ความหมายของอินทราเน็ต

hosted intranet systems

ความหมายของอินทราเน็ต

          คำจำกัดความของอินทราเน็ตนั้นสามารถกล่าวให้เข้าใจได้ง่าย ๆ คือ การที่องค์กรหนึ่งนำวิธีการใช้งานและใช้ข้อได้เปรียบของเทคโนโลยีอินเตอร์เน็ต มาใช้ภายในองค์กร โดยจำกัดขอบเขตการใช้งานส่วนใหญ่ อยู่เฉพาะภายในเครือข่ายของตนเท่านั้น

          ประวัติของอินทราเน็ต เริ่มเป็นที่รู้จักกันทั่วไปในปี พ.ศ. 2539 (1996) และได้รับความนิยมอย่างกว้างขวางเมื่อ 4 ปีที่ผ่านมา จนทำให้ดูเหมือนกับว่าการพัฒนามุ่งไปสู่การพัฒนาทางด้านเทคโนโลยีเพียงด้านเดียว ซึ่งในระยะเริ่มแรกมีระบบเครือข่ายที่มีชื่อเรียกอยู่หลายระบบ เช่น แคมปัสเน็ตเวอร์ท, โลเคอร์อินเตอร์เน็ต, เอ็นเตอร์ไพร์ทเน็ตเวอร์ท เป็นต้น แต่ที่รู้จักกันมากที่สุดคือชื่อ อินทราเน็ต และชื่อนี้ได้กลายเป็นชื่อยอดนิยมและใช้มาจนถึงปัจจุบัน  โดยเฉพาะองค์กรต่าง ๆ ในประเทศสหรัฐอเมริกา ได้เล็งเห็นอนาคตและประโยชน์ของระบบนี้ จึงได้เริ่มพัฒนาและนำระบบอินทราเน็ตเข้ามาใช้ในองค์กร ตัวอย่างเช่นบริษัท Tower Records ซึ่งเป็นบริษัทจำหน่ายซีดีเพลงในสหรัฐอเมริกา โดยที่บริษัทมีความต้องการกระจายข้อมูลจำนวนมากไปยังพนักงาน และส่วนการทำงานต่าง ๆ เช่น รายชื่อเพลงใหม่ของบริษัท, กำหนดการแสดงต่างๆ รวมทั้งราคาขายสินค้า บริษัทจึงใช้อินทราเน็ตในการกระจายข้อมูล ทดแทนระบบเดิมซึ่งใช้โปรแกรม GroupWare เป็นต้น นอกจากนี้ยังมีบริษัทต่าง ๆ ใช้ระบบอินทราเน็ตเพื่อส่งข่าวสารการออกแบบ, ข่าวสารและงานประชาสัมพันธ์ของบริษัท ทำให้องค์กรสามารถลดปริมาณการใช้กระดาษลงได้เป็นอย่างมาก โดยมีการอ้างอิงตัวเลขว่าในปี พ.ศ. 2538 (1995) มี อินเตอร์เน็ต Web Site ทั่วโลกถึงสามหมื่นแห่ง แต่มี Web Site ของอินทราเน็ต มากกว่าถึง 4 เท่าหรือ 120,000 แห่ง ซึ่งทำให้เห็นภาพได้อย่างชัดเจนว่า อินทราเน็ต แพร่หลายมากเพียงใด

 

ระบบอินทราเน็ต (Intranet)

          ด้วยความสามารถและการพัฒนาการอย่างรวดเร็วของระบบอินเตอร์เน็ต (Internet) ทำให้ปัจจุบันมีผู้นิยมหันมาออกแบบและจัดทำโปรแกรมเพื่อการใช้งานในระบบธุรกิจผ่านทางอินเตอร์เน็ตหรือเว็บไซต์ โดยข้อดีของการพัฒนาเหล่านี้คือ ระบบต่าง ๆ สามารถใช้งานได้อย่างง่ายดาย สะดวก รวดเร็ว และประหยัดค่าใช้จ่ายในการที่ต้องจัดซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปต่างๆ ซึ่งมีราคาสูง อีกทั้งการออกแบบระบบดังกล่าวจะเป็นการออกแบบประยุกต์ให้โปรแกรมสามารถรองรับระบบการทำงานปัจจุบัน ซึ่งจะแตกต่างจากระบบโปรแกรมสำเร็จรูปที่จะต้องปรับบุคคลากรเข้าหาโปรแกรม

