GotoKnow
  • เข้าระบบ
  • สมัครสมาชิก
  • แผงจัดการ
  • ออกจากระบบ
GotoKnow

เปิดตัว แฟ้มภูมิปัญญา กองแผนงาน

แฟ้มภูมิปัญญานี้ จะเป็นแฟ้มที่เก็บ tacit knowledge ของเจ้าหน้าที่แต่ละคน

 

เมื่อวันประชุมภาคีราชการ 25 พค.49 ณ กรมส่งเสริมการเกษตร ... พี่ติ๊ก (พี่สร้อยทอง เตชะเสน) ได้เล่าถึงเรื่องน่ารู้ ของแฟ้มภูมิปัญญา และการจัดการความรู้ในกองแผนงานให้พวกเราในที่ประชุมฟังว่า

พี่ติ๊ก (สร้อยทอง เตชะเสน) กองแผนงาน กรมอนามัย

ที่กองแผนงาน มีภาระกิจเหมือนกับหน่วยงานต่างๆ ของกรมอนามัย ก็คือ มุ่งเป้าหมายหนึ่ง ที่ว่า เป็นยุทธศาสตร์สร้างความเข้มแข็งให้กับภาคีเครือข่าย ด้วยแนวคิดการจัดการความรู้ ซึ่งประธาน KM (คุณหมอสมศักดิ์ ชุณหรัศมิ์) และทีมงานก็ได้ขาย idea ของ Story telling ไป

แต่สำหรับกองแผนงาน หรือกองที่เป็นลักษณะกลุ่มอำนวยการ เราคิดว่า การใช้ Story telling เป็นไปได้ยาก เพราะว่างานกองแผนงานมีลักษณะงานที่ต่อเนื่องตลอดปี เช่น งานทำแผน ทำงบประมาณ นทำเทคโนโลยีสารสนเทศ ซึ่งเป็นงานประจำ และทุกคนก็ทำงานเหมือนกับมนุษย์เกาะ คือ อยู่ที่คนๆ เดียว คนหนึ่งก็จะมีชิ้นงานของตัวเอง จะน้อยมากที่จะบอกว่า ชิ้นนี้ทำร่วมกัน 2 คน 3 คน แต่ละกลุ่มงาน ของกองแผนมี สูงสุดมี 10 คน น้อยสุดคือ 2 คน และอีกอย่างของกองแผนงาน คือ งานตัวช่วย เช่น งาน กพร. งานจัดประชุมวิชาการ และอื่นๆ ก็อีกมากมายตามมา

เราก็เลยบอกว่า ... ถ้าเราจะมานั่ง Story telling น่ะ คงไม่มีเวลา จะมาทำ CoP ประสบการณ์ของคุณ กับประสบการณ์ของชั้น ก็คนละเรื่องกันเลย มันไม่เหมือนโรงพยาบาล ฉันทำเรื่องนโยบาย เรื่องแผน คุณทำงบประมาณ แล้วจะคุยกันตอนไหน ก็เลยบอกว่า... รูปแบบพวกนี้คงใช้การไม่ได้กับกองแผนงาน ประกอบกับท่านรองอธิบดี (นพ.โสภณ เมฆธน) ท่านได้นำเรื่อง Portfolio มอบให้หน่วยงานสายบริหารทำเป็นรายบุคคล เพื่อให้เป็นเครื่องมือที่จะบอกว่า คุณไปเรียนรู้อะไร คุณได้อะไรกับสิ่งที่เรียน และคุณจะทำประโยชน์อะไรกับสิ่งที่เรียน ให้บันทึกไว้ แต่ละกองก็ไปหารูปแบบแต่ละกองกันมา

