การจดรายงานการประชุม  

          สวัสดีครับ การประชุมเป็นที่สำคัญที่ทุกหน่วยงานให้ความสำคัญ หลาย ๆ ท่านคงมีปัญหาในการพิมพ์รายงานการประชุม วันนี้จะขอนำเสนอวิธีการพิมพ์รายงานการประชุมเพื่อเป็นแนวทางเดียวกันครับ

          รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน รายงานการประชุมนี้จัดเป็นหนังสือราชการ ชนิดที่ 6 ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ คือ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ดังนั้น การจัดทำรายงานการประชุมต้องจัดทำถูกต้องตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าการงานสารบรรณ พ.ศ. 2526  

          จุดมุ่งหมายของการจดรายงานการประชุม

1.    เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานอ้างอิง

2.    เพื่อยืนยันการปฏิบัติงาน

3.    เพื่อแสดงกิจการที่ดำเนินมาแล้ว

4.    เพื่อแจ้งผลการประชุมให้บุคคลที่เกี่ยวข้องทราบและปฏิบัติต่อไป

ลักษณะของการจดรายงานการประชุม มี 3 ลักษณะ คือ

1.    จดอย่างละเอียดทุกคำพูดของผู้มาประชุม พร้อมมติที่ประชุม วิธีนี้ต้องใช้วิธีการบันทึกเสียงประกอบด้วย เพื่อป้องกันการจดไม่ทัน และไว้ตรวจสอบ

2.    จดย่อคำพูดหรือเรื่องที่เป็นประเด็นสำคัญอันเป็นเหตุผลนำไปสู่มติของที่ประชุมพร้อมด้วยมติ

3.    จดแต่เหตุผลกับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุม

        รายงานการประชุม  ตามระเบียบ ข้อที่  25 รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม  ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน  ให้จัดทำตามแบบที่  11 ดังตัวอย่าง

การพิมพ์รายละเอียดของรายงานการประชุม

1.    รายงานการประชุมให้ลงชื่อคณะที่ประชุมหรือชื่อการประชุมนั้น

2.    ครั้งที่  ให้ลงครั้งที่ประชุม

3.    เมื่อ  ให้ลงวัน เดือน ปีที่ประชุม

4.    ให้ลงสถานที่การประชุม

5.    ผู้มาประชุม  ให้ลงชื่อและตำตำแหน่งของผู้ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งมาประชุมในกรณีที่มีมีผู้อื่นมาประชุมแทนให้ลงชื่อผู้มาประชุมแทน  และลงว่ามาประชุมแทนผู้ใดหรือตำแหน่งใด

6.    ผู้ไม่มาประชุมให้ลงชื่อและตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งขาดประชุมพร้อมทั้งเหตุผล (ถ้ามี)

7.    ผู้เข้าร่วมประชุมให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งมีส่วนเกี่ยวข้องและได้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี)

8.    เริ่มประชุมเวลาให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม

9.    ข้อความโดยเริ่มต้นด้วยประธานกล่าวเปิดประชุมและเรื่องที่ประชุม มติหรือข้อสรุปที่ประชุมในแต่ละเรื่อง

10. เลิกประชุมให้ลงเวลาที่เลิกประชุม

11.  ผู้จดรายงานการประชุมให้ลงชื่อผู้จดบันทึกการประชุม   

เอกสารอ้างอิง
        สุภรณ์  ประดับแก้ว.  (2545).  งานสารบรรณฉบับสมบูรณ์.  กรุงเทพฯ.  องค์การค้าคุรุสภา.

          อุดร ชื่นกลิ่นธูป. (2526). หลักเกณฑ์และวิธีการทำหนังสือราชการ. กรุงเทพฯ. ศึกษาพร จำกัด.