ตัวอย่างระบบเครื่องมือของระบบอินทราเน็ต (Intranet) สำหรับองค์กร ต่างๆโดยทั่วไป

 

☻ระบบการอนุมัติการทำงาน ระบบการอนุมัติใบลา  ขาด มาทำงานสาย ของพนักงานพร้อมทั้งรูปแบบการแสดงผลรายงาน  ประจำวัน เดือน ปีให้ท่านทราบ รวมถึงระบบรายงานการประเมินผลของพนักงาน

☻ระบบบริหารงานสั่งซื้อ การเปรียบเทียบข้อมูลของสินค้า ราคา และคู่ค้าก่อนการสั่งซื้อ

☻ระบบบริหารงานการใช้ห้องประชุม โปรแกรมจองห้องประชุม การใช้อุปกรณ์ห้องสัมมนา

☻ระบบปฏิทินกิจกรรมรวมของบริษัท หรือแยกระบบปฏิทินกิจกรรมของแต่ละแผนก หรือฝ่ายตามต้องการ

☻ข้อมูลส่วนตัวของพนักงานในระบบ การสร้างระบบปฏิทินส่วนตัว ระบบการเตือนงาน การจ่ายงานไปยังบุคคลหรือแผนกที่เกี่ยวข้อง หรือจากหัวหน้างานสู่พนักงานในแผนกหรือฝ่าย

☻ระบบบริการเอกสารส่วนกลาง ซึ่งจะรองรับการเข้ามาขอใช้บริการของพนักงานแต่ละคน แต่ละแผนก

☻การให้บริการด้านข่าวสาร การประชาสัมพันธ์ผ่านทางระบบ Intranet การออกแบบระบบจดหมายเวียน เพื่อเป็นการประชาสัมพันธ์ข้อมูลข่าวสารให้ทราบโดยทั่วถึงกันทั้งบริษัท หรือเฉพาะกลุ่มหรือฝ่ายที่ต้องการ

☻ความสามารถในการปรับเปลี่ยนรหัสผ่านของผู้ใช้เอง การกำหนดกิจกรรม การวางแผนงานส่วนตัว ระบบการบันทึกกิจกรรม ระบบการฝากข้อความแบบสั้น หรือรายละเอียดงานต่างๆ สมุดรายนาม โทรศัพท์ หรือระบบการจัดเก็บฐานข้อมูลของลูกค้า ความสามารถในการนำข้อมูลลูกค้าออกไปใช้งานในด้านต่างๆ เช่น Fax Blast, Mail Blast, Mailing List

☻ระบบห้องสนทนา (Chat Room) หรือ WEB Board สำหรับการพูดคุยตอบโต้ สนทนา สอบถามปัญหาต่าง ๆ

 

 

การประยุกต์ใช้อินทราเน็ต (Applications of Intranet)

          บริษัทต่างๆใช้เทคโนโลยีอินทราเน็ตเพื่อการสืบค้นข้อมูล, เก็บประวัติส่วนตัวของลูกค้า และเชื่อมต่อไปยังอินเทอร์เน็ต ดังนั้นจึงสามารถจำแนกการประยุกต์ใช้อินทราเน็ตออกเป็น

1.            เป็นเครื่องมือในการสนับสนุนการสื่อสารและความร่วมมือภายในองค์กร โดยการส่งและรับไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ไปรษณีย์เสียง โทรศัพท์ติดตามตัว และโทรสาร เพื่อติดต่อกับบุคคลอื่นภายในองค์กรและภายนอกผ่านอินเทอร์เน็ตและเอ็กซ์ทราเน็ต นอกจากนี้ยังสามารถใช้คุณสมบัติของกรุ๊ปแวร์อินทราเน็ตในการปรับปรุงความร่วมมือของทีมและโครงการ เช่น กลุ่มหรือชุมชนสนทนา ห้องพูดคุย และการประชุมทางวีดีทัศน์และเสียง เป็นต้น

