กิจกรรม 5 ส จะมุ่งการพัฒนาคนในองค์กร คือ มุ่งให้พวกเขาหันกลับมาพัฒนาตนเองก่อนเป็นอันดับแรก คือ “ฝึกให้รู้จักระเบียบให้กับตนเอง” แทนที่จะให้คนอื่นมาควบคุมบังคับ

 

ผู้บริหารของสำนักหอสมุดเห็นความสำคัญของการพัฒนางานของบุคลากรของสำนักหอสมุด โดยจัดให้มีกิจกรรม 5ส ขึ้น เพื่อเป็นการพัฒนางานและความร่วมแรงร่วมใจ ความสามัคคี ตลอดจนการแสดงความคิดเห็นของบุคลากร

โดยหน่วยสารบรรณ (งานพิมพ์เอกสาร) ได้รวมกลุ่มกันจัดกิจกรรม 5ส ในครั้งนี้ด้วย  โดยใช้ชื่อว่า “กลุ่มดาหลานิ้วทอง” ในการตั้งชื่อ สมาชิกได้เสนอชื่อกันหลากหลาย แต่ผู้เขียนขอเสนอชื่อว่า ดาหลานิ้วทอง เพื่อน ๆ สมาชิกจึงเห็นดีเห็นงามด้วยกับชื่อนี้

กลุ่มดาหลานิ้วทอง จดทะเบียนเข้าร่วมกิจกรรม 5ส เป็นปีที่สองแล้ว ปีที่ผ่านมามีผลงานเป็นที่ยอมรับ ได้รับรางวัลรองชนะเลิศลำดับที่สอง

ส่วนปีนี้นั้นอยู่ระหว่างการดำเนินงาน และทำการปรับปรุงตามคำแนะของคณะกรรมการ และตามความคิดเห็นของสมาชิกที่เห็นว่าควร

กิจกรรม 5ส คือการดูแลรักษาความเป็นระเบียบเรียบร้อยของสถานที่ทำงาน นอกจากนี้แล้ว 5 ส ยังเป็นกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์และการเพิ่มผลผลิตโดยตรง หลักการของ 5 ส เป็นรากฐานสำคัญของเป็นการพัฒนาทรัพยากรบุคคล

กิจกรรม 5 ส จะมุ่งการพัฒนาคนในองค์กร คือ มุ่งให้พวกเขาหันกลับมาพัฒนาตนเองก่อนเป็นอันดับแรก คือ “ฝึกให้รู้จักระเบียบให้กับตนเอง” แทนที่จะให้คนอื่นมาควบคุมบังคับ คนที่อุปนิสัยแบบ 5 ส จะสามารถควบคุมตัวเองได้ และเมื่อควบคุมบังคับตังเองหรือจัดระบบระเบียบให้กับตนเองได้แล้ว การจัดระบบระเบียบให้กับการทำงานก็จะเกิดขึ้นตามมา ซึ่งแน่นอนว่าย่อมส่งผลต่อเป้าหมายในการทำงานหรือผลผลิตที่เพิ่มขึ้น

เมื่อจะพูดถึง 5 ส ขั้นแรกที่จะพูดถึงก็คือ “ส” ทั้ง 5 ตัวนี้ ประกอบไปด้วยอะไรบ้าง ซึ่งกิจกรรม 5 ส ไทยเราได้ดัดแปลงตัว “ส” ให้อดคล้องกับตัว “S” ที่เป็นอักษรตัวแรกของทุกองค์ประกอบหลักทั้ง 5 องค์ประกอบในกิจกรรมดังกล่าว กิจกรรม 5 ส ในประเทศญี่ปุ่นกันเรียกว่า 5S คือมีหลักในการปฏิบัติอยู่ 5 ประการ คือ

Seiri    (สะสาง)

Seiton (สะดวก)

Seiso   (สะอาด)

Seiketsu (สุขลักษณะ)

Shitsuke (สร้างนิสัย)

