AAR การประชุมปฏิบัติการ “วาระหลัก สสส. ปี ๒๕๔๙  ๖๐ ปี ๖๐ ล้านความดี เริ่มที่เยาวชน”   วันที่ ๑๘ – ๒๐ มีค. ๔๙  ที่ เซอร์ เจมส์ รีสอร์ท  สระบุรี 

เป้าหมายในการเข้าร่วมการประชุมของผม
1. เพื่อร่วมเป็นวิทยากรกระบวนการของการประชุม ร่วมกับ อ. ไพบูลย์ วัฒนศิริธรรม
2. เพื่อแสวงหาภาคีดำเนินการ เวทีนวัตกรรมเด็ก เยาวชน (และครอบครัว)  และเวทีนวัตกรรมการเรียนรู้ ซึ่ง สคส. อยากให้มีการจัดในพื้นที่ระดับจังหวัด อย่างละไม่ต่ำกว่า ๒๐ เวที
3. เพื่อหาทางเผยแพร่หลักการและเทคนิค KM ให้ภาคีของ สสส. นำไปใช้
4. เพื่อเรียนรู้กิจกรรมของภาคีอันหลากหลาย ของ สสส.

สิ่งที่ได้มากเกินความคาดหมาย
     ในภาพรวมบรรลุวัตถุประสงค์ทั้งหมด โดยมีรายละเอียดดังนี้
1. ได้เห็นพลังของภาคีของ สสส. และความร่วมมือที่ภาคีให้แก่ สสส. ว่ามีสูงมาก  และหลากหลายเรื่อง/ประเด็น    แสดงศักยภาพสูงยิ่งของ สสส.
2.  ได้เห็นความสามารถของผู้มาร่วมประชุมที่มีสูงมากในเชิงวิชาการ และการเคลื่อนไหว    รวมทั้งความสามารถในการจับประเด็นและสรุปประเด็นในที่ประชุม  
3. ได้เห็นความสามารถในการเรียนรู้ของเจ้าหน้าที่ของ สสส ตอนทำ AAR ในส่วนของ สสส. เมื่อบ่ายวันที่ ๒๐ มีค. ๔๙   และจากการดูการทำงานในภาพรวมทั้งหมดของการประชุม  
4. ได้เห็นความสามารถเฉพาะตัวที่สูงมากของ อ. ไพบูลย์ วัฒนศิริธรรม ตอนพยายามทำให้บรรยากาศเล่าเรื่องความสำเร็จด้วยเทคนิค storytelling เกิดความคึกคัก
5. ได้มากแต่ไม่เกินความคาดหมาย   คือโอกาสร่วมมือกับ วพร., สถาบันรามจิตติ และ ยสส. (แผนงานเยาวชนสร้างสรรค์เพื่อการเรียนรู้สู่สุขภาวะ) ในการจัดเวทีนวัตกรรม  และในการใช้ KM
6. ได้วิ่งออกกำลังในบรรยากาศยามเช้าของ สนามกอล์ฟ เซอร์ เจมส์ รีสอร์ท ซึ่งเป็นสถานที่จัดประชุม   ผมวิ่งออกกำลังท่ามกลางเสียงนกร้องไพเราะ  มีกลิ่นหอมของดอกไม้โชยมาเป็นระยะๆ ไม่รู้ว่าดอกอะไร เดาว่าเป็นกันเกราหรือตำเสา   ความงดงามของสนามหญ้า    และแดดอ่อนยามพระอาทิตย์ขึ้น  
7. ได้พบมิตรเก่าที่ไม่ค่อยได้พบ และได้รู้จักมิตรใหม่อีกหลายคน
8. ได้ประสบความสำเร็จในการเผยแพร่เครื่องมือ AAR   โดยให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ทดลองใช้ตอนช่วงครึ่งชั่วโมงหลังสุดของการประชุม  ซึ่งดูจะเป็นที่ชื่นชอบ   และทาง สสส. ได้เอามาใช้กับทีมงานของ สสส. อีกครั้งทันทีที่ประชุมเสร็จ    โดยทำ AAR วงใหญ่กว่า ๓๐ คน ระหว่างเวลา ๑๓.๓๐ – ๑๕.๓๐ น. 

