วัฒนธรรมองค์การ (ตอนที่ 3)

สำหรับบันทึกนี้ เป็นบันทึกเกี่ยวกับวัฒนธรรมองค์การ (ตอนที่ 3) ซึ่งต่อจากวัฒนธรรมองค์การ (ตอนที่ 1) และ(ตอนที่ 2) ได้แก่ การบริหารองค์การแบบไม่เป็นทางการ ผู้เขียนจึงขอสรุปดังนี้ค่ะ...

การบริหารองค์การแบบไม่เป็นทางการ

องค์การแบบเป็นทางการประกอบด้วยโครงสร้าง นโยบาย ระเบียบวิธีปฏิบัติและกฎเกณฑ์ต่าง ๆ ที่ช่วยให้ผู้บริหารนำพาองค์การดำเนินภารกิจให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ขององค์การ

องค์การคาดหวังประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานของบุคลากร ประสงค์ที่จะให้ทุกคนมีพฤติกรรมที่สอดคล้องไปในทางเดียวกัน องค์การจึงได้กำหนด กฎเกณฑ์ มาตรฐาน นโยบาย ระเบียบวิธีและระเบียบปฏิบัติ เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานยึดเป็นแนวทางในการทำงาน

แนวความคิดเชิงมนุษยสัมพันธ์ เชื่อว่าคนเข้ามาทำงานในองค์การจะร่วมมือกันทำงานอย่างเต็มใจ เมื่อผู้นำให้คำแนะนำอย่างเหมาะสมแล้ว ก็ไม่จำเป็นต้องใช้ความเป็นทางการอย่างเข้มงวด หรือ การควบคุมคนเหมือนเครื่องจักรจนเกินไป ถ้าสมาชิกองค์การไม่รู้สึกพึงพอใจและไม่เต็มใจที่จะร่วมมือกันทำงานแล้ว การใช้กฎเกณฑ์ ข้อบังคับและมาตรฐานต่าง ๆ จะไม่ได้ผล

การบริหารงานเพื่อให้เกิดผลสำเร็จผู้บริหารนอกจากใช้อำนาจหน้าที่ภายใต้ระบบที่เป็นทางการแล้ว ยังต้องบริหารระบบที่ไม่เป็นทางการด้วย ปัญหาที่ผู้บริหารควรที่จะนำมาพิจารณา ก็คือ จะใช้กลุ่มที่ไม่เป็นทางการอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร ซึ่งคงต้องพิจารณาในหลาย ๆ ประเด็นดังนี้

1. ความเป็นทางการและไม่เป็นทางการทางการ หมายถึง ความเข้มงวดของกฎเกณฑ์ ข้อบังคับและมาตรฐานต่าง ๆ เน้นรูปแบบวิธีปฏิบัติที่ถูกต้องชัดเจน ความไม่เป็นทางการ น่าจะหมายถึง ความยืดหยุ่นภายในระบบการทำงาน ให้ความเป็นอิสระกับผู้ปฏิบัติงาน ดังนั้น ผู้บริหารจำเป็นต้องคำนึงถึงทั้ง 2 รูปแบบไปพร้อม ๆ กัน

สรุป ความเป็นทางการ จะมีความเข้มงวด มีกฎเกณฑ์, ข้อบังคับ ฯลฯ สำหรับความไม่เป็นทางการ จะมีความยืดหยุ่น, ความอิสระของคนทำงาน ดังนั้น ความพอดีของการใช้ระเบียบวินัย จึงเป็นศิลปะของผู้บริหารแต่ละคน

2. การให้มีส่วนร่วม ในองค์การสมัยใหม่ การรับฟังความคิดเห็น การทำประชาพิจารณ์ หรือรูปแบบต่าง ๆ ของการให้มีส่วนร่วมได้ถูกนำมาใช้กันอย่างแพร่หลาย องค์การระดับต่าง ๆ ควรจะนำมาใช้ให้เหมาะสม และสร้างสรรค์ ทั้งนี้แต่ละรูปแบบของการมีส่วนร่วม มีทั้งข้อดีและข้อเสีย และข้อพึงระมัดระวังแตกต่างกันไป

3. การกระจายอำนาจ เช่น การให้อำนาจตัดสินใจ การกระจายงบประมาณ เป็นต้น เป็นสิ่งที่องค์การสมัยใหม่จำเป็นต้องนำมาใช้เป็นเครื่องมือในการบริหาร การกระจายอำนาจ ควรจะกระจายทั้งอำนาจหน้าที่ และความรับผิดชอบด้วย และต้องสื่อความหมายที่เข้าใจตรงกัน ระหว่างผู้มอบอำนาจกับผู้รับมอบอำนาจด้วย

