สิ่งที่ไม่คาดก็เกิดขึ้น

วันที่ 22 พฤศจิกายน 2550 ผมได้ไปจัดกิจกรรมแนะนำการจัดการความรู้ให้กับ ทางสำนักทะเบียนและประมวลผลครับ เป็นการติดต่อมาที่ค่อนข้างเร็ว หารือเตรียมการนิดหน่อย ก็ต้องรีบจัดให้ครับ เพราะถ้ารอไปเดือน ธันวาคม ก็จะติดพิธีประสาทปริญญาบัตรตอนต้นเดือน ถัดมาอีกสัปดาห์ก็สอบกลางภาค ถัดไปก็จะเป็นช่วงถอน ถัดไปอีกก็ช่วงทำเรื่องขอจบการศึกษา ทำให้รู้สึกเวลาไม่ค่อยเอื้อ เลยต้องรับมาทำกิจกรรมแนะนำในวันนี้ ปกติหน่วยงานอื่นมาติดต่อ ก็ใช้เวลาประสานงานค่อนข้างนาน คุยกันหลายครั้ง กว่าจะได้ประเด็น มาครั้งนี้เร็วเหนือเมฆ แซงหน้าอีกหน่วยหนึ่งที่แนะนำมาด้วยซ้ำ จึงเป็นสิ่งที่ไม่คาดอันดับแรก

อันดับสองครับ เนื่องจากเป็นการประสานงานที่เร็ว หาห้องประชุมก็ไม่สะดวก ผมเห็นที่ด้านหน้าห้องที่ปกติ ให้นักศึกษามาติดต่องานเป็นพื้นที่โล่ง มีโต๊ะ เก้าอี้พร้อม ก็เรียนทาง ผู้อำนวยการสำนักไปว่า ถ้าจัดด้านหน้าเลยจะสะดวกไม่ครับ ทางผอ. ก็ตอบตกลง พร้อมกับบอกว่า จะปิดสำนักงานเพื่อจัดกิจกรรมเลยครับ เรียกว่าให้โอกาสเจ้าหน้าที่ทั้งสำนักในการได้เข้าร่วมกิจกรรมได้เต็มที่ นอกจากนั้นยังบอกให้ทางเจ้าหน้าที่ แจ้งไปยังหน่วยงานอื่นๆ พร้อมทั้งติดประกาศงดบริการในช่วงเวลาดังกล่าวด้วย เรียกได้ว่า เป็นคุณเอื้อ ที่คอยอำนวยความสะดวกได้ดีเยี่ยมเลยครับ ผมก็เกรงใจเจ้าหน้าที่ไม่อยากให้เดินไปใช้ห้องประชุมเพื่อทำกิจรรมที่อื่น จึงตกลงใช้พื้นที่โล่งดังกล่าวในสำนักงานเป็นที่จัดกิจกรรม

พอถึงเวลากำลังเริ่มกิจกรรมครับ กำลังบอกกติกา ที่บอกให้ปิดเสียงโทรศัพท์ ปรากฏว่าโทรศัพท์ในสำนักงานก็ดังขึ้นทันทีครับ คุณเอื้อก็บอกว่า ไม่ต้องรับเพราะเราประกาศงดให้บริการไปแล้ว แต่ที่ไหนได้ ไม่รับไม่ได้ครับ โทรศัพท์ก็ดังไม่หยุดซิ ก็เลยต้องมีเจ้าหน้าที่ไปรับ และจัดการธุระให้เสร็จ และเสียงโทรศัพท์ก็ดังตลอดการทำกิจกรรมในวันนี้เลยครับ เรียกว่ากำลังเล่าเรื่องอยุ่ เสียงโทรศัพท์ก็ดังขึ้นมาเป็นระยะๆ ทำไงได้ครับก็ผมเสนอให้ทำกิจกรรมตรงนี้เอง ก็ต้องยอมรับกับการที่คิดไม่รอบคอบของตนเองไป

