การบริหารโครงการฝึกอบรม

การบริหารโครงการฝึกอบรม
               เมื่อได้มีการเขียนโครงการฝึกอบรม และเสนอขออนุมัติไปตามขั้นตอนเรียบร้อย เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบโครงการฝึกอบรมควร จะต้องร่วมกันวางแผนดำเนินการฝึกอบรม ซึ่งมีลักษณะเป็นแผนปฏิบัติการหรือที่เรียกว่า Action Plan ซึ่งระบุถึงกิจกรรมต่างๆ ขั้นตอน และแนวทางที่จะดำเนินการอย่างละเอียด พร้อมทั้งระบุลำดับการกระทำกิจกรรมต่าง ๆ ด้วยว่าสิ่งใดจะต้องดำเนินการก่อน-หลัง ตลอดจน กำหนดตัวบุคคลผู้รับผิดชอบดำเนินการสำหรับแต่ละกิจกรรมอันเป็นการแบ่งงานกันทำไว้ด้วยแล้ว โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ในกรณีของ โครงการฝึกอบรมซึ่งมีระยะเวลาฝึกอบรมยาวนาน และมีการฝึกอบรมหลายหมวดวิชา ทั้งนี้ เพื่อช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีระบบ เจ้าหน้าที่สามารถปฏิบัติงานตามหน้าที่อย่างมีขั้นตอน รู้ข้อมูล เหตุผลความจำเป็น และแนวปฏิบัติที่เกี่ยวข้อง ทำให้เกิดความร่วมมือ ประสานงานกันระหว่างผู้มีหน้าที่รับผิดชอบร่วมกัน สะดวกในการติดตามผลการปฏิบัติงาน ตลอดจน อาจช่วยลดปัญหาและอุปสรรค และช่วยทำให้การดำเนินงานบรรลุเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้ 
               เพื่อให้การบริหารโครงการฝึกอบรมดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ เราอาจแบ่งการวางแผนการดำเนินงานฝึกอบรม ออกเป็น 3 ส่วน คือ
               - การดำเนินงานสำหรับระยะเวลาก่อนการฝึกอบรม
               - การดำเนินงานสำหรับช่วงระหว่างการฝึกอบรม
               - การดำเนินงานสำหรับช่วงหลังการฝึกอบรม 
               การวางแผนการดำเนินงานสำหรับแต่ละโครงการฝึกอบรม และในแต่ละหน่วยงานอาจจะมีรายละเอียดที่แตกต่างกันออกไป ตามความเหมาะสม และลักษณะเฉพาะของหน่วยงาน แต่ก็คงจะมีขั้นตอนและกิจกรรมที่สำคัญ ๆ คล้ายคลึงกันเป็นส่วนใหญ่ ดังที่จะกล่าวในรายละเอียดต่อไป เพื่อให้สามารถนำไปใช้เป็นรายการเพื่อการตรวจสอบ (Checklist) ถึงสิ่งต่าง ๆ ที่ผู้รับผิดชอบ โครงการฝึกอบรม จะต้องดำเนินการในการบริหารโครงการฝึกอบรม 
การดำเนินงานสำหรับระยะเวลาก่อนการฝึกอบรม
               นับตั้งแต่การเขียนโครงการเพื่อขออนุมัติเสร็จสิ้นแล้ว เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบโครงการจะต้องเตรียมดำเนินงาน ในการจัดการ ฝึกอบรม ก่อนวันเปิดการฝึกอบรมอย่างน้อย 1 - 2 เดือน โดยมีกิจกรรมที่จะต้องดำเนินการ ดังนี้ 