ที่กองแผน คนของเราหลากหลาย บางคนจบรัฐศาสตร์ บางคนเป็นพยาบาล ย้ายมาเป็นนักวิชาการ สาธารณสุข บางคนก็จบ ปปส. มีความหลากหลาย มันก็มารวมเป็นรูปแบบเดียวกันก็ไม่ได้ เราก็เลยบอกกันว่า เราทำแฟ้มงานกันอย่างอิสระ และตั้งชื่อว่า "แฟ้มภูมิปัญญา" ซึ่งเอาคำนี้มาจาก รพ.ศิริราช เมื่อตอนที่เราไปดูงาน ... และ แฟ้มภูมิปัญญานี้ จะเป็นแฟ้มที่เก็บ tacit knowledge ของเจ้าหน้าที่แต่ละคน รายบุคคล และทุกคนจะมีแฟ้มของตัวเองหน้าตาก็จะเป็นว่า ... หน้าแรก เป็นชื่อแฟ้ม มี logo กองแผนงาน ชื่อ-สกุล ง่ายๆ โดย logo นี้ก็ออกแบบโดย เจ้าหน้าที่กองแผนงาน มีการประกวด และคัดเลือก และให้รางวัลแก่ผู้ชนะเลิศด้วย
 
ในหน้าที่ 2 ของแฟ้ม ทุกคนจะต้องมีแผนปฏิบัติงานประจำปีของตัวเอง ว่า คุณมีงานอะไรของคุณในรอบปี คุณจะทำเมื่อไร จะเป็นส่วนที่เหมือนกับเตือนใจตัวเองว่า คุณต้องควบคุมกำกับตัวเองเป็นหัวหน้าก็พอจะดึงได้ แต่ลูกน้องล่ะ เขาจะได้มีอะไรติดตัวเขาไว้ ... ในส่วนที่ 2 เป็นส่วนที่บันทึกผลความรู้ ภูมิปัญญา ตอนที่เราทำเมื่อเดือน มีค.49 ก็ยังไม่มีใครใส่ เขาก็ยังไม่เข้าใจเรื่องภูมิปัญญา ก็อธิบายความหมายกันในที่ประชุมอีกครั้ง และก็มีการประเมิน เขาก็บอกว่าเขาเขียนไม่ได้ เพราะว่างานก็ไม่เห็นมีอะไรใหม่เลย แล้วจะเอาอะไรไปลง ก็เลยเปลี่ยนใหม่ว่า บันทึกอะไรก็ได้ หนูทำอะไรก็ให้บันทึกมาเถอะ

ส่วนที่ 3 จะเป็นส่วนที่หัวหน้ากลุ่มงาน เพื่อนร่วมงาน ก็เป็นผู้ให้ข้อเสนอแนะ ตรงนี้ในส่วนของตัวเองที่ดูแล 3 กลุ่มงาน ก็ไปดูที่เขาเขียน ก็เห็นว่า เขาดึงไม่ออกว่า ความรู้ หรือประสบการณ์ของเขา ก็เลยไปต่อข้อเขียนของเขาว่า ตรงนี้ถ้าหนูขยายความขึ้นมา ก็จะสามารถบอกได้ว่า เป็นประสบการณ์ส่วนตัวที่หนูที่หนูได้ เช่น ไปประชุมมา และที่ประชุมมีหัวข้อเรื่องอย่างนี้ อย่างนี้ จบ เราก็บอกต่อว่า ไอ้หัวข้อเรื่องนั้นน่ะ มันเกี่ยวกับงานของหนูตรงไหน หนูฟังแล้วได้อะไรมา และจะกลับมาทำอะไรต่อ ... ไปประชุม เรื่อง จะแผนปฏิบัติการของกระทรวงฯ ก็เลยบอกว่า หนูบอกต่อมาเลยว่า แผนปฏิบัติการนั้นหน้าตาเป็นยังไง มันต่างกับแผนของกองฯ ยังไง กระบวนการจัดทำเป็นยังไง แล้วหนูจะปรับปรุงตรงไหนของกองฯ

ในส่วนที่ 3 ก็มีความสำคัญไม่น้อยไปกว่าส่วนที่ 2 เพราะว่า ผอ. หรือหัวหน้ากลุ่ม จะมีประสบการณ์ มีความรู้มาก และสามารถให้ข้อเสนอแนะได้ว่า เขาควรจะเขียนอะไร ยังไง ... ส่วนตรงเพื่อนร่วมงาน จากการประเมิน เราพบว่า เขาไม่กล้า comment "จะไป comment เขาได้ยังไง" ... เราก็เปลี่ยนความคิดของเขา ว่า การ comment เป็นคุณูปการ คนที่ถูก comment ต้องขอบคุณคนที่ comment เพราะอย่าลืมว่า เราเคยแต่ว่า อ่านอะไร ไม่ถนัดที่จะเขียน แต่เราถนัดที่จะใช้ปาก ตอนนี้ก็ให้ปรับมาเป็นว่า ถ้าเราเป็นเพื่อนกันนี่นะ เราอาจจะไปเขียนว่า เขียนแล้วไม่ค่อยชัดเจน ขยายความตรงนี้หน่อย มันก็จะเป็นการพัฒนาเจ้าของแฟ้ม ตรงนี้ก็เป็นการเปลี่ยนความรู้สึกนิดหน่อย ไม่ใช่บอกว่า ไม่กล้า หรือใช้ปิยะวาจามากไป บางทีก็ไม่เห็น ตอนนี้ก็ทำให้ส่วนนี้ก็จะขาดไป ไม่ค่อยจะเขียนกัน

