แนวทางการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานภายใต้หลักการ "รวมบริการ ประสานภารกิจ"

ไม่มาคุยเรื่องปัญหาแต่ครั้งหน้าเรามาแลกเปลี่ยนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกัน

วันนี้เป็นวันดี ที่ผู้บริหารในหน่วยงานให้บริการในมหาวิทยาลัยได้ร่วมประชุมแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและซักซ้อมการทำงาน ภายใต้ปรัชญาการรวมบริการประสานภารกิจ หารือแนวทางการจัดเวทีพูดคุยเรื่องหลักการทำงานภายใต้หลักการรวมบริการ ประสานภารกิจ ว่าทำอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

ท่าน ดร.กีร์รัตน์  สงวนไทร

รองอธิการบดีฝ่ายวางแผนและพัฒน

ประธานในที่ประชุมครั้งนี้

หลักการทำงาน “รวมบริการ ประสานภารกิจ”

เป็นระบบการบริหารจัดการที่มุ่งเน้นการใช้ทรัพยากรและความชำนาญร่วมกัน จัดให้มีระบบบริการแบบรวมศูนย์ ใช้อาคารสถานที่ เครื่องมือและอุปกรณ์ต่างๆ ร่วมกัน ทำให้ระบบบริการและการจัดการมีประสิทธิภาพ ซึ่งระบบการบริหารจัดการดังกล่าวทำให้เกิดการใช้ทรัพยากรอย่างมีคุณค่า คุ้มค่า และมีการประสานภารกิจอย่างมีประสิทธิภาพ บรรลุพันธกิจหลักขององค์กร

บรรยากาศการพูดคุยแลกเปลี่ยน

ของหัวหน้า หน่วยงานสนับสนุนของมหาวิทยาลัย

จากการพูดคุยแลกเปลี่ยนทำให้เราพบข้อควรพิจารณาภายใต้หลักการทำงาน “รวมบริการ ประสานภารกิจ” ซึ่งไม่รู้ว่าผิดหรือถูกนะคะ ว่า

1. การให้บริการภายใต้หลักการรวมบริการต้องเป็นการให้บริการซึ่งกันและกัน ทั้งสองฝ่ายเป็นทั้งผู้ให้และเป็นทั้งผู้รับ โดยเฉพาะการให้บริการในความชำนาญเฉพาะเรื่อง ที่จะต้องมองที่เนื้อหาสาระ (Content) จำเป็นต้องได้รับข้อมูลที่ถูกต้องเชิงวิชาการจากหน่วยรับบริการ
2. บุคลากรทุกคนในองค์กรต้องปฏิบัติตามหลักการทำงานนี้อย่างจริงจัง
3. ทรัพยากรไม่มีใครหรือหน่วยงานใดเป็นเจ้าของหลัก แต่จัดให้มีหน่วยงานกลางที่จะคอยแบ่งปันทรัพยากรเพื่อไม่ให้เกิดความซ้ำซ้อนในการใช้งานและเกิดการควบคุมมาตรฐานง่าย
4. หลักการทำงานนี้ต้องทำความเข้าใจและให้ความสำคัญกับคนปฏิบัติงานหน้างานที่ต้องเอื้อต่อกัน ในการปฏิบัติงานภายใต้หลักการรวมบริการประสานภารกิจ รู้รักองค์กร และสิ่งสำคัญในการประสานภารกิจให้สำเร็จคือ การใช้ถ้อยคำที่มีมิตรจิตมิตรใจ ใช้ภาษาให้เขายอม เน้นการให้ความสำคัญกับศักดิ์ศรีความเป็นมนุษย์

และทำให้เราเห็นแนวทางการทำงานภายใต้หลักการทำงาน “รวมบริการ ประสานภารกิจ” ดังนี้

1. ควรให้มีคณะทำงานหรือ Key Person ในแต่ละเรื่องและในแต่ละหน่วยงาน เพื่อจัดให้มีการจัดการประชุมแลกเปลี่ยนและประสานการทำงานในงานนั้นๆ อย่างต่อเนื่อง
2. ฝ่ายปฏิบัติการทำงานลักษณะเป็น Function และพบว่าในแต่ละงานงานจะมีกระบวนการทำงานและในกระบวนการทำงานก็จะมีกระบวนการทำงานที่เชื่อมต่อร่วมกัน
3. การให้อำนาจการตัดสินใจกับหน่วยงานให้บริการปลายสุด