1. การคัดเลือกวิทยากรและเชิญวิทยากร ควรต้องดำเนินการตามขั้นตอน ดังนี้
               1.1 ควรพิจารณากำหนดตัวบุคคลซึ่งเหมาะสมจะเชิญเป็นวิทยากรในการฝึกอบรม สำหรับแต่ละหัวข้อวิชา โดยพิจารณา จากผู้ทรงคุณวุฒิ หรือผู้ซึ่งมีประสบการณ์เกี่ยวข้อง จัดลำดับรายชื่อไว้หัวข้อละ 2 - 3 ราย เพื่อจะได้ดำเนินการเชิญตามลำดับ สำหรับการพิจารณาคัดเลือกวิทยากร โดยทั่วไปจะพิจารณาถึงคุณสมบัติในด้าน
               1) ความรอบรู้ทางวิชาการและ/หรือประสบการณ์ ในเรื่องที่ ฝึกอบรม
               2) ความสามารถในการสื่อความ อธิบาย ยกตัวอย่าง ให้เป็นที่เข้าใจหรือความสามารถ ในการนำเสนอ หรือดำเนินการฝึกอบรม ด้วยเทคนิคฝึกอบรมซึ่งจำเป็นต้องใช้ในการฝึกอบรมครั้งนั้น ๆ และ
               3) ความเหมาะสมในด้านคุณสมบัติส่วน บุคคล ซึ่งจะทำให้วิทยากรท่านนั้น ๆ เป็นที่ยอมรับนับถือ ของผู้เข้าฝึกอบรม ในหลักสูตรที่เชิญ 
               1.2 เมื่อมีรายชื่อผู้ที่เหมาะสมจะขอเชิญเป็นวิทยากรแล้ว ควรติดต่อทาบทามวิทยากรเป็นการภายในตามลำดับ โดยแจ้งให้วิทยากรทราบถึงวัตถุประสงค์ของโครงการฝึกอบรม ซึ่งหัวข้อวิชาที่ขอเชิญเป็นวิทยากร วัตถุประสงค์ของหัวข้อวิชา ประเด็นหลักที่ผู้จัดประสงค์จะขอให้วิทยากรดำเนินการฝึกอบรมให้ครอบคลุม เทคนิคการฝึกอบรมที่เสนอแนะ ตลอดจน คุณสมบัติและจำนวนของผู้เข้ารับการอบรม และวัน-เวลาสำหรับหัวข้อวิชานั้น  
               1.3 เมื่อวิทยากรตกลงรับเชิญไว้แล้ว จึงส่งหนังสือเชิญวิทยากร และหนังสือขออนุญาตจากผู้บังคับบัญชา หรือหน่วยงานต้นสังกัดของวิทยากร พร้อมทั้งแนบเอกสารที่วิทยากรควรทราบ ได้แก่ รายละเอียดของโครงการฝึกอบรม กำหนดการฝึกอบรม รายละเอียดหัวข้อวิชา รายงานการประเมินผลการฝึกอบรม ในหัวข้อวิชาที่ขอเชิญ (ในกรณีเป็นวิทยากรรายเดิมในรุ่นก่อนหน้านั้น) เป็นต้น 
               1.4 เมื่อวิทยากรได้รับหนังสือเชิญอย่างเป็นทางการแล้ว ผู้จัดฝึกอบรมควรติดต่อขอพบวิทยากรเพื่อ
               1) ไปขอรับเอกสารประกอบการฝึกอบรมหัวข้อที่รับเชิญ
               2) ขอรับทราบประวัติของวิทยากรโดยอาจนำแบบฟอร์มประวัติวิทยากรไปให้กรอก หรือขอรับประวัติวิทยากร ซึ่งวิทยากรบางรายอาจมีอยู่แล้ว
               3) สอบถามเกี่ยวกับเทคนิคฝึกอบรมและโสตทัศนูปกรณ์ที่จะใช้
               4) การจัดสถานที่ฝึกอบรมที่วิทยากรต้องการ
               5) สอบถามเกี่ยวกับการเดินทางไปยังสถานที่ฝึกอบรม และความต้องการในการจัดรถรับ-ส่งของวิทยากร 