2.            ใช้ในการดำเนินธุรกิจและการบริหารจัดการ (Business Operations and Management) ซึ่งอินทราเน็ตถูกใช้เป็นฐานงาน (Platform) สำหรับการพัฒนา และนำมาใช้กับโปรแกรมประยุกต์ธุรกิจเพื่อสนับสนุนการดำเนินธุรกิจและการตัดสินใจด้านการจัดการระหว่างองค์กร เช่น การประมวลผลการสั่งซื้อ การควบคุมสินค้าคงคลัง การจัดการการขาย และระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร ซึ่งสามารถนำมาใช้บนอินทราเน็ต

จากกรณีศึกษาของบริษัท Sun Microsystems ผู้เป็นหนึ่งในผู้บุกเบิกการใช้อินทราเน็ตในปี 1994 มีโฮมเพจและโปรแกรมประยุกต์หลายๆโปรแกรมบนเว็บไซท์ SunWeb ซึ่งเป็นเว็บไซท์ขนาดมหึมาด้วยจำนวนแม่ข่ายเว็บอินทราเน็ตมากกว่า 3,000 แม่ข่ายสำหรับพนักงาน 20,000 คน ทำหน้าที่ในการสนับสนุนลูกค้าที่สถานีปลายทางและแม่ข่ายกว่า 100 ประเทศ SunWeb ช่วยประหยัดต้นทุนเป็นจำนวนมากเมื่อเทียบกับการจัดพิมพ์สารสนเทศบนกระดาษและสื่ออื่นๆ ความง่ายและความเร็วในการแบ่งปันสารสนเทศสื่อประสมบนแม่ข่ายเว็บ ทำให้ได้ผลิตผลมากขึ้นและมีความสร้างสรรค์ในงานและโครงการของเขาเหล่านั้น จากอินทราเน็ตของ Sun ทำให้เกิดความคิดในการประยุกต์โปรแกรมให้พนักงานสามารถนำมาใช้บนอินทราเน็ต ดังนี้

1.            การเรียกดูได้ 3 ระดับ คือ การเรียกดูระดับองค์กร (Organizational View) การเรียกดูตามหน้าที่ (Functional View) ของบริษัท ( องค์กร ฝ่ายบุคคล ฝ่ายขาย ฝ่ายการตลาด เป็นต้น) และการเรียกดูตามภูมิศาสตร์ (Geographical View)

2.            การดูสิ่งใหม่ ๆ เพื่อแจ้งข้อมูลการแถลงข่าวที่เกิดขึ้นของบริษัท รายงานทางเสียงแบบออนไลน์ และอื่นๆ

3.            เพื่อส่งเสริมการตลาดและการขาย ซึ่งประกอบด้วยฐานข้อมูลการตลาดและการขาย สารสนเทศเทียบเคียง เครื่องมือด้านการตลาด สารสนเทศองค์กร และสารสนเทศเบื้องต้นเพื่อช่วยงานพนักงานขายและพนักงานตลาด

4.            เป็นสารบัญแฟ้มผลิตภัณฑ์ (Product Catalog) ประกอบด้วยสารสนเทศสื่อประสมของผลิตภัณฑ์ Sun สำหรับการอ้างอิงทั่วไป เพื่อประหยัดต้นทุนงานสิ่งพิมพ์

5.            เป็นสารสนเทศทางวิศวกรรม  ข้อมูลการเชื่อมไปยังเครื่องมือซอฟต์แวร์ทั้งหมดที่เรียกใช้ได้บนเครื่องแม่ข่ายท้องถิ่นของแต่ละคน ด้วยเอกสารแบบออนไลน์ สำหรับข้อมูลการฝึกอบรม วิธีที่ได้รับบริการ และวิธีการได้รับลิขสิทธิ์

6.            เพื่อเป็นข้อมูลด้านทรัพยากรมนุษย์และสิทธิประโยชน์ โดยรวบรวมสารสนเทศเกี่ยวกับผลประโยชน์ของพนักงาน คู่มือผู้จัดการ ชุดเครื่องมือสำหรับนักพัฒนาและข้อมูลการว่าจ้างแรงงานขององค์กร

7.            เป็นห้องสมุดและการศึกษา โดยสร้างหลักสูตรการฝึกอบรมภายในและภายนอกของบริษัท ซึ่งเชื่อมกับห้องสมุดของบริษัทเพื่อเข้าถึงการบริการงานวิจัยและทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อลดต้นทุนการอบรมและพัฒนา

