สรุปบทเรียนจากการดูงานสถาบันวิชาการ TOT
เมื่อวันที่ 21 กรกฎาคม 2551 ทีมงานจัดการความรู้ (KM Team) และทีมงานเครือข่ายการจัดการความรู้ (KM Team Work) ร่วมกิจกรรมการดูงานด้านการจัดการความรู้ที่สถาบันวิชาการ TOTได้เห็นตัวอย่างการจัดการความรู้ที่เป็นระบบโดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัยมาเป็นเครื่องมือในการบริหารข้อมูลความรู้ขององค์กรเพื่อเป็นผู้นำได้ธุรกิจโทรคมนาคมระดับชาติอย่างภาคภูมิ
สถาบันวิชาการ TOT มีการกำหนดยุทธศาสตร์เพื่อสนับสนุนการเข้าสู่การเป็นองค์กรอัจฉริยะ (Intelligent / Learning Organization) ให้ได้มาซึ่งความได้เปรียบในเวทีการแข่งขัน และการเติบโตขององค์กรอย่างยั่งยืน กลยุทธ์ในการก้าวสู่องค์กรแห่งการเรียนรู้เริ่มต้นจากการให้ความสำคัญกับการจัดการความรู้ใน TOT (Knowledge Management : KM) ซึ่ง TOT พบว่าเป็นเคล็ดลับสู่ความสำเร็จของธุรกิจยุคนี้ โดยเลือกใช้เครื่องมือที่เรียกว่า “สังคมความรู้” ( Community of Practice : CoP) เป็นกลไกสำคัญในการดำเนินการจัดการความรู้ขององค์กร
แนวคิดในการจัดการความรู้ดังกล่าวนำไปสู่โมเดลการจัดการความรู้ ( TOT Knowledge Management Model) ซึ่งประกอบด้วย 3 ส่วนสำคัญ ได้แก่ ปัจจัยสู่ความสำเร็จ
ผลลัพธ์ และ นวัตกรรมและการเรียนรู้
ในส่วนของปัจจัยแห่งความสำเร็จ มีการกำหนดและถ่ายทอดวัฒนธรรมของ TOT (TOT Culture) ที่สนับสนุนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในสังคมความรู้ต่าง ๆ ที่หลากหลายอย่างกว้างขวาง พร้อมทั้งให้ความสำคัญกับการมีนโยบาย และยุทธศาสตร์ (Policy / Strategy) ในการพัฒนาโดยใช้การจัดการความรู้ที่ชัดเจน ต่อเนื่องเพื่อให้ได้รับความร่วมมือ ร่วมใจจากพนักงานทุกคน (Employee) โดยอาศัยการประสานความร่วมมือของเครือข่ายการทำงานทุกส่วน (Cross Functional Network) ผ่านกระบวนการตามแผนงานโครงการที่ร่วมกันกำหนดไว้นำไปสู่ผลลัพธ์ คือ การมีพนักงานที่มีความรู้ ( Knowledge Worker) พร้อมที่จะก้าวเข้าสู่องค์กรแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization )ที่ประกอบไปด้วยสังคมความรู้ต่าง ๆ และนำไปสู่การให้บริการด้านโทรคมนาคมที่มีประสิทธิภาพดียิ่งแก่ผู้รับบริการ (Customer / Society) โดยที่
กลยุทธ์ต่าง ๆ เหล่านี้ ฝังแนบแน่นเป็นเนื้อเดียวในการปฏิบัติตามปกติของทุกกระบวนงาน และสะท้อนผลการพัฒนาโดยการสร้างนวัตกรรมและการเรียนรู้ขององค์กร (Innovation / Learning)
TOT กำหนดแผนงาน / โครงการด้านจัดการความรู้ (KM ActionPlan)
โดยประกอบด้วย 3 ส่วน ได้แก่ การสร้างความตระหนักและมีส่วนร่วมในกิจกรรม KM-LO