2. การใช้สถานที่ฝึกอบรม
               2.1 การจองใช้สถานที่
               ในกรณีใช้สถานที่ฝึกอบรมของหน่วยงานของผู้จัดโครงการฝึกอบรมเอง ผู้รับผิดชอบดำเนินการเกี่ยวกับสถานที่ เพียงแต่ดำเนินการขอจองใช้สถานที่ล่วงหน้าก่อนการฝึกอบรมอย่างน้อย 1 - 2 เดือน แต่หากเป็นกรณีจัดฝึกอบรมในต่างจังหวัด ซึ่งจำเป็นต้องใช้สถานที่ของส่วนราชการอื่น รัฐวิสาหกิจ และเอกชน ผู้รับผิดชอบจำเป็นต้องศึกษาเกี่ยวกับอัตราค่าเช่า หรือค่าบริการ อื่นๆที่เกี่ยวข้องอย่างละเอียดถี่ถ้วน โดยเฉพาะในกรณีของส่วนราชการอื่น และรัฐวิสาหกิจ อาจมีระเบียบ วิธีการ ในการใช้สถานที่ ซึ่งต้องทำความเข้าใจและถือปฏิบัติในการขอใช้สถานที่ด้วย หากเป็นกรณีใช้สถานที่ของเอกชน ซึ่งผู้เข้าร่วมโครงการต้องเข้าพัก ตลอดจนใช้บริการอาหาร อาหารว่างและเครื่องดื่ม ระหว่างการฝึกอบรมอยู่แล้ว เจ้าของสถานที่มักให้บริการในการใช้สถานที่ฝึกอบรม โดยไม่คิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม แต่ก็อาจมีข้อจำกัดในการใช้ เช่น ต้องไม่เกินเวลาที่กำหนด ดังนี้ เป็นต้น 
               2.2 การเลือกใช้สถานที่อบรม
               ผู้มีประสบการณ์ด้านการฝึกอบรม[1] กล่าวถึงหลักการเลือกใช้ห้องประชุมซึ่งจะใช้ในการฝึกอบรมพอสรุปได้คือ
               1) ให้เลือกห้องที่มีขนาดใหญ่หรือเล็ก เหมาะสมพอดีกับจำนวนผู้เข้าอบรมและเหมาะสมกับเทคนิควิธีการฝึกอบรม หรือกิจกรรมในการฝึกอบรม อย่าให้ใหญ่หรือเล็กเกินไป
               2) ควรเป็นห้องที่มีทางเข้า-ออก ทางด้านหลังห้องเพียงด้านเดียว เพื่อป้องกันการเดินผ่านไป-มา รบกวนบรรยากาศของการฝึกอบรม ระหว่างที่มีการฝึกอบรมอยู่
               3) ควรเป็นห้องที่ทุกคนมองเห็นกันได้ เมื่อพูดก็สามารถได้ยินเสียงกันและกันอย่างชัดเจน (อาจโดยการใช้เครื่องขยายเสียง ซึ่งควรมีจำนวนไมโครโฟนอย่างพอเพียง) และสามารถกันเสียงรบกวนจากภายนอกได้
               4) ภายในห้องควรมีสิ่งอำนวยความสะดวกสบายพอสมควร เช่น มีเครื่องปรับอากาศหรือไม่เช่นนั้น ก็เป็นห้องที่มีการระบายอากาศได้ดี ไม่ร้อนหรือเย็นเกินไป และมีแสงสว่างพอควร ไม่จ้าหรือสลัวเกินไป
               5) มีโสตทัศนูปกรณ์ช่วยในการฝึกอบรมเตรียมพร้อม เช่น เครื่องฉายภาพข้ามศีรษะ กระดานไวท์บอร์ด ฯลฯ 
               2.3 การจัดสถานที่ฝึกอบรม
               ในด้านการจัดห้องฝึกอบรมนั้น เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบควรจะต้องคำนึงถึงองค์ประกอบดังนี้ ในการพิจารณาจัดสถานที่ฝึกอบรม
