รู้ซึ้งกับการประเมินสมรรถนะ...

สมรรถนะ (Competency) เป็นเครื่องมือที่นำมาใช้ในการพัฒนาคุณภาพของผู้ให้บริการ หรือพัฒนาบุคลากรโดยวัดจากความสามารถของบุคคลในด้านต่างๆ หน่วยงานต่างพูดถึงหลักสมรรถนะกันมากเมื่อ 1-2 ปีที่ผ่านมา  เช่นเดียวกันกับมหาวิทยาลัยขอนแก่นที่มีแนวคิดในการใช้หลักสมรรถนะเพื่อพัฒนาผลการปฏิบัติงานของบุคลากรตำแหน่งต่างๆ ในปี 2548 มหาวิทยาลัยได้จัดทำคำจำกัดความและรายละเอียดของสมรรถนะเพื่อเป็นกรอบในการประเมินสมรรถนะ โดยแบ่งเป็นสมรรถนะหลัก และสมรรถนะประจำกลุ่มงาน ซึ่งข้อมูลที่สนับสนุนการจัดทำสมรรถนะส่วนหนึ่งมาจากการประชุมสัมมนาเชิงปฏิบัติการเพื่อระดมความคิดเห็นของบุคลากรมหาวิทยาลัยที่เกี่ยวข้องและประกาศใช้ระบบบริหารจัดการเพื่อพัฒนาผลการปฏิบัติงาน โดยให้มีการประเมิน ด้านปริมาณงาน คุณภาพ และสมรรถนะ  คน มข. หลายคนจึงเริ่มคุ้นชินกับคำว่าสมรรถนะมากยิ่งขึ้น

 

 และเมื่อเดือนกรกฏาคม 2551 สำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยขอนแก่น ได้นำเกณฑ์การประเมินสมรรถนะมาทดลองใช้ เพื่อให้บุคลากรได้ศึกษาเชิงประจักษ์ ขอใช้บันทึกนี้เป็นเวทีเล่าถึงระบบการประเมินเพื่อพัฒนาผลการปฏิบัติงานที่สำนักวิทยบริการนำมาใช้นั้น เป็นระบบที่สอดคล้องกับแนวทางของมหาวิทยาลัย ด้วยว่าประกอบด้วย 3 ส่วน คือ

1)ส่วนของปริมาณงาน  มีค่าคะแนน 40 คะแนน วัดจากค่ามาตรฐานภาระงาน (Load Unit-LU.)  โดยมีค่ากลางโดยประมาณในรอบ 6 เดือนอยู่ที่ 770  LU. ซึ่งค่านี้ได้ใช้วัดจากการเวลาที่ใช้ในการทำงานต่อหนึ่งชิ้นงาน  หรือเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติงานจริง

2)ส่วนคุณภาพงาน มีค่าคะแนน 30 คะแนน  ใช้วัดคุณภาพและผลสัมฤทธิ์ของงาน โดยดูจาก 4 ด้านคือ ความถูกต้องของงาน  การตรงต่อเวลา การใช้ทรัพยากรอย่างประหยัด  และผลงานที่ได้ตรงตามเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ของหน่วยงาน  ทั้ง 4 ด้านมีมาตรวัด 4 ระดับ โดยค่า1 หมายถึง ต้องปรับปรุง 2 =พอใช้ 3=ดี  และ4=ดีเด่น 

3) การวัดสมรรถนะมีคะแนน 30 คะแนน

ในรอบการประเมินนี้สำนักวิทยบริการทดลองใช้เกณฑ์สมรรถนะหลัก  ยังไม่ได้ใช้เกณฑ์สมรรถนะตามกลุ่มงานโดยเป็นการประเมินตามการประเมินของ ก.พ.ร. เพื่อศึกษาระบบและให้บุคลากรมีความรู้ความเข้าใจอย่างถ่องแท้ ก่อนนำมาได้มีการสร้างความรู้ความเข้าใจอย่างต่อเนื่องมาเป็นระยะๆ   และจัดทำระบบบริหารจัดการเพื่อพัฒนาผลการปฏิบัติงานขึ้นมาใช้เป็นคู่มือในการใช้เกณฑ์ทั้ง 3 ส่วน (ปริมาณ, คุณภาพ, และสมรรถนะ)