พิจารณาง่ายๆ จะเห็นว่า 3 ตัวแรกเป็นขั้นตอนการกระทำที่ส่งผลต่อวัตถุ ที่เราได้เข้าไปจัดการ ส่วน 2 ตัวหลังเป็นผลพวงจากการกระทำ 3 ตัวแรก แล้วเกิดเป็นประโยชน์ต่อตัวของเรา หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งคือเกิดผลต่อตัวบุคคลผู้กระทำกิจกรรม 5 ส เพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจนขึ้น จึงขออธิบาย “ส” แต่ละตัวตามลำดับ

 

        “ส” แรก ให้สะสาง(Seiri) ของที่ใช้ได้กับใช้ไม่ได้

 

        “สะสาง” คือ แยกให้ชัด สิ่งที่มันปะปนกันนั้นแยกออกไป ไปอยู่เป็นหมวดหมู่ สิ่งของเครื่องไม้เครื่องมือที่ไม่จำเป็นจะต้องไม่มีปรากฏอยู่ อันจะทำให้การทำงานหรือหยิบฉวยสิ่งที่จำเป็นมาใช้ได้รวดเร็วยิ่งขึ้น เมื่อพิจารณาดูแล้วก็จะเหมือนกับการกำจัดปฏิกูลกองใหญ่ทิ้งไป แต่ในความเป็นจริงปฏิกูลดังกล่าวไม่ได้ถูกทิ้งไปจนหมดสิ้น แต่จะถูกแบ่งไว้ตามแต่ละประเภท บางอย่างยังเก็บไว้ใช้ได้ก็จะถูกนำไปรวบรวมไว้เป็นระบบ บางอย่างนำไปรีไซเคิลได้ บางอย่างนำไปจำหน่ายจ่ายแจกได้

        การสะสางนั้น หากได้กระทำตามขั้นตอนและวัตถุประสงค์ของตัวมันเองแล้ว จะเห็นว่าเกิดประโยชน์ในด้านของความสะดวกและรวดเร็ว รวมถึงเกิดประโยชน์แฝงที่มาจากการสะสาง นั่นคือ เราจะมีพื้นที่ว่าง (Space) ที่จะนำมาใช้ประโยชน์ในการเก็บของอื่นๆ หรือใช้ประโยชน์อื่นๆได้ด้วย ส่วนที่ไม่ต้องการจึงทิ้งไป หรือนำไปขายได้เงินกลับคืนมา กระทั่งจะเอาไปรีไซเคิลก็เป็นอีกทางหนึ่งที่ก่อประโยชน์ได้

        “ส” ที่ 2 คือ สะดวก (Seiton) หยิบก็ง่าย หายก็รู้ ดูก็งามตา

 

        เป็นขั้นตอนที่ต่อเนื่องจากการทำสะสางสิ่งของ กล่าวคือ เป็นการจัดสิ่งของที่ทำการสะสางให้มีระเบียบ ทั้งนี้เพื่อให้ง่ายในการใช้สอย ในขั้นตอนนี้เราอาจจะแยกของที่ได้จาการสะสางเป็นหมวดหมู่ เป็นประเภทโดยอาจจะเก็บของที่ใช้บ่อยๆ ไว้ใกล้ตัว หรือเขียนป้ายติดไว้ เพื่อนำมาใช้สอยได้ง่าย ประโยชน์อีกอย่างหนึ่งของขั้นตอนนี้ คือสิ่งที่เก็บไว้จะดูเรียบร้อยดูสบายตา ถ้าหายหรือถูกเคลื่อนย้ายก็จะสังเกตได้ง่าย

จุดสำคัญของขั้นตอน “สะดวก” คือการจัดระบบ ไล่ตั้งแต่การกำหนดที่วางให้แน่ชัด ของแบบใดควรจะอยู่ตรงไหน ซึ่งต้องกำหนดอย่างสมเหตุสมผล ของที่ใช้กับงานแบบหนึ่งอาจตกแตกเสียหายได้ง่าย อาจต้องกันไว้ในมุมที่หลีกเลี่ยงการกระทบกระแทกได้ ของอะไรที่ไว้ใกล้กันจะทำให้อีกอย่างเสียหาย ก็ต้องแยกกันห่าง ๆ

“ส” ที่ 3 ต้อง สะอาด (Seiso) เพื่อความพร้อมในการทำงาน

 

