ดงหลวง 157 การใช้ ICT ในการจัดการความรู้ขององค์กรพัฒนา กรณีของบางทราย

ท่านอาจารย์ Handy จั่วหัวไว้ว่าขอรับประสบการณ์ในหัวข้อ “การใช้ ICT ในการจัดการความรู้ของมหาวิทยาลัยและองค์กร”  แหม..อยากจะช่วย แต่ไตร่ตรองดูแล้วประสบการณ์เราจะเข้าแก๊ป หรือเปล่าก็ไม่รู้ แต่ อย่างไรก็นำเสนอให้พิจารณาก็แล้วกัน อยากช่วย อ๊ะ 

ความเป็นมา: พ.ศ. 2533 ผมเข้าทำงานกับโครงการ “การจัดการน้ำชลประทานในระดับฟาร์ม” (On Farm Water Management Project) เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านสังคม โครงการนี้ได้รับการสนับสนุนงบประมาณจากรัฐบาลประเทศเนเทอร์แลนด์ ที่เขื่อนลำปาว จังหวัดกาฬสินธุ์  

ความรับผิดชอบ: (คร่าวๆ) ร่วมกับฝ่ายฝึกอบรม ทำการฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ ICO (Irrigation Coordination Officer) รับผิดชอบเป็นพี่เลี้ยงให้ ICO ไปพัฒนาความสามารถให้กับ คณะกรรมการกลุ่มผู้ใช้น้ำ ที่รับน้ำชลประทานเขื่อนลำปาว ซึ่งมีพื้นที่มากกว่า 100,000 ไร่ 

ภารกิจ: คัดเลือกนักศึกษาปริญญาตรีด้านสังคมศาสตร์ เกษตรศาสตร์ พัฒนาชุมชน แล้วร่วมกับผู้เชี่ยวชาญด้านฝึกอบรมจัดหลักสูตรฝึกอบรมและเป็นพี่เลี้ยงในการทำงานในพื้นที่รวมทั้งสิ้น 15 คน จัดประชุมประจำเดือนของเจ้าหน้าที่ทั้งหมด 

สิ่งที่เรียกว่าประสบการณ์ที่เกี่ยวกับ ICT: ปัญหาที่พบ

• จากการทำงานกับนักศึกษาที่เพิ่งจบการศึกษามาลงสนามจริงๆนั้น เขายังไม่มีประสบการณ์
• แม้ว่าจัดการฝึกอบรมและฝึกภาคสนามเป็นเวลา 1 เดือน เมื่อลงสนามจริงๆ ICO ก็ยังขาดทักษะต่อการปฏิบัติจริงๆกับเกษตรกรในพื้นที่
• ขาดแนวทางปฏิบัติต่อสิ่งที่เผชิญหน้า จำเป็นต้อง consult อย่างใกล้ชิด แต่ ICO จำนวนมาก ไม่สามารถทำได้อย่างใกล้ชิด
• หลักสูตรการฝึกอบรมนั้นได้ให้หลักการที่เป็นเรื่องใหญ่ๆ และเชิงหลักการแต่ไม่ครอบคลุมรายละเอียดในพื้นที่จริงที่ ICO ต้องเผชิญ

 

ตัวอย่าง memo 1

 ผมจึงคิดแก้ปัญหาโดย

• เขียน Memo ในลักษณะบทความสั้นๆสัปดาห์ละ 1-2 เรื่องที่เห็นว่าจะไปเติมเต็มให้แก่น้องๆ ICO นั้นๆได้
• เรื่องที่จะเขียนได้มาจากหลายๆทาง เช่น จากการไปร่วมประชุมตามสำนักงานส่งน้ำและบำรุงรักษาต่างๆทั่วพื้นที่ชลประทาน แล้วพบว่าน้องๆยังขาดความเข้าใจบางเรื่องอยู่  จากการตอบคำถามน้องๆบางคน แล้วเห็นว่าสำคัญจึงเอามาเขียนขยายความ เป็นต้น
• เขียนโดยใช้หลัก สั้น กระชับ ได้ใจความ ได้สาระครบถ้วน ใช้ภาษาง่ายๆ ความยาวประมาณ 1-2 หน้ากระดาษ A4
• องค์ประกอบของบันทึกคือ  นำเข้าสู่เรื่อง เนื้อหาเรื่อง สรุป และข้อเสนอแนะในทางปฏิบัติจริง
• แล้วขอทำสำเนาแจกน้องๆทั้ง 15 คน ด้วยระบบเมล์ภายในโครงการ

