ศิลปะการนำเสนอเพื่อครองใจผู้ฟัง

ในภาวะปกติ คนทั่วไปมักจะรู้สึกประหม่าเมื่อต้องพูดต่อหน้าผู้ฟังจำนวนมาก และมักจะมีคำถามมากมายสำหรับผู้ที่จะต้องออกไปนำเสนอ(Present) เช่น จะเริ่มต้นอย่างไรดี จะวางท่าอย่างไรให้เหมาะสม จะจบอย่างไรให้สวย เหล่านี้เป็นต้น ซึ่งถ้าเรามีความพร้อมทุกอย่างก็คงจะง่ายและคงผ่านไปได้ด้วยดี อะไรล่ะคือความพร้อม..... มันง่ายหรือยากกันแน่ ลองตามกันมาดูว่ารูปแบบการนำเสนอที่ดี เขาว่ากันอย่างไร ?

-การนำเสนอ หมายถึง กระบวนการถ่ายถอดความคิดในเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยกำหนดวัตถุประสงค์ที่แน่ชัด  ให้ผู้ฟังเชื่อและเกิดความเข้าใจในระยะเวลาจำกัด

-เมื่อผู้นำเสนอได้นำเสนออย่างชัดเจน ผู้ฟังก็จะมีความเข้าใจ เกิดความเชื่อถือ อันนำไปสู่การคล้อยตาม  และให้การสนับสนุนในที่สุด  ดังนั้นในการนำเสนอเรื่องใดๆ ในแต่ละครั้ง  ผู้นำเสนอจะต้องคำนึงถึงหลักสำคัญ 3 ประการ ได้แก่

-การควบคุมตนเอง

-การควบคุมผู้ฟัง

-การควบคุมโครงเรื่อง

-การควบคุมตนเอง(Speaker Control) ประกอบด้วยปัจจัยสำคัญ ดังนี้

       การปรากฎตัว (Presence)

1.   การแต่งกาย เหมาะสมกับโอกาส  สถานที่  ถูกกาลเทศะ

2.   การวางตัว  เหมาะสมกับบุคคลที่พบ ทั้งการเดิน(ขึ้น/ลงจากเวที) การนั่ง(หลังตรง วางข้อมือบนโต๊ะ  เครื่อนไหวเมื่อจำเป็นและการยืน (วางเท้าเป็นรูปตัววี พร้อมจะเคลื่อนไหว)

3.   การใช้โสดทัศนูปกรณ์ ตรวจสอบก่อนเริ่มใช้ เพื่อเตรียมความพร้อม

       ท่าทีที่มั่นใจ  (Poise)

          ท่านกำลังจะขายความคิดอะไร

-        เพื่อการจูงใจ/โน้มน้าว

-        เพื่อการเสนอข้อคิด

-        เพื่อการเสนอขออนุมัติ

ไม่ว่าจะด้วยวัตถุประสงค์ใดก็ตาม  สิ่งที่ต้องดำเนินการ คือ

      เตรียมจุดเริ่มต้นและสรุปท้ายให้พร้อม

      -ทักทาย

      -แนะนำตัว

      -รู้สึกเป็นเกียรติและยินดี

      -หวังเป็นอย่างยิ่งว่า.........

      -มีความมั่นใจว่า.......

      -ถ่อมตัว ไม่พูดก้าวร้าว ไม่โอ้อวด

      -มีอารมณ์ขัน

      -ใช้ภาษาพูด

เสียง จังหวะการพูด

-เสียง/ ระดับเสียง ชัดเจน ควบคุมพลังเสียง

-ตัดคำไม่จำเป็น (เอ้อ.....   อ้า....) คำกำกวม หยาบคาย ทิ้ง

-อย่าค่อนแคะ ทับถมผู้อื่น

-รักษาเวลา (พอดี หรือหด / ขยาย เมื่อจำเป็น

อาการตื่นเต้น

-มักจะแสดงอาการคอแห้ง หายใจไม่สะดวก ตาลาย ความคิดสับสน ลืมเนื้อเรื่อง มือและเสียงสั่น สามารถแก้ไขได้โดย