สิ่งที่ยังบรรลุผลน้อย  
1. เป้าหมายการประชุมของ สสส. ที่ต้องการให้เกิดแผนงานชัดเจนยังไม่บรรลุ    อาจเป็นเพราะตั้งเป้าไว้สูงเกินไป    แต่ก็ได้ประเด็นดำเนินการต่อ ๕ ประเด็น และมีผู้รับผิดชอบชัดเจน

คำแนะนำสำหรับปรับปรุง หากจะมีการจัดประชุมเช่นนี้อีก
1.    ทีมจัดประชุมเตรียมทำการบ้านให้มากกว่านี้    และเตรียมให้ข้อมูลแก่ผู้เข้าร่วมประชุมล่วงหน้าให้ดีกว่านี้    เช่นทำเอกสารข้อมูลของแต่ละภาคีที่มาร่วมประชุมย่อๆ ประมาณ ๕ บรรทัด แจกผู้เข้าร่วมประชุมล่วงหน้า    และถามภาคีว่าต้องการแจกเอกสารอะไรบ้างแก่ผู้เข้าร่วมประชุมล่วงหน้า
2.    ควรจัดทำ “ใบงาน” สำหรับผู้เข้าร่วมประชุมให้ชัดเจนกว่านี้   แจกล่วงหน้า เพื่อให้ผู้เข้าร่วมได้ตั้งความคาดหวัง และเตรียมตัวมาประชุม ตรงตามเป้าหมายของการประชุม
3.    จัดให้มีเวลาว่างสำหรับให้สมาชิก ลปรร. กันเองมากกว่านี้
4.    จัดสถานที่ตั้งโต๊ะประชุมกลุ่มให้ห่างกันมากกว่านี้   อาจให้บางกลุ่มมาอยู่ตรงระเบียง    หรือลงไปประชุมที่สนามหญ้า ให้ได้บรรยากาศสบายๆ ถ้าทำได้ 
5. เตรียมรับมือจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมมากกว่า ๑๐๐ คนให้ดี    มีเทคนิคเรียกคนเข้าห้อง เช่นมีระฆัง หรือกระดิ่ง หรือฆ้อง ตีบอกเวลา    และเทคนิคให้การประชุมตรงเวลา   
6. การเตรียมจัดห้องประชุม ให้สะดวกสบายต่อการประชุม   มีระบบเสียงที่ดี   ไม่แออัดและเสียงรบกวนกัน   ฯลฯ เป็นเรื่องสำคัญมาก