 

ตัวอย่าง memo 2 

  ผลที่เกิดขึ้น

• ตลอดระยะเวลา 1 ปี มีประมาณ 50 เรื่องหลักๆที่เขียนและส่งให้น้องๆศึกษา
• น้องๆพึงพอใจและรวบรวมเป็นเอกสารเล่มเพื่อใช้เป็นคู่มือการทำงาน
• น้องๆเกิดแรงบันดาลใจ ช่วงตอนจบโครงการจึงร่วมกันเขียนประสบการณ์ของตนเองในการทำงานออกมาโดยเลือกเรื่องที่จะเขียนไม่ซ้ำกัน
• เป็นสาระเสริม เติมเต็มแก่กระบวนการฝึกอบรม การทำงาน  
• จากบันทึกดังกล่าวนำไปสู่การสืบสานความคิด แลกเปลี่ยนเรียนรู้กันต่อในที่ประชุมประจำเดือน หรือทุกครั้งที่พบปะกันในสนาม

ตัวอย่าง memo 3 

 เปรียบเทียบ

• ฝรั่งชอบใช้บันทึกการออกสนามเป็นแบบ memo แล้วนำมาทำสำเนาแจกให้แก่เพื่อนร่วมงานทุกคนได้ทราบว่าไปทำอะไร กับ ใคร ที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร ผลเป็นอย่างไร ฯลฯ ทำให้เพื่อนที่ไม่ได้ไปสนามรู้เรื่องหมดโดยไม่ต้องเสียเวลาคุยกัน และบันทึก memo ยังนำมาใช้ค้นรายละเอียดเมื่อต้องการเขียนรายงานไตรมาส รายงานสิ้นสุดโครงการ ฯลฯ
• ผมก็ใช้แบบฟอร์มเดียวกันแต่คนละวัตถุประสงค์ 
• แบบที่ใช้นั้นหากเทียบปัจจุบันก็คือการทำบันทึก Blog นั่นเอง สมัยนั้นยังไม่มี ระบบ Blog แต่มีลักษณะเดียวกัน วัตถุประสงค์เดียวกัน แต่ใช้รูปแบบต่างกัน

 

เอกสารรวมเล่มบันทึกที่จัดทำขึ้นทั้งหมด 

 ผลกระทบ

• น้องๆชอบการเพิ่มเติมความรู้ ทักษะแบบดังกล่าว
• น้องๆนำไปขยายผลใช้ต่อในโครงการอื่นๆ
• ผมเองก็นำวิธีการนี้ไปใช้ต่อในโครงการอื่นๆ รวมทั้งโครงการปัจจุบันก่อนที่จะเข้ามา G2K ก็ใช้วิธีเขียนบทความที่เห็นประเด็นจากสนามเป็นบันทึกสั้นๆ 1-2 หน้าจอคอมพิวเตอร์ ส่ง email ให้เพื่อนร่วมงานทุกสัปดาห์ (โครงการที่ผมทำมี 4 จังหวัด มีเพื่อนร่วมงานประมาณ 25 คน)
• เพื่อนๆติดใจและแนะนำให้เข้ามา G2K นี้

 สรุป

• การทำงานมีความรู้เกิดขึ้นมากมาย มีประเด็นชวนคิดเกิดขึ้นมากมาย เกล็ดงาน ผลงาน แนวคิดใหม่ๆเกิดขึ้นมากมาย
• ข้อถกเถียง ในที่ประชุมอาจไม่สามารถอธิบายลึกๆได้หมด อาจจำเป็นต้องใช้บันทึกแสดงความคิดเห็น
• เพื่อมิให้ความรู้และประเด็นมอดไหม้ไป ควรทำการบันทึกไว้เป็นเอกสารรูปแบบต่างๆตามความถนัด แล้วส่งผ่านไปให้เพื่อนร่วมงานได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้กัน

 นี่คือประสบการณ์แบบคร่าวๆในเรื่องที่เกี่ยวกับ ICT ในองค์กรพัฒนาชุมชนครับ

[อ.ลูกหว้า]

