เมื่อปีที่แล้ว  สคส.  ได้เชิญ "คุณอำนวย" ที่มีประสบการณ์   คือ ผู้ที่ทำหน้าที่นี้มาบ้างแล้ว   ได้มาร่วมประชุมกันที่  ศูนย์ฝึกอบรมบ้านผู้หว่าน  อ.สามพราน จ.นครปฐม   เมื่อวันที่ 2-3 มิถุนายน 48   ครั้งนั้น   มีทั้ง "คุณอำนวย" จากหน่วยงาน  และ "คุณอำนวย" จากภาคประชาสังคม   

การพูดคุยในครั้งนั้น  ได้แบ่งเป็นประเด็นใหญ่ๆ  3  ช่วง  ได้แก่  1) กระบวนการเอื้ออำนวย Facilitation Process 2) ทักษะของ "คุณอำนวย" Facilitator Skills  และ 3) ระบบหรือโครงสร้างการจัดการความรู้   KM System/Structure

ก่อนที่จะมี "วเทีคุณอำนวย" ครั้งที่ 2  ในวันที่ 17-18 เมษายน 49  นี้   จึงขอหยิบ "ขุมความรู้เก่า"  มาให้ดูทบทวนกันก่อนนะครับ  เป็นการเรียกน้ำย่อยก่อนวันเปิดเวที     ซึ่งอันที่จริงก่อนที่จะมาเป็นขุมความรู้เหล่านี้นั้น  มีขั้นตอนการเล่าเรื่องที่มีรายละเอียดมากกว่านี้   แต่ในครั้งนั้น  การบันทึกเรื่องเล่าได้บันทึกผ่าน VCD  ซึ่งต้องเอามาตัดต่อและใช้เวลามากในการดำเนินการ  ประกอบกับ สคส. มีคนน้อยและไม่มี specialist ด้านนี้  จึงทำให้เรื่องเล่าที่บันทึกเอาไว้นั้นค้างเป็น VCD หลายๆแผ่นที่ยังไม่ได้ตัดต่อ       จึงเป็นบทเรียนให้กับเราว่า  ครั้งนี้ต้องหาวิธีการที่เก็บเรื่องเล่าอย่างไรให้ง่าย และเร็วที่สุดในระยะเวลาอันสั้น  ลดภาระงานให้มากที่สุด    พอได้ไอเดียจากทีมงานครับ  ครั้งนี้เราจัดไม่ใหญ่  เป็นเวทีเล็กๆ   จึงจะใช้วิธีการบันทึกเสียงเรื่องเล่า   และเก็บไฟล์เสียง  เอามาแปลงเป็นไฟล์ MP3  ที่ทุกคนสามารถเอาไปเปิดฟังได้ภายหลัง     ส่วนการสกัดขุมความรู้นั้น  ก็ยังจำเป็นต้องมี   แต่ครานี้จะลงลึกไปในเนื้อ competence ทั้ง 10 ประการ   โดยคุณลิขิตครั้งนี้   จะขอแนะนำตัวในวันเปิดเวทีก้อแล้วกัน

ลองมาดูขุมความรู้จากครั้งแรกกันดีกว่าครับ  ว่าจากเวทีครั้งนั้น  กลุ่มคุณอำนวยได้ตกผลึกอะไรเอาไว้บ้าง

Facilitation Process

ก่อนทำ

1. หาหัวปลา, วัตถุประสงค์, ต้องมีความชัดเจน    2. วิเคราะห์กลุ่มที่เข้าร่วมว่ามีภาษาเป็นอย่างไร   3. ออกแบบกระบวนการ   4. วางแผนดำเนินการที่จะจัด KM ให้กลุ่มเป้าหมาย (เตรียมคน  สถานที่ เครื่องมือ  ทีม)  5. เตรียมลงมือปฏิบัติตามแผน

ระหว่างดำเนินการ

1. สร้างบรรยากาศที่เอื้อต่อการแลกเปลี่ยนที่สอดคล้องกับบริบท  2. ตกลงเป้าหมายร่วม  3. ตกลงเกณฑ์  กติกา  ร่วมกันเพื่อให้การแลกเปลี่ยนราบรื่น   4.  ทบทวนเนื้อหาเป็นระยะๆ  ประเมินสถานการณ์กลุ่มและบันทึก   5. สรุปประเด็นร่วม  6. AAR  7. มอบหมายงานและ Passion Plan (สร้างความต่อเนื่อง)

