Getting Things Done
วันนี้ พี่สมศรี นวรัตน์(พี่เปิ้น)ขอนำเรียน + ขอแลกเปลี่ยนเรียนรู้กับเพื่อน ๆชาว Blog ในเนื้อหาในหนังสือชื่อ Getting Things Done: GTD = The Art of Stress-Free Productivity ผู้แต่งคือ David Allen (DA) วันนี้ขอพูดถึงโครงสร้างของGetting Things Done(GTD) พี่เปิ้นคิดว่าเนื้อหาในบทนี้ จะเป็น กุญแจนำไปสู่ความสำเร็จของการทำ GTD คือ ทำให้ต้องมั่นใจว่าทุก Input ที่ผ่าน 5 ขั้นตอนนี้เป็นกุญแจนำไปสู่ความสำเร็จประกอบด้วย
1.รวบรวมทุก Input ไว้ในที่เดียวกันทั้งหมด
2.คิดว่า Input นี้คืออะไร? ต้องทำอะไร == > งานถึงจะสำเร็จได้
3.จัดการ(Management) == > ทำเลย
4.ทบทวน(Revive)ว่าต้องทำอะไรก่อน
5.ทำสิ่งนั้นทันที(Do)
David Allen ชี้ให้เห็นว่า ==> คนส่วนใหญ่มักเกิดความผิดพลาด ในการเอา GTD ไปใช้ โดยพวกเขาพยายามที่จะทำ ทั้ง 5 ขั้นตอนภายในเวลาเดียวกัน ทำให้เสียความเป็นระบบไป (System)
ขั้นตอนแรกคือ การรวบรวม สิ่งที่จะทำในชีวิตของเรา ซึ่งก็มีสิ่งที่ต้องทำมากมายซึ่ง ==> David Allen ได้แนะนำให้ลด Input ให้เหลือน้อยที่สุด เท่าที่จะทำได้ อย่างเช่นระบบของ David Allen จะแบ่งออกเป็น 2 Inboxes ได้แก่
1.Physical (กระดาษโน้ต)
2.e-mail ซึ่งทั้ง 2 อันนี้ เขาจะใช้ในขั้นตอนรวบรวม(Collect)
ขั้นตอนรวบรวมมีองค์ประกอบที่สำคัญ 3 อย่าง คือ
1) ทุกInputต้องถูกรวบรวมและเอาออกจากสมองตนเอง ซึ่งจุดนี้สำคัญกับคนที่จำอะไรมาก ๆไม่ค่อยได้ (พี่สมศรี นวรัตน์..ก็เป็นคะ) ยิ่งขั้นตอนนี้ใช้เวลา มากเท่าไหร่ ขั้นตอนที่เหลือก็ต้องใช้เวลามากไปด้วย
2) ดังนั้นจึงจำเป็นต้องลด Inbox ให้เหลือน้อยที่สุด
3) โดยที่เราจะต้องCleanสิ่งที่มีใน Inbox ของเราให้ว่างทุกวัน
หลังจากรวบรวม Input หมดแล้ว เราสามารถเริ่มขั้นตอนการคิด ซึ่งเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดได้เลย โดยคำถามแรก ที่เราจะถามทุก Input คือ “มันเป็นสิ่งที่สามารถทำได้หรือไม่” ถ้าคำตอบคือไม่.... เรามีทางเลือกได้ 3 ทางคือ
1. สิ่งนั้นคือขยะ ให้ทิ้งมันไป
2. เรายังไม่ทำตอนนี้ แต่อาจจะทำในอนาคต เก็บสิ่งนั้นไว้ใน Someday/ Maybe List
3. สิ่งนั้นคือข้อมูล ที่เราอาจจะต้องใช้สิ่งนั้น เก็บไว้เป็นReference
แต่ถ้าสิ่งนั้นเป็นสิ่งที่สามารถทำได้ เราจะต้องตัดสินใจว่า
1. สิ่งนั้นคือ Project ที่เรากำลังทำอยู่
2. Next Action(NA)ที่เราต้องทำ
David Allen ให้ความหมายของ“Projects”ไว้ว่างานอะไรก็ตามทีต้องมีการกระทำมากกว่า1 อย่าง เพื่อให้งานนั้นสำเร็จ (อย่าเอาไปปนกับความหมายของ Project ที่เราใช้กัน) อย่างเช่น เราจะซื้อคอมเครื่องใหม่ ขั้นแรก เราก็ต้องคิดก่อนว่าจะซื้อมาทำอะไร? แล้วจึงกำหนด Spec (Specification) ออกมา หลังจากนั้นจึงกำหนดงบประมาณ เดินดูราคาของแต่ละร้าน เปรียบเทียบว่าร้านไหนคุ้มค่าที่สุด จึงซื้อ จะเห็นว่ามันมีถึง 5 ขั้นตอน (Step) เราจึงให้มันเป็น Project
Next ActionคือStep ของสิ่งที่จะต้องทำเพื่อที่จะให้งานสำเร็จ คล้ายกับการเล่นดนตรี ==>ที่ค่อย ๆเล่นผ่านจากห้องหนึ่ง ==> ไปยังอีกห้องหนึ่ง เพื่อให้เพลงเล่นและจบได้อย่างสมบูรณ์ ถ้าเรากระโดดข้ามห้องไป จะทำให้เพลงเสียไป ถ้าเรากระโดดข้ามActionไป งานก็อาจจะไม่สำเร็จได้เช่นเดียวกัน เราจึงจำเป็นต้อง
