การบริหารโครงการฝึกอบรม
เมื่อได้มีการเขียนโครงการฝึกอบรม
และเสนอขออนุมัติไปตามขั้นตอนเรียบร้อย
เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบโครงการฝึกอบรมควร
จะต้องร่วมกันวางแผนดำเนินการฝึกอบรม
ซึ่งมีลักษณะเป็นแผนปฏิบัติการหรือที่เรียกว่า Action
Plan ซึ่งระบุถึงกิจกรรมต่างๆ ขั้นตอน
และแนวทางที่จะดำเนินการอย่างละเอียด
พร้อมทั้งระบุลำดับการกระทำกิจกรรมต่าง
ๆ
ด้วยว่าสิ่งใดจะต้องดำเนินการก่อน-หลัง
ตลอดจน
กำหนดตัวบุคคลผู้รับผิดชอบดำเนินการสำหรับแต่ละกิจกรรมอันเป็นการแบ่งงานกันทำไว้ด้วยแล้ว
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ในกรณีของ
โครงการฝึกอบรมซึ่งมีระยะเวลาฝึกอบรมยาวนาน
และมีการฝึกอบรมหลายหมวดวิชา ทั้งนี้
เพื่อช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีระบบ
เจ้าหน้าที่สามารถปฏิบัติงานตามหน้าที่อย่างมีขั้นตอน
รู้ข้อมูล เหตุผลความจำเป็น
และแนวปฏิบัติที่เกี่ยวข้อง
ทำให้เกิดความร่วมมือ
ประสานงานกันระหว่างผู้มีหน้าที่รับผิดชอบร่วมกัน
สะดวกในการติดตามผลการปฏิบัติงาน ตลอดจน
อาจช่วยลดปัญหาและอุปสรรค
และช่วยทำให้การดำเนินงานบรรลุเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้
เพื่อให้การบริหารโครงการฝึกอบรมดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ
เราอาจแบ่งการวางแผนการดำเนินงานฝึกอบรม
ออกเป็น 3 ส่วน คือ
-
การดำเนินงานสำหรับระยะเวลาก่อนการฝึกอบรม
-
การดำเนินงานสำหรับช่วงระหว่างการฝึกอบรม
-
การดำเนินงานสำหรับช่วงหลังการฝึกอบรม
การวางแผนการดำเนินงานสำหรับแต่ละโครงการฝึกอบรม
และในแต่ละหน่วยงานอาจจะมีรายละเอียดที่แตกต่างกันออกไป
ตามความเหมาะสม และลักษณะเฉพาะของหน่วยงาน
แต่ก็คงจะมีขั้นตอนและกิจกรรมที่สำคัญ ๆ
คล้ายคลึงกันเป็นส่วนใหญ่
ดังที่จะกล่าวในรายละเอียดต่อไป
เพื่อให้สามารถนำไปใช้เป็นรายการเพื่อการตรวจสอบ
(Checklist) ถึงสิ่งต่าง ๆ
ที่ผู้รับผิดชอบ โครงการฝึกอบรม
จะต้องดำเนินการในการบริหารโครงการฝึกอบรม
การดำเนินงานสำหรับระยะเวลาก่อนการฝึกอบรม
นับตั้งแต่การเขียนโครงการเพื่อขออนุมัติเสร็จสิ้นแล้ว
เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบโครงการจะต้องเตรียมดำเนินงาน
ในการจัดการ ฝึกอบรม
ก่อนวันเปิดการฝึกอบรมอย่างน้อย 1 - 2
เดือน โดยมีกิจกรรมที่จะต้องดำเนินการ
ดังนี้
1.