พบปัญหาอุปสรรคจากการทำงานดังนี้

1. ลักษณะการทำงานยังเป็นการทำงานตามความถนัด ทำงานของใครของมัน ยังไม่มีการทำงานต่อเนื่อง ประสานกัน
2. พบว่าการปรับปรุงสิ่งก่อสร้างจะไม่เป็นไปตามหลักหลักการทำงาน “รวมบริการ ประสานภารกิจ” พบว่ามีการใช้ทรัพยากร งบประมาณเฉพาะส่วน ทำให้เกิดการใช้แบบแบ่งส่วนเกิดการใช้งานที่ไม่เต็มประสิทธิภาพ
3. การใช้ภาษาที่เกิดความเข้าใจผิด ไม่คำนึงถึงจิตใจของคนอื่นทำให้มีผลต่อการประสานงาน
4. ระดับความเข้าใจในปรัชญาหลักการรวมบริการประสานภารกิจไม่เท่ากัน พนักงานที่อยู่นานจะเข้าใจในระดับหนึ่ง แต่พนักงานที่มาใหม่จะเข้าใจระดับหนึ่งการเข้าใจที่ไม่เท่ากันส่งผลต่อแนวทางในการปฏิบัติงาน
5. งานบางงานไม่สามารถมีเจ้าภาพเพียงหน่วยงานเดียวหรืองานบางอย่างไม่แยกเด็ดขาด ซึ่งจำเป็นต้องมีเจ้าภาพร่วม ทำให้เกิดการเกี่ยงกันทำจึงทำให้ต้องมีการประสานภารกิจ
6. หากหน่วยงานต้นสายสามารถเคลียร์ในกระบวนการทำงานได้ จะทำให้หน่วยงานบริการสามารถดำเนินการส่งข้อมูลต่อให้กับหน่วยงานรับบริการ (นักศึกษา) ต่อได้
7. ไม่เข้าใจกระบวนการทำงาน (Work flow) การทำงานที่แท้จริงของกันและกันระหว่างหน่วยกลาง หน่วยให้บริการและหน่วยรับบริการ

การพูดคุยแลกเปลี่ยนครั้งนี้ทำให้ได้ข้อเสนอแนะสำหรับการเสนอแนวทางจัดเวทีครั้งต่อไป ดังนี้คะ

1. การจัดเวทีครั้งหน้า ไม่ใช่การมาคุยเรื่องปัญหาแต่เป็นการมาแลกเปลี่ยนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกัน
2. ทุกหน่วยงานต้องกลับไปวิเคราะห์ระบบหรือกระบวนการให้บริการ ว่า....

-          งานที่ต้องให้บริการมีอะไรบ้าง

-          การดำเนินการที่ผ่านมามีผลเป็นอย่างไร (เกิดผลสำเร็จ ไม่สำเร็จอย่างไร มีปัญหาอุปสรรคอะไร ให้เรียงลำดับความสำคัญ) พร้อมเตรียม flow chart และจุดเชื่อมต่อการให้บริการ

-          นำสิ่งที่ต้องได้รับการพัฒนาที่สำคัญและเร่งด่วนมาหารือ พูดคุยกันต่อถึงแนวทาง กระบวนการทำเส้นทางต่อเชื่อมงานกัน ระบุทั้งทรัพยากรและประสบการณ์ที่มีอยู่ ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบหลัก ใครเป็นผู้รับผิดชอบรอง

1. ถามความคาดหวังหน่วยรับบริการว่าหน่วยรับบริการอยากให้บริการอะไรเพิ่มเติม การใช้บริการ หรือการให้บริการมีปัญหาติดขัดอย่างไร ให้เรียงลำดับความสำคัญ
2. ทำความเข้าใจร่วมกันอย่างทั่วถึง ถึงหลักการรวมบริการประสานภารกิจ
3. ให้ Key Person แต่ละส่วนงานมาร่วมประชุมอย่างน้อยเดือนละ 1 ครั้ง เพื่อร่วมงานแผน แก้ปัญหาการทำงานร่วมกัน
4. ควรจัดเวทีพูดคุยแลกเปลี่ยนจริงๆ ในทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ไม่ควรจัดแยกฝ่าย ควรคิดร่วมและมีการพูดคุยทั้ง 2 ด้าน คือทั้งที่เราเป็นผู้รับและผู้ให้ และทำให้เกิดการประสานงานอย่างต่อเนื่อง
5. การจัดเวทีครั้งหน้าเสนออยากให้มองไปที่กระบวนการ ไม่ใช้มองไปที่งาน
6. หาวิธีอย่างไรให้พนักงานใหม่ทราบและเข้าใจ ในหลักการรวมบริการและประสานภารกิจ
7. ให้หน่วยงานผู้ให้และผู้รับมาพูดคุยในกระบวนการทำงาน เพราะบางครั้งคนปฏิบัติงานไม่ทราบเหตุผลว่าทำไมถึงทำเช่นนั้น และทำเช่นนั้นไปทำไป
8. ควรทำในเวทีเล็กก่อนเพื่อให้เห็นปัญหาร่วมกัน เห็นแนวทางการแก้ปัญหาร่วมกัน
9. ทำอย่างไรไม่ให้เกิดการเกี่ยงกันทำงานภายใต้หลักการรวมบริการประสานภารกิจ
10. ควรจัดเวทีใหญ่ ให้คนอื่นแสดงความคิดเห็นด้วย ทำให้ไม่รู้สึกห่างเหิน
11. การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอยู่ที่คนทำงาน ทำอย่างไรจึงให้แนวคิดนี้อยู่กับทั้งผู้รับและผู้ให้บริการ

