ในการประชุมคณะกรรมการ เรามักจะใช้เวลาส่วนใหญ่กับวาระ เรื่องแจ้งเพื่อทราบ เป็นการหมกมุ่นอยู่กับอดีต เราไม่ได้ใช้เวลาเพื่อวาระ “เรื่องพิจารณา/หารือ” มากนัก ซึ่งรายการหลังนี้ เป็นเรื่องอนาคตขององค์กร

       จากประสบการณ์การทำหน้าที่คณะกรรมการของหน่วยงานต่าง ๆ สถานศึกษาต่าง ๆ หรือเห็นการทำงานของคณะกรรมการเขตพื้นที่การศึกษาต่าง ๆ  สิ่งที่พบบ่อยมาก คือ  “การประชุมที่ใช้เวลาส่วนใหญ่ในวาระ  เรื่องแจ้งเพื่อทราบ” บางครั้งมีการใช้เวลาในวาระเรื่องแจ้งเพื่อทราบถึง 2 ใน 3  ของเวลาในการประชุมทั้งหมด   เวลาเพื่อวาระ “เรื่องหารือ/เรื่องพิจารณา” เหลือน้อยมาก

 

       เราลองมาวิเคราะห์กันนะครับว่า “เรื่องแจ้งเพื่อทราบ ส่วนใหญ่มักจะเป็นเรื่องในอดีตหรือเรื่องที่ผ่านไปแล้ว  ใช่หรือไม่” (บางเรื่องอาจเป็นเรื่องอนาคตนะครับ เช่น เช่น แจ้งกำหนดการโครงการหรือกิจกรรมต่าง ๆ ที่จะทำในเดือนถัดไป) หากส่วนใหญ่เป็นเรื่องอดีตหรือเรื่องที่ผ่านไปแล้ว แสดงว่า เรามักจะใช้เวลาส่วนใหญ่ “หมกมุ่นอยู่กับอดีต”  ไม่ได้ใช้เวลาเพื่อวาระ “เรื่องพิจารณา/หารือ” มากนัก ซึ่งรายการหลังนี้ เป็นเรื่องอนาคตขององค์กร  หากกรรมการฯ ไม่มีเวลาคิดเรื่องอนาคต หรือทิศทางขององค์กร  แล้วองค์กรจะพัฒนาไปอย่างไร   หน้าที่สำคัญของคณะกรรมการ โดยเฉพาะกรรมการสถานศึกษา หรือคณะกรรมการเขตพื้นที่การศึกษา คือ “การมองอนาคต  มองไปข้างหน้า คิดวางแผน คิดกลยุทธ์และข้อเสนอแนะเพื่อการพัฒนาหรือยกระดับคุณภาพการศึกษา อย่างต่อเนื่อง”

 

       ทีนี้ เรามาพิจารณากันซิครับว่า จะทำอย่างไรกับวาระ เรื่องแจ้งเพื่อทราบ เพื่อให้ใช้เวลาน้อยลง   อาจมีหลายวิธี  แต่ผมเคยเจอกับตนเอง ในการประชุมที่มีศาสตราจารย์ ดร.พจน์ สะเพียรชัย เป็นประธาน  หลังจากประธานกล่าวเปิดประชุมแล้ว  พอถึงวาระ “เรื่องแจ้งเพื่อทราบ” ท่านจะพูดว่า “วันนี้ ผมมีเรื่องแจ้งเพื่อทราบทั้งหมด 9 เรื่อง   โปรดอ่าน 9 นาทีครับ...เชิญครับ” แล้วท่านอาจารย์ในฐานะประธานก็นั่งดื่มกาแฟ จนครบ 9 นาที แล้วถามว่า “มีท่านใดจะซักถาม หรือตั้งข้อสังเกตอะไรไหมครับ ใน 9 เรื่อง เชิญครับ” แล้วปล่อยให้เงียบประมาณ 30 วินาที  ท่านจึงสรุปว่า “ไม่มีนะครับ เป็นอันว่า เราจบวาระเรื่องแจ้งเพื่อทราบครับ” (ใช้เวลา 9 นาที กับ 30 วินาที)  ขอไปวาระต่อไปครับ....ทุกครั้งที่ไปร่วมประชุมกับ ศ.ดร.พจน์ บรรยากาศจะเป็นเช่นนี้ตลอดครับ   ถ้ามีเรื่องแจ้งเพื่อทราบ 14 เรื่อง ก็จะให้เวลาอ่าน 14 นาที แล้วจบครับ “เวลามีค่าจริง ๆ ครับ” (แล้วผมจะเล่าเทคนิคการประชุมในลีลาของท่านต่อ ในโอกาสต่อไปนะครับ)... ผมเคยซักถามท่านอาจารย์หลังการประชุมว่า อาจารย์ปฏิบัติเช่นนี้เสมอ หรือ  อาจารย์ตอบว่า ในอดีตก็มีการหมกมุ่นอยู่กับอดีต หรือวาระแจ้งเพื่อทราบบ้าง ต่อมาก็เกิดการเรียนรู้  และเห็นว่า ควรให้ความสำคัญกับวาระ “เรื่องหารือ/เรื่องพิจารณา มากขึ้น” ซึ่งในทางปฏิบัติ ควรใช้เวลาไม่น้อยกว่าร้อยละ 75 เพื่อวาระนี้  อันเป็นเรื่องของอนาคตองค์กร   ยกเว้นการประชุมสัมมนา เพื่อสรุปผลงานในรอบปีนะครับ ที่มักจะเป็นการคุยกันในเรื่องอดีตหรือผลงานในปีที่ผ่านมา เป็นหลัก(แต่ก็ต้องมีการวิเคราะห์ ทิศทางที่ควรจะเป็น ในอนาคตด้วยครับ”