การคัดเลือกวิทยากรและเชิญวิทยากร
ควรต้องดำเนินการตามขั้นตอน
ดังนี้
1.1
ควรพิจารณากำหนดตัวบุคคลซึ่งเหมาะสมจะเชิญเป็นวิทยากรในการฝึกอบรม
สำหรับแต่ละหัวข้อวิชา โดยพิจารณา
จากผู้ทรงคุณวุฒิ
หรือผู้ซึ่งมีประสบการณ์เกี่ยวข้อง
จัดลำดับรายชื่อไว้หัวข้อละ 2 - 3 ราย
เพื่อจะได้ดำเนินการเชิญตามลำดับ
สำหรับการพิจารณาคัดเลือกวิทยากร
โดยทั่วไปจะพิจารณาถึงคุณสมบัติในด้าน
1)
ความรอบรู้ทางวิชาการและ/หรือประสบการณ์
ในเรื่องที่ ฝึกอบรม
2)
ความสามารถในการสื่อความ อธิบาย
ยกตัวอย่าง ให้เป็นที่เข้าใจหรือความสามารถ
ในการนำเสนอ หรือดำเนินการฝึกอบรม
ด้วยเทคนิคฝึกอบรมซึ่งจำเป็นต้องใช้ในการฝึกอบรมครั้งนั้น
ๆ และ
3)
ความเหมาะสมในด้านคุณสมบัติส่วน บุคคล
ซึ่งจะทำให้วิทยากรท่านนั้น ๆ
เป็นที่ยอมรับนับถือ ของผู้เข้าฝึกอบรม
ในหลักสูตรที่เชิญ
1.2
เมื่อมีรายชื่อผู้ที่เหมาะสมจะขอเชิญเป็นวิทยากรแล้ว
ควรติดต่อทาบทามวิทยากรเป็นการภายในตามลำดับ
โดยแจ้งให้วิทยากรทราบถึงวัตถุประสงค์ของโครงการฝึกอบรม
ซึ่งหัวข้อวิชาที่ขอเชิญเป็นวิทยากร
วัตถุประสงค์ของหัวข้อวิชา
ประเด็นหลักที่ผู้จัดประสงค์จะขอให้วิทยากรดำเนินการฝึกอบรมให้ครอบคลุม
เทคนิคการฝึกอบรมที่เสนอแนะ ตลอดจน
คุณสมบัติและจำนวนของผู้เข้ารับการอบรม
และวัน-เวลาสำหรับหัวข้อวิชานั้น
1.3
เมื่อวิทยากรตกลงรับเชิญไว้แล้ว
จึงส่งหนังสือเชิญวิทยากร
และหนังสือขออนุญาตจากผู้บังคับบัญชา
หรือหน่วยงานต้นสังกัดของวิทยากร
พร้อมทั้งแนบเอกสารที่วิทยากรควรทราบ
ได้แก่ รายละเอียดของโครงการฝึกอบรม
กำหนดการฝึกอบรม รายละเอียดหัวข้อวิชา
รายงานการประเมินผลการฝึกอบรม
ในหัวข้อวิชาที่ขอเชิญ
(ในกรณีเป็นวิทยากรรายเดิมในรุ่นก่อนหน้านั้น)
เป็นต้น
1.4
เมื่อวิทยากรได้รับหนังสือเชิญอย่างเป็นทางการแล้ว
ผู้จัดฝึกอบรมควรติดต่อขอพบวิทยากรเพื่อ
1)
ไปขอรับเอกสารประกอบการฝึกอบรมหัวข้อที่รับเชิญ
2)
ขอรับทราบประวัติของวิทยากรโดยอาจนำแบบฟอร์มประวัติวิทยากรไปให้กรอก
หรือขอรับประวัติวิทยากร
ซึ่งวิทยากรบางรายอาจมีอยู่แล้ว
3)
สอบถามเกี่ยวกับเทคนิคฝึกอบรมและโสตทัศนูปกรณ์ที่จะใช้
4)
การจัดสถานที่ฝึกอบรมที่วิทยากรต้องการ
5)
สอบถามเกี่ยวกับการเดินทางไปยังสถานที่ฝึกอบรม
และความต้องการในการจัดรถรับ-ส่งของวิทยากร
2.