 

แรงสนับสนุนที่มีเป็นทุนที่ดี ที่จะทำให้เราก้าวต่อไป

กิจกรรมหลักๆ ในแต่ละงานขณะนี้ มี Flow chart และขั้นตอนการทำงาน ทำให้การจะพัฒนา เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานภายใตหลักการรวมบริการประสานภารกิจเริ่มต้นไม่ยาก และที่มาเราก็เห็นความสำเร็จเป็นระยะๆ และการให้ความร่วมมือของผู้บริหารของหน่วนให้บริการเป็นอย่างดี และการเห็นประโยชน์ร่วมกันของหน่วยรับบริการ

 

ทำให้เกิดเวทีการแลกเปลี่ยนในครั้งหน้า โดยกำหนดเป้าหมายดังนี้

          เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานภายใต้หลักการรวมบริการประสานภารกิจ และให้คนทำงาน ทำงานอย่างมีความสุข

 

ทำให้พอจะสรุปการจัดเวทีแลกเปลี่ยนในครั้งหน้าได้ดังนี้

1. เชิญทั้ง 2 ฝ่าย ทั้งผู้ให้บริการและผู้รับบริการ ได้แก่ หน่วยงานให้บริการและสำนักวิชา
2. ทำความเข้าใจ ตระหนักรู้และเข้าใจอย่างถ่องแท้ถึงปรัชญาหลักการรวมบริการประสานภารกิจในการใช้ทรัพยากรและความชำนาญซึ่งกันและกัน ให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกัน ให้รู้ว่าทุกหน่วยงานเป็นทั้งผู้ให้และผู้รับบริการซึ่งกันและกัน เนื่องจากบางครั้งคนเก่าก็เข้าใจผิดโดยไม่รู้ตัว และคนใหม่ก็ฟังต่อๆ กันมา
3. หน่วยงานต้องกลับไปวิเคราะห์ระบบหรือกระบวนการให้บริการ ว่า....

3.1  งานที่ต้องให้บริการมีอะไรบ้าง

3.2  การดำเนินการที่ผ่านมามีผลเป็นอย่างไร (เกิดผลสำเร็จ ไม่สำเร็จอย่างไร มีปัญหาอุปสรรคอะไร ให้เรียงลำดับความสำคัญ) พร้อมเตรียม flow chart และจุดเชื่อมต่อการให้บริการ

3.3  นำสิ่งที่ต้องได้รับการพัฒนาที่สำคัญและเร่งด่วนมาหารือ พูดคุยกันต่อถึงแนวทาง กระบวนการทำเส้นทางต่อเชื่อมงานกัน ระบุทั้งทรัพยากรและประสบการณ์ที่มีอยู่ ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบหลัก ใครเป็นผู้รับผิดชอบรอง

 

4. หลังจากนั้นก็จัดเวทีแยกเป็นกิจกรรมที่ต้องให้บริการ ร่วมพูดคุยกันระหว่างหน่วยงานรับบริการกับหน่วยงานให้บริการที่ต้องประสานภารกิจร่วมกันหรือผู้ที่เกี่ยวข้องทุกฝ่าย

ผลการแลกเปลี่ยนเป็นเช่นไร จะนำมาเล่าสู่กันฟังต่อนะคะ

ปิติกานต์ จันทร์แย้ม

[JJ]

ฝากความคิดถึงท่านพี่ กีรรัตน์ และ ทีมงาน "คุณอำนวยแห่ง UKM" คงได้ F2F ที่นครนายกนะครับ

[ส่วนพัสดุ]

• ละเอียดยิบ
• สุดยอดจริงๆ ค่ะ

[นาย เอกราช แก้วเขียว]

ของดี ๆ ที่มีอยู่