        เมื่อทำการสะสางแล้วแบ่งแยกเพื่อความสะดวกแล้ว ตรงนี้จะง่ายในการนำมาทำความสะอาด ที่กล่าวมาอาจมีคนสงสัยว่า ทำไมเราไม่เริ่มจากการทำสะอาดก่อนถึงมาทำการสะสาง ถ้าทำเช่นนั้น คือทำความสะอาดก่อน เราจะต้องมานั่งทำความสะอาดขยะคือของที่จะไม่ใช้หรือจะต้องทิ้งไปพร้อมๆ กับของที่เราจะเก็บเอาไว้ด้วย อย่างนี้แทนที่จะใช้เวลาได้อย่างมีประโยชน์ กลับมาเสียเวลากับเรื่องไม่จำเป็นไปแทน

ทำไมต้องทำความสะอาดด้วย ในเมื่อสะสางจนเกิดความสะดวกในการใช้สอยแล้ว จุดสำคัญของชั้นตอนการสะสางคือ ความสะอาดที่เกิดขึ้นตามมานั้น จะทำให้สถานที่ทำงานน่าอยู่ น่าทำงาน และมีผลอย่างมากในการทำให้ผู้ทำงานอยู่ในสถานที่นั้น สภาพแวดล้อมสะอาด จิตใจของคนที่ทำงานอยู่ก็ปลอดโปร่ง สดชื่น และกระตือรือร้นที่จะปฏิบัติหน้าที่อย่างเต็มกำลัง

“ส” ที่ 4 คือถูกสุขลักษณะ(Seiketsu) เพื่อความแจ่มใส สุขกายสุขใจ

 

           เราพูดถึง 3 ส แรก ซึ่งเป็นการกระทำต่อวัตถุสิ่งของไปแล้ว “ส” ตัวที่ 4 คือสุขลักษณะ เป็นผลพวงจาการทำ 3 ส ที่ผ่านมา คือเมื่อเรากำจัดขยะที่ไม่ใช้ออกจากของที่เราใช้แล้วย่อมเกิดความสะดวกในการใช้สอบ และเมื่อทำความสะอาดสิ่งของเหล่านั้นย่อมทำให้คุณภาพในชีวิติทั้งร่างกายและจิตใจของผู้ใช้สิ่งของดีขึ้น ไม่ต้องสัมผัสหรือจับต้องของสกปรก คือเป็นการสร้างสุขลักษณะที่ดี

            กล่าวง่ายๆ ได้ว่า สุขลักษณะที่ดีของบุคลากรจะเกิดขึ้นเพราะ 3 ส แรก ซึ่งจะส่งผลย้อนกลับไปให้มีการหมั่นรักษา 3 ส ที่กล่าวมาย่างสม่ำเสมอ “ส” ตัวนี้จึงเป็นเรื้องของนิสัยเป็นหลัก เหมือนการอาบน้ำที่เป็นสุขลักษณะที่ดีต่อเรา เป็นการเอาของเสียออกจากร่างกายของเราวิธีหนึ่ง เราเห็นว่าการอาบน้ำนั้นสำคัญและจำเป็นหรือเปล่า การทำ 5 ส ในส่วนของสร้างสุขลักษณะก็เหมือนกัน ถ้าเราไม่เห็นความสำคัญหรือความจำเป็นในการกระทำแล้ว เราก็ไม่ต้องอาบน้ำทุกวันนั้นเอง

            เรื่องของสุขลักษณะนั้น เป็นเรื่องที่มุ่งเน้นพฤติกรรมของคนเป็นหลัก โดยที่ทุกคนจะต้องช่วยกันสร้างที่ทำงานให้มีสภาพและบรรยากาศที่มีลักษณะก่อให้เกิดความสุขทั้งกายและใจทุกคน ปราศจากสิ่งรบกวนต่างๆ อันจะมีผลกระทบต่อสมาธิในการทำงาน โดยมุ่งผลดีที่มีต่อประสาทสัมผัสทั้ง 3 คือ

 

1. ตา – ดูแลแล้วสบายตา ซึ่งจะเกิดได้ต้องทำสะสาง สะดวก สะอาด ให้เรียบร้อยอย่างมีระบบและได้รับความร่วมมือจากทุกระดับก่อน

