10 เรื่องที่ควรรู้ในการทำงานสิ่งพิมพ์ (ตอนที่ 2)

 “เนื้อหาเหรอ... ยังไม่เสร็จหรอก แต่ก็ให้เขาไปวางเลย์เอ้าท์มาให้ดูก่อนก็ได้ ทำเนื้อหาไป วางเลย์ไปก็ได้ ไม่มีปัญหา...”

ไม่ต้องรีบร้อนกันขนาดนั้นหรอกค่ะ ผู้เขียนขอแนะนำว่า น่าจะทำงานให้เสร็จกันไปเป็นส่วนๆ ก่อนดีกว่า อย่ารีบส่งงานที่ยังไม่เรียบร้อยมาให้วางเลย์เอ้าท์กันเลยค่ะ การทำแบบนั้น ถึงจะทำให้สำเร็จเสร็จสิ้นกันออกมาได้ก็จริงอยู่ แต่สำหรับคนทำงานอาร์ตแล้ว เขาไม่ชอบหรอกค่ะ เพราะมันทำให้งานแก้ไขไม่เสร็จสิ้นกันสักที พอจัดวางเลย์เอ้าท์ไปแล้ว เนื้อหามาใหม่ ก็มาเปลี่ยนอีก ทำให้ต้องวางกันใหม่ ทำกันไปทำกันมาอยู่อย่างนี้หลายๆ รอบ คงไม่มีใครอยากทำงานด้วยบ่อยๆ (ถ้าไม่จำเป็นจริงๆ) คำว่า “ไม่มีปัญหา” ก็คงจะมีแต่เพียงฝ่ายคนส่งงานมาไม่ครบนั่นแหละค่ะที่ไม่เจอปัญหาก็เพราะว่า เขาไม่ได้เป็นคนทำงานที่ต้องรับช่วงงานต่อมาจากคนอื่นนี่นา...

ผู้เขียนเลยพยายามจะบอกว่า สิ่งที่ควรจะเป็นในเรื่องนี้ก็คือ เราควรจัดเตรียมเนื้อหาที่ต้องการจะส่งพิมพ์ให้เรียบร้อยกันก่อนดีกว่าว่า เราจะเอาอะไรหรือไม่เอาอะไรบ้าง และควรจัดหมวดหมู่ของเนื้อหา เรียบเรียงประเด็นให้พร้อมก่อนที่จะส่งให้เขาจัดอาร์ตเวิร์คกันจะให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า

เพราะอะไรหรือคะ?

...ก็เพราะว่า งานออกแบบที่ดี คืองานที่รู้ว่า เราจะต้องตอบโจทย์งานอย่างไรให้เกิดประสิทธิภาพให้มากที่สุด เช่นว่า หนังสือเล่มนี้ต้องการจะจัดพิมพ์เพื่อเผยแพร่งานวิจัยของเรา แต่เรากลับไม่เรียบเรียงเนื้อหา หรือตัดต่อข้อความให้กระชับเข้าใจง่าย แถมยังส่งงานไปเป็นช่วงๆ ไม่ปะติดปะต่อกัน คนออกแบบที่ได้รับงานลักษณะนี้ เขาก็ไม่สามารถออกแบบให้หนังสือเล่มนั้นสามารถร้อยเรียงความคิดของคนเขียนออกมาได้หรอกค่ะ เพราะเขาก็ไม่รู้ว่าเนื้อหามีเยอะแค่ไหน จะต้องมีเผื่อคั่นบทหรือเปล่า ทั้งเล่มจะมีกี่หน้า แล้วหน้าที่เหลือจะพอกับเนื้อหาหรือไม่ การนำเสนอจะใช้กลวิธีนำเสนออย่างไร ปัญหาร้อยแปดประการเหล่านี้ ล้วนมีผลกับการออกแบบสื่อสิ่งพิมพ์ทั้งสิ้น เพราะสื่อสิ่งพิมพ์ที่ดีคือสื่อที่ออกแบบมาให้อ่านง่ายสบายตา มีการลำดับความได้เป็นอย่างดี แต่ในบางครั้งพวกเราหรือหน่วยงาน องค์กร บริษัท มักละเลยและมองข้ามสิ่งเหล่านี้ไป โดยไปมุ่งเน้นความสวยงามแต่เพียงภายนอก ผู้เขียนเพียงอยากจะบอกว่า ความสวยงามภายนอกถ้ามีก็ดี แต่เนื้อหาภายในต่างหากคือหัวใจของการทำงานหนังสือ อย่ามัวติดอยู่แต่กับรูปลักษณ์ภายนอกเลยค่ะ เพราะมันจะกลายเป็นแค่งานสวยๆ ที่ไร้สาระ

