การจดรายงานการประชุม
สวัสดีครับ การประชุมเป็นที่สำคัญที่ทุกหน่วยงานให้ความสำคัญ หลาย ๆ ท่านคงมีปัญหาในการพิมพ์รายงานการประชุม วันนี้จะขอนำเสนอวิธีการพิมพ์รายงานการประชุมเพื่อเป็นแนวทางเดียวกันครับ
รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน รายงานการประชุมนี้จัดเป็นหนังสือราชการ ชนิดที่ 6 ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ คือ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ดังนั้น การจัดทำรายงานการประชุมต้องจัดทำถูกต้องตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าการงานสารบรรณ พ.ศ. 2526
จุดมุ่งหมายของการจดรายงานการประชุม
1. เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานอ้างอิง
2. เพื่อยืนยันการปฏิบัติงาน
3. เพื่อแสดงกิจการที่ดำเนินมาแล้ว
4. เพื่อแจ้งผลการประชุมให้บุคคลที่เกี่ยวข้องทราบและปฏิบัติต่อไป
ลักษณะของการจดรายงานการประชุม มี 3 ลักษณะ คือ
1. จดอย่างละเอียดทุกคำพูดของผู้มาประชุม พร้อมมติที่ประชุม วิธีนี้ต้องใช้วิธีการบันทึกเสียงประกอบด้วย เพื่อป้องกันการจดไม่ทัน และไว้ตรวจสอบ
2. จดย่อคำพูดหรือเรื่องที่เป็นประเด็นสำคัญอันเป็นเหตุผลนำไปสู่มติของที่ประชุมพร้อมด้วยมติ
3. จดแต่เหตุผลกับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุม
รายงานการประชุม ตามระเบียบ ข้อที่ 25 รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน ให้จัดทำตามแบบที่ 11 ดังตัวอย่าง
การพิมพ์รายละเอียดของรายงานการประชุม
1. “รายงานการประชุม” ให้ลงชื่อคณะที่ประชุมหรือชื่อการประชุมนั้น
2. “ครั้งที่” ให้ลงครั้งที่ประชุม
3. “เมื่อ” ให้ลงวัน เดือน ปีที่ประชุม
4. “ณ” ให้ลงสถานที่การประชุม
5. “ผู้มาประชุม” ให้ลงชื่อและตำตำแหน่งของผู้ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งมาประชุมในกรณีที่มีมีผู้อื่นมาประชุมแทนให้ลงชื่อผู้มาประชุมแทน และลงว่ามาประชุมแทนผู้ใดหรือตำแหน่งใด
6. “ผู้ไม่มาประชุม” ให้ลงชื่อและตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งขาดประชุมพร้อมทั้งเหตุผล (ถ้ามี)
7. “ผู้เข้าร่วมประชุม” ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งมีส่วนเกี่ยวข้องและได้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี)
8. “เริ่มประชุมเวลา” ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม
9. “ข้อความ” โดยเริ่มต้นด้วยประธานกล่าวเปิดประชุมและเรื่องที่ประชุม มติหรือข้อสรุปที่ประชุมในแต่ละเรื่อง
10. “เลิกประชุม” ให้ลงเวลาที่เลิกประชุม
11. “ผู้จดรายงานการประชุม” ให้ลงชื่อผู้จดบันทึกการประชุม
เอกสารอ้างอิง
สุภรณ์
ประดับแก้ว. (2545). งานสารบรรณฉบับสมบูรณ์.
กรุงเทพฯ. องค์การค้าคุรุสภา.
อุดร ชื่นกลิ่นธูป. (2526). หลักเกณฑ์และวิธีการทำหนังสือราชการ. กรุงเทพฯ. ศึกษาพร จำกัด.
สวัสดีครับขจิต ฝอยทอง
คืนก่อนเข้ามาแล้ว เห็นดึกไปเลยไม่ได้ตอบ กลัวเจอะกระปุกค่ะ เรื่องนี้ต้องขอบคุณมือนกฮูกที่เขียนรายงานการประชุม(ไม่เอาไหน...^^อุ๊บส์) ใช่ไหมค่ะ
สดร้อนเช่นกัน ฝีมือน้องใหม่ ไปดูเว็บ PRCORNER หน้านี้ค่ะ
สวัสดีครับพี่ดาวลูกไก่ ชื่นชมยินดี
สวัสดัครับคุณmena
สวัสดีครับคุณevergreen
พอดีเซิชเข้ามาอ่านค่ะ อยากเป็นเลขานุการ ทราบว่าต้องทำบันทึกการประชุมด้วย เลยอยากเข้ามาอ่านสาระเกี่ยวกับเรื่องนี้ ฟังดูแล้วก็กลัวๆอยู่เหมือนกัน เดี๋ยวนี้เค้าให้จดบบสองภาษาด้วย ไม่รู้ว่าจะทำได้มั้ยหนออ
สวัสดีค่ะคุณวัชรา
มีหน้าที่ต้องจดประชุมคณะกรรมการต่างๆ บ่อยค่ะ แต่ก็จดตามที่เคยทำมา บันทึกนี้ทำให้เห็นประโยชน์ของการจดอย่างมีโครงสร้างการจดการประชุมที่ดีค่ะ
ขอบคุณมากค่ะ
(^___^)
สวัสดีค่ะ คุณวัชรา
ยอดเยี่ยมเลยค่ะ ครูตาก้อเป็นคนหนึ่งที่ต้องทำหน้าที่บันทึกการประชุมเป็นประจำทำถูก ๆ ผิด ๆ แหละค่ะ อ่านแล้วครูตาได้แนวทางที่ถูกต้องค่ะ ขอบคุณมากนะคะ
สวัสดีค่ะ
สวัสดีค่ะ คุณวัชรา
หนูเป็นคนที่ไม่ชอบจดรายงานการประชุมเอาเสียเลย แต่ตอนนี้ต้องจำใจทำ ก็เลยต้องขอคำแนะนำในการบันทึกว่าต้องทำอย่างไร(ตามขั้นตอน) ถึงจะได้รายงานที่ออกมาอย่างสมบูรณ์ขอบคุณค่ะ
มีประโยชน์มากครับ พอดีประธานหมู่บ้านให้ผมหาแบบการการประชุมก็ได้จากเวปนี้ละครับ
และขณะเดียวกันบริษัท โรงงานใด ขาดแคลนแรงงานก็เมล์มาได้นะครับยินดีช่วยครับ หรือใครจะท่องเที่ยวพม่าก็ยินดีให้ความช่วยเหลือครับ เพราะผมคือคนไทยที่พูดพม่าได้ แบบ พม่าไม่เชื่อว่า เป็นคนไทยครับ อ็อคิดลงทุนหรือเปิดตลาดพม่าก็ยินดีรับใช้นะครับ