การพัฒนา

การพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงาน
               กระแสการวัดคนที่ผลงานเริ่มแรงขึ้นทุกขณะ  หน่วยงานภาครัฐก็เริ่มนำเอาแนวคิดนี้มาใช้มากขึ้น  ปัญหาจึงอยู่ที่ว่าเราจะต้องปรับตัวอย่างไรจึงจะไม่พลาดตกจากกระแส   การพัฒนาจะมีน้อยหรือไม่มีเลย  เรามักจะปล่อยชีวิตไปเรื่อย ๆสบาย ๆ การแข่งขันนี้มิได้หมายความเพียงแต่การแข่งกับผู้อื่น แต่รวมถึงการแข่งขันกับตัวเอง แข่งขันกับเวลา หรือแข่งขันกับสถิติ   ตลอดเวลา ต้องมีการพัฒนาปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานอย่างต่อเนื่อง ถ้าเรามีสิ่งนี้อยู่ในตัวเองแล้ว อย่าไปกลัวเรื่องการตกงาน อย่าไปกลัวเรื่องความไม่ก้าวหน้าในอาชีพ  ขอแนะนำเทคนิค  5  ข้อดังนี้

1. ตั้งเป้าหมายในการพัฒนางาน
              การทำงานในแต่ละช่วงเวลาต้องมีการกำหนดเป้าหมายให้ชัดเจนว่าเราต้องการจะไปถึง ณ จุดใด เช่น ปีนี้เราต้องเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ได้อย่างน้อยร้อยละ   20
2. คิดและทำอย่างเป็นระบบ
              วิธีการง่าย ๆในการพัฒนาระบบงานคือ ลองกำหนดว่างานแต่ละงานต้องทำอะไรบ้าง ทำไปทำไม กิจกรรมไหนเป็นกิจกรรมหลัก กิจกรรมไหนเป็นกิจกรรมรอง แล้วรองลากเส้นเชื่อมความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมต่าง ๆดูว่าเป็นอย่างไร อะไรเป็นหัวใจสำคัญของงานนั้น ๆ อะไรเป็นจุดที่ต้องระมัดระวังเป็นพิเศษ จุดเริ่มต้นอยู่ที่ไหน จุดสิ้นสุดอยู่ที่ไหน สิ่งที่องค์กรต้องการจากงานนั้น ๆคืออะไร แล้วให้ลองเขียนเป็นคู่มือวิธีการในการปฏิบัติงานเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อนำไปปฏิบัติดู ถ้าติดขัดตรงไหนก็ให้แก้ไขที่คู่มือ นำไปใช้จนเกิดเป็นนิสัยไม่ใช้ทำงานแบบอาศัย “กึ๋นและเก๋า” เพียงอย่างเดียว หรืออาศัยประสบการณ์เดิมเพียงอย่างเดียว แต่ต้องอาศัย “ระบบ” ให้มากยิ่งขึ้น
3. จัดลำดับความสำคัญของงานก่อนลงมือทำ
              เวลาในการทำงานที่เราสูญเสียไปส่วนมากมักจะเสียไปกับการจัดลำดับในการทำงานไม่มีประสิทธิภาพ ปัญหานี้สามารถแก้ได้โดยการจัดลำดับความสำคัญของงาน โดยพิจารณาจากปัจจัย 2 อย่างคือ “ความสำคัญ” และ “ความเร่งด่วน” งานไหนสำคัญมากเร่งด่วนมากทำก่อน งานไหนสำคัญมากเร่งด่วนน้อย อาจจะมอบหมายให้ลูกน้องมือดีทำไปก่อน งานไหนสำคัญน้อยแต่เร่งด่วนมาก มอบหมายให้ลูกน้องที่ทำงานเร็วไปทำ หรือถ้าเราไม่มีลูกน้องก็รีบๆทำให้เสร็จไปก่อนในเวลาอันสั้นไม่ต้องไปพิถีพิถันมันมากนัก (เพราะสำคัญน้อย) ถ้างานไหนสำคัญก็น้อยและไม่เร่งด่วนให้พิจารณาดูว่าตัดออกไปได้บ้างหรือไม่ไม่ต้องทำ ไม่ต้องรับเข้ามา ถ้าต้องทำก็ให้จดบันทึกไว้ก่อน มีเวลาแล้วค่อยมานั่งเคลียร์ทีเดียว เช่น หลังเลิกงาน หรือวันที่มีงานน้อยๆ
4. วางแผนนาน ๆทำงานน้อย ๆ
                 ใครก็ตามที่ไม่ชอบวางแผนในการทำงาน คิดว่างานนั้นเคยทำมาแล้ว งานนั้นไม่ยาก ระวังคุณจะติดกับดักของ “หลุมพรางการสร้างนิสัยที่ไม่ดี” เมื่อติดแล้วคุณจะแกะออกลำบากเหมือนติดกาวตราช้างเลยนะ ขอแนะนำว่าเราควรใช้เวลาในการวางแผนงาน (ไม่ว่างานเก่าหรืองานใหม่) ให้มาก ๆ คิดให้รอบคอบ คิดหลาย ๆมุมหลายแนวทาง หลายทางออก และหลากหลายทางเลือก เปรียบเทียบข้อดีข้อเสียของแต่ละทางเลือก เพื่อให้มั่นใจว่าเราจะไม่ต้องมานั่งเสียดายในภายหลัง ถ้าเราวางแผนการทำงานที่ดีแล้ว เมื่อลงมือปฏิบัติจะใช้เวลาน้อยลง ประสิทธิภาพของงานจะเพิ่มขึ้น
5. วันนี้ต้องดีกว่าเมื่อวาน พรุ่งนี้ต้องดีกว่าวันนี้
                การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานที่ดีไม่จำเป็นต้องมีการปรับปรุงงานที่ใหญ่โต เปลี่ยนแปลงทั้งระบบ แต่ต้องมีการทบทวนกระบวนการและวิธีการทำงานเป็นระยะๆ เช่น ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน ว่าการทำงานในเรื่องนั้น ๆ ยังไม่ข้อบกพร่อง มีปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆกันบ่อยตรงไหนบ้าง หรือถ้าไม่มีปัญหาให้คิดว่าทำอย่างไรงานในแต่ละอย่างจึงจะทำให้เร็วขึ้น ผิดน้อยลง ใช้ทรัพยากรน้อยลงได้บ้าง การปรับปรุงแบบค่อยเป็นค่อยไปนี้เราอาจจะไม่เห็นผลทันตาทันที แต่จะส่งผลในการทำงานระยะยาว