1.ซักซ้อมก่อนขึ้นเวที

2.ห้ามนำเวทีจริงมาเป็นการซักซ้อมใหญ่

3.เมื่อขึ้นเวทีแล้วให้ทำเหมือนครั้งที่ซักซ้อมดีทีสุดก็เพียงพอ

การเคลื่อนไหว ท่าทาง

-ควบคุมการวางเท้าอย่างมีสติ

-ใช้ท่าทางประกอบคำพูด ให้เกิดความสอดคล้องในการเคลื่อนไหว

-ดึงดูดความสนใจ ให้สายตามีหน้าที่ติดต่อและควบคุมผู้ฟัง

อย่างไรก็ตาม การควบคุมตนเองจะมีพลังได้จะต้องมีความน่าเชื่อถือ ปัจจัยในการสร้างความน่าเชื่อถือ คือ หลักฐานอ้างอิงที่สำคัญ ประกอบด้วย

-ประสบการณ์ส่วนบุคคล

-การเสนอทางเลือก แนวทางการเปรียบเทียบ

-ข้อคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญ

-ตัวอย่างที่ผู้ฟังสามารถเข้าใจหรือมีความรู้เกี่ยวข้อง

-สถิติและข้อมูล

การควบคุมผู้ฟัง(Audience Control)

-ให้เกียรติผู้ฟัง

-พยายามสบตาผู้ฟังทุกคน เพื่อสร้างความสนใจตลอดระยะเวลาที่นำเสนอ

-ใช้ภาษาง่าย ๆ

-รู้พื้นฐานผู้ฟัง อาชีพ เพศ ความรู้ ฯลฯ

-รู้ความต้องการของผู้ฟัง

การควบคุมโครงเรือง(Material Control) มีหลัก 3 ขั้นตอน ดังนี้

-การจัดทำโครงเรื่อง จะต้องเตรียมบทสรุปก่อน เพื่อให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้(ทำแล้วจะได้อะไร อย่างไร) จากนั้นจึงเตรียมเนื้อเรื่องและบทนำ ประกอบด้วย

-บทนำ        10 – 15 %

-เนื้อเรือง    70 – 80 %

-สรุป           10 – 15 %

หลักการทำ short note ต้องมีความเข้าใจในเรื่องที่จะนำเสนอให้มากที่สุด เรียงลำดับความสำคัญของหัวข้อให้ต่อเนื่อง มีการกำหนดหัวข้อย่อยไว้ในหัวข้อใหญ่ เพื่อช่วยในการขยายความ

โครงสร้างการนำเสนอ  ประกอบด้วย

-สถานการณ์ เวลาจะทำอะไรต้องมองสถานการณ์ก่อน

-ปัญหา  ดูว่าสิ่งที่เห็นมีปัญหาอะไร

-แนวทางการแก้ไข  ต้องนำหลักฐานอ้างอิงมาประกอบการนำเสนอ เพื่อความน่าเชื่อถือ ตอนท้ายสุด  ต้องนำเสนอ ประโยชน์ ที่เป็นรูปธรรมด้วย

-ผลที่ได้รับ ต้องมีลักษณะเป็นนามธรรม ผู้ที่ได้รับประโยชน์ คือ  ผู้ฟัง  ครอบครัว  องค์กร  สังคม  ประเทศชาติ

หลักการที่นำเสนอดังกล่าวข้างต้นนี้ เป็นเพียงพื้นฐานเพื่อเป็นแนวทางในการจัดทำการนำเสนอ เท่านั้น  จะเกิดประโยชน์สูงสุดแก่ผู้อ่านได้ก็ต่อเมื่อได้มีการไปปฎิบัติ ปรับปรุงให้สอดคล้องกับเรื่องที่ต้องนำเสนอและบุคลิกภาพของแต่ละบุคคลเป็นสำคัญ

                      จากสรุปการฝึกอบรมของเจ้าหน้าที่ฝึกอบรม สถาบันพัฒนาข้าราชการกรุงเทพมหานคร  หัวข้าเรื่อง   ศิลปะการนำเสนอเพื่อครองใจผู้ฟัง