ข้อเสนอแนะต่อ สสส. เพื่อไปพิจารณาดำเนินการ
1. มองว่าการประชุมเช่นนี้เกิดประโยชน์ ๒ ต่อ    คือได้เชื่อมโยงภาคีบนฐานของเรื่องเด็กและเยาวชน    และบนฐานประเด็นของแต่ละภาคีเอง    ผมมองว่าการประชุมนี้บอกชัดเจนว่าเป็นเครื่องมือจัดการที่ดีมากสำหรับ สสส. ใช้ทำให้เกิดคุณค่า/มูลค่าเพิ่ม (value add) แก่โครงการที่ สสส. สนับสนุน    ลงทุนจัดการประชุมนิดเดียว แต่จะได้ผลลัพธ์เพิ่มขึ้นอีกมากมาย    ผมมองว่านี่คือวิธีการจัดการให้เกิดพลังเสริม (synergy) ระหว่างแผนงาน    เกิดเป็นเครือข่ายภาคีของ สสส. เข้มข้นขึ้น
2. สสส. หาวิธีจัดการความสัมพันธ์เชิงบูรณาการระหว่างเครือข่ายในหลายชั้น   ได้แก่  ชั้นระหว่างสำนักภายใน สสส. เอง    (ซึ่งจาก AAR เห็นว่ายังบูรณาการกันน้อยไป)   ระหว่างแผนงานเชิงประเด็น    และการบูรณาการในพื้นที่     และที่สำคัญ การบูรณาการกับหน่วยงานประจำในด้านนั้นๆ (ซึ่งในกรณีนี้คือหน่วยงานด้านเด็กและเยาวชน)    สสส. น่าจะพัฒนาทักษะในการจัดการให้เกิดการบูรณาการในหลากหลายระดับ และข้ามระดับ    เน้นการบูรณาการโดยผู้ดำเนินการ   แล้ว สสส. คอยเข้าไป “จับภาพ” ความสำเร็จจากกิจกรรมบูรณาการนั้น    นี่คือศาสตร์และศิลป์ด้าน Networking Management  ที่ สสส. ควรเรียนรู้และพัฒนาขึ้นใช้    จุดสำคัญคือ สสส. ต้องลดทอนความสัมพันธ์เชิง Granter - Grantee Relationship ลงไป    หาทางทำให้มีความสัมพันธ์แนวราบมากขึ้น 
3. การประชุมทำนองนี้ น่าจะเป็นเครื่องมือบูรณาการอย่างหนึ่งที่มีพลังมาก    สสส. น่าจะพิจารณาดำเนินการมากขึ้น และพัฒนาทักษะในการจัดให้เกิดผลลัพธ์สูง  

สิ่งที่ผมได้เรียนรู้
1. การเล่าเรื่อง (Storytelling) ในที่ประชุมที่มีคนมากกว่า ๑๐๐ คนทำให้มีประสิทธิผลได้ยาก    ถ้าจะจัด ต้องมีการเตรียมผู้เข้าร่วมเป็นอย่างดี    น่าจะแจกเอกสารเรื่อง storytelling ให้ได้อ่านทำความเข้าใจก่อน
2. การประชุมแบบนี้ที่องค์ประกอบของผู้เข้าร่วมเป็นคนระดับผู้ใหญ่อย่างนี้ หนีไม่พ้นที่จะมีคนมาร่วมเพียงครึ่งวัน ค่อนวัน ไม่อยู่ตลอด    ผู้จัดและทีมงานต้องมีข้อมูลนี้    และมีการจัดการให้สอดคล้องกับสภาพความเป็นจริง
 
สิ่งที่ สคส. จะดำเนินการต่อ
1. เวทีนวัตกรรมเด็กและเยาวชน   และเวทีนวัตกรรมการเรียนรู้
2. ร่วมเป็นภาคีที่ใกล้ชิดกับ สสส. ที่ร่วมพัฒนาศาสตร์และศิลป์ของการขับเคลื่อนเครือข่าย หรือ Network Management 
3. ร่วมในการ ลปรร. การนำเทคนิค KM ไปใช้ในเครือข่ายของ สสส.    ผู้ประสานงานของ สคส. คือคุณอ้อ (วรรณา เลิศวิจิตรจรัส) และผู้ช่วยคือคุณจ๋า (ฉันทลักษณ์ อาจหาญ)

     

บรรยากาศการประชุมเล่าเรื่องความสำเร็จ 

การประชุมกลุ่มย่อย สร้างเป้าหมายเพื่อเด็ก 

บรรยากาศตอนประชุมกลุ่มย่อย  ห้องแคบไป เสียงตีกัน 

           

ตัวอย่างของผลงานกลุ่ม 

อรุณร่งภายในบริเวณรีสอร์ท 

AAR 

     
 

วง AAR ของคณะผู้จัดการประชุม 

 

วิจารณ์ พานิช
๒๑ มีค. ๔๙