การใช้สถานที่ฝึกอบรม
2.1
การจองใช้สถานที่
ในกรณีใช้สถานที่ฝึกอบรมของหน่วยงานของผู้จัดโครงการฝึกอบรมเอง
ผู้รับผิดชอบดำเนินการเกี่ยวกับสถานที่
เพียงแต่ดำเนินการขอจองใช้สถานที่ล่วงหน้าก่อนการฝึกอบรมอย่างน้อย
1 - 2 เดือน
แต่หากเป็นกรณีจัดฝึกอบรมในต่างจังหวัด
ซึ่งจำเป็นต้องใช้สถานที่ของส่วนราชการอื่น
รัฐวิสาหกิจ และเอกชน
ผู้รับผิดชอบจำเป็นต้องศึกษาเกี่ยวกับอัตราค่าเช่า
หรือค่าบริการ
อื่นๆที่เกี่ยวข้องอย่างละเอียดถี่ถ้วน
โดยเฉพาะในกรณีของส่วนราชการอื่น
และรัฐวิสาหกิจ อาจมีระเบียบ
วิธีการ ในการใช้สถานที่
ซึ่งต้องทำความเข้าใจและถือปฏิบัติในการขอใช้สถานที่ด้วย
หากเป็นกรณีใช้สถานที่ของเอกชน
ซึ่งผู้เข้าร่วมโครงการต้องเข้าพัก
ตลอดจนใช้บริการอาหาร
อาหารว่างและเครื่องดื่ม
ระหว่างการฝึกอบรมอยู่แล้ว
เจ้าของสถานที่มักให้บริการในการใช้สถานที่ฝึกอบรม
โดยไม่คิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
แต่ก็อาจมีข้อจำกัดในการใช้ เช่น
ต้องไม่เกินเวลาที่กำหนด ดังนี้
เป็นต้น
2.2
การเลือกใช้สถานที่อบรม
ผู้มีประสบการณ์ด้านการฝึกอบรม[1]
กล่าวถึงหลักการเลือกใช้ห้องประชุมซึ่งจะใช้ในการฝึกอบรมพอสรุปได้คือ
1)
ให้เลือกห้องที่มีขนาดใหญ่หรือเล็ก
เหมาะสมพอดีกับจำนวนผู้เข้าอบรมและเหมาะสมกับเทคนิควิธีการฝึกอบรม
หรือกิจกรรมในการฝึกอบรม
อย่าให้ใหญ่หรือเล็กเกินไป
2)
ควรเป็นห้องที่มีทางเข้า-ออก
ทางด้านหลังห้องเพียงด้านเดียว
เพื่อป้องกันการเดินผ่านไป-มา
รบกวนบรรยากาศของการฝึกอบรม
ระหว่างที่มีการฝึกอบรมอยู่
3)
ควรเป็นห้องที่ทุกคนมองเห็นกันได้
เมื่อพูดก็สามารถได้ยินเสียงกันและกันอย่างชัดเจน
(อาจโดยการใช้เครื่องขยายเสียง
ซึ่งควรมีจำนวนไมโครโฟนอย่างพอเพียง)
และสามารถกันเสียงรบกวนจากภายนอกได้
4)
ภายในห้องควรมีสิ่งอำนวยความสะดวกสบายพอสมควร
เช่น มีเครื่องปรับอากาศหรือไม่เช่นนั้น
ก็เป็นห้องที่มีการระบายอากาศได้ดี
ไม่ร้อนหรือเย็นเกินไป
และมีแสงสว่างพอควร
ไม่จ้าหรือสลัวเกินไป
5)
มีโสตทัศนูปกรณ์ช่วยในการฝึกอบรมเตรียมพร้อม
เช่น เครื่องฉายภาพข้ามศีรษะ
กระดานไวท์บอร์ด ฯลฯ
2.3
การจัดสถานที่ฝึกอบรม
ในด้านการจัดห้องฝึกอบรมนั้น
เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบควรจะต้องคำนึงถึงองค์ประกอบดังนี้
ในการพิจารณาจัดสถานที่ฝึกอบรม
1)
รูปแบบ หรือ
ประเภทของโครงการฝึกอบรม ว่าเป็นการฝึกอบรม