               1) รูปแบบ หรือ ประเภทของโครงการฝึกอบรม ว่าเป็นการฝึกอบรม การสัมมนา หรือการประชุมเชิงปฏิบัติการ ซึ่งจะใช้เทคนิคหรือวิธีการต่างกัน
               2) วัตถุประสงค์ของการฝึกอบรม และกิจกรรมที่จะใช้ในการดำเนินการฝึกอบรม
               3) จำนวนผู้เข้าอบรม
               4) ความสอดคล้องและสนับสนุนการเรียนรู้ชองผู้เข้าอบรม ตามหลักการเรียนรู้ของผู้ใหญ่ และ
               5) ความต้องการของวิทยากร 
               หากการฝึกอบรมมีลักษณะเป็นการบรรยายและอภิปรายประกอบด้วยการซักถามเป็นส่วนใหญ่ การจัดที่นั่งฝึกอบรม ควรจัดเป็นรูปตัวยู หรือรูปเกือกม้า หรือถ้าหากผู้เข้าอบรมมีจำนวนมาก อาจจัดเป็นรูปตัวยูซ้อนกันหลายๆ วง จะมีความเหมาะสม มากกว่าการจัดที่นั่งแบบโรงภาพยนตร์ หรือแบบห้องเรียน เพราะจะช่วยให้ผู้เข้าอบรมมองเห็นกันได้แทบทั้งหมด เอื้อต่อการสื่อสาร สองทาง ทั้งระหว่างผู้เข้าอบรมกับวิทยากร และระหว่างผู้เข้าอบรมด้วยกันเอง การจัดที่นั่งแบบโรงภาพยนตร์อาจจัด ที่นั่งได้ สำหรับบุคคลจำนวนมากในเนื้อที่จำกัด แต่ไม่ควรใช้ในการฝึกอบรม 
               หากเป็นการประชุมเชิงปฏิบัติการที่ต้องมีการแบ่งกลุ่มฝึกปฏิบัติ ซึ่งวิทยากรต้องคอย ตรวจสอบความคืบหน้า และให้คำแนะนำระหว่างการปฏิบัติในเวลาเดียวกัน การใช้สถานที่ฝึกอบรมอาจจำเป็นต้องใช้ห้องใหญ่ มีทั้งที่นั่งฟังบรรยาย และจัดแยกโต๊ะเป็นกลุ่ม ๆ สำหรับฝึกปฏิบัติได้ในห้องเดียวกัน  
               หากเป็นการสัมมนา ซึ่งมีผู้เข้าร่วมสัมมนาไม่มากนัก การจัดสถานที่ให้ผู้เข้าร่วมสัมมนาได้เห็นกันและสื่อสารกันได้สะดวก จะเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ดังนั้น อาจใช้โต๊ะสัมมนาเป็นโต๊ะกลม หรือรูปไข่ มีเก้าอี้ล้อมรอบ หรือจัดโต๊ะเป็นรูปตัวยู หรือรูปตัววี แต่ถ้าเป็นการสัมมนาซึ่งมีผู้เข้าร่วมการสัมมนาจำนวนมาก และจะต้องมีการสัมมนากลุ่มย่อยด้วย อาจจัดให้มีห้องประชุม ใหญ่สำหรับ การประชุมรวมกัน จัดเป็นแบบห้องเรียน หรือแบบตัวยู และมีห้องสำหรับสัมมนาเป็นกลุ่มแยกต่างหาก เป็นห้องขนาดพอดี กับขนาดของกลุ่ม มีจำนวนเท่ากับจำนวนกลุ่ม หรืออาจจะใช้ห้องขนาดใหญ่พอที่จะประชุมรวมได้ และแบ่งกลุ่มสัมมนา อยู่ในห้องนั้น ด้วยเลย เช่นเดียวกับการประชุมเชิงปฏิบัติการก็ได้ แต่จะต้องเป็นห้องขนาดใหญ่พอที่จะไม่ทำให้เกิดเสียงรบกวนกันมากเกินไป