ดังนั้นสิ่งที่ผู้อ่านทุกท่านที่ต้องการทำงานสิ่งพิมพ์หรือต้องการส่งเนื้อหาไปพิมพ์หนังสือ หรือจัดพิมพ์สื่ออะไรก็ตาม ผู้เขียนขอแนะนำว่าให้เตรียมเนื้อหาให้เรียบร้อยก่อนส่งคนออกแบบนะคะ (ไม่ว่าเขาจะเป็นบริษัทรับออกแบบ โรงพิมพ์ หรือนักออกแบบเองก็ตาม)

โดยแนะนำว่าให้พิมพ์เนื้อหาใส่ในโปรแกรมเวิร์ด โดยใช้นามสกุล .doc ธรรมดาก็ได้ (แล้วเดี๋ยวคนออกแบบเขาไปจัดการงานส่วนต่อจากนั้นเอาเอง หรือจะพิมพ์จากโปรแกรม opensource ก็ไม่ว่ากัน เพียงแต่ให้ปลายทางเขาเปิดงานได้ก็พอ)

โดยขอเสริมว่า ถ้าส่งไฟล์เนื้อหาที่พิมพ์ในเวิร์ด ส่งผ่านอีเมล์ ก็ขอให้พยายามตั้งชื่อไฟล์เป็นภาษาอังกฤษนะคะ หลีกเลี่ยงการตั้งชื่อไฟล์เป็นภาษาไทย โดยเฉพาะภาษาไทยประโยคยาวๆ เช่น “งานเอกสารประชาสัมพันธ์สิ่งพิมพ์ต้นฉบับ.doc” เป็นต้น ชื่อภาษาไทยยาวๆ เหล่านี้เวลาส่งผ่านเมล์จะถูกตัดย่อเหลือประมาณ “งานเอกสารประ........doc” นี้เท่านั้นเอง ซึ่งถ้าหากว่าผู้อ่านตั้งชื่อไฟล์ลักษณะเดียวกันแต่เปลี่ยนข้อความท้ายๆ บางอย่าง คนรับข้อความจะไม่ทราบเลยค่ะว่า ไฟล์ไหนเป็นไฟล์อะไร แล้วมันแตกต่างกันอย่างไร เขาจะงงมากๆ ทางที่ดีจึงควรตั้งชื่อเป็นภาษาอังกฤษ เพราะไม่ว่าจะยาวแค่ไหน เวลาเราดาวน์โหลดไฟล์มาจากเมล์ ชื่อไฟล์มักจะมาได้ครบค่ะ อันนี้ก็ต้องเข้าใจว่า อีเมล์เขารองรับการทำงานภาษาอังกฤษมากกว่าภาษาไทย ข้อนี้ก็ขอให้ได้ลองสังเกตกันดูนะคะ เพราะเท่าที่เคยทดลอง ชื่อภาษาอังกฤษมักจะมาครบ ถึงแม้จะตั้งชื่อไฟล์ยาวก็ตาม แต่ภาษาไทยจะมาแค่ประมาณนึงแล้วตามด้วย จุด จุด จุด เสมอ

ทั้งนี้ทั้งนั้นคำแนะนำที่ว่าการส่งไฟล์ .doc ให้โรงพิมพ์ไม่ได้แปลว่า โรงพิมพ์เขาจะใช้ไฟล์ที่จัดหน้าในโปรแกรมเวิร์ดไปพิมพ์กันได้เลยนะคะ ส่วนใหญ่มักเข้าใจกันคลาดเคลื่อนนิดนึง ตรงที่ว่า ถ้าจะส่งไฟล์ที่ได้รับการจัดแต่งแล้วหรือออกแบบรูปเล่มเรียบร้อยแล้วก็ควรเป็นไฟล์ที่ได้จากโปรแกรม Microsoft Office Publisher เพราะโปรแกรมถูกออกแบบมาให้เลือกเซฟไฟล์เป็น .pdf ได้

ดังนั้นเวลาจะจัดไฟล์ที่จัดหน้าแล้วส่งโรงพิมพ์ ก็ขอให้ส่งเป็นไฟล์ .pdf ไปแทนจะดีกว่า เพราะส่วนใหญ่โรงพิมพ์จะรองรับการอ่านไฟล์แบบ Postscript แบบ PDF (ที่จัดเป็นฟอร์แมตมาตรฐานงานพิมพ์ชนิดหนึ่ง) และถ้าจัดรูปเล่มจากโปรแกรมเวิร์ดธรรมดา ยังไง้ ยังไง โรงพิมพ์เขาก็ต้องไปเรียงพิมพ์ให้ใหม่อยู่ดีละค่ะ

อย่างไรก็ตามโปรแกรมในเครือของไมโครซอฟท์ไม่ว่าจะเป็น Word หรือ Publisher ก็มีลักษณะการทำงานที่เหมาะสำหรับงานสิ่งพิมพ์ภายในสำนักงานมากกว่าที่จะเป็นการทำงานสิ่งพิมพ์สำหรับเผยแพร่ภายนอกค่ะ เนื่องด้วยคุณสมบัติหลายๆ ประการที่คงต้องชี้แจงกันยาว ไว้พูดถึงให้ฟังในคราวต่อไปดีกว่าค่ะ