การเงิน การคลัง พัสดุ ... เรื่องไม่ยากที่จะ ลปรร. (4) เรื่องเล่าส่วนกลาง

 

จากประสบการณ์การฟังจากเทปเท่าที่ทำมา งานนี้ยากที่สุดเลยค่ะ เพราะว่า ผู้เล่าแต่ละท่าน ไวไฟ เอ๊ย พูด (เล่า) กันไวมาก มาก จนดิฉันต้องขอออกตัวไว้ก่อนนะคะ เนื่องจากความรู้อันน้อยนิดของดิฉันในเรื่อง การเงิน การคลัง พัสด เพราะฉะนั้นอาจมีการนำเรื่องราวที่ท่านผู้เล่าให้เล่ามาถ่ายทอดได้ไม่หมด หรืออาจมีการผิดพลาดได้ เพราะฉะนั้น กูรูทางด้านการเงิน การคลัง พัสดุ ทั้งหลาย ถ้าพบที่ผิดกรุณาตักเตือนข้าน้อยด้วยนะคะ ... ข้อน้อยมิบังอาจ ... 

ถ้าจะว่าไป หัวปลาในการคุย ลปรร. กันเที่ยวนี้ก็คือ "ความสำเร็จในการบันทึกข้อมูลสินทรัพย์ GFMIS" อ้ะจ้า

คุณทรงวุฒิ (เธอบอกว่า เสียงเธอดุ กลัวจริงๆ เลย) ... เธออยู่ที่กองคลัง กรมอนามัยค่ะ บอกว่า เธออยู่กับ GF มาตั้งแต่คลอดเลย ประมาณ 2 ปี (2549 หรือเปล่า และพูดถูกป่าวจ๊ะ)

• ในเรื่องของสินทรัพย์ ตอนก่อนที่ระบบ GF เข้ามา เราจะจัดซื้อจัดจ้าง และได้สินทรัพย์เข้ามาก็รวบรวมรายการไว้
• แต่ถ้าเป็นระบบ GF ก็จะมี 2 วิธี คือ
  1) ส่วนกลางจะทำ PO โดยผ่านเครื่อง Terminal ก็จะได้ผลสินทรัพย์เข้ามา เป็นเลข 2 หลัก ก็จะเสร็จ
  2) ส่วนหน่วยงาน (ที่มีปัญหาคือ ศูนย์ต่างจังหวัด) ต้องทำ Excel loader คำว่าที่ต้องทำ Excel loader เข้ามีนี้ คุณไม่สามารถมีสินทรัพย์เองได้ ก็เลย Key เบอร์โดย ใช้บัญชีคงค้างสินทรัพย์ พอ Key เสร็จก็จะส่งให้ส่วนกลาง เพื่อกำกับรายการให้ และส่วนกลางก็จะส่งรายการสินทรัพย์ให้กลับคืนไป ก็จะเกิดรายการสินทรัพย์ขึ้นมา
• ซึ่งเมื่อสิ้นปี เราก็จะประมวลค่าเพื่อปิดบัญชี ถ้าสินทรัพย์ยังค้างอยู่ เราก็จะไม่สามารถประมวลค่าเสื่อมได้ ศูนย์ฯ ต่างจังหวัดก็จะไม่มีสินทรัพย์เกิดขึ้น ... ถึงจะมีเป็นรายตัวอยู่แล้ว แต่ในระบบจะไม่มีสินทรัพย์เกิดขึ้น จะยังคงค้างสินทรัพย์อยู่ ...