               นอกจากนั้น หากเป็นการฝึกอบรมเฉพาะด้าน เช่น การฝึกอบรมด้านการใช้คอมพิวเตอร์ การฝึกอบรมย่อมต้องไปใช้ สถานที่ที่มีเครื่องคอมพิวเตอร์อยู่เป็นจำนวนมากพอเพียงกับการฝึกปฏิบัติของผู้เข้าอบรมอย่างแน่นอน  
3. การวางแผนสำหรับพิธีเปิด - ปิดการฝึกอบรม
               การเปิดการฝึกอบรมนับเป็นส่วนสำคัญต่อการฝึกอบรม เพราะเป็นส่วนที่สามารถสร้างความรู้สึกต่อการฝึกอบรมนั้น ๆ ได้เป็นอย่างมาก อย่างน้อยที่สุด พิธีเปิด-ปิดการฝึกอบรม ทำให้ผู้เข้าอบรมตระหนักถึงความสำคัญของโครงการฝึกอบรม และความสนับสนุนที่ผู้บริหารระดับสูงและองค์กรหรือหน่วยงานมีต่อโครงการฝึกอบรม 
               การเปิด-ปิดการฝึกอบรม อาจจัดได้ตั้งแต่แบบเป็นพิธีการใหญ่โต ไปจนถึงแบบง่ายๆไม่เป็นทางการ และยิ่งพิธีเปิด-ปิดใหญ่โตมากขึ้นเท่าใด ผู้รับผิดชอบก็ยิ่งต้องเตรียมการต่างๆ เพิ่มมากขึ้นเท่านั้น การเตรียมการสำหรับพิธีเปิดและปิดการฝึกอบรม ส่วนใหญ่จะคล้ายคลึงกัน ได้แก่ 
               3.1 การเชิญประธานในพิธี
               โดยทั่วไปประธานจะเป็นบุคคลซึ่งได้รับการยอมรับของผู้เข้าอบรม เช่น หัวหน้าหน่วยงาน หรือผู้บริหารระดับสูง ซึ่งรับผิดชอบงานด้านการพัฒนาบุคคล ขั้นตอนการเชิญประธานที่ควรทำ ได้แก่ 
               1) ติดต่อเป็นการภายในกับเลขานุการของประธาน เพื่อขอนัดหมายวัน-เวลาของพิธีเปิดการฝึกอบรม
               2) ทำหนังสือเชิญประธาน โดยแนบรายละเอียดโครงการฝึกอบรม กำหนดการฝึกอบรม และร่างคำกล่าวรายงาน และร่างคำกล่าวเปิดการฝึกอบรม (ควรส่งล่วง หน้าอย่างน้อย 1 สัปดาห์)
               3) เรียนเตือนประธานผ่านเลขานุการ ล่วงหน้าก่อนวันเปิดการฝึกอบรม ประมาณ 1 - 2 วัน
               4) ต้อนรับและส่งประธานในวันเปิดฝึกอบรม 
               3.2 การเชิญผู้กล่าวรายงานในพิธีเปิด - ปิดการฝึกอบรม
               โดยปกติผู้กล่าวรายงานควรจะต้องเป็นผู้บริหารระดับสูง ซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบการดำเนินงานของโครงการฝึกอบรมนี้โดยตรง และดำรงตำแหน่งในระดับรองลงมาจากประธาน ส่วนขั้นตอนการเชิญกระทำเช่นเดียวกับการเชิญประธาน 
               3.3 การเชิญผู้มีเกียรติมาร่วมในพิธีเปิด - ปิดการฝึกอบรม
               ส่วนใหญ่จะส่งหนังสือเชิญผู้บริหารระดับสูง วิทยากร ที่ปรึกษาโครงการฝึกอบรมหรืออาจเป็นผู้บริหารของหน่วยงาน ที่ส่งผู้เข้าอบรม มาร่วมเป็นเกียรติในพิธีเปิดการฝึกอบรม และพิธีปิดการฝึกอบรม เมื่อการฝึกอบรมเสร็จสิ้นลง โดยเฉพาะ เมื่อเป็นการฝึกอบรมระยะยาวและมีการแจกกิตติบัตรแสดงการผ่านการฝึกอบรมของผู้เข้าอบรมด้วย 