• หว้าก็ทำการบ้านอ.handy เสร็จแล้วค่ะ
• แต่พอเห็นงานพี่ไพศาล อึ้งค่ะ
• เดี๋ยวพรุ่งนี้ไปเพิ่มเติมใหม่
• นอนไม่หลับค่ะ

[บางทราย]

สวัสดีน้องลูกหว้า

• โอย..พี่ยังไม่แน่ใจว่าตรงกับที่อาจารย์ handy ต้องการไหม
• อยากช่วย เลยเอาประสบการณ์เก่าตั้งแต่ก่อน มีระบบ Blog มาเสนอเลยครับ  หากใช่ แสดงว่า พี่ก็ใช้ ICT แบบโบราณมาก่อนแล้ว เน๊าะ..

[Handy]

ขอบคุณอย่างยิ่งครับ
    นี่คือสุดยอดครับ .. กลั่นมาด้วยใจอยากแบ่งปัน เพื่อสร้างสรรค์ประโยชน์ร่วมกัน มีแต่ได้ไม่มีเสียครับ ผู้รับสารจะได้หลากหลายประสบการณ์ จากหลากหลายบริบท นำไปปรุง ไปปรับใช้ได้กว้างขวางยิ่งขึ้นครับ
    ลูกหว้า ก็อย่าตื่นเต้น ตกใจมากไป .. ท่านผู้ใหญ่ ทำมามาก ทำมานาน เรา ลูกหลานสั่งสมไปเดี๋ยวก็มากเอง .. นะจ๊ะ .. นะจ๊ะ .. อิ อิ อิ.

[pa_daeng]

• สวัสดีค่ะ อาจารย์
• น่านำไปเป็นแบบอย่าง
• ขอบคุณค่ะ

[กมลวัลย์]

สวัสดีค่ะพี่  บางทราย (คนเข็นครก ขึ้นภูเขา)

จะมาบอกว่าเป็นตัวอย่างที่ยอดเยี่ยมมากๆ เลยค่ะ ^ ^

กำลังหาตัวอย่างคำตอบไปตอบอ. innoPhys  ที่มาถามเกี่ยวกับเครื่องมือการจัดการความรู้ถ้าไม่มีอินเตอร์เน็ต ที่คำถามเครือข่ายชุมชนต่อต้านยาเสพติด พอดีเลยค่ะ

ขอบคุณมากๆ เลยนะคะ ถ้าไม่มีตัวอย่างนี้ จะตอบได้ยากมากเลย

ขอบคุณมากๆ อีกครั้งค่ะ

[sasinanda]

สวัสดีค่ะ

sasinanda

สวัสดีค่ะ

จะเข้ามาบอกว่า วิธีที่คุณบางทรายใช้ ก็เป็นวิธีเดียวกับที่ดิฉันใช้ในการทำงานมาตลอดชีวิตค่ะ ได้ผลมาก ต่อมาเราต้องมาสรุป ทำรวมเล่ม เพื่อเป็นหลักฐานในการทำงารต่อไปค่ะ

ขอconfirmค่ะ ดีๆมากเลยค่ะ

แบบที่ใช้นั้นหากเทียบปัจจุบันก็คือการทำบันทึก Blog นั่นเอง สมัยนั้นยังไม่มี ระบบ Blog แต่มีลักษณะเดียวกัน วัตถุประสงค์เดียวกัน แต่ใช้รูปแบบต่างกัน

[บางทราย]

สวัสดีครับท่าน Handy

• คิดว่าพอเป็นปนะโยชน์บ้างนะครับ
• การทำงานแบบ project ที่มีชาวต่างชาติอยู่ ดีอยู่อย่างคือ เราเรียนรู้เทคนิคต่างๆจากเขาแล้วมาดัดแปลงใช้อย่างไทยๆเรา  ผมเรียนรู้และเอามาใช้หลายอย่างจนบางอย่างเป็นที่ยอมรับในวงราชการไปแล้วครับ
• ยินดีที่ได้รับใช้กัลยาณมิตรครับ

[บางทราย]

สวัสดีครับ  pa_daeng

• เดี๋ยวผมจะเขียนต่อเรื่องนี้กับวัฒนธรรมคนไทยครับ

[บางทราย]