หลังดำเนินการ

1. ติดตามประเมินผล (ตามดูผลจากการนำไปปรับใช้)  2. ให้รางวัล  3. สนับสนุน (ผลักดันให้เกิดการนำไปปฏิบัติ)    4. เผยแพร่ KA    5. นำผลกลับมา share อีกครั้ง    6. ถอดบทเรียน   7. ผลักดันให้เกิด CoPs

Facilitation Skills

หมวดความรู้

การบริหารโครงการ, ความรู้เรื่อง KM, การใช้เครื่องมือ เทคนิคในการประชุม, ความรู้เกี่ยวกับเรื่องที่พูดคุยแลกเปลี่ยน, learning culture ของกลุ่มเป้าหมาย, การบริหารการเปลี่ยนแปลง,  การบริหารความขัดแย้ง, trust management

หมวดการฟัง

ฟังแบบ 2 way communications, จับความได้เร็ว, จับประเด็น, ฟังแล้วสะท้อนความคิด (เกิดความคิดใหม่) ฟังแล้วได้ความรู้ใหม่

หมวดการพูด-ถาม

พูดให้เป็นเรื่องง่ายๆ, พูดเล่าเรื่องเพื่อนำกลุ่ม, พูดเพื่อควบคุมประเด็นและเวลา, บอก-กำหนดกติกาและลดความคาดหวัง, การตั้งคำถาม, การโยงประเด็น, คำถามกระตุ้นความคิด, พูดขัดจังหวะอย่างนิ่มนวล, พูดเพื่อสร้างความไว้วางใจ, การจูงใจ-โน้มน้าว,  การเจรจาต่อรอง

หมวดการคิด

คิดเชิงบวก,  วิเคราะห์ความต้องการของกลุ่ม,  คิดวิเคราะห์วัฒนธรรมองค์กร-ประเมินสภาพ-สถานการณ์องค์กรและกลุ่มคน, คิดเชิงระบบ, คิดแบบสร้างสรรค์, คิดแบบสังเคราะห์, คิดแบบบูรณาการ, สร้างความคิดรวบยอด

หมวดจิตใจ

ใจรัก, อดทน, ใฝ่รู้, ใจมุ่มมั่น, การให้คุณค่ากับผู้อื่น, จริงใจ+เอื้ออาทร, มีความสุข

หมวดบุคลิกภาพ

แต่งกายให้เหมาะสม, ตรงต่อเวลา, เชื่อมั่นในตนเอง, การแก้ไขสถานการณ์เฉพาะหน้า, มีปฏิภาณไหวพริบ, น่าเชื่อถือ

หมวดการบันทึก

เขียนประมวลสรุป, เขียนให้ตรงประเด็นเข้าใจง่าย-อ่านง่าย, เขียนถ่ายทอดเผยแพร่ได้

KM System/Structure

มีผู้นำ (CKO)  มีนโยบาย มี KPI, ประสานกับเจ้าภาพ,มีทีมงานรองรับ, สร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของร่วม,  สนับสนุนทรัพยากร, ความต่อเนื่อง, สร้างบรรทัดฐาน, เป็นเรื่องที่ผู้เข้าร่วมสนใจ, เริ่มจากวงเล็กๆ เริ่มจากคนที่สนใจ, การบริหารเครือข่าย, ช่องทางการสื่อสารเรียนรู้, มีเวทีจริง เวทีเสมือน, เป้าหมายโยงกับงาน, รวบรวม best practice ทำคลังความรู้, ค้นหาแกนนำ พัฒนาแกนนำ, ฝึกการใช้เครื่องมือ (เรื่องเล่า, ธารปัญญา, ตารางอิสรภาพ,benchmark, ICT, ตลาดนัดความรู้)  สนับสนุนผลักดันให้เกิด CoPs, การเปลี่ยนแปลง, ทำให้เป็นวัฒนธรรม ผูกติดกับงานประจำ แผนงาน  เงินเดือน  ตัวชี้วัดองค์กร,  สร้างคลังความรู้, มีตัวเชื่อมระหว่างผู้บริหารกับผู้ปฏิบัติ, สร้างเครือข่าย, สนับสนุนให้เกิดการปฏิบัติต่อเนื่องสม่ำเสมอ