4. การปรับโครงสร้าง การปรับเปลี่ยนโครงสร้างหรือรูปแบบการทำงาน การปรับปรุงระบบการสื่อสารภายในองค์การ ภายใต้การยอมรับของบุคลากรจะทำให้ลดความจำเจเบื่อหน่ายในการทำงานและสร้างบรรยากาศของการทำงานขึ้นมาได้

5. การฝึกอบรม/การสอนงาน ความชัดเจนในขั้นตอนการปฏิบัติงาน การปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานให้สอดคล้องกับเทคโนโลยีใหม่ ๆ มีผลต่อขวัญกำลังใจและผลการปฏิบัติงานด้วย

6. ความคิดเชิงระบบ (system thinking) การพัฒนาความคิดเชิงระบบของคน กลุ่มคนในองค์การจะสามารถลดอัตตา ลดความเป็นของตนได้เป็นอย่างดี ทำให้เข้าใจบทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบของตนได้ดีขึ้น เข้าใจโครงสร้างขององค์การ ยอมรับและเกิดความภาคภูมิใจในสถานภาพการทำงานของตนมากขึ้น

7. ลูกค้าภายในองค์การ ความคิดเชิงระบบจะนำไปสู่ความคิดที่จะให้บริการ การทำงานตามบทบาทหน้าที่ เป็นการให้บริการกับลูกค้าในสายงานระดับถัดไป ในเมื่อ "ลูกค้า คือ พระราชา" รูปแบบของการทำงาน จึงเป็นการ เน้นคุณภาพ ของสินค้าและบริการ วัฒนธรรมการทำงานนี้ใช้กันแพร่หลายในองค์การที่ผลผลิตมีการแข่งขันสูง องค์การที่หวังผลกำไร

8. บรรยากาศการแข่งขัน ผู้บริหารจะต้องสร้างบรรยากาศการแข่งขันที่เหมาะสมในองค์การ ทั้งภายในองค์การเอง ระหว่างองค์การ หรือแม้แต่ระดับประเทศ ระดับโลก สร้างวิสัยทัศน์องค์การ พันธกิจ เป้าหมาย ที่สะท้อนเอกลักษณ์ที่โดดเด่น เป็นเลิศขององค์การและร่วมกันกำหนดกลยุทธ์ กลวิธีที่จะนำองค์การไปสู่ภาพลักษณ์ที่พึงประสงค์นั้น

9. การกำกับ ติดตามและประเมินผลการปฏิบัติงาน การยอมรับในความเป็นระบบไม่เป็นทางการจะส่งผลให้เกิดความอิสระในการทำงานของคนในองค์การ แต่ความอิสระที่ปราศจากการควบคุมจะส่งผลให้องค์การล้มเหลวในที่สุด ดังนั้น การกำกับ ติดตามและประเมินผลการปฏิบัติงาน จึงมีความจำเป็น สิ่งที่ควรพิจารณา คือ รูปแบบวิธีการ หลักเกณฑ์ที่ใช้ในการกำกับ ติดตาม และประเมินผล จะต้องสอดคล้องกับภารกิจของแต่ละหน่วยงานแต่ละบุคคล และเป็นวิธีการที่ยอมรับภายในองค์การ การสื่อสารให้เกิดความเข้าใจถึงหลักเกณฑ์วิธีการของการประเมิน และยอมรับร่วมกันของผู้ถูกประเมินเป็นสิ่งจำเป็นและสำคัญ

สรุป

ในขณะที่โลกเปลี่ยนแปลงและพัฒนาอย่างรวดเร็ว วิชาการทางด้านบริหารก็พัฒนาไปรวดเร็ว ไม่ลดหย่อนไปกว่ากัน ยิ่งในโลกของการแข่งขัน ผู้บริหารจำเป็นต้องนำวิทยาการด้านบริหารใหม่ ๆ เข้ามาปรับเปลี่ยนและพัฒนาองค์การของตนให้ก้าวไปสู่ความเป็นหนึ่ง การนำเทคนิคในการบริหารแบบใหม่ ๆ เข้าสู่องค์การ ผู้บริหารจำเป็นต้องทำความเข้าใจ "วัฒนธรรมองค์การ" ให้ดี และใช้ศิลปะทางการบริหารในการประยุกต์วิชาการของโลกตะวันตกให้สอดคล้องกับสังคม วัฒนธรรมขององค์การด้วย