               3.4 การประชาสัมพันธ์พิธีเปิด - ปิดการฝึกอบรม
               ควรติดต่อให้หน่วยงานประชาสัมพันธ์ได้ทราบล่วงหน้าเกี่ยวกับกำหนดการของพิธีเปิดการฝึกอบรม เพื่อจะได้จัดช่างภาพ มาดำเนินการถ่ายภาพพิธีเปิดการฝึกอบรม และดำเนินการประชาสัมพันธ์โครงการฝึกอบรมให้ด้วย นอกจากนั้น บางหน่วยงานถือ เป็นเรื่องจำเป็นมากที่จะต้องจัดให้มีการถ่ายภาพหมู่ร่วมกัน ทั้งผู้บริหารและผู้เข้าอบรมทั้งหมดหลังจากพิธีเปิดการฝึกอบรมเสร็จสิ้นลง  
               3.5 การจัดสถานที่พิธีเปิด - ปิดการฝึกอบรม
               ในสถานที่ซึ่งจะใช้ดำเนินพิธีเปิด-ปิดการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการ ควรจะมีสิ่งต่อไปนี้เพื่อใช้ในพิธี
               - โต๊ะหมู่บูชา ซึ่งจัดอย่างถูกต้องตามแบบแผน พร้อมด้วยพระพุทธรูป ธูป เทียน ไม้ขีด แจกันดอกไม้บูชาพระ
               - พระบรมฉายาลักษณ์พระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัว
               - ธงไตรรงค์
               - ที่นั่งสำหรับประธาน ผู้กล่าวรายงาน แขกผู้มีเกียรติ และผู้เข้าอบรม
               - ไมโครโฟนสำหรับประธาน และผู้กล่าวรายงาน
               - แท่นพูด (Podium) สำหรับประธานในพิธี 
               3.6 การจัดเตรียมร่างคำกล่าวรายงาน และคำกล่าวของประธาน ในพิธีเปิด - ปิดการฝึกอบรม
               ส่วนใหญ่แล้วจะเป็นหน้าที่ของผู้รับผิดชอบจัดโครงการฝึกอบรม ที่จะต้องดำเนินการจัดทำร่างคำกล่าวรายงาน และร่างคำกล่าวในพิธีเปิด-ปิดในการฝึกอบรม และจัดส่งให้แก่เลขานุการของประธานและผู้กล่าวรายงาน ก่อนวันเปิด-ปิดอบรมอย่างน้อย 2 วันทำการ ทั้งนี้ เนื่องจากผู้จัดโครงการฝึกอบรมจะเป็นผู้ซึ่งมีข้อมูลเกี่ยวกับการฝึกอบรมครั้งนั้นๆ มากที่สุด และน่าจะทราบดีที่สุด
ว่าควรจะแจ้งข้อมูลใด และให้ข้อคิดอะไรบ้างแก่ผู้เข้าอบรม ในการร่างคำกล่าวเหล่านี้ อาจมีประเด็นสำคัญในการร่างดังต่อไปนี้ 
                ก . ประเด็นสำคัญที่ควรมีในร่างคำกล่าวรายงานในพิธีเปิดการฝึกอบรม
               - คำขึ้นต้น (นิยมใช้ "กราบเรียน" ต่อด้วยตำแหน่งบริหารของประธานในพิธี)
               - ขอบคุณประธานที่มาเป็นเกียรติ
               - ความเป็นมา และ/หรือเหตุผลความจำเป็นที่ต้องจัดการฝึกอบรม และกลุ่มบุคคลเป้าหมาย
               - วัตถุประสงค์ของโครงการฝึกอบรม
               - องค์ประกอบของหลักสูตร หมวดวิชาและระยะเวลาของหลักสูตร