การสัมมนา หรือการประชุมเชิงปฏิบัติการ
ซึ่งจะใช้เทคนิคหรือวิธีการต่างกัน
2)
วัตถุประสงค์ของการฝึกอบรม
และกิจกรรมที่จะใช้ในการดำเนินการฝึกอบรม
3)
จำนวนผู้เข้าอบรม
4)
ความสอดคล้องและสนับสนุนการเรียนรู้ชองผู้เข้าอบรม
ตามหลักการเรียนรู้ของผู้ใหญ่ และ
5)
ความต้องการของวิทยากร
หากการฝึกอบรมมีลักษณะเป็นการบรรยายและอภิปรายประกอบด้วยการซักถามเป็นส่วนใหญ่
การจัดที่นั่งฝึกอบรม ควรจัดเป็นรูปตัวยู
หรือรูปเกือกม้า
หรือถ้าหากผู้เข้าอบรมมีจำนวนมาก
อาจจัดเป็นรูปตัวยูซ้อนกันหลายๆ วง
จะมีความเหมาะสม
มากกว่าการจัดที่นั่งแบบโรงภาพยนตร์
หรือแบบห้องเรียน
เพราะจะช่วยให้ผู้เข้าอบรมมองเห็นกันได้แทบทั้งหมด
เอื้อต่อการสื่อสาร สองทาง
ทั้งระหว่างผู้เข้าอบรมกับวิทยากร
และระหว่างผู้เข้าอบรมด้วยกันเอง
การจัดที่นั่งแบบโรงภาพยนตร์อาจจัด
ที่นั่งได้
สำหรับบุคคลจำนวนมากในเนื้อที่จำกัด
แต่ไม่ควรใช้ในการฝึกอบรม
หากเป็นการประชุมเชิงปฏิบัติการที่ต้องมีการแบ่งกลุ่มฝึกปฏิบัติ
ซึ่งวิทยากรต้องคอย ตรวจสอบความคืบหน้า
และให้คำแนะนำระหว่างการปฏิบัติในเวลาเดียวกัน
การใช้สถานที่ฝึกอบรมอาจจำเป็นต้องใช้ห้องใหญ่
มีทั้งที่นั่งฟังบรรยาย
และจัดแยกโต๊ะเป็นกลุ่ม ๆ
สำหรับฝึกปฏิบัติได้ในห้องเดียวกัน
หากเป็นการสัมมนา
ซึ่งมีผู้เข้าร่วมสัมมนาไม่มากนัก
การจัดสถานที่ให้ผู้เข้าร่วมสัมมนาได้เห็นกันและสื่อสารกันได้สะดวก
จะเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ดังนั้น
อาจใช้โต๊ะสัมมนาเป็นโต๊ะกลม หรือรูปไข่
มีเก้าอี้ล้อมรอบ หรือจัดโต๊ะเป็นรูปตัวยู
หรือรูปตัววี
แต่ถ้าเป็นการสัมมนาซึ่งมีผู้เข้าร่วมการสัมมนาจำนวนมาก
และจะต้องมีการสัมมนากลุ่มย่อยด้วย
อาจจัดให้มีห้องประชุม ใหญ่สำหรับ
การประชุมรวมกัน จัดเป็นแบบห้องเรียน
หรือแบบตัวยู
และมีห้องสำหรับสัมมนาเป็นกลุ่มแยกต่างหาก
เป็นห้องขนาดพอดี กับขนาดของกลุ่ม
มีจำนวนเท่ากับจำนวนกลุ่ม
หรืออาจจะใช้ห้องขนาดใหญ่พอที่จะประชุมรวมได้
และแบ่งกลุ่มสัมมนา อยู่ในห้องนั้น
ด้วยเลย
เช่นเดียวกับการประชุมเชิงปฏิบัติการก็ได้
แต่จะต้องเป็นห้องขนาดใหญ่พอที่จะไม่ทำให้เกิดเสียงรบกวนกันมากเกินไป
นอกจากนั้น
หากเป็นการฝึกอบรมเฉพาะด้าน เช่น
การฝึกอบรมด้านการใช้คอมพิวเตอร์
การฝึกอบรมย่อมต้องไปใช้
สถานที่ที่มีเครื่องคอมพิวเตอร์อยู่เป็นจำนวนมากพอเพียงกับการฝึกปฏิบัติของผู้เข้าอบรมอย่างแน่นอน
3.
