ถอดบทเรียนจาการทำงานประจำช่วงระยะหลังๆ

ในหน่วยงานที่มีบุคลากรจำนวนมาก การที่จะประชุมแต่ละครั้งพร้อมหน้าพร้อมตากันทุกคน นั้นคงเป็นไปได้อยาก อย่างน้อยผมว่าก็ไม่เกินเดือนละครั้ง หรือไม่ก็ส่งหัวหน้าฝ่ายไปเป็นตัวแทนของฝ่าย ซึ่งพูดง่ายๆคือ การประชุมนั้นเป็นหน้าที่เฉพาะผู้บริหาร

        สำหรับผมนั้นการประชุมก็มีสองแบบ คือ

  1. แบบที่เป็นทางการ มีหนังสือเชิญ มีห้อง มีวาระที่เป็นลายลักษณ์อักษร มีประธาน มีกาแฟ อาหารว่าง และที่สุดต้องการมติ

  2. แบบไม่เป็นทางการ คือ ง่ายๆ มีแต่ประเด็นหัวข้อที่จะคุยกันเท่านั้น ทุกคนได้แสดงความคิดเห็นทั่วถึง ถ้วนทั่ว ใช้การ ลปรร. ไม่มีประธาน แต่เป็นเพียงแค่คนเปิดประเด็นเท่านั้น

ที่นี้สำหรับหน่วยงานเล็กๆ มีบุคลากรห้าหกคน แต่มีสิ่งที่จะต้องทำ รับผิดชอบมากมายนั้น การประชุมแบบที่ 2 แบบไม่เป็นทางการ มีทีมทุกคนเข้าร่วม ถือเป็นโอกาสที่จะต้องทำให้บ่อย เป็นข้อได้เปรียบที่ต้องทำ ที่หลายหน่วยงานทำได้ยากยิ่ง

อย่างน้อยการพูดคุยแบบกลุ่มเล็กๆ ไม่มีพิธีรีตอง แบบไม่เป็นทางการนี้ สามารถทำให้ลดปัญหาการสื่อสารที่ไม่เข้าใจกันได้มาก หรือ แม้แต่การมอบหมายงานที่ไม่ใช่การสั่งการจากผู้บังคับบัญชา แบบ บน มา ล่าง เขียนสั่งการในหนังสือ เป็นความเห็นชอบของทุกคนในหน่วยงาน

ส่วนตัว ผมชอบ และเชื่อมาก ว่าการประชุมบ่อยครั้งๆ ของหน่วยงานที่มีคนน้อยๆ จึงเป็นข้อได้เปรียบ ที่จะต้องทำประโยชน์จากโอกาสนี้ให้มากที่สุด

และสิ่งที่สำคัญทุกคนหลังประชุมเสร็จ แต่ละคน ไม่ว่าจะยศใด ตำแหน่งใด อายุใด ต้องตระหนัก และทบทวนตัวเองว่า เราได้รับมอบหมายอะไร เราอยู่ในตำแหน่งใด เราควรจะต้องทำอะไร ตามบทบาท โดยไม่สั่งการต่อ หรือ มอบหมาย ไหว้วานใครต่อ (หาแพะ) จึงจะทำให้องค์กรพัฒนา และมีความสุขไปพร้อมกันถ้วนทั่ว

ผมนะ ชอบประชุมเชิงปรึกษาหารือแบบไม่เป็นทางการมากกว่า ได้พูดได้แสดงความคิดเห็น เพราะประชุมแบบเป็นทางการมีแต่ผู้หลักผู้ใหญ่พูด ผมเองไม่กล้าที่จะแสดงความคิดเห็น กลัวเขาว่าเป็นเด็กก้าวร้าว เป็นเพียงแค่องค์ประกอบ “การไม่พูดอะไร นั่น ถือ เป็นมติ เป็นความเห็นชอบ”