8.            เพื่อเป็นข้อมูลสำหรับการเดินทาง โดยอธิบายถึงวิธีการเตรียมการอนุมัติค่าใช้จ่ายในการเดินทาง จัดหาคำแนะนำการเดินทางไปยังต่างประเทศ เชื่อมกับโฮมเพจของความปลอดภัยระหว่างประเทศ แสดงอัตราการแลกเปลี่ยนเงินตรา และสารสนเทศเกี่ยวกับระบบการขนส่ง

 

เชื่อมโยงความรู้ความร่วมมือด้วยอินทราเน็ต

ปัจจุบันข้อมูลข่าวสาร เป็นปัจจัยสำคัญในการประกอบธุรกิจทุกประเภท มีผู้กล่าวว่าผู้ครอบครองข้อมูลที่ดีกว่า จะเป็นผู้ได้เปรียบในการแข่งขันและจะเป็นผู้ชนะในการต่อสู้ในที่สุด ดังนั้นจึงมีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศ ซึ่งเป็นวิชาที่ว่าด้วยการนำข้อมูลมาประมวลผล, วิเคราะห์ และจัดการให้เป็นประโยชน์ในการใช้งาน โดยอาศัยเทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์มาช่วยในการทำงานด้าน การเก็บข้อมูลและประมวลผล โดยเฉพาะองค์กรที่มีขนาดใหญ่ ย่อมมีขัอมูลจำนวนมากมาย ดังนั้นการใช้เทคโนโลยีและโปรแกรมที่ใช้เก็บข้อมูลมักมีความหลากหลาย ทำให้ผู้ใช้งานต้องเกิดปัญหาและอุปสรรคในการทำงานเป็นอย่างมาก ดังนั้นเทคโนโลยีในสมัยใหม่ จึงมีแนวโน้มจะช่วยแก้ปัญหาต่าง ๆ โดยเฉพาะการแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารภายใน เพื่อให้เกิดการรับรู้ทั่วทั้งองค์กร จึงได้มีความพยายามพัฒนาเทคโนโลยีด้านอินทราเน็ตมาประยุกต์ใช้ในองค์กรมากขึ้น

 

ข้อดีของระบบอินทราเน็ต (Intranet)

           ระบบอินทราเน็ต (Intranet)เป็นเครื่องมือทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศที่ใช้โดยแพร่หลายในองค์กรทั้งภาครัฐ และเอกชน มีข้อดีดังนี้
           ☺ช่วยลดขั้นตอนในการทำงานของพนักงาน และลดเรื่องเอกสารต่าง ๆ ในการทำงาน สามารถควบคุมงานให้มีประสิทธิภาพ และตรวจสอบประสิทธิภาพในการทำงานได้ตรงตามความต้องการ

           ☺ช่วยให้ควบคุมและบริหารงานของแต่ละหน่วยงานต่างๆ ได้ง่ายขึ้น รวมถึงทราบความเคลื่อนไหวทั้งหมดในการทำงานของบริษัท หรือแผนกนั้นๆ

           ☺ใช้ตรวจสอบประสิทธิภาพ และคุณภาพของการทำงาน และการปฏิบัติงานในแต่ละแผนก หรือแต่ละหน่วยงาน แต่ละเครื่อง แต่ละคนได้ตามต้องการ

           ☺บุคลากรในบริษัท สามารถเรียนรู้การใช้งานได้ง่ายเนื่องจากการออกแบบระบบ Intranet จะเป็นการออกแบบโปรแกรมให้รองรับการทำงานของผู้ใช้ ซึ่งจะสร้างความแตกต่างจากโปรแกรมสำเร็จรูปโดยทั่วไปที่จะต้องทำการปรับพนักงานให้เข้าไปเรียนรู้โปรแกรมดังกล่าว

           ☺ผู้บริหารสามารถเข้าทำการตรวจสอบและดูรายงานต่างๆ ได้ตามต้องการ โดยผ่านทาง web browser ได้ทุกที่ ทุกเวลา

           ☺ลดค่าใช้จ่ายในการที่ต้องจัดซื้อลิขสิทธิ์โปรแกรมสำเร็จรูปต่างๆ ตามจำนวนผู้ใช้งานจริง

 

 

 link ที่เกี่ยวข้อง

                   http://mfatix.com/home/node/ 51