(4) การพิมพ์หนังสือราชการภายใน

หนังสือราชการภายใน คือ หนังสือที่ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ (ใช้แบบมีเส้นบรรทัดหรือแบบไม่มีเส้นบรรทัด) โดยมีรายละเอียดดังนี้

1. ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ โดยมีรายละเอียดพอสมควร เช่น สำนักงานเลขานุการ ฝ่ายบริการทรัพยากรสารนิเทศกลาง เป็นต้น

2. ที่ ให้ลงเลขรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่องทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง เช่น ที่ ศธ 9463 (6).1.1/

3. วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ เช่น 30 มกราคม 2552 การพิมพ์วัน เดือน ปี ของหนังสือราชการภายในจะพิมพ์เป็นตัวย่อได้ เช่น 30 ม.ค. 52

4. เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่องโดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม

5. คำขึ้นต้น ใช้ตามฐานะของผู้รับหนังสือ นิยมใช้คำว่า “เรียน”

6. ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ ในกรณีที่มีการอ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันหรือมีสิ่งที่ส่งมาด้วยให้ระบุไว้ในข้อนี้

7. ลงชื่อและตำแหน่ง ให้เว้น 2 บรรทัดจากบรรทัดสุดท้ายของข้อความ เริ่มต้นพิมพ์จาก กึ่งกลางหน้ากระดาษ พิมพ์ชื่อและนามสกุลไว้ในวงเล็บ สำหรับตำแหน่งขึ้นบรรทัดใหม่ 1 ระยะบรรทัดและพิมพ์วางศูนย์กับชื่อและนามสกุลที่อยู่ในวงเล็บนั้น

ตัวอย่างแบบหนังสือราชการภายใน