ความจริงที่ไล่ล่าตอนที่ 2 นี้จะขอกล่าวถึงการเตรียมความพร้อมของทีมงานก่อนรับการประเมิน
การเตรียมความพร้อมก่อนถูกประเมิน หรือเพื่อรับการประเมิน ในช่วงระยะเมื่อ 2-3 ปีที่ต่อเนื่องกันมา ในหน่วยงานภาครัฐ ก็จะต้องรับการประเมิน จาก กพร. และบริษัททรีส แต่ส่วนใหญ่ก็จะเป็นการนำเสนอผลประเมินตนเอง ซึ่งเป็นระบบที่ให้หน่วยงานราชการได้ทำการประเมินผลงานของตนเอง เพื่อให้เกิดการตื่นตัวของบุคลากรในระดับหน่วยงาน ได้รับรู้รับทราบว่าผลงานของงานองค์กร/หน่วยงานเราอยู่ในระดับใด และมีเป้าหมายในการพัฒนาแก้ไขอย่างไรนั่นเอง ทั้งนี้จะต้องมีการกำหนดตัวชี้วัดที่ชัดเจนว่าจะให้วัดอะไร พร้อมการกำหนดเกณฑ์การให้คะแนนไว้ว่าแต่ละระดับกำหนดคะแนนไว้เท่าไร ตั้งแต่ระดับ 1-ระดับ 5
ทั้งนี้การบริหารงานองค์กรจะต้องรับทราบผลการปฏิบัติงานตามตัวชี้วัดที่กำหนด หรือผ่านการรับรองจาก กพร.แล้วของแต่ละปีงบประมาณ รวมทั้งเป็นข้อยืนยันว่าเป็นคำรับรองของการปฏิบัติราชการนั่นเอง โดยทีมการประเมินจาก กพร.และบริษัททรีส ก็จะออกมาติดตามในรอบ 6 เดือน และ รอบ 12 เดือน
ในปีงบประมาณ 2552 นี้ผมได้มีโอกาสไปตอบข้อซักถามของกพร.และบริษัททรีส เมื่อวันที่ 11 กุมภาพันธ์ 2552 ณ.ห้องซุ้มกอ ศาลากลางจังหวัด ข้อสังเกตุจากการติดตามผลการดำเนินงานตามตัวชี้วัดทั้งระดับหน่วยงาน(จังหวัด) และระดับกลุ่มจังหวัด ทำให้มีมุมมองสะท้อนความคิดมีดังนี้
ประการที่1. การดำเนินงานตามตัวชี้วัดที่มีการลงนามในข้อตกลงตามคำรับรองในการปฏิบัติราชการ จะต้องระบุผู้รับผิดชอบหลัก เพื่อที่จะต้องดำเนินงานทั้งกระบวนการและเนื้อหาที่จะต้องไปดำเนินการในระดับหน่วยงาน บางครั้งทางจังหวัดก็จะมอบหมายให้หัวหน้าส่วนราชการที่เกี่ยวข้องกับตัวชี้วัดรับไปดำเนินการนั่นเอง แต่ในภาพรวมแล้วเฉพาะตัวชี้วัดใน PMQA ก็จะต้องวัดระดับจังหวัดแต่ถึงอย่างไรก็ตาม ทีม กพร.และบริษัททรีสก็จะดำเนินการประเมินในระดับภาพรวมจังหวัด อาจจะรวมไปถึงหน่วยงานเป้าหมาย 8 หน่วยงานหลัก โดยทีมงานก็ต้องไปช่วยกันตอบคำซักถามพร้อมนำเสนอผลงานพร้อมกัน
ประการที่ 2 การให้ความสำคัญกับประเด็นคำถามซึ่ง มีข้อสำคัญของประเด็นคำถาม ที่มักจะถูกถามมีดังนี้
คำถามที่1. มักจะมีการถามถึงการจัดทำแผนปฏิบัติงานว่ามีการจัดทำแผนไว้หรือไม่ พร้อมได้ขอดูเอกสารหลักฐานเชิงประจักษ์
คำถามที่ 2. ผลการดำเนินงานหรือผลลัพธ์ตามโครงการหรือตามตัวชี้วัด เป็นอย่างไร พร้อมได้ขอดูเอกสารหลักฐานเชิงประจักษ์
คำถามที่ 3. ปัญหาอุปสรรคของการดำเนินงานที่พบมีอะไรบ้างและหน่วยงานโดยหัวหน้าส่วนราชการได้ดำเนินการแก้ไขอย่างไร พร้อมขอดูเอกสารประกอบเชิงประจักษ์