สำหรับเกณฑ์การประเมินสมรรถนะที่ใช้มี 6 ด้านด้วยกันคือ

1.     ความสามารถด้านการจัดการกลยุทธ์

2.     ความสามารถด้านบริการที่ดี

3.     ความสามารถด้านการมุ่งผลสัมฤทธิ์

4.     ความสามารถด้านการสั่งสมความเชี่ยวชาญในงานอาชีพ 

5.     ความสามารถด้านการทำงานเป็นทีม และ

6.     ด้านจริยธรรม

โดยทั้ง  6 ด้าน มีมาตรวัด 4 ระดับ โดยระดับที่ 1 หมายถึงต่ำกว่าเกณฑ์ ระดับที่ 2 ขั้นพื้นฐาน ระดับที่ 3 ขั้นดี และระดับที่ 4 ขั้นดีเด่น แต่ละระดับมีรายละเอียดอธิบายไว้ชัดเจน ซึ่งผู้ประเมินและผู้รับการประเมินต้องทำความเข้าใจให้ดี  เพราะไม่ใช่การวัดตามความรู้สึกว่า เออดี เอ้ยอันนั้นไม่ดี  เหมือนการวัดความพึงพอใจที่คุ้นเคยกัน

30 คะแนนของการวัดสมรรถนะมาจากการประเมินของคน 3 กลุ่ม  และมีการคิดค่าคะแนนแบบถ่วงน้ำหนักได้แก่

  • การประเมินตนเอง มีสัดส่วนคิดเป็นร้อยละ 30
  • การประเมินจากเพื่อoร่วมงาน  หรือผู้รับบริการ มีสัดส่วนคิดเป็นร้อยละ 20
  • และการประเมินจากผู้บริหารกลุ่มหรือผู้บังคับบัญชาขั้นต้น  มีสัดส่วนคิดเป็นร้อยละ 50

และเมื่อแบ่งตามประเภทสมารถนะออกเป็น 2 ส่วนคือ คะแนนสมรรถนะหลัก 18 คะแนน และคะแนนสมรรถนะประจำกลุ่มงาน 12 คะแนน โดยรอบนีเคิดเฉพาะคะแนนสมรรถนะหลักเท่านั้น...

แล้วเมื่อสัปดาห์ที่ผ่านมา อกอีแป้นแตกค่ะ เมื่อสิริพรถูกเชิญไปรับทราบผลการปฏิบัติงาน ซึ่งเน้นว่าผลในการประเมินนั้นเพื่อใช้ในการพัฒนางาน ส่วนปริมาณงานและคุณภาพงานนั้น OK. ผ่านค่ะ แต่คะแนนส่วนสมรรถนะได้ 13.08  จาก  30 แต้ม...เหวอเลยค่ะ หัวหน้าบอกว่า เธอเองก็ประเมินตัวเองต่ำ อ่านเกณฑ์ของ กพร.แล้วใครจะกล้าประเมินตัวเองเกินระดับ 2 หรือระดับ 3 หล่ะคะ ถ้าประเมินตัวเอง 3 หรือ 4 ก็นับเป็นขั้นเซียนแล้วหล่ะค่ะ ดูแล้วความสามารถเราก้อเทียบชั้นนั้นไม่ได้  แต่คะแนนที่ออกมาก็เป็นสิ่งที่สามารถสะท้อนตัวตนที่ดีให้กับเรานะคะ  อย่างน้อยก็นับเป็นเครื่องมือที่บ่งบอกว่าในมิติ 3 ด้านเราต้องพัฒนาตัวเองอย่างไร (แต่เวลาผ่านไป...ข่าวดีค่ะ...ไม่ตกแล้วจ้า...เพราะคะแนนที่ได้นั้น เทียบจาก 18 คะแนนของคะแนนสมรรถนะหลักเท่านั้น...เอ้อโล่ง)

 

 

เพื่อมาตรฐานของการวัด นอกจากมีคู่มือเป็นแนวทางแล้ว หน่วยงานควรจะมีการให้ขอบเขตของรายละเอียดมาตรวัดแต่ละระดับของด้านทั้ง 4 ระดับ เช่น

ในการให้บริการที่ดีที่จะได้ระดับ 4 ขั้นดีเด่น ต้องผ่านขั้นที่ 3 มา และ “เล็งเห็นประโยชน์ที่จะเกิดขึ้นกับผู้ใช้บริการในระยะยาวและสามารถเปลี่ยนแปลงวิธีหรือขั้นตอนการบริการ” ประโยคยาวๆ ที่ผ่านมามีขอบเขตเช่นไร ต้องสร้างความเข้าใจตรงกัน...แล้วการเปลี่ยนแปลงวิธีการนี้เป็นเรื่องของทีมหรือบุคคล...อ้าวจะต้องเลือกระดับคะแนนกันแล้ว สงสัยผู้ทำหน้าที่ประเมินต้องกุมขมับกันหน่อย

