การทำงานมีความรู้เกิดขึ้นมากมาย มีประเด็นชวนคิดเกิดขึ้นมากมาย เกล็ดงาน ผลงาน แนวคิดใหม่ๆเกิดขึ้นมากมาย

ท่านอาจารย์ Handy จั่วหัวไว้ว่าขอรับประสบการณ์ในหัวข้อ “การใช้ ICT ในการจัดการความรู้ของมหาวิทยาลัยและองค์กร”  แหม..อยากจะช่วย แต่ไตร่ตรองดูแล้วประสบการณ์เราจะเข้าแก๊ป หรือเปล่าก็ไม่รู้ แต่ อย่างไรก็นำเสนอให้พิจารณาก็แล้วกัน อยากช่วย อ๊ะ 

ความเป็นมา: พ.ศ. 2533 ผมเข้าทำงานกับโครงการ “การจัดการน้ำชลประทานในระดับฟาร์ม” (On Farm Water Management Project) เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านสังคม โครงการนี้ได้รับการสนับสนุนงบประมาณจากรัฐบาลประเทศเนเทอร์แลนด์ ที่เขื่อนลำปาว จังหวัดกาฬสินธุ์  

ความรับผิดชอบ: (คร่าวๆ) ร่วมกับฝ่ายฝึกอบรม ทำการฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ ICO (Irrigation Coordination Officer) รับผิดชอบเป็นพี่เลี้ยงให้ ICO ไปพัฒนาความสามารถให้กับ คณะกรรมการกลุ่มผู้ใช้น้ำ ที่รับน้ำชลประทานเขื่อนลำปาว ซึ่งมีพื้นที่มากกว่า 100,000 ไร่ 

ภารกิจ: คัดเลือกนักศึกษาปริญญาตรีด้านสังคมศาสตร์ เกษตรศาสตร์ พัฒนาชุมชน แล้วร่วมกับผู้เชี่ยวชาญด้านฝึกอบรมจัดหลักสูตรฝึกอบรมและเป็นพี่เลี้ยงในการทำงานในพื้นที่รวมทั้งสิ้น 15 คน จัดประชุมประจำเดือนของเจ้าหน้าที่ทั้งหมด 

สิ่งที่เรียกว่าประสบการณ์ที่เกี่ยวกับ ICT: ปัญหาที่พบ

  • จากการทำงานกับนักศึกษาที่เพิ่งจบการศึกษามาลงสนามจริงๆนั้น เขายังไม่มีประสบการณ์
  • แม้ว่าจัดการฝึกอบรมและฝึกภาคสนามเป็นเวลา 1 เดือน เมื่อลงสนามจริงๆ ICO ก็ยังขาดทักษะต่อการปฏิบัติจริงๆกับเกษตรกรในพื้นที่
  • ขาดแนวทางปฏิบัติต่อสิ่งที่เผชิญหน้า จำเป็นต้อง consult อย่างใกล้ชิด แต่ ICO จำนวนมาก ไม่สามารถทำได้อย่างใกล้ชิด
  • หลักสูตรการฝึกอบรมนั้นได้ให้หลักการที่เป็นเรื่องใหญ่ๆ และเชิงหลักการแต่ไม่ครอบคลุมรายละเอียดในพื้นที่จริงที่ ICO ต้องเผชิญ

 

ตัวอย่าง memo 1

 ผมจึงคิดแก้ปัญหาโดย

  • เขียน Memo ในลักษณะบทความสั้นๆสัปดาห์ละ 1-2 เรื่องที่เห็นว่าจะไปเติมเต็มให้แก่น้องๆ ICO นั้นๆได้
  • เรื่องที่จะเขียนได้มาจากหลายๆทาง เช่น จากการไปร่วมประชุมตามสำนักงานส่งน้ำและบำรุงรักษาต่างๆทั่วพื้นที่ชลประทาน แล้วพบว่าน้องๆยังขาดความเข้าใจบางเรื่องอยู่  จากการตอบคำถามน้องๆบางคน แล้วเห็นว่าสำคัญจึงเอามาเขียนขยายความ เป็นต้น
  • เขียนโดยใช้หลัก สั้น กระชับ ได้ใจความ ได้สาระครบถ้วน ใช้ภาษาง่ายๆ ความยาวประมาณ 1-2 หน้ากระดาษ A4
  • องค์ประกอบของบันทึกคือ  นำเข้าสู่เรื่อง เนื้อหาเรื่อง สรุป และข้อเสนอแนะในทางปฏิบัติจริง
  • แล้วขอทำสำเนาแจกน้องๆทั้ง 15 คน ด้วยระบบเมล์ภายในโครงการ