การสนับสนุนการสร้างความรู้และสังคมความรู้ (CoPs) และการพัฒนาช่องทางและกระบวนการ KM โดย TOT ใช้เทคโนโลนีสารสนเทศ ซึ่งเป็นจุดแข็งขององค์กรมาใช้ในการพัฒนาระบบฐานความรู้ขององค์กร มีการพัฒนา TOT Knowledge Based Society(TOT KBS ) ซึ่งเป็นเว็บไซด์สนับสนุนการจัดการความรู้ขององค์กร ได้รับการพัฒนาให้รองรับกระบวนการจัดการความรู้ในองค์กรให้เป็นแหล่งรวบรวมองค์ความรู้ด้านวิชาการ ประกอบด้วยมุมทบทวนบทเรียนภายหลังการฝึกอบรม (Learning Corner) พร้อมทั้งบริการการสืบค้น การจองหนังสือจากห้องสมุด พร้อมเครื่องมือสนับสนุนการแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ในรูปแบบต่าง ๆ
ในการดูงานที่สถาบันTOTในโอกาสนี้ ทีมงานจัดการความรู้ (KM Team) และทีมงานเครือข่ายการจัดการความรู้ (KM Team Work) สามารถนำประสบการณ์จากการดูงานไปปรับใช้ในการดำเนินการจัดการความรู้ของกรมฯ ได้ในหลายประเด็น ดังนี้
1. การให้ความสำคัญกับการกำหนดกลยุทธ์ที่เป็นปัจจัยในความสำเร็จของการดำเนินการจัดการความรู้ ได้แก่ การสร้างวัฒนธรรมการเรียนรู้ที่สอดคล้องกับธรรมชาติและลักษณะสำคัญขององค์กร และเผยแพร่ ปลูกฝังวัฒนธรรมนั้นให้ เกิดเป็นรูปธรรมที่ชัดเจนในองค์กรเพื่อให้สามารถขับเคลื่อนกระบวนการจัดการความรู้ให้ลงไปฝังในเนื้องานได้อย่างแนบเนียนและยั่งยืน
2. เลือกใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ที่เหมาะสมกับลักษณะ จุดแข็งและความสามารถขององค์กร เพื่อเป็นกลไกหลักในการดำเนินการจัดการความรู้ ซึ่งในปัจจุบัน ทีมงานจัดการความรู้ กรมชลประทานเลือกใช้เครื่องมือที่เรียกว่า “คลังความรู้”มาใช้ในการพัฒนาฐานความรู้ของกรมฯ ซึ่งอยู่ในช่วงเริ่มต้น ต้องมีการประเมินผลสำเร็จตลอดจนปัญหา อุปสรรคเพื่อนำไปสรุปบทเรียนต่อไป
3. ต้องมีแผนการ/โครงการที่เชื่อมโยงระบบบริหารความรู้ขององค์กรเข้าเป็นกระบวนงานเดียวกัน ทั้งในการเรียนของการจัดการความรู้ การพัฒนาบุคคล การบริหารจัดการความห้องสมุด เพื่อให้เกิดภาพรวมเชิงบูรณาการในการพัฒนาฐานความรู้ขององค์กรที่เป็นเอกภาพ สามารถขับเคลื่อนพัฒนากระบวนการจัดการความรู้ให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน
4. มีการพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อรองรับกระบวนการจัดการความรู้ที่มีประสิทธิภาพ เนื่องจาก KM ต้องอาศัย IT ในการเติบโต
5. การกำหนดเป้าหมายการจัดการความรู้ขององค์กรต้องมุ่งสู่ความสำเร็จตามภารกิจหลักขององค์กร กล่าวคือ เป้าหมายของการจัดการความรู้ ของ TOTมุ่งสู่การเป็นองค์กรอัจฉริยะเพื่อพัฒนานวัตกรรมและให้บริการที่ดีด้านโทรคมนาคมแก่ลูกค้า เพราะฉะนั้น
การจัดการความรู้ของกรมชลประทานก็จะต้องมุ่งสู่การพัฒนาบริการด้านการบริหารจัดการน้ำเพื่อสนับสนุนกิจการด้านต่าง ๆ ของประเทศ ให้สอดคล้องกันความต้องการของผู้รับบริการ ผู้มีส่วนได้เสีย ตลอดจน เพื่อป้องกันและบรรเทาภัยพิบัติต่าง ๆ อันเกิดจากน้ำที่จะก่อให้เกิดความเสียหายต่อภาคส่วนต่าง ๆ ของประเทศ ทั้งนี้ นำไปสู่การเสริมสร้างความเข้มแข็งทางเศรษฐกิจของประเทศและพัฒนาขีดความสามารถในการแข่งขันในเวทีโลกได้
