"ชุมชนสารบรรณ" จะยั่งยืนได้อย่างไร? อยากได้อะไรจาก "ชุมชนสารบรรณ"?

          จากการประชุมกลุ่ม CoP "ชุมชนสารบรรณ" ครั้งที่ 1/2549 เมื่อวันที่ 1 พ.ค. '49 ณ ห้องบรรยาย 1 คณะนิติศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ มีผู้เข้าร่วมประชุมจำนวน 112 คน ในช่วงท้ายของการประชุมมีการแบ่งกลุ่มได้ 10 กลุ่ม โดยมีวิทยากรกลุ่ม 10 คน

           ผลการนำเสนอกลุ่ม CoP ซึ่งกำหนดหัวข้อคือ

  •   ท่านคิดว่า "ชุมชนสารบรรณ" จะยั่งยืนได้อย่างไร

  •  ท่านอยากได้อะไรจาก "ชุมชนสารบรรณ"

ประเด็นที่สำคัญและน่าสนใจมีหลายประเด็น  จึงขอหยิบยกมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ให้ทราบ ดังนี้

“ชุมชนสารบรรณ” จะยั่งยื่นได้อย่างไร

  1. สร้างแรงจูงใจ
  2. มีการพบปะกันเป็นระยะ ๆ หรืออย่างสม่ำเสมอ อาจจะเป็นแบบ F2F หรือทาง IT และเอกสาร
  3. ได้รับการสนองตอบในสิ่งที่อยากรู้
  4. มีทีมงานที่เข้มแข็ง
  5. ต้องมีผู้ถ่ายทอดความรู้งานสารบรรณ/ระเบียบงานสารบรรณ และอ้างอิงได้
  6. มีการพบปะ/ประชุม อย่างน้อย 2 เดือน/ครั้ง
  7. กระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้จะต้องมีทั้งผู้ให้และผู้รับ ซึ่งอาจจะเป็นหัวข้อ/ประเด็นที่สนใจหรือไม่ก็ตาม
  8. ทุกคนมีส่วนร่วมในการเสนอประเด็น/หัวข้อ
  9. มีการถ่ายทอดความรู้งานสารบรรณให้กับคนรุ่นใหม่
  10. การพบปะแบบพบหน้ากันไม่ควรใช้เวลามากนัก (ครึ่งวัน)
  11. มีการประเมินผลชุมชนเพื่อนำมาปรับปรุงแก้ไขให้ดีขึ้น
  12. ใช้เทคโนโลยีเข้าช่วย
  13. เป็นที่ปรึกษาในกรณีที่เกิดปัญหาในการทำงาน
  14. ต้องมีกิจกรรมร่วมกัน
  15. มีไมตรีจิตต่อกัน
  16. ต้องการให้มีมาตรฐานในแนวทางเดียวกัน
  17. อยากให้ CoP ผลักดันให้เห็นความสำคัญของงานสารบรรณ
  18. จัดอบรมบุคลากรใหม่เกี่ยวกับงานสารบรรณ
  19. สร้างวัฒนธรรมการเขียนอย่างต่อเนื่อง โดยมีการติดต่อสื่อสารอย่างสม่ำเสมอ
  20. กำหนดเวลาการสื่อสารกันของกลุ่มในหนึ่งสัปดาห์ อาจเข้าไปคุยกันสักหนึ่งครั้ง
  21. มีผู้นำที่ทำหน้าที่งานสารบรรณโดยตรง
  22. ส่งเสริมความสัมพันธ์ในกลุ่มอย่างต่อเนื่อง
  23. สมาชิกมีความรู้ในเรื่องการสื่อสารที่หลากหลาย
  24. มีการติดต่อสื่อสารเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูล/ประสบการณ์/ข้อเสนอแนะต่าง ๆ อย่างน้อยสัปดาห์ละ 1 ครั้ง ทาง E-Mail
  25. มีการผลักดันให้คณะ/หน่วยงานสนับสนุนให้บุคลากรเข้าร่วมโครงการ
  26. ผู้ประสานงานมีการกระตุ้นคุณกิจทั้งหลาย เพื่อให้มีการขับเคลื่อนชุมชนสารบรรณให้มีความกระตือรือร้นตลอดเวลา