               - เทคนิคฝึกอบรมส่วนใหญ่ที่ใช้
               - วันเวลา และสถานที่ฝึกอบรม
               - คุณสมบัติและรายละเอียดเกี่ยวกับผู้เข้าอบรม
               - วิทยากรและผู้ให้ความร่วมมือในการจัดโครงการฝึกอบรม
               - ผลที่คาดว่าจะได้รับจากการฝึกอบรม
               - เรียนเชิญประธานกล่าวเปิดการฝึกอบรมและให้โอวาท 
                ข . ประเด็นสำคัญที่ควรมีในร่างคำกล่าวของประธานในพิธีเปิดการฝึกอบรม
               - คำขึ้นต้น ให้ระบุชื่อตำแหน่งของผู้กล่าวรายงาน ตำแหน่งของแขกผู้มีเกียรติที่มาร่วมพิธี หัวหน้าหน่วยงาน ที่รับผิดชอบโครงการฝึกอบรม และผู้เข้าอบรมครั้งนี้ด้วย
               - แสดงความรู้สึกยินดีและความรู้สึกเป็นเกียรติที่ได้มาทำพิธีเปิดการฝึกอบรม
               - กล่าวต้อนรับ
               - แสดงความชื่นชมในจุดเด่นอย่างใดอย่างหนึ่งของโครงการฝึกอบรมดังกล่าว เช่น การที่หน่วยงานต่างๆเห็นคุณค่าของการฝึกอบรมจึงส่งผู้เข้ารับการอบรมเป็นจำนวนมาก ฯลฯ
               - เน้นความสำคัญของการฝึกอบรม
               - ให้โอวาทและกำลังใจ
               - ชี้แนะประโยชน์ที่ผู้เข้าอบรมควรจะได้รับ
               - ขอบคุณวิทยากร ผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง และผู้รับผิดชอบโครงการ
               - กล่าวเปิดการฝึกอบรม และอวยพรให้การฝึกอบรม ประสบความสำเร็จ  
                ค . ประเด็นสำคัญที่ควรมีในร่างคำกล่าวรายงานในพิธีปิดการฝึกอบรม
               - คำขึ้นต้น
               - ขอบคุณประธานที่ให้เกียรติ
               - รายงานผลการฝึกอบรม
               - ความร่วมมือของวิทยากร ผู้เข้าอบรม ผู้ดำเนินการฝ่ายต่าง ๆ
               - ปัญหาและอุปสรรคระหว่างการฝึกอบรม
               - สรุปผลและข้อคิดเห็นในการฝึกอบรม
               - เรียนเชิญประธานมอบวุฒิบัตร/เกียรติบัตร และกล่าวปิดการฝึกอบรม  
                ง . ประเด็นสำคัญที่ควรมีในร่างคำกล่าวของประธานในพิธีปิดการฝึกอบรม
               - คำขึ้นต้น (เช่นเดียวกับคำกล่าวเปิด)
               - ขอบคุณผู้ดำเนินการฝึกอบรม และผู้ให้ความร่วมมือ
               - แสดงความยินดีกับผลสำเร็จของการฝึกอบรม และกับผู้ผ่านการฝึกอบรม
               - ให้แนวทางแก่ผู้ผ่านการฝึกอบรม เพื่อนำไปปฏิบัติ
               - อวยพรความก้าวหน้าในการทำงาน
               - กล่าวปิดการฝึกอบรม 