ที่มา : บทความ อาจารย์ ดร.สุวิทย์ อุดมพาณิชย์ ภาควิชาทันตกรรมชุมชน

คณะทันตแพทยศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น

สำหรับวัฒนธรรมองค์การของมหาวิทยาลัยที่ผู้เขียนได้ปฏิบัติงานอยู่นั้น ถ้ามองในภาพปัจจุบันนั้น มีการบริหารงานโดยใช้ความเป็นทางการและไม่เป็นทางการ ในการบริหารงานภายในมหาวิทยาลัย ซึ่งปรับใช้ตามการบริหารการจัดการภาครัฐแนวใหม่ ใช้การให้มีส่วนร่วม มีการร่วมรับฟังความคิดเห็น มีการใช้เกณฑ์การประเมิน 360 องศา มีการกระจายอำนาจจากมหาวิทยาลัยได้มอบหมายให้แต่ละคณะ/หน่วยงาน มีอำนาจในการจัดโครงการในการดำเนินการให้บรรลุผลสำเร็จของมหาวิทยาลัย เช่น การบริหารจัดการงบประมาณ ตามโครงการที่หน่วยงานได้จัดตั้งไว้ เมื่อดำเนินการเสร็จเรียบร้อย ต้องรายงานให้อธิการบดีรับทราบ การปรับโครงสร้างหรือรูปแบบการทำงาน ตามแต่ละหน่วยงาน บุคลากรแต่ละหน่วยงานจะปฏิบัติงานกันตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายเพื่อให้งานบรรลุผลสำเร็จ จะเป็นการทำงานแบบฉันท์พี่น้อง อยู่ที่ความรับผิดชอบงานที่ได้รับมอบหมายให้สำเร็จ จะมีความเป็นกันเองมากกว่าความเข็มงวด สำหรับการเปลี่ยนวิธีการทำงาน แต่ละหน่วยงานจะใช้เทคโนโลยีมาปรับใช้ในมหาวิทยาลัย เพื่อให้มีความทันสมัย ในด้านระบบข้อมูล มีฐานข้อมูลในการตัดสินใจ (ซึ่งระยะนี้ มหาวิทยาลัยจะอยู่ในช่วงของการได้รับการพัฒนาให้ดียิ่งขึ้น) มหาวิทยาลัยได้มีการกำกับ ติดตามและประเมินผลการปฏิบัติงานโดยมีคณะกรรมการในการกำกับ ติดตาม ฯ สำหรับบรรยากาศการแข่งขัน ความคิดเชิงระบบ และลูกค้าภายในองค์การ บุคลากรในมหาวิทยาลัยมีอายุที่หลากหลาย คือ มีทั้งข้าราชการ ลูกจ้างประจำ พนักงานราชการ พนักงานมหาวิทยาลัย อาจารย์ประจำตามสัญญาและเจ้าหน้าที่ประจำตามสัญญา ซึ่งมีหลายกลุ่ม และมีอายุที่แตกต่างกัน ดังนั้น การทำงานในบางครั้ง จึงมีความคิดที่แตกต่างกัน ซึ่งสืบเนื่องมาจากวัฒนธรรมเดิม ที่บุคลากรได้ปฏิบัติอยู่ ซึ่งถ้ามีการเปลี่ยนแปลง ก็จะมีความรู้สึกต่อต้าน ไม่ต้องการให้เปลี่ยนแปลง เพราะการเปลี่ยนแปลงในบางครั้ง นั่นหมายถึง การสูญเสียอำนาจของตนเอง แต่ถ้าตัดเรื่องนี้ออกไปได้ ทุกคนมีความพร้อมใจกันที่จะร่วมมือกันพัฒนามหาวิทยาลัยไปในทิศทางเดียวกัน ผู้เขียนเชื่อว่า มหาวิทยาลัยจะเป็นมหาวิทยาลัยที่ยอดเยี่ยมที่สุดมหาวิทยาลัยหนึ่ง (เนื่องจากเป็นมหาวิทยาลัยที่เกิดใหม่) และมีขนาดเล็ก เมื่อเทียบกับมหาวิทยาลัยบางมหาวิทยาลัย บางครั้งกลุ่มคนก็ยังไม่สามารถลดอัตตาของตนเองลงได้ เนื่องจากการคิดเชิงระบบยังไม่ค่อยบรรลุผล แต่ถ้าทำได้ จะทำให้มหาวิทยาลัยสามารถขับเคลื่อนไปได้อย่างเต็มภาคภูมิ ในความที่มีหลากหลายกลุ่ม จึงทำให้มีการแบ่งพวกบ้างในบางครั้งซึ่งก็ไม่ถือว่าตลอดไปเสียทีเดียว ผู้เขียนคิดว่า อาจจะเป็นเพียงแค่ช่วงเปลี่ยนผ่านนี้ ที่ทำให้เกิดสภาพเช่นนี้ แต่ต่อไป เมื่อเวลาผ่านไป มีการคิดเชิงระบบมากขึ้น การแบ่งแยก การลดอัตตา ก็คงลดลง มีความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน เพื่อที่จะนำพามหาวิทยาลัยไปสู่โลกของการแข่งขันได้สำเร็จ...