ท่านอยากได้อะไรจากการรวมกลุ่ม “ชุมชนสารบรรณ”

  1. อยากได้ความต่อเนื่องในการทำงานจากชุมชน
  2. อยากได้ความก้าวหน้า การพัฒนางานจากชุมชน
  3. อยากได้ความคิดเห็นของแต่ละคนเพื่อปรับปรุงงานสารบรรณให้ดีขึ้น
  4. จัดแนวปฏิบัติให้เป็นแบบเดียวกันหรือแนวทางเดียวกัน
  5. เทคนิคการทำงาน ข้อเสนอแนะจากผู้มีประสบการณ์มากกว่า
  6. เครื่องมือในการทำงานที่เป็นมาตรฐานแบบเดียวกัน
  7. มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ประสบการณ์ในการทำงานเป็นระยะ ๆ
  8. อยากถ่ายทอดความรู้ในเรื่องที่เรารู้ให้คนอื่นได้รับทราบ
  9. อยากได้รับข้อมูล ข่าวสาร เกี่ยวกับงานสารบรรณ
  10. เทคนิค วิธีการจัดเก็บเอกสารของแต่ละคณะ/หน่วยงาน ว่ามีวิธีการอย่างไร
  11. อยากให้มีฐานข้อมูลระบบสารบรรณ
  12. อยากแชร์ความรู้ในสิ่งที่เรารู้ให้คนอื่นได้รับรู้
  13. อยากมีที่สำหรับให้ความรู้ในเรื่องการจัดพิมพ์หนังสือราชการชนิดต่าง ๆ สามารถแนะนำผู้เข้าทำงานใหม่ได้เข้าไปศึกษา โดยไม่ต้องอธิบาย เพราะอาจจะแนะนำไม่ถูกต้อง
  14. อยากรับรู้ประสบการณ์จากผู้อื่นเผื่อว่าเราจะต่อยอดความรู้นั้นได้
  15. อยากได้คำตอบสุดท้ายที่ถูกต้องในการทำงาน
  16. อยากได้รับการช่วยเหลือซึ่งกันและกัน
  17. มีศูนย์รวมข้อมูลที่สามารถค้นหาข้อมูลได้
  18. มีเทคโนโลยีใหม่ ๆ
  19. สร้างบล็อกของตัวเอง
  20. อยากรู้ความหมายของคำว่า “CoP” และ “งานสารบรรณกลาง”
  21. ยกระดับความรู้ให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน
  22. มีการพัฒนางาน พัฒนาตน และพัฒนาองค์กร
  23. อยากได้ข่าวสารโดยรวดเร็ว
  24. ลดความผิดพลาดในการส่งเอกสาร
  25. มีที่ปรึกษาในการทำงาน
  26. ต้องการรู้จักเพื่อนร่วมสายงานเดียวกัน ทำให้การประสานงานเกิดความคล่องตัว
  27. มีเคล็ดลับและเทคนิคในการปฏิบัติงานอย่างมีคุณภาพ

        จากการสังเกตการของคุณประสาน บรรยากาศในช่วงแบ่งกลุ่ม ทุกคนจะมีความมุ่งมั่น

ตั้งใจ เป็นอย่างมาก โดยใช้เวลาไม่ถึงหนึ่งชั่วโมง ผลสรุปก็ออกมาอย่างที่ปรากฏ เป็นที่ปลื้มใจ

ทั้งผู้ให้และผู้รับ รวมทั้งวิทยากรกลุ่มที่ให้คำปรึกษา/ข้อเสนอแนะ พร้อมทั้งกระตุ้นให้เกิดความ

กระตื้อรือร้นที่อยากให้ "ชุมชนสารบรรณ" เกิด เติบโต เข้มแข็ง และยั่งยืนต่อไป..สวัสดีค่ะ