การวางแผนสำหรับพิธีเปิด
-
ปิดการฝึกอบรม
การเปิดการฝึกอบรมนับเป็นส่วนสำคัญต่อการฝึกอบรม
เพราะเป็นส่วนที่สามารถสร้างความรู้สึกต่อการฝึกอบรมนั้น
ๆ ได้เป็นอย่างมาก
อย่างน้อยที่สุด
พิธีเปิด-ปิดการฝึกอบรม
ทำให้ผู้เข้าอบรมตระหนักถึงความสำคัญของโครงการฝึกอบรม
และความสนับสนุนที่ผู้บริหารระดับสูงและองค์กรหรือหน่วยงานมีต่อโครงการฝึกอบรม
การเปิด-ปิดการฝึกอบรม
อาจจัดได้ตั้งแต่แบบเป็นพิธีการใหญ่โต
ไปจนถึงแบบง่ายๆไม่เป็นทางการ
และยิ่งพิธีเปิด-ปิดใหญ่โตมากขึ้นเท่าใด
ผู้รับผิดชอบก็ยิ่งต้องเตรียมการต่างๆ
เพิ่มมากขึ้นเท่านั้น
การเตรียมการสำหรับพิธีเปิดและปิดการฝึกอบรม
ส่วนใหญ่จะคล้ายคลึงกัน
ได้แก่
3.1
การเชิญประธานในพิธี
โดยทั่วไปประธานจะเป็นบุคคลซึ่งได้รับการยอมรับของผู้เข้าอบรม
เช่น หัวหน้าหน่วยงาน
หรือผู้บริหารระดับสูง
ซึ่งรับผิดชอบงานด้านการพัฒนาบุคคล
ขั้นตอนการเชิญประธานที่ควรทำ
ได้แก่
1)
ติดต่อเป็นการภายในกับเลขานุการของประธาน
เพื่อขอนัดหมายวัน-เวลาของพิธีเปิดการฝึกอบรม
2)
ทำหนังสือเชิญประธาน
โดยแนบรายละเอียดโครงการฝึกอบรม
กำหนดการฝึกอบรม และร่างคำกล่าวรายงาน
และร่างคำกล่าวเปิดการฝึกอบรม
(ควรส่งล่วง หน้าอย่างน้อย 1
สัปดาห์)
3)
เรียนเตือนประธานผ่านเลขานุการ
ล่วงหน้าก่อนวันเปิดการฝึกอบรม ประมาณ 1 -
2 วัน
4)
ต้อนรับและส่งประธานในวันเปิดฝึกอบรม
3.2
การเชิญผู้กล่าวรายงานในพิธีเปิด-ปิดการฝึกอบรม
โดยปกติผู้กล่าวรายงานควรจะต้องเป็นผู้บริหารระดับสูง
ซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบการดำเนินงานของโครงการฝึกอบรมนี้โดยตรง
และดำรงตำแหน่งในระดับรองลงมาจากประธาน
ส่วนขั้นตอนการเชิญกระทำเช่นเดียวกับการเชิญประธาน
3.3
การเชิญผู้มีเกียรติมาร่วมในพิธีเปิด-ปิดการฝึกอบรม
ส่วนใหญ่จะส่งหนังสือเชิญผู้บริหารระดับสูง
วิทยากร
ที่ปรึกษาโครงการฝึกอบรมหรืออาจเป็นผู้บริหารของหน่วยงาน
ที่ส่งผู้เข้าอบรม
มาร่วมเป็นเกียรติในพิธีเปิดการฝึกอบรม
และพิธีปิดการฝึกอบรม
เมื่อการฝึกอบรมเสร็จสิ้นลง โดยเฉพาะ
เมื่อเป็นการฝึกอบรมระยะยาวและมีการแจกกิตติบัตรแสดงการผ่านการฝึกอบรมของผู้เข้าอบรมด้วย
3.4
การประชาสัมพันธ์พิธีเปิด-ปิดการฝึกอบรม
ควรติดต่อให้หน่วยงานประชาสัมพันธ์ได้ทราบล่วงหน้าเกี่ยวกับกำหนดการของพิธีเปิดการฝึกอบรม