อันดับสามครับ เนื่องจากทางสำนักทะเบียน เรียกได้ว่าจะมีโจทย์ค่อนข้างเยอะครับ เพราะเป็นหน่วยงานที่ให้บริการกลางของทางมหาวิทยาลัย ทั้งนักศึกษา อาจารย์และเจ้าหน้าที่ พอหลายคนรู้ว่าผมจะมาแนะนำ KM ให้กับทางสำนักทะเบียน มีการฝากโจทย์มาด้วยครับที่ พยายามให้สำนักทะเบียนเข้าใจผู้มารับบริการหน่อย เพื่อให้บริการออกมาดีขึ้น จริงๆ ก็เป็นหัวปลาที่คุยกันในวันนี้ด้วย เรียกได้ว่ามีโจทย์ในมือมา เตรียมพร้อมเพื่อให้ทางเจ้าหน้าที่ปรับมุมมองเปลี่ยนแนวคิดในการให้บริการกับนักศึกษา และ อาจารย์ได้ดีขึ้น หมายมั่นปั้นมือครับ ว่าต้องเอาให้ได้ เตรียมจัดกิจกรรม เตรียมคำถาม เพื่อจะพาผู้เข้าร่วมได้เรียนรู้ตามที่ต้องการ ด้วยกระบวนการของ การแลกเปลี่ยนเรื่องเล่าหัวข้อประสบการณ์และความสำเร็จในการแก้ปัญหาการให้บริการ เพื่อทำให้เจ้าหน้าที่เกิดทัศนคติที่ดีในการให้บริการ และเสริมสร้างกำลังใจที่ดีให้แก่กัน เพื่อเกิดมุมมองใหม่ในการให้บริการแก่นักศึกษาและอาจารย์ กระบวนการของเรื่องเล่าก็สามารถสะท้อน และไปถึงจุดที่ต้องการได้ครับ โดยสังเกตจากตอนทำ AAR ตอนสุดท้าย แต่สิ่งที่ไม่คาดที่เกิดขึ้นซิครับ กับเป็นผมเองที่เกิดมุมมองใหม่กับเจ้าหน้าที่ในสำนักทะเบียน เพราะการที่เรานั่งฟังเรื่องราวต่างๆ ทำให้เราเข้าใจ และเห็นใจผู้ปฏิบัติงานมากขึ้น ผมเองนั่นแหละที่ไปตัดสินการทำงานของเจ้าหน้าที่ก่อน ที่จะรู้เรื่องราวของการทำงานทั้งหมด เราไม่มีสติอีกแล้ว

นับได้ว่าการจัดกิจกรรมครั้งนี้ทำให้เราได้เรียนรู้มากขึ้น และเป็นประโยชน์มากขึ้นจริงๆครับ

[KPN AC jack]

เรียนท่านอาจารย์มณฑล

ไม่ว่าที่ไหนก็อาจสามารถ ลปรร. กันได้ครับ

ที่ศูนย์ฯผมปีนี้โชคดีที่คณบดีวิทยาลัยการเมืองการปกครอง อนุเคราะห์ให้ห้องทำกิจกรรมตลอดปี

แต่เป็นห้องเปล่าๆ แต่มีแอร์

ท่าน อ.JJ กะว่าจะไปบูชาเสื่อจากวัดมาไว้นั่งทำกิจกรรม KM เต็มเติม QA ครับ

แต่โชคดีที่ทางกองอาคารสถานที่ อนุเคราะห์เก้าอี้ 40 ตัว ที่ช่วย กู่สร้างสรรค์ พัฒนาครับ

โปรเจ็กเตอร์ โน้ตบุ๊ก ไม่ใช่ปัจจัยครับ

สิ่งสำคัญคือ คุยกันรู้เรื่อง แล้วได้งาน พัฒนา ครับ

ด้วยความเคารพ