               3.7 กิจกรรมอื่นๆ ที่จะต้องเตรียมการในช่วงพิธีเปิด - ปิดการฝึกอบรม อาจได้แก่
               - การจัดเลี้ยงอาหารว่าง-เครื่องดื่ม สำหรับประธาน ผู้มีเกียรติ และผู้เข้าอบรม
               - การถ่ายภาพหมู่ร่วมกัน
               - การต้อนรับผู้มีเกียรติ ผู้เข้าอบรม และผู้เกี่ยวข้อง
               - การลงทะเบียนเข้าอบรม
               - จัดเตรียมใบเกียรติบัตรที่จะแจกผู้ผ่านการฝึกอบรม ในกรณีพิธีปิดการฝึกอบรม
               - การจัดเตรียมชุบน้ำมันที่ธูป และเตรียมกำหนดตัวบุคคลที่จะต้องคอยส่งเทียนให้ประธาน
               - การจัดเตรียมสำเนาร่างคำกล่าวรายงาน และคำกล่าวในพิธีเปิด-ปิด เพื่อป้องกันปัญหาในกรณีผู้กล่าวรายงาน หรือประธานลืมนำมา 
4. การจัดทำกำหนดการฝึกอบรม
               เมื่อได้วางแผนการดำเนินการฝึกอบรม และเตรียมการในเรื่องวิทยากร สถานที่ การเปิด-ปิดฝึกอบรม ซึ่งเป็นเรื่องสำคัญ จนครบสมบูรณ์ตามหลักสูตรและหัวข้อวิชาในการฝึกอบรมแล้ว ผู้รับผิดชอบโครงการฝึกอบรมต้องเขียนกำหนดการ ฝึกอบรม ในรายละเอียดขึ้นเพื่อใช้งาน ทั้งนี้ เนื่องจากกำหนดการฝึกอบรมเป็นสิ่งที่มีความสำคัญและมีประโยชน์ในการบริหารโครงการฝึกอบรม เพราะ
               1) กำหนดฝึกอบรมเป็นเอกสารซึ่งแสดงข้อมูลเกี่ยวกับ วัน เวลา สถานที่ รายการและขั้นตอนของกิจกรรม ตลอดจนบุคคลที่เกี่ยวข้องและบทบาทของเขาเหล่านั้นในการฝึกอบรมนั้น ๆ และ
               2) กำหนดการฝึกอบรมเป็นเสมือนสื่อที่ผู้จัดโครงการฝึกอบรมใช้ในการนัดหมายผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทุกฝ่าย ตั้งแต่วิทยากร ผู้เข้าอบรม และเจ้าหน้าที่ ในอันที่จะดำเนินการหรือทำกิจกรรมต่าง ๆ ตามบทบาทของตนในการฝึกอบรมนั้น  
               ดังนั้น ในเมื่อกำหนดการฝึกอบรมทำหน้าที่เสมือนสื่อในการดำเนินการฝึกอบรมดังกล่าวแล้ว การเขียนกำหนดการฝึกอบรม ให้สามารถเป็นที่เข้าใจได้ตรงตามที่ผู้จัดโครงการฝึกอบรมต้องการ จึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง จากประสบการณ์ของผู้เขียน มีวิธีการเขียนกำหนดการฝึกอบรม 3 รูปแบบ คือ
               1. กำหนดการแบบเขียนบรรยายเป็นรายบรรทัด
               - เป็นการเขียนแบบแสดงรายการของกิจกรรมต่าง ๆ ที่ดำเนินไปในการฝึกอบรม เรียงลำดับตามวันและเวลาของการฝึกอบรม ตั้งแต่เริ่มต้นไปจนสิ้นสุดการฝึกอบรม โดยอาจมีรายชื่อของผู้นำกิจกรรมแต่ละขั้นตอนรวมอยู่ด้วย หรือไม่มีก็ได้ ดังตัวอย่างข้างล่างนี้