เพื่อจะได้จัดช่างภาพ
มาดำเนินการถ่ายภาพพิธีเปิดการฝึกอบรม
และดำเนินการประชาสัมพันธ์โครงการฝึกอบรมให้ด้วย
นอกจากนั้น บางหน่วยงานถือ
เป็นเรื่องจำเป็นมากที่จะต้องจัดให้มีการถ่ายภาพหมู่ร่วมกัน
ทั้งผู้บริหารและผู้เข้าอบรมทั้งหมดหลังจากพิธีเปิดการฝึกอบรมเสร็จสิ้นลง
3.5
การจัดสถานที่พิธีเปิด-ปิดการฝึกอบรม
ในสถานที่ซึ่งจะใช้ดำเนินพิธีเปิด-ปิดการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการ
ควรจะมีสิ่งต่อไปนี้เพื่อใช้ในพิธี
-
โต๊ะหมู่บูชา ซึ่งจัดอย่างถูกต้องตามแบบแผน
พร้อมด้วยพระพุทธรูป ธูป
เทียน ไม้ขีด
แจกันดอกไม้บูชาพระ
-
พระบรมฉายาลักษณ์พระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัว
-
ธงไตรรงค์
-
ที่นั่งสำหรับประธาน ผู้กล่าวรายงาน
แขกผู้มีเกียรติ และผู้เข้าอบรม
-
ไมโครโฟนสำหรับประธาน
และผู้กล่าวรายงาน
-
แท่นพูด (Podium)
สำหรับประธานในพิธี
3.6
การจัดเตรียมร่างคำกล่าวรายงาน
และคำกล่าวของประธาน
ในพิธีเปิด-ปิดการฝึกอบรม
ส่วนใหญ่แล้วจะเป็นหน้าที่ของผู้รับผิดชอบจัดโครงการฝึกอบรม
ที่จะต้องดำเนินการจัดทำร่างคำกล่าวรายงาน
และร่างคำกล่าวในพิธีเปิด-ปิดในการฝึกอบรม
และจัดส่งให้แก่เลขานุการของประธานและผู้กล่าวรายงาน
ก่อนวันเปิด-ปิดอบรมอย่างน้อย
2 วันทำการ ทั้งนี้
เนื่องจากผู้จัดโครงการฝึกอบรมจะเป็นผู้ซึ่งมีข้อมูลเกี่ยวกับการฝึกอบรมครั้งนั้นๆ
มากที่สุด และน่าจะทราบดีที่สุด
ว่าควรจะแจ้งข้อมูลใด
และให้ข้อคิดอะไรบ้างแก่ผู้เข้าอบรม
ในการร่างคำกล่าวเหล่านี้
อาจมีประเด็นสำคัญในการร่างดังต่อไปนี้
ก.
ประเด็นสำคัญที่ควรมีในร่างคำกล่าวรายงานในพิธีเปิดการฝึกอบรม
-
คำขึ้นต้น (นิยมใช้
”กราบเรียน”
ต่อด้วยตำแหน่งบริหารของประธานในพิธี)
-
ขอบคุณประธานที่มาเป็นเกียรติ
-
ความเป็นมา
และ/หรือเหตุผลความจำเป็นที่ต้องจัดการฝึกอบรม
และกลุ่มบุคคลเป้าหมาย
-
วัตถุประสงค์ของโครงการฝึกอบรม
-
องค์ประกอบของหลักสูตร
หมวดวิชาและระยะเวลาของหลักสูตร
-
เทคนิคฝึกอบรมส่วนใหญ่ที่ใช้
-
วันเวลา และสถานที่ฝึกอบรม
-
คุณสมบัติและรายละเอียดเกี่ยวกับผู้เข้าอบรม
-
วิทยากรและผู้ให้ความร่วมมือในการจัดโครงการฝึกอบรม
-
ผลที่คาดว่าจะได้รับจากการฝึกอบรม
-
เรียนเชิญประธานกล่าวเปิดการฝึกอบรมและให้โอวาท
ข.