2. จมูก – อากาศทีหายใจเข้าไปต้องไม่ทำลายหรือเป็นอันตรายต่อสุขภาพ และต้องปราศจากกลิ่นอันไม่พึงประสงค์

3. หู – เสียงต่าง ๆ ในทีทำงาน ต้องเป็นเสียงที่ไม่รบกวนสมาธิในการทำงาน

 

            จุดสำคัญที่สุดของการรักษาสุขลักษณะในที่ทำงานนั้น คือความร่วมมือของทุกๆ ฝ่าย ไล่ตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูงไปจนถึงระดับล่างที่ต้องช่วยกันดูแลช่วยกันปฏิบัติ ซึ่งหลักปฏิบัติง่ายๆ ที่ต้องช่วยกันทำก็คือทำสะสาง สะดวก และสะอาดอยู่เป็นนิจ และหาทางปรับปรุงปฏิบัติ 3 ส แรกอยู่เสมอ

        “ส” ที่ 5 สร้างนิสัย (Shitsuke)ให้รักที่จะทำ 5 ส

 

        คำว่า “Shitsuke” ที่ใช้ใน 5 ส. จะหมายถึงความหมายที่ 2 เป็นการสร้างนิสัยซึ่งเชื่อมโยงมาจาก “ส” ตัวอื่นๆ ที่กล่าวมาทั้งหมด

        กล่าวคือ “ส” ตัวนี้มุ่งไปที่การสร้างระเบียบวินัย สร้างนิสัยที่ดีให้เกิดขึ้นเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการทำ 5 ส เป้าหมายสำคัญของขั้นตอนนี้คือให้ผู้ปฏิบัติรักที่จะกิจกรรม 5 ส อย่างเต็มที่ เพราะการทำกิจกรรม 5 ส ไม่ใช่การทำครั้งเดียวแล้วเลิกหรือคิดว่าเพียงพอแล้ว เพราะถ้าเป็นอย่างนั้น ทุกอย่างก็จะย้อนกลับไปอยู่ในสภาพเดิมได้ หรือเหมือนไม่ได้ทำอะไรเลย ดังนั้นการสร้างนิสัยให้รักที่จะทำ 5 ส จึงเป็นสิ่งจำเป็น หรืออาจกล่าวได้ว่าถือว่าเป็นสิ่งที่จำเป็นที่สุดในการทำ 5 ส ก็ว่าได้

        เรื่องการสร้างนิสัยเป็นเรื่องศิลปะเฉพาะตัวของแต่ละบุคคล บางคนก็สร้างง่าย บางคนก็สร้างง่าย บางคนก็สร้างยาก แต่เมื่อนิสัยความเป็นระเบียบที่เกิดจากการปฏิบัติ 5 ส ได้กลายเป็นความเคยชินของบุคคลไปแล้ว ไม่ว่าเขาจะอยู่ที่สำนักงานหรือที่บ้านก็จะมีระเบียบโดยไม่รู้ตัว เมื่อกลับถึงบ้าน ก็ยังนำ 5 ส ติดตัวไปใช้ เช่น แยกขยะที่บ้าน จัดของใช้ให้อยู่ในหมวดหมู่ของมันเอง หรือเวลาขับรถ ต้องคาดเข็มขัดนิรภัยทุกครั้งที่รถขับเคลื่อนออกไปเป็นต้น

จุดสำคัญของขั้นตอนการสร้างนิสัย คือ

 การสร้างนิสัยเป็นเรื่องสำคัญ ซึ่งจะช่วยพัฒนาให้บุคลากรปฏิบัติขั้นตอน สะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะ จนกลายเป็นเรื่องติดตัวและปฏิบัติเป็นประจำโดยไม่มีใครมาบังคับ

อย่างไรก็ตาม เป็นหน้าที่ของทุกคนที่ทำงานที่ต้องช่วยกันสร้างจิตสำนึกที่ถูกต้องในการปรับปรุงสภาพแวดล้อมและบรรยากาศในการทำงานให้สดใส มีชีวิตชีวา และให้บุคลากรได้มีส่วนในการพัฒนาคุณภาพและประสิทธิภาพให้เพิ่มมากยิ่งขึ้น