ความสามารถด้านการสั่งสมความเชี่ยวชาญในอาชีพ ระดับ 3 ขั้นดี ต้อง "เข้าใจประเด็นหลัก นัยสำคัญและผลกระทบของวิทยาการอย่างลึกซึ้ง”อิอิ... วัดยังงัย

นอกจากนั้นควรจะพิจารณาจำนวนผู้ประเมินในส่วนของผู้ร่วมงาน กำหนดจำนวนผู้ประเมินให้เท่ากันเลย หลายคนก็ตัวหารเยอะ แม้ว่าจะมีสถิติค่าเฉลี่ยรองรับ  และควรกำหนดให้ผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานเป็นผู้ประเมิน หากกลัวว่าจะมีผลต่อสัมพันธภาพ คัดก่อน 1 รอบแบบเพาะเจาะจงกับผู้ที่ปฏิบัติงานร่วมกัน (ไม่ใช่เป็นเพื่อนกินข้าวเที่ยงนะคะ เพราะคงวัดด้านการด้านกลยุทธ์ไม่ได้) แล้วจึงใช้การจับฉลากหรือสุ่ม หรือวิธีการอื่นๆ ที่ไม่เจาะจงบุคคล เพื่อป้องกันการลำเอียง

สำหรับการขอให้ผู้รับบริการ ซึ่งนินามศัพท์นั้นได้นิยามว่า เป็นบุคลากร/หน่วยงานภายในหรือภายนอกที่ไปใช้บริการ หมายรวมถึง อาจารย์ ข้าราชการ นักศึกษา และบุคคลภายนอก หากจะให้มีส่วนนี้ร่วมด้วย องค์กรต้องออกแบบในการเก็บข้อมูลให้ดี เพื่อการได้มาซึ่งข้อมูลจริงและความยุติธรรม  อย่าลืมว่า การประเมินนี้มีผลต่อผลได้-ผลเสียนะคะ  ด้วยเห็นใจผู้ให้บริการเหมือนกัน ว่า การชมหรือการประเมินเป็นทางการนี้นผู้ใช้บริการมักไม่แสดงเป็นลายลักษณ์อักษณ หากวีน-หรือโวย มีเอกสารแน่นอนค่ะ ดังนั้นเรื่องนี้จึงเป็นหินก้อนใหญ่ของหัวหน้างาน ที่จะเลือกหรือสุ่มผู้ใช้บริการในการให้ประเมินบุคลากร

สำหรับผู้ที่ได้รับเกียรติ ไม่ว่าจะเป็นโดยตำแหน่ง หรือได้รับการจัดสรรให้ทำหน้าที่ ควรที่จะศึกษาคู่มือและรายละเอียดของเกณฑ์วัดในแต่ละระดับให้ดี คิดอย่างรอบคอบ เพราะหากเป็นระบบที่ใช้จริง...อาจมีผลได้ผลเสียต่อผู้ถูกประเมิน...ผลได้คงไม่ว่ากัน แต่ที่โลกวุ่นวายอยู่ทุกวันนี้ก็เพราะมีคนเสียผลประโยชน์

 

แล้วจะมาเล่าต่อนะคะ แต่ขอเป็นกำลังใจสำหรับกรรมการที่รับผิดชอบด้านนี้  รู้สึกชอบใจมากที่หน่วยงานนำมาทดลองใช้ให้เราเตรียมตัว หากใช้จริงถูกปลดออกแน่เลย...แบบว่าขาดสมรรถนะ  แต่ก้ออดหวั่นใจไม่ได้เมื่อต้องพัฒนาตนเองให้ประเมินผ่านในรอบถัดไป  เอหรือเกณฑ์สมรรถนะจะสูงไป แอบคิดเข้าข้างตัวเอง...อิอิ  แต่หน่วยงานต้องมีภาระที่หนักอึ้งในการทำให้เกณฑ์สมรรถนะเป็นเครื่องมือที่ทรงประสิทธิภาพ ไม่ใช่เครื่องมือที่ผู้คนหวาดกลัว จนขาดขวัญและกำลังใจ และขอให้ผู้เกี่ยวข้องร่วมแสดงความคิดเห็นเพื่อให้สมรรถนะเป็นเครื่องมือด้านคุณภาพที่ดี ไม่ใช่กลายเป็นหินที่หนักทับอก ด้วยว่าเราไม่สามารถแย้งเกณฑ์ ก.พ.ร. ได้

 ไม่ซีเรียสไปใช่ไหมคะ...ขำขำได้ 

 

ขออนุญาตลิงค์ข้อมูลเพิ่มเติมจากบันทึกของคุณ นันทา ติงสมบัติยุทธ์ ที่  http://gotoknow.org/blog/www-doae/37726