สวัสดีครับน้อง  กมลวัลย์

• ก่อนอื่น ต้องบอกว่าชอบรูปนี้อีกแล้ว ฝีมืออาจารย์แป๋วเข้าขั้นจริงๆครับ
• ด้วยความยินดีครับอาจารย์จะเอาไปใช้ประโยชน์ต่อได้เลย และหากมีคำถามเพิ่มเติมถามได้นะครับ
• หากดี ของดีดีเก็บเอาไว้ทำไม เพื่อสังคมไทย เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ต้องช่วยกัน
• อย่างที่เรียนไว้กับ อ.handy ว่า การทำงานแบบProject ชาวต่างชาตินั้น เราเรียนรู้เทคนิคการทำงานเขาเยอะเหมือนกัน แบบเรียนลัดเลย คือเรียนจากการทำจริง  ไม่ต้องไป เข้าชั้นเรียนที่เขาเสียเงินปีละมากๆเพื่อกลับไปเข้า Course พิเศษเรื่องนั้นเรื่องนี้ แต่เราแอบเรียนจากเขาทางปฏิบัติเลยครับ 

[บางทราย]

ท่านพี่ sasinanda  มา confirm แล้วครับ ขอบพระคุณมากครับ  เป็นวิธีการเติมเต็มที่ดีมาก แบบทำได้ตลอดเวลาที่เราเฝ้าสอดส่องดูว่าใครยังไม่เข้าใจเรื่องอะไร หรือเราต้องการจะเพิ่มอะไร เน้นอะไร

การฝึกอบรมนั้น แค่ความรู้ผ่านหู ผ่านประสาทรับรู้ไปเท่านั้น พอการปฏิบัติจริงมันอีกเรื่องเลยนะครับ ต้อง consult มากเลย โดยเฉพาะเรื่องที่ sensitive ยิ่งต้องใกล้ชิด เติมเต็มอยู่เรื่อยๆ

 

แม้การฝึกอบรมเน้นการฝึกปฏิบัติภาคสนามก็เถอะ เรื่องนี้ขอให้นึกกระบวนการฝึกแพทย์ ที่เรียก Intern ต้องมีการฝึกเป็นปี และมีอาจารย์หมอกำกับตลอด

การฝึกคนทำงานก็เหมือนกันเมื่อเข้ากระบวนการฝึกอบรมที่เน้นการปฏิบัติแล้ว ยังจำเป็นต้องมีพี่พี่ คอยช่วยเติมเต็มอีก อย่างที่ผมและพี่ท่านทำนี่แหละครับ

ต้องอย่าลืมว่าการทำเช่นนี้เป็นเพียงเสริมเท่านั้น กระบวนการทั้งหมดต้องประกอบกันและกัน เพียงการทำบันทึกเสริมนี้มีบทบาทมากเพราะจี้จุดตรงๆไปเลยว่าเขาขาดอะไรเติมเต็มตรงนั้นครับ

ขอบคุณครับที่มา confirm ครับ

[ออต ญาณพิสิษฐ์]

• ฝรั่งชอบใช้บันทึกการออกสนามเป็นแบบ memo แล้วนำมาทำสำเนาแจกให้แก่เพื่อนร่วมงานทุกคนได้ทราบว่าไปทำอะไร กับ ใคร ที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร ผลเป็นอย่างไร ฯลฯ ทำให้เพื่อนที่ไม่ได้ไปสนามรู้เรื่องหมดโดยไม่ต้องเสียเวลาคุยกัน และบันทึก memo ยังนำมาใช้ค้นรายละเอียดเมื่อต้องการเขียนรายงานไตรมาส รายงานสิ้นสุดโครงการ ฯลฯ
• ชอบข้อเขียนนี้มากเพราะประสบกับตัวเอง ความจริงเรามีเวลาF2F กันน้อยในช่วงทำงาน ต่างคนต่างออกพื้นที่ดังนั้น Memo จึงใช้ได้ดีครับ

[บางทราย]

• น้องออต ใช่แล้วครับ เราหยิบของดีดีของฝรั่งมาใช้กับงานของเราบ้าง และก็ใช้ได้ แต่ไม่ทุกองค์กร
• เดี๋ยวพี่จะเขียนเรื่องนี้ต่อไปครับ