และตอนแรกที่ให้เขาทำกันว่า ... ตอนแรกเขียนทุกสัปดาห์ ให้เขาเอามาส่ง ทำเป็นแฟ้มให้เลย และแฟ้มที่หนาที่สุดก็คือ แฟ้มของ ผอ. และกองแผนฯ จะมีมุมสบายของแฟ้มภูมิปัญญา และที่นั่งเพื่ออ่านแฟ้ม และจะมีความรู้ไปใส่ให้ เช่น จม.ข่าว ของ สคส.

เรามีสถิติที่พบว่า 2 เดือนแรกมีการเขียน 12 คน 2 เดือนต่อมาเป็น 19 คน เท่านี้เราก็คิดว่าประสบผลสำเร็จแล้ว

เรื่องการจัดการความรู้เรื่องอื่นๆ ที่เรามีก็คือ วารสารกองแผนงาน ... ซึ่งเกิดจากความคิดของน้องๆ 3-4 คน ที่บอกว่า กองอื่นๆ เขามี ทำไมเราไม่มี อันนี้เกิดก่อนที่จะมีการทำ KM และน้องก็บอกว่า กองของเราน่าจะทำได้ ก็เลยไปขออนุญาต ผอ. ครั้งแรกทำโดยไม่ได้ใช้งบประมาณ ก็พิมพ์กันในกระดาษ A4 และพิมพ์กันเอง จัดคอลัมน์กันเอง เรียนรู้วิธีการทำกันเอง เราก็ได้เรียนรู้ และพัฒนาคนของเราในการไปหาความรู้มาใส่ ให้รู้จักวิธีการจัดหน้ากระดาษ ให้รู้จักวิธีการทำวารสารด้วยตนเอง พอเห็นทำดีขึ้นมาแล้ว ผอ. ก็เลยจัดงบประมาณให้ส่วนหนึ่ง ให้พิมพ์จากโรงพิมพ์เลย ... เพราะฉะนั้น คือ การทำอะไรไม่จำเป็นจะต้องรอให้ผู้บริหารสนับสนุน มันต้องเป็น 2 ทาง คือ เราต้องลงมือทำก่อน และทำให้เกิดความมั่นใจว่า ทำสิ่งนั้นแล้วจะเกิดประโยชน์ และทำไป หลังจากนั้นผู้ใหญ่เข้าไปอ่านก็จะให้เอง เพราะว่าผู้บริหารก็คือคนคนหนึ่ง เขาก็ต้องมีความรู้สึกว่า สิ่งนั้นๆ ดี แล้วเขาจึงจะสนับสนุน

เรายังมี เรื่อง บอร์ด ซึ่งกลุ่มวิเทศสัมพันธ์ ที่มีทักษะภาษาอังกฤษ และเป็นเรื่องของงานที่ต้องอาศัย ทักษะที่ต้องฝึกฝน เราก็เลยบอกเขาว่า ปีนี้เป็นปีฉลองสิริราชสมบัติ ก็ทำโครงการเรียนภาษาอังกฤษจากโครงการพระราชดำริมาเลย และก็ให้เขาไปทำ และเราพยายามให้คนที่ไม่ค่อยจะทำงานมาทำ ตรงนี้จึงเป็นจุดที่ต้องติวเข้มกันเลย ในแต่ละ shot แต่ว่า ก็เป็นว่าไม่ต้องใช้นักเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ที่ไหน ติดกันเอง ใช้ความรู้กันเอง ใช้ความรู้จากที่คนขับรถคนก่อน ชื่อ เบิ้ม (ปัจจุบันเสียชีวิตแล้ว) ซึ่งเขาชอบทำเรื่องการตคิดบอร์ด มาทำกัน เช่น ติดยังไงให้มันนูนออกมา และติดให้มันโค้งทำยังไง ก็ช่วยกัน และเสร็จแล้วเขาก็ทำออกมาได้ และก็ดูดี