1.ทำสิ่งนั้นทันที่เลย ถ้างานนั้นทำให้เสร็จได้ภายใน 2 นาที
2.เป็นงานที่ต้องวานให้คนอื่นทำ ถ้างานนั้นไม่ใช่งานที่เราสามารถทำเองได้
3.เก็บไว้ก่อนถ้างานนั้นเป็นงานที่เราสามารถทำเองได้ แต่ต้องใช้เวลามากกว่า 2 นาที เก็บมันไว้ใน Next Action Lists หลังจากผ่านขั้นตอนการคิดงานหรือAction ทุกอันจะต้องถูกจัดให้อยู่ที่ใดที่ 1 ใน 8 ที่ดังนี้
1. Trash หรือถังขยะ สำหรับสิ่งที่เป็นขยะ
2. Someday/Maybe List สำหรับงานที่เรายังไม่ทำตอนนี้แต่อาจจะทำในอนาคต
3. Reference File สำหรับเก็บข้อมูล ที่อาจจำเป็นต่อการทำงานของเราเช่น รายชื่อลูกค้า สลิปบัตรเครดิต เราอาจใช้ระบบอะไรก็ได้ มาจัดเก็บข้อมูลตรงนี้ แต่ที่สำคัญเราต้องเข้าถึงข้อมูลพวกนี้ ได้เร็วที่สุด เวลาต้องการ
4. Projects List สำหรับเก็บรายละเอียดงานที่มีAction มากกว่า 1 อย่างซึ่งส่วนนี้ เราควรจะ Reviewอย่างสม่ำเสมอและบางงาน อาจจะต้องมีข้อมูลที่ต้องใช้ประกอบการทำงานนั้น เราจึงอาจเก็บข้อมูลเหล่านั้น ไว้ในนี้เพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายกว่า Reference File
5. Next Action List สำหรับเก็บงานที่เราจะทำทันที เมื่อทำได้ แบ่งย่อยออกเป็น Context
6. Waiting for List สำหรับเก็บงานที่เรา วานให้คนอื่นทำให้ ซึ่งเราควรติดต่อกับคนเหล่านั้นเป็นระยะ ๆเพื่อUp- Dateสถานะของงาน
7. Do It งานที่ใช้เวลาในการทำน้อยกว่า 2 นาทีให้ทำตอนนั้นเลย
8. Calendarสำหรับเก็บงานที่มีวันหรือเวลาแน่นอนในการทำ ส่วนงานที่ไม่มีวัน/เวลาแน่นอนในการทำควรเก็บไว้ Next Action List
เมื่อเราจัดการเรียบร้อยแล้ว งานต่อไปคือ การทำมันให้เสร็จ หลังจากทำงานเสร็จ เราควรReviewที่ทำ แล้วปรับปรุง(Improment)ให้เหมาะสมกับชีวิตของเรา David Allen แนะนำว่า เราควรReviewทุกงานที่ทำ อย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง ซึ่งสิ่งนี้เป็นสิ่งที่ยากที่สุด ในการนำ GTDไปใช้ เพราะการ Review เราต้องไล่ดูทุกงานใน 8 ขั้นตอน ที่ดูว่ามันอยู่ถูกที่หรือไม่ ถ้าไม่ก็ย้ายไปยังที่ ๆเหมาะสมหรืองานไหนที่ทำเสร็จแล้ว ก็เอาออกไปจากระบบ 5 ขั้นตอนนี้ เป็นสิ่งที่สำคัญมากในการใช้ GTD ให้ประสบความสำเร็จ การข้ามบางขั้นตอนไป อาจไม่ทำให้ระบบเสียแต่การละเลยหรือพยายามทำทั้ง 5 ขั้นตอนให้เสร็จพร้อมกัน ภายในทีเดียว อาจทำให้ระบบและชีวิตของเราพังลงได้นะคะ
พี่สมศรี นวรัตน์(พี่เปิ้น) เขียนเล่าถึงบทความยาวหน่อยนะคะ หวังว่าเรื่อง Getting Things Done จะเป็นไปตามที่เขาว่าคือ = => The Art of Stress-Free Productivity และเป็นประโยชน์กับผู้อ่าน Blog นะคะ
รูปถ่ายกับเพื่อนจากประเทศภูฎาน วันประชุมวิชาการที่ UN -ICPD วันที่ 14-15 กันยายน 2552 ประเทศภูฎานเป็นประเทศที่ใช้ GNH เป็นดัชนีชี้วัดความเป็นอยู่(ความสุข/Happiness)ของประชาชนในชาติ แต่บ้านเราใช้GDP&GNP เศรฐกิจแบบนี้/น้ำมันก็แพงมากๆๆๆ===> มีความสุขกันหรือเปล่าละคะ ===> ก็ไม่เห็นรัฐบาลไทย??? จะถามถึงเรื่องHappiness พวกเราประชาชนเลยนะคะ
ขอขอบคุณอีกครั้งนะคะที่อ่านบทความนี้
สมศรี นวรัตน์ รพ.บ้านลาด จ.เพชรบุรี
Tel. 081-9435033
ความเห็น (1)
คนประเทศภูฎานใช้GNHเป็นตัววัดความสุขมวลรวมของประเทศ ซึ่งความสุขนั้น ใคร ๆก็ต้องการนะคะ
