ทบทวนการจัดการความรู้สำหรับนักจัดการมือใหม่

            วันนี้นึกขยันขึ้นมาจึงไปเปิดเอกสารที่ได้จากการไปทัศนศึกษาดูงานที่กรมราชทัณฑ์ เมื่อครั้งอบรมรอบแรกเดือนกรกฎาคม 2550  ซึ่งเป็นโปรแกรมหนึ่งของการอบรมหลักสูตร คลื่นลูกใหม่ ฯ รุ่นที่  1 จำได้ว่าที่นี่พวกเรา อึ้ง ทึ่ง กันมาก เพราะความสำเร็จในการจัดการองค์กร ที่จะทบทวนความจำให้กับเพื่อนคลื่นลูกใหม่ (และคนอื่นที่สนใจ) ในวันนี้ขอยกเอาประเด็นของ “วงจรการจัดการความรู้” ซึ่งก็ไม่ได้ขออนุญาตอีกเช่นเคย แต่คิดเอาเองว่าองค์กรนี้ เปิดกว้าง....ขอขอบคุณ จุลสารสายธารแห่งความรู้ ของกรมราชทัณฑ์

                วงจรการจัดการความรู้ ประกอบด้วย 6 องค์ประกอบ คือ

1. การจัดการการเปลี่ยนแปลงและพฤติกรรม (Transition and Behavior Management)การจัดการการเปลี่ยนแปลงและพฤติกรรมเป็นสิ่งสำคัญ เพราะหากพฤติกรรมของคนภายในองค์กรมีความเต็มใจที่จะแลกเปลี่ยนเรียนรู้และแบ่งปันข้อมูลความรู้  ก็จะทำให้มีความรู้และมีความเชื่อมโยงกับความสามารถในการทำงานที่ดีขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพและความสามารถในการทำงานที่สูงขึ้นและเพิ่มผลผลิตขององค์กรมากขึ้น ...ซึ่งต้องเริ่มต้นที่ผู้บริหารก่อนและขยายผลสู่บุคลากรในทุกระดับ

2.การสื่อสาร (Communication) ถือเป็นหัวใจหลักในการทำให้คนในองค์กรเข้าใจถึงสิ่งที่กำลังดำเนินในเรื่องการจัดการความรู้ องค์กรจึงต้องมีการวางแผนการสื่อสารที่เป็นระบบและทำการสื่อสารอย่างสม่ำเสมอต่อเนื่อง

3. กระบวนการและเครื่องมือ (Process Tools) เป็นแกนหลักของการจัดการความรู้ สามารถเกิดขึ้นได้รวดเร็วและสะดวกยิ่งขึ้น ซึ่งการเลือกใช้กระบวนการและเครื่องมือใดนั้น ต้องพิจารณาปัจจัยที่เกี่ยวข้อง เช่น ประเภทของความรู้ พฤติกรรมหรือลักษณะการทำงานของคนในองค์กร รวมถึงวัฒนธรรมองค์กร และคนในองค์กรซึ่งต้องเข้ามามีส่วนร่วมเกี่ยวข้องกับกระบวนการและเครื่องมือต่างๆ ที่ใช้อย่างเหมาะสม

4.การฝึกบรม การเรียนรู้ (Training and Learning) เพื่อเตรียมความพร้อมของบุคลากรและสร้างความเข้าใจและความตระหนักในการจัดการความรู้ องค์กรควรพิจารณาให้มีการจัดฝึกอบรมในหลายรูปแบบ เพื่อเปิดโอกาสให้บุคลากรในองค์กรเกิดการเรียนรู้ได้สะดวกขึ้น เช่น การจัดฝึกอบรมในห้องเรียน การจัดฝึกอบรมผ่านระบบ web-base Training เป็นต้น นอกจากนี้องค์กรสามารถพิจารณาหัวข้อที่เกี่ยวกับการจัดการความรู้ไปผนวกกับการฝึกอบรมที่มีอยู่ได้รวมทั้งเอื้อให้เกิดบรรยากาศการศึกษาค้นคว้าและการเรียนรู้ด้วยตัวเอง

5.การวัดผล (Measurement) ถือเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยบอกถึงสถานะของกระบวนการหรือกิจกรรมต่างๆในองค์กร ทำให้ทราบถึงประสิทธิภาพและประสิทธิผล ประโยชน์จากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ รวมทั้งสามารถทบทวนแก้ไขข้อบกพร่องต่างๆ รวมถึงปรับปรุงให้กระบวนการต่างๆ ประสบผลสำเร็จยิ่งๆขึ้น นอกจากนั้นการวัดผลทำให้ทราบว่าองค์กรบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือยัง

6.

การยกย่องชมเชยและการให้รางวัล (Recognition and Rewad) เป็นแรงจูงใจในการแลกเปลี่ยนความรู้และปับเปลี่ยนพฤติกรรมองค์กรที่ประสบความำเร็จ  ควรมีการปับเปลี่ยนแผนการยกย่องชมเชยและการให้รางวัลให้เหมาะสมกับกิจกรรมที่ทำอยู่อย่างสม่ำเสมอ เพื่อจูงใจให้คนเข้าร่วมกิจกรรมการจัดการความรู้ นอกจากนี้อาจมีการบูรณาการแผนการยกย่องชุมเชยและการให้รางวัลเข้ากับระบบการประเมินผลงานและการให้ค่าตอบแทนได้ สิ่งสำคัญที่สุดคือต้องค้นหาว่าอะไรเป็นแรงจูงใจสำคัญสำหรับคนในองค์กรให้เข้ามามีส่วนร่วมในการจัดการความรู้ ที่ประทับใจอีกอย่างคือ มีอะไรให้ได้อ่านอยู่ทั่วไป ไม่ว่าจะเป็นผนัง 2 ข้างทางเดิน บนโต๊ะกินข้าวในโรงอาหาร มีเวทีแลกเปลี่ยนในโรงอาหารซึ่ง จนท.บอกว่า เมื่อใครไปได้รับความรู้ใหม่ๆมาก็จะใช้เวทีนี้ถ่ายทอดสู่คนอื่นๆ ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญ ที่ทำให้คนทั้งองค์กร ดูเหมือนจะพูดเป็นเสียงเดียวกัน  .....บันทึกโดยเขียว