เรื่องสุดท้ายคือ เวปไซต์ เราจะมีเมนูต่างๆในเวปไซต์ ซึ่งทำขึ้นเพื่อพัฒนาคน ไม่ใช่ทำเพราะว่าใครมีเวปก็มีเวป เรามีคอลัมน์คลังความรู้ ซึ่งก็ได้ข้อมูลจากวิเทศสัมพันธ์ ที่ไป search ของ Berkley ของ Harward ของอะไรก็ได้ที่เป็น Tools of Medicine เช่น เรื่อง Public Health และเอาบทความของเขามาลงในคลังความรู้ และก็มีมุมสบาย เพื่อให้เจ้าหน้าที่ทุกคนขึ้นไป post ได้ เพราะฉะนั้น เจ้าหน้าที่ทุกคน รวมทั้งคนขับรถจะมี password อยากจะใส่อะไร ก็ใส่ได้ และเขาก็จะมีความรู้เองว่า ข้อความไหนควรไม่ควร และเราก็จะมี admin คอยดูแล

เราใช้วิธีการสร้างบรรยากาศตรงนี้คือ ให้เขามีส่วนร่วมกับเราในทุกๆ ครั้ง ไม่ใช่นักวิชาการเท่านั้น แต่รวมถึงพนักงานขับรถยนต์ด้วย เราสร้างบรรยากาศให้เขาตระหนัก ทุกคนเป็นข้าราชการ มีสิทธิทำ KM เราถึงแม้จะได้ชื่อว่ามีคณะทำงาน KM ตัวเองเป็น CKO ก็พยายามสลายให้ทุกคนมาทำเหมือนกันหมด มันก็จะเกิดการทำร่วมกัน ตัวเองก็จะ post มากเลย แต่ว่าผลจากการประเมินยังไม่เกิดมากนัก

นี่ก็คือ ภาพของการจัดการความรู้ในกองแผนงาน กรมอนามัยนะคะ ด้วยภาพเด่นของกิจกรรมจัดการความรู้นั้นก็คือ แฟ้มภูมิปัญญา


ในวันนี้ เราได้รับการ Add value โดย อ.วิจารณ์ โดยอาจารย์จับภาพของการทำกิจกรรมนี้ได้ว่า ... เป้าหมายหลักของการทำแฟ้มภูมิปัญญานั้น ไม่ใช่เพื่อที่จะเอาความรู้จะมาจัดเก็บ ไม่ใช่เพื่อน้ำ ไม่ใช่เพื่อตุ่ม ... แต่เพื่อคนรักน้ำ คนที่มีน้ำ ก็คือคนที่ทำงาน ที่มีประสบการณ์ เพราะฉะนั้นเท่ากับใช้แฟ้มภูมิปัญญาเป็นอุบาย เป็นเครื่องมือ สำหรับที่จะไปทำให้คนที่ทำงานเกิดความภูมิใจในตัวเอง ได้เห็น ได้ตระหนักในความรู้ และเป็นความรู้ที่ให้คุณค่า คือ ความรู้ที่ได้จากการทำงาน

และฟังที่จากพี่ติ๊กเล่า จะเห็นว่า จะเห็นตัววิธีการที่จะชักจูงผู้คนให้เข้ามาร่วมกระบวนการ ... เราทำอันนั้น อันนี้ ... ต้องคิดแบบนั้น แบบนี้ และนี่ก็คือสิ่งที่แฝงอยู่ภายในเจตนาทั้งหลาย ... นั่นคือ สาระที่แท้จริงของการจัดการความรู้ และเป็นสาระที่ซ่อนอยู่ในการที่ผู้บริหารคนหนึ่ง ทำให้คนมาทำกระบวนการร่วมกันด้วย

 

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย 

หมายเลขบันทึก: 31132
เขียน:
แก้ไข:
อ่าน:
สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ

ความเห็น (0)