพระมหากษัตริย์เท่านั้นนะคะ

สงวนลิขสิทธิ์ © 2005-2021 บจก. ปิยะวัฒนา
และผู้เขียนเนื้อหาทุกท่าน
ขอแนะนำ ClassStart
ระบบจัดการการเรียนการสอนผ่านอินเทอร์เน็ต
ทั้งเว็บทั้งแอปใช้งานฟรี