 

ตัวอย่าง memo 2 

  ผลที่เกิดขึ้น

  • ตลอดระยะเวลา 1 ปี มีประมาณ 50 เรื่องหลักๆที่เขียนและส่งให้น้องๆศึกษา
  • น้องๆพึงพอใจและรวบรวมเป็นเอกสารเล่มเพื่อใช้เป็นคู่มือการทำงาน
  • น้องๆเกิดแรงบันดาลใจ ช่วงตอนจบโครงการจึงร่วมกันเขียนประสบการณ์ของตนเองในการทำงานออกมาโดยเลือกเรื่องที่จะเขียนไม่ซ้ำกัน
  • เป็นสาระเสริม เติมเต็มแก่กระบวนการฝึกอบรม การทำงาน  
  • จากบันทึกดังกล่าวนำไปสู่การสืบสานความคิด แลกเปลี่ยนเรียนรู้กันต่อในที่ประชุมประจำเดือน หรือทุกครั้งที่พบปะกันในสนาม

ตัวอย่าง memo 3 

 เปรียบเทียบ

  • ฝรั่งชอบใช้บันทึกการออกสนามเป็นแบบ memo แล้วนำมาทำสำเนาแจกให้แก่เพื่อนร่วมงานทุกคนได้ทราบว่าไปทำอะไร กับ ใคร ที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร ผลเป็นอย่างไร ฯลฯ ทำให้เพื่อนที่ไม่ได้ไปสนามรู้เรื่องหมดโดยไม่ต้องเสียเวลาคุยกัน และบันทึก memo ยังนำมาใช้ค้นรายละเอียดเมื่อต้องการเขียนรายงานไตรมาส รายงานสิ้นสุดโครงการ ฯลฯ
  • ผมก็ใช้แบบฟอร์มเดียวกันแต่คนละวัตถุประสงค์ 
  • แบบที่ใช้นั้นหากเทียบปัจจุบันก็คือการทำบันทึก Blog นั่นเอง สมัยนั้นยังไม่มี ระบบ Blog แต่มีลักษณะเดียวกัน วัตถุประสงค์เดียวกัน แต่ใช้รูปแบบต่างกัน

 

เอกสารรวมเล่มบันทึกที่จัดทำขึ้นทั้งหมด 

 ผลกระทบ

  • น้องๆชอบการเพิ่มเติมความรู้ ทักษะแบบดังกล่าว
  • น้องๆนำไปขยายผลใช้ต่อในโครงการอื่นๆ
  • ผมเองก็นำวิธีการนี้ไปใช้ต่อในโครงการอื่นๆ รวมทั้งโครงการปัจจุบันก่อนที่จะเข้ามา G2K ก็ใช้วิธีเขียนบทความที่เห็นประเด็นจากสนามเป็นบันทึกสั้นๆ 1-2 หน้าจอคอมพิวเตอร์ ส่ง email ให้เพื่อนร่วมงานทุกสัปดาห์ (โครงการที่ผมทำมี 4 จังหวัด มีเพื่อนร่วมงานประมาณ 25 คน)
  • เพื่อนๆติดใจและแนะนำให้เข้ามา G2K นี้

 สรุป

  • การทำงานมีความรู้เกิดขึ้นมากมาย มีประเด็นชวนคิดเกิดขึ้นมากมาย เกล็ดงาน ผลงาน แนวคิดใหม่ๆเกิดขึ้นมากมาย
  • ข้อถกเถียง ในที่ประชุมอาจไม่สามารถอธิบายลึกๆได้หมด อาจจำเป็นต้องใช้บันทึกแสดงความคิดเห็น
  • เพื่อมิให้ความรู้และประเด็นมอดไหม้ไป ควรทำการบันทึกไว้เป็นเอกสารรูปแบบต่างๆตามความถนัด แล้วส่งผ่านไปให้เพื่อนร่วมงานได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้กัน

 นี่คือประสบการณ์แบบคร่าวๆในเรื่องที่เกี่ยวกับ ICT ในองค์กรพัฒนาชุมชนครับ