ถ้าพูดถึงปัญหา ก็นับว่าเป็นปัญหาที่น้อยมาก...สามารถที่จะแก้ไขปัญหาได้...เป็นปัญญาที่ไม่รุนแรงมากนัก...แต่บางครั้งก็ต้องใช้เวลาในการแก้ไขปัญหานั้น...เนื่องจากปัจจุบันเป็นช่วงเวลาที่เปลี่ยนผ่านนั่นเอง...ผู้เขียนคิดว่า "สิ่งใดที่ดีอยู่แล้วก็ควรที่เราจะต้องรักษาไว้ แต่สำหรับสิ่งใดถ้าเปลี่ยนแปลงแล้วดีขึ้นกว่าเดิม เราก็ควรเปลี่ยนแปลง เพราะถ้าอยู่เหมือนเดิมแล้วไม่ดีขึ้น ก็ไม่น่าที่จะอยู่แบบเดิม ควรปรับเปลี่ยนให้ดีขึ้นกว่าเดิม"...

[ภัทรานิษฐ์]

มาเยี่ยมมาชม ตามสัญญาเมื่อสายัณค่ะ

การเปลี่ยนแปลง คือการพัฒนาค่ะ

คิดถึงค่ะ ขอให้อาจารย์สมความปรารถนาทุกประการ

cheer....

[บุษยมาศ]

สวัสดีค่ะ...ครูจิ๋ว...

ใช่ค่ะ การเปลี่ยนแปลง คือ การพัฒนาให้ดีขึ้นค่ะ ถ้าเปลี่ยนแล้วไม่ดีขึ้น เราก็ไม่ควรเปลี่ยนค่ะ...ขอบคุณที่มาเยี่ยมชมค่ะ...คิดถึงเช่นกันค่ะ...

[น้อยหน่า]

สวัสดีค่ะ

ตราบใดที่พวกเราทุกคน ไม่ว่าจะอยู่ในหน่วยงาน โรงเรียน สถานศึกษา สำนักงาน หรือสิ่งแวดล้อมในสังคม ถ้าพวกเรากล้ายอมรับในการปลี่ยนแปลง ยอมรับวัฒนธรรมต่างๆในหน่วยงาน รวมถึงการสืบทอดวัฒนธรรมที่ปฏิบัติสืบต่อกันมา วัฒนธรรมในองค์การ ก็อาจจะไม่เกิดความขัดแย้ง และที่สำคัญที่สุดก็คือ ไม่ว่าเราจะไปทำงานที่ไหน หรือแห่งหนใด เราจำเป็นอย่างยิ่งต้องเรียนรู้วัฒนธรรมที่นั่นและถือเป็นพิธีการปฏิบัติสืบเนื่องต่อไป โอเคไหม 5555

[บุษยมาศ]

สวัสดีค่ะ...คุณน้อยหน่า...

• ถ้าวัฒนธรรมองค์กรเดิม เป็นวัฒนธรรมที่ดี  เราทุกคนควรรักษาค่ะ
• แต่ถ้าวัฒนธรรมองค์กรเดิม เป็นวัฒนธรรมที่ไม่ควรเป็นตัวอย่างและประเพณีปฏิบัติที่ไม่ถูกต้อง  เราทุกคนในองค์กรควรที่จะร่วมมือกันแก้ไข ปรับปรุง เปลี่ยนแปลงให้ดีขึ้นค่ะ ไม่ควรปล่อยให้เป็นการสืบทอดที่ผิด ๆ ค่ะ...