คุณทรงวุฒิเล่าถึงภาระกิจหน้าที่ และการเรียนรู้วิธีการของ GF ให้ฟังค่ะว่า 

• หน้าที่ของผม ก็คือกำกับรายการสินทรัพย์ที่ทำบัญชีเข้ามา + ให้ความรู้หน่วยงานด้วยว่า เวลาที่เขาคีย์สินทรัพย์เข้ามานั้น เข้าคีย์เข้าไปสินทรัพย์ตัวไหน
• และได้รับอบรมกับโครงการตลอด ตั้งแต่เริ่มต้นมีมา ตั้งแต่เริ่มต้น
• และเพราะความเป็นระบบใหม่ที่มีการเปลี่ยนแปลงไปเรื่อยๆ ... จนถึง ณ ปัจจุบันนี้ก็ยังมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ แต่จะน้อยลง
• ถ้าถามว่ายากไหม ... ก็ตอบว่า ไม่ยาก เพราะว่าผมทำงานอยู่นานกว่าคนอื่น คลุกคลีอยู่ตรงนี้
• วิธีการเรียนรู้ ก็คือ เมื่อได้รับการอบรม และปฏิบัติงานจริง ก็จะแก้ไขปัญหาได้ในตัวของมันเองครับ เมื่อทำผิดก็ต้องถามผู้รู้ว่า ทำไม ผิดตรงไหน ผมเจอประสบการณ์ และลองผิดลองถูกมาเยอะ จะมีผู้ให้คำแนะนำ คือ กรมบัญชีกลาง และคนที่ทำโครงการจากเอกชน
• กับพื้นที่เขาก็มีการอบรมเหมือนกัน เพราะว่าเป็นการเริ่มใหม่ ทุกคนก็จะได้รับการอบรม โดยวิทยาการของโครงการ GF จากกรมบัญชีกลาง เขาก็จะจัดอบรมอยู่เรื่อยๆ หลายครั้ง จะมีผู้ที่เข้ารับการอบรมเยอะ ทำให้บางทีเราก็ได้รับความรู้จากการฝึกน้อย ... พอเราได้มาอยู่ในกรมฯ ก็มีความรู้จากในกรมฯ ว่า เมื่อทำเราต้องส่งให้กับใครภายในกี่วัน และขั้นตอนมันเป็นอย่างไร
• เรื่องของสินทรัพย์ จะเริ่มตั้งแต่ ตอนเบิกเงิน คือ การเงินเบิกเงิน มีการทำ PO ต้องใส่ TL-action คีย์ด้วยว่า สินทรัพย์ตัวนี้ จะเริ่มด้วยเลขอะไรดี

สิ่งที่พบก็คือ มีการคีย์เข้ามาผิดเป็นประจำ เช่น

• ... เรื่องการซื้อคอมพิวเตอร์ ก็จะเป็นครุภัณฑ์คอมพิวเตอร์ แต่ใส่เป็นครุภัณฑ์โฆษณามา แต่ทางเราก็สามารถจัดให้ได้ว่าเป็นสินทรัพย์คอมพิวเตอร์ได้ ซึ่งตรงนี้ก็ไม่ใช่ปัญหาใหญ่
• ... อาจจะเป็นว่า เราไม่เข้าใจรหัส GF มากกว่า เพราะว่ารหัส GF เป็นร้อยๆ ตัว
• อย่างที่ผมบอกว่า ปัญหาใหญ่ไม่ใช่ตรงนี้ ปัญหาใหญ่คือ ตอนกรอกมาจะให้กับสินทรัพย์นี่ เราไม่ทราบว่ามาจากแหล่งเงินอะไร ไม่ทราบว่าเอาเงินอะไรมาซื้อ ก็ส่งมามีข้อมูลไม่ครบ วันที่ก็ไม่ได้บอกมาว่าได้วันที่เท่าไร
• ถ้าเจอลักษณะนี้ก็ต้องติดต่อกลับไป เพื่อถามว่า เขาได้มาอย่างไร คือมันเป็นการเสียเวลาที่ต้องโทรกลับไปกลับมาเหมือกัน

นี่ก็เป็นเรื่องเล่าจากคุณทรงวุฒินะคะ ที่ได้จาก "การบันทึกข้อมูลสินทรัพย์ GFMIS" ... บันทึกต่อไปจะตามไปดู ศูนย์อนามัยที่ 9 พิษณุโลกค่ะ ว่าเขาทำกันอย่างจึงส่งข้อมูลของสินทรัพย์ให้กับส่วนกลาง คือ กองคลังได้ทันเวลา

... อย่าลืม กองคลังผู้ใด เข้ามาอ่านแล้วสงสัยตรงไหน ให้ถามทันทีนะคะ โปรดอย่าไว้ใจผู้ถอดความ เพราะว่า อาจบอกได้ไม่หมด เพราะว่าไม่รู้ทั้งหมด เพราะว่าไม่เคยทำงานการเงินจ้า เคยแต่ทำฟัน อิอิ ...

รวมเรื่อง การเงิน การคลัง พัสดุ ... เรื่องไม่ยากที่จะ ลปรร.