ประเด็นสำคัญที่ควรมีในร่างคำกล่าวของประธานในพิธีเปิดการฝึกอบรม
-
คำขึ้นต้น
ให้ระบุชื่อตำแหน่งของผู้กล่าวรายงาน
ตำแหน่งของแขกผู้มีเกียรติที่มาร่วมพิธี
หัวหน้าหน่วยงาน
ที่รับผิดชอบโครงการฝึกอบรม
และผู้เข้าอบรมครั้งนี้ด้วย
-
แสดงความรู้สึกยินดีและความรู้สึกเป็นเกียรติที่ได้มาทำพิธีเปิดการฝึกอบรม
-
กล่าวต้อนรับ
-
แสดงความชื่นชมในจุดเด่นอย่างใดอย่างหนึ่งของโครงการฝึกอบรมดังกล่าว
เช่น
การที่หน่วยงานต่างๆเห็นคุณค่าของการฝึกอบรมจึงส่งผู้เข้ารับการอบรมเป็นจำนวนมาก
ฯลฯ
-
เน้นความสำคัญของการฝึกอบรม
-
ให้โอวาทและกำลังใจ
-
ชี้แนะประโยชน์ที่ผู้เข้าอบรมควรจะได้รับ
-
ขอบคุณวิทยากร ผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง
และผู้รับผิดชอบโครงการ
-
กล่าวเปิดการฝึกอบรม และอวยพรให้การฝึกอบรม
ประสบความสำเร็จ
ค.
ประเด็นสำคัญที่ควรมีในร่างคำกล่าวรายงานในพิธีปิดการฝึกอบรม
-
คำขึ้นต้น
-
ขอบคุณประธานที่ให้เกียรติ
-
รายงานผลการฝึกอบรม
-
ความร่วมมือของวิทยากร ผู้เข้าอบรม
ผู้ดำเนินการฝ่ายต่าง ๆ
-
ปัญหาและอุปสรรคระหว่างการฝึกอบรม
-
สรุปผลและข้อคิดเห็นในการฝึกอบรม
-
เรียนเชิญประธานมอบวุฒิบัตร/เกียรติบัตร
และกล่าวปิดการฝึกอบรม
ง.
ประเด็นสำคัญที่ควรมีในร่างคำกล่าวของประธานในพิธีปิดการฝึกอบรม
-
คำขึ้นต้น
(เช่นเดียวกับคำกล่าวเปิด)
-
ขอบคุณผู้ดำเนินการฝึกอบรม
และผู้ให้ความร่วมมือ
-
แสดงความยินดีกับผลสำเร็จของการฝึกอบรม
และกับผู้ผ่านการฝึกอบรม
-
ให้แนวทางแก่ผู้ผ่านการฝึกอบรม
เพื่อนำไปปฏิบัติ
-
อวยพรความก้าวหน้าในการทำงาน
-
กล่าวปิดการฝึกอบรม
3.7
กิจกรรมอื่นๆ
ที่จะต้องเตรียมการในช่วงพิธีเปิด-ปิดการฝึกอบรม
อาจได้แก่
-
การจัดเลี้ยงอาหารว่าง-เครื่องดื่ม
สำหรับประธาน ผู้มีเกียรติ
และผู้เข้าอบรม
-
การถ่ายภาพหมู่ร่วมกัน
-
การต้อนรับผู้มีเกียรติ ผู้เข้าอบรม
และผู้เกี่ยวข้อง
-
การลงทะเบียนเข้าอบรม
-
จัดเตรียมใบเกียรติบัตรที่จะแจกผู้ผ่านการฝึกอบรม
ในกรณีพิธีปิดการฝึกอบรม
-
การจัดเตรียมชุบน้ำมันที่ธูป
และเตรียมกำหนดตัวบุคคลที่จะต้องคอยส่งเทียนให้ประธาน
-
การจัดเตรียมสำเนาร่างคำกล่าวรายงาน
และคำกล่าวในพิธีเปิด-ปิด
เพื่อป้องกันปัญหาในกรณีผู้กล่าวรายงาน
หรือประธานลืมนำมา
4.
