ความรู้ปฏิบัติจากการปฏิบัติงานระหว่างทีมงานการเงินและบัญชี ร่วมกับทีมงานพัสดุ ตอนที่ 1

เมื่อเราได้มีโอกาสวิเคราะห์งาน และมองปัญหาในการทำงานร่วมกันก็พบว่ามีทางที่จะช่วยกันพัฒนางานได้

        ผลการวิเคราะห์การปฏิบัติงานระหว่างทีมงานการเงินและบัญชี  ร่วมกับทีมงานพัสดุ  ทำให้ทีมงานค้นพบว่าการปฏิบัติงานการคำนวณงบดำเนินการ / ค่าใช้จ่ายทั้งหมดในปัจจุบันยังมีปัญหาและอุปสรรคอยู่บางประการ  ดังนี้

1.        ยากต่อการตรวจสอบ

2.        ยากต่อการทำให้เป็นปัจจุบัน เพราะมีปริมาณข้อมูลมากและต้องใช้เวลามาก

3.        ยากต่อการสรุปเพื่อรายงานผู้บริหารเป็นรายไตรมาส  อาจทำให้ผู้บริหารขาดข้อมูลเพื่อประกอบการตัดสินใจในการบริหารทางการเงิน

4.        มีหนังสือราชการจากหน่วยงานต้นสังกัด  ใจความว่ารายงานการใช้จ่ายงบประมาณของวิทยาลัยในสังกัดสถาบันพระบรมราชชนกเดือนตุลาคม – พฤศจิกายน 2548  มีการรายงานเข้ามาส่วนกลางน้อยมาก  เนื่องจากต้องใช้เวลามากในการคำนวณเงินรายจ่ายงบประมาณและนอกงบประมาณรวมทั้งยังไม่มีระบบเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยในการปฏิบัติงาน               

จากปัญหาและอุปสรรคดังกล่าว  ทีมงานมีแนวทางในการพัฒนาคือ  ควรหาวิธีเพื่อให้การคำนวณงบดำเนินการ / ค่าใช้จ่ายทั้งหมดให้มีความเป็นปัจจุบัน  สามารถรายงานได้เป็นรายเดือน  รายไตรมาส  รายปีงบประมาณ  และปีการศึกษา  โดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ  นอกจากนี้ยังสามารถช่วยในการคำนวณเพื่อลดข้อผิดพลาด  ระยะเวลา  และปริมาณงาน  รวมทั้งสามารถประมาณการล่วงหน้าเกี่ยวกับการใช้จ่ายเงินงบประมาณได้               

ผลการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ทำให้ได้องค์ความรู้ที่มีอยู่ในตัวบุคคล  ซึ่งองค์ความรู้นี้บุคคลได้มาจากการอ่านทฤษฎี  เอกสารวิชาการที่เป็นระเบียบ ข้อบังคับ กฎหมาย  รวมทั้งประสบการณ์ที่สั่งสมจากการปฏิบัติงาน  ดังนี้               

1.  งบดำเนินการของสถาบันพระบรมราชชนกนิยามตามระเบียบพัสดุ  แต่งบดำเนินการตามนิยามของ สมศ. นั้นไม่สอดคล้องกันบางส่วน                 

2.  รายงานการใช้จ่ายเงินงบประมาณนั้นแบ่งหมวดเงินออกเป็น 2 ประเภท   ได้แก่  เงินงบประมาณและเงินอุดหนุน ซึ่งเงินอุดหนุนนั้นหน่วยงานต้นสังกัดจ่ายให้มาครอบคลุม 2 ปีงบประมาณ  ดังนั้นจึงต้องดัดแปลงทะเบียนคุม  โดยแยกตารางรายงานการใช้จ่ายเงินงบประมาณเป็น 2  ตาราง  คือ  รายงานการใช้จ่ายเงินงบประมาณ  และรายงานการใช้จ่ายเงินงบประมาณ (หมวดอุดหนุน)  ซึ่งทำให้สามารถรายงานยอดการใช้จ่ายเงินอุดหนุนว่าสอดคล้องตรงกับที่ได้วางแผนไว้หรือไม่  และยอดเงินอุดหนุนที่เป็นงบเหลือจ่ายที่จะกันไว้ปีงบประมาณต่อไปเท่าไร               

3.  การใช้จ่ายงบประมาณตามระเบียบบริหารงบประมาณของกรมบัญชีกลาง  สำหรับหมวดรายจ่ายของแผนงานหรือโครงการที่จะเบิกกับสำนักงานคลังจังหวัด  มี 7 หมวดได้แก่  1) หมวดเงินเดือนและค่าจ้างประจำ  2) หมวดค่าใช้จ่ายชั่วคราว  3) หมวดค่าตอบแทน ใช้สอยและวัสดุ 4) หมวดค่าสาธารณูปโภค  5) หมวดค่าครุภัณฑ์ ที่ดินและสิ่งก่อสร้าง  6) หมวดเงินอุดหนุน  7) หมวดรายจ่ายอื่น  แต่รายงานค่าใช้จ่ายเงินงบประมาณของสถาบันพระบรมราชชนกแบ่งหมวดเงินงบประมาณเป็น 5 หมวด  ได้แก่  1) งบบุคลากร  2) งบดำเนินการ  3) งบสาธารณูปโภค           4) งบครุภัณฑ์ ที่ดินและสิ่งก่อสร้าง  5) งบอุดหนุน  ซึ่งมีความสอดคล้องกัน (อยากรู้รายละเอียดเพิ่มเติมคุยกับทีมการเงิน บัญชี และพัสดุ ของวิทยาลัยพยาบาลพระปกเกล้า ได้ครับ)               

4.  เงินค่าจ้างชั่วคราวลงในช่องรายการค่าจ้างเหมาบริการ  เบิกจ่ายจากเงินงบประมาณ (อุดหนุน)  ซึ่งเข้าระเบียบพัสดุ               

5.  การรายงานแหล่งที่มาของเงินนอกงบประมาณนอกเหนือจากเงินรายได้จากนักศึกษา  ตามระเบียบว่าด้วยเรื่องค่าใช้จ่ายในการศึกษาหลักสูตรระดับประกาศนียบัตร (3 ปี) ของกระทรวงสาธารณสุข  นอกจากนี้วิทยาลัยอาจมีรายได้ต่าง ๆ ที่สามารถนำเข้าเป็นเงินนอกงบประมาณ  ได้แก่                               

        5.1 เงินสนับสนุนการผลิตนักศึกษาโควตาของหน่วยงานต่าง ๆเช่นโรงพยาบาล  องค์กรปกครองท้องถิ่น                               

       5.2  เงินรับโอนจากหน่วยงานที่ให้วิทยาลัยจัดอบรมวิชาการ                               

       5.3  เงินสนับสนุนการพัฒนาวิทยาลัย เช่น  องค์กรปกครองท้องถิ่น                               

      5.4  เงินรายรับจากศูนย์พัฒนาเด็กเล็ก                               

      5.5  เงินบริจาค                               

      5.6  เงินทุนวิจัยภายนอก