              สรุป การพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงานไม่ใช่เรื่องยาก แต่ยากที่จะเริ่มลงมือคิดลงมือทำมากกว่า และถ้าใครยังไม่มีแรงจูงใจในการพัฒนางาน มัวแต่คิดว่าทำไปก็เท่านั้น ผลงานเท่าเดิม หัวหน้าไม่เห็นความสำคัญ ฯลฯ ขอแนะนำให้คิดเสียใหม่ว่าทุกครั้งที่เราพัฒนางานเหมือนกับการที่เรายืมงาน    อุปกรณ์    เวลา    และเครื่องมือต่างๆขององค์กรมาใช้ในการฝึกสมองของเราแบบที่เราไม่ต้องลงทุนอะไรเลย สำหรับผลงานที่ออกมาเป็นเพียง “ผลพลอยได้” เท่านั้น  ขอแนะนำ ถ้าเราพัฒนาตัวเองแล้ว เราจะเปลี่ยนงานได้ง่ายขึ้น ได้งานที่ดีขึ้น มีเงินเดือนมากขึ้น ลูกเราจะได้ดูเราเป็นตัวอย่าง “ศักยภาพอันยิ่งใหญ่ ไม่ต้องไปแสวงหาจากที่ไหน มันซ่อนอยู่ในใจของตัวเราเอง”  ผลตอบแทนสูงสุดที่เราได้จากการพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงาน ไม่ได้อยู่ที่ผลงานของเราหรือผลงานของหัวหน้า ขององค์กร แต่อยู่ที่ศักยภาพของสมองของเรามีการพัฒนามากขึ้น  มากกว่า

 

ที่มา:http://www.peoplevalue.co.th            

Create Date : 12 มีนาคม 2552