ดังนั้น วิธีการของ Note ของน้องปุ๊ก ก็คือ ... ส่วนมากคือฟัง ... และส่วนใหญ่เป็นงานที่เรารู้ ก็จะฟัง ... จดส่วนที่สำคัญ และคำพูดเด็ดๆ ที่น่าสนใจ
น้องปุ๊ก กองคลัง เล่าเรื่อง ชีวิตของ Note taker ค่ะ ซึ่งระยะหลังๆ ก็เริ่มเป็น Fa แล้ว
เคยจัดของทุกศูนย์ฯ มารวมกัน ตอนที่มีปัญหาเรื่อง GFMIS เพิ่งเข้ามา 2 ปีก่อน ... คิดว่า จะเอา KM เข้ามาช่วยอย่างไร ที่จริงเขาก็ว่าไม่ควรนำเรื่องปัญหาเข้ามาพูดคุย แต่ว่า เราพบความสำเร็จที่เกิดจากการมีปัญหาตรงนี้ เพราะว่าบางศูนย์ฯ ทำแล้วผลงานดี ทำให้เบิกจ่ายได้ทัน เราก็เลยจัด KM ตรงนี้ขึ้นมา ให้คนที่เขาทำแล้วสำเร็จ ก็จะมี ศูนย์ฯ 4, 8, 9 และ 10 มาช่วย share กันว่า เขาทำอย่างไรจึงได้ประสบความสำเร็จในเรื่องการเบิกจ่าย ที่ต้อง Key เข้าไปในระบบ GFMIS ซึ่งเป็นระบบบริหารการเงินการคลังภาครัฐ ตอนที่ให้เป็น Note ไม่ได้จดอะไรมาก เพราะว่าทำหลายเรื่อง คือ จัดเรื่องเวที ดูเรื่องเครื่องเสียง เครื่องฉายสไลด์ ส่วนมากใช้วิธีอัดไว้ก่อน และจดช่วงที่ว่าง และมาสรุปทีหลัง เพราะส่วนมากจะเป็นการบรรยาย ไม่ได้เป็นประเด็นพูดคุย มาตอนสรุป ก็ถอดเทปทุกคำพูด
... เอาขึ้นเวป
... และบางอย่างสรุปประเด็น ขั้นตอนความสำเร็จของคนที่ทำได้ ส่งให้แต่ละคน หรือมีวิธีการอย่างไร ประสานงานกันอย่างไร ช่วงหลังๆ ก็ทำหน้าที่เป็น Fa ด้วย ตอนนี้ของกองคลังเราตั้งเป้า ทำ CoP ทุกฝ่าย เริ่มจากพัสดุ ไปบัญชี การเงิน บริหาร พัสดุทำไปแล้ว โดยเอาความรู้เกี่ยวกับงานพัสดุมาคุยกัน และเอาความสำเร็จที่ได้ บันทึก จับประเด็น และได้รายละเอียดตรงนั้นออกมา ครั้งนั้น สำนักสนับสนุนการจัดการความรู้ (พี่ฉัตรลดา) มาช่วยแนะนำว่า เราต้องเริ่มที่หัวปลา ให้มีการเล่าในเรื่องอะไร ให้คนเล่า แต่เราอย่าเพิ่งสรุปประเด็น ให้จดไปก่อน อะไรสำคัญ ก็ขีดไว้พอเสร็จแล้ว ให้ทุกคนมาดูว่า ที่เล่ามาทั้งหมด คุณจับอะไรได้บ้าง คนนี้ทำสำเร็จขึ้นมา วิธีการที่เขาทำ ทำอย่างไร วันนั้นที่ทำ CoP กัน ทำตั้งแต่เที่ยง เลิกเกือบ 2 ทุ่ม ก็มีเรื่องเล่า ว่า
... มีพี่ที่เขาทำสำเร็จเรื่องการทำสัญญา ตรงที่สัญญาของเขาไม่มีข้อผิดพลาด ไม่ต้องแก้ไขหลายครั้ง
... วิธีการที่พี่เขาเล่าก็คือ เขาจดขั้นตอนของเขาไว้ เขาก็จะมาเล่าให้ฟัง ตอนที่ทำพี่ก็จะจดไว้ ขั้นตอนอย่างนี้ๆ เคยติดปัญหาอะไรเขาก็จะวง พยายามแก้ปัญหาให้ได้ เช่น บริษัทส่งเอกสารมาไม่ครบ ต้องไปตาม ต้องแก้กันหลายครั้ง เอกสารอะไรบ้าง เขาก็จะจด และทำเป็นคู่มือของเขา
... เขาก็จะแนะนำตรงนั้นให้คนในฝ่ายรู้ พวกเราก็จะรู้ ที่เคยสงสัย เวลาทำสัญญาทำไมเขาจะต้องให้ไปหาแต่พี่คนนี้ ก็บอกว่า ให้ถามพี่ตุ๊กนะ เพราะว่าพี่ตุ๊กทำอะไรได้แม่นบางทีเขาก็ไม่ผิดเลย เพราะว่าพี่เขาจดไว้นี่เอง ตอนสรุปเรื่อง ก็เอาขึ้นเวป G2K ก็จะเห็นว่า เขาทำงานตรงนี้สำเร็จเพราะอะไร ดังนั้น วิธีการของ Note ของน้องปุ๊ก ก็คือ
... ส่วนมากคือฟัง
... และส่วนใหญ่เป็นงานที่เรารู้ ก็จะฟัง
... จดส่วนที่สำคัญ และคำพูดเด็ดๆ ที่น่าสนใจ ตอนนี้จะมีพี่ศรีสุดา จดเก่ง อ่านง่าย และสามารถนำเรื่องขึ้นบล็อกได้ด้วยแล้ว ดูเทคนิคการถอดเทปของน้องปุ๊กสักหน่อยนะคะ
... ชอบถอด MP3
... จะฟังยาวก่อน ใช้สมาธิ
... ถ้าไม่ตรงกับที่เราฟังก็กลับมาฟังใหม่
... และมาสรุปโดยการพิมพ์ไปเลย
... เวลาฟังทีละช่วง และพิมพ์สรุป
... ข้อความที่สรุปจะเอามาจากเทป (บางทีไม่ตรงกับที่เราคิด ก็ต้องทำใจเป็นกลาง)
... ส่วนมากจะถอดกลางคืน (... เออ เป็นนกฮูกเหมือนกันเลย นี่ละ บางทีเราก็คุยกันตอนเที่ยงคืนอ่ะค่ะ)รวมเรื่อง "วันนัดพบ แกนนำ KM กรมอนามัย"
สวัสดีค่ะ พี่หมอ นนทลี
การจะเป็นคุณลิขิต ที่เก่งๆๆๆๆๆๆ ขอแนะนำว่า
- จดทุกคำพูดที่เพื่อนเล่า
- สกัดหลังจบการเล่า หรือ แลกเปลี่ยนเรียนรู้
ท่านจะพบสิ่งที่เกินคาดฝัน ในเรื่องเล่านั้นๆๆๆ ไม่เชื่อ ต้องลองทำคะ