ประการที่ 3. การเตรียมความพร้อมของหน่วยงาน
สำหรับหน่วยงานราชการที่หัวหน้าหน่วยงานมีความพร้อม มาตั้งแต่ต้นหรือให้ความสำคัญ ก็มักจะมีการเตรียมเอกสารเป็นรูปเล่ม พร้อมที่จะนำเสนอผลการดำเนินตามคำถามข้อที่ 1-3 ดังกล่าวข้างต้น โดยไม่ต้องกลัวเสียหน้าในการถูกซักถาม เพราะว่าได้เตรียมความพร้อมสำหรับที่จะตอบตามเป็นคำถามแต่ละคำถามเพื่อให้ตอบตามตัวชี้วัดได้ พร้อมได้จัดทีมงานไว้สำหรับตอบคำถาม จำนวน 4-5 คน เพราะการดำเนินงานตามตัวชี้วัดทำคนเดียวไม่ได้จะต้องมีคณะทำงานหรือตั้งทีมทำงานร่วมกัน แต่ก็ตรงกันข้ามหากมีหน่วยงานบางหน่วย หัวหน้าหน่วยงานได้ให้ความสำคัญน้อย จะส่งผลต่อการตอบคำถามอย่างแน่นอน บางครั้งก็พึ่งได้รับมอบหมายในช่วงระยะอันสั้นก่อนวันติดตาม การจัดเตรียมเอกสารเชิงประจักษ์ก็จะเตรียมไม่ทัน ส่งผลต่อการให้คะแนนของคณะกรรมการที่ติดตาม อย่างแน่นอน บางหน่วยงานทำผลงานไม่ได้ตามเป้าหมาย ก็อาจจะส่งผลการให้คะแนนตามตัวชี้วัดทั้งจังหวัดลดลงเสียคะแนน หรือเรียกง่ายๆว่า หากตัวชี้วัดของเราไม่ผ่านตามเกณฑ์ก็จะฉุดคะแนนของคนอื่นๆลงมากทีเดียว โดยเฉพาะตัวชี้วัดของกลุ่มจังหวัด ก็จะถูกตำหนิในที่ประชุมใหญ่ จะจะทำให้เสียหน้าไปก็มีเช่นกัน
ประการที่ 4.การใช้หลักฐานการบันทึกงานเชิงประจักษ์
การบันทึกงานหรือเรียกกันง่ายๆว่าการบันทึกผลงาน แต่เดิมตั้งแต่ปี2543 ทีมงานการจัดการเรียนรู้ของสำนักงานเกษตรจังหวัดกำแพงเพชร เราได้พูดป็นเสียงเดียวกันว่า เมื่อก่อนเราบอกว่าทำแล้วนำมาเขียน และจงเขียนอย่างที่ทำ ผลงานเล่านั้นเราทำรวมเป็นรูปเล่ม แต่ในปัจจุบันเรายังทำไว้อยู่ถือปฏิบัติกันมาอย่างต่อเนื่อง ซึ่งเห็นผลชัดเจนต่อบุคคลในทีมที่มีการกระโดดข้ามหลุมดำไปนานแล้ว แต่ก็จะเป็นอุปสรรคต่อบุคคลในองค์กร ส่วนใหญ่จะบันทึกงานไว้ในหัว เวลาจะไปตอบคำถามเขา ก็จะไปด้วยตัว โดยไม่มีเอกสารใดๆติดตัวไป บางครั้งหากเวลากระชั้นชิดจริงๆตั้งตัวไม่ทันก็อาจจะหลีกการไปตอบคำถาม เพียงแต่เห็นชอบมอบต่อ นั่นเอง
ประการที่ 5 การเตรียมตัวเตรียมใจ
แต่หากเราได้ฝึกทักษะในการเขียนเรียบเรียงผลงาน เตรียมความพร้อมไว้แต่ต้นก็จะไม่มีปัญหาอะไร ดีเสียด้วยซ้ำไปที่จะได้มีโอกาสแลกเปลี่ยนเรียนรู้กับทีมที่มาติดตามความก้าวหน้าของการดำเนินงานตามตัวชี้วัด บางครั้งเราอาจจะคิดนอกกรอบ และสร้างองค์ความรู้ที่เกิดขึ้นมาใหม่พร้อมที่จะแลกเปลี่ยนกับคนอื่นบ้าง บางท่านอาจจะยึดติดกับประสบการณ์เดิมจนเกินไปเกิดสนิมที่เกาะมาก ไม่ยอมรับฟังความคิดเห็นของคนอื่นเสียเลย ใช้ความคิดของตนเองเป็นที่ตั้ง ตรงกับคำว่าน้ำล้นแก้วนั่นเอง แล้วก็อย่าถามหาการเรียนรู้ขององค์กรจะไปสู่ Learning OrganiZation ได้อย่างไรกัน.......