การจัดทำกำหนดการฝึกอบรม
เมื่อได้วางแผนการดำเนินการฝึกอบรม
และเตรียมการในเรื่องวิทยากร สถานที่
การเปิด-ปิดฝึกอบรม
ซึ่งเป็นเรื่องสำคัญ
จนครบสมบูรณ์ตามหลักสูตรและหัวข้อวิชาในการฝึกอบรมแล้ว
ผู้รับผิดชอบโครงการฝึกอบรมต้องเขียนกำหนดการ
ฝึกอบรม ในรายละเอียดขึ้นเพื่อใช้งาน
ทั้งนี้
เนื่องจากกำหนดการฝึกอบรมเป็นสิ่งที่มีความสำคัญและมีประโยชน์ในการบริหารโครงการฝึกอบรม
เพราะ
1)
กำหนดฝึกอบรมเป็นเอกสารซึ่งแสดงข้อมูลเกี่ยวกับ
วัน เวลา สถานที่
รายการและขั้นตอนของกิจกรรม
ตลอดจนบุคคลที่เกี่ยวข้องและบทบาทของเขาเหล่านั้นในการฝึกอบรมนั้น
ๆ และ
2)
กำหนดการฝึกอบรมเป็นเสมือนสื่อที่ผู้จัดโครงการฝึกอบรมใช้ในการนัดหมายผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทุกฝ่าย
ตั้งแต่วิทยากร ผู้เข้าอบรม
และเจ้าหน้าที่
ในอันที่จะดำเนินการหรือทำกิจกรรมต่าง ๆ
ตามบทบาทของตนในการฝึกอบรมนั้น
ดังนั้น
ในเมื่อกำหนดการฝึกอบรมทำหน้าที่เสมือนสื่อในการดำเนินการฝึกอบรมดังกล่าวแล้ว
การเขียนกำหนดการฝึกอบรม
ให้สามารถเป็นที่เข้าใจได้ตรงตามที่ผู้จัดโครงการฝึกอบรมต้องการ
จึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง
จากประสบการณ์ของผู้เขียน
มีวิธีการเขียนกำหนดการฝึกอบรม 3 รูปแบบ
คือ
1.
กำหนดการแบบเขียนบรรยายเป็นรายบรรทัด
-
เป็นการเขียนแบบแสดงรายการของกิจกรรมต่าง ๆ
ที่ดำเนินไปในการฝึกอบรม
เรียงลำดับตามวันและเวลาของการฝึกอบรม
ตั้งแต่เริ่มต้นไปจนสิ้นสุดการฝึกอบรม
โดยอาจมีรายชื่อของผู้นำกิจกรรมแต่ละขั้นตอนรวมอยู่ด้วย
หรือไม่มีก็ได้
ดังตัวอย่างข้างล่างนี้
|
|
|
|
กำหนดการฝึกอบรม เรื่อง "การป้องกันมลพิษด้วยการจัดการภาวะฉุกเฉินจากสารเคมี" 4 - 7 กรกฎาคม 2543 ณ ตึกเพียงวิจิตร คณะวิศวกรรมศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น |
|
4 กรกฎาคม 2543 |
|
08.00 น. |
ลงทะเบียน |
08.45 น. |
กล่าวต้อนรับและเปิดการฝึกอบรม
โดย
รศ.ดร.วินัย
ชินสุวรรณ คณบดีคณะวิศวกรรมศาสตร์ |
09.00 น. |
เรื่องนำ :
การป้องกันมลพิษ |
09.45 น. |
การป้องกันมลพิษด้วยการบริหารด้านเคมี
: การพัฒนาแผนงาน |
10.30 น. |
พัก |
11.00 น. |
การป้องกันมลพิษด้วยการบริหารเคมี
: การเตรียมรับและตอบโต |
12.00 น. |
อาหารกลางวัน |
13.00 น. |
การตอบโต้ทางเคมี และ
เบาะแสของภัยจากมลพิษ |
14.15 น. |
ผลกระทบต่อสุขภาพ :
ภัยทางเคมีและทางร่างกาย |
15.00 น. |
พัก |
15.30 น. |
สิ่งเตือนทางสิ่งแวดล้อม |
17.00 น. |
เลิกการประชุม |
|
|
5 กรกฎาคม 2543 |
|
09.00 น. |
การปกป้องระบบการเดินหายใจ
และอุปกรณ์ป้องกันเป็นรายบุคคล |
10.30 น. |
พัก |
11.00 น.<b |