วันนี้ช่วงเช้ามานั่งเรียนที่ มอ.ปัตตานีครับ ประเด็นที่อาจารย์สอนวันนี้ (วิชา....จำชื่อไม่ได้แล้ว เกี่ยวกับการฝึกอบรม) ทำให้คิดถึงประเด็นของงานที่ทำอยู่ที่มหาวิทยาลัยตัวเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อวันสองวันก่อน ได้ฟังข้อมูลจากท่านคณบดีเกี่ยวกับการเพิ่มจำนวนบุคลากรของมหาวิทยาลัยในปีนี้ กับรายได้จากการลงทะเบียนเรียนของนักศึกษา

ผมเคยมีความคิดและได้เสนอไปหลายครั้งมาก ว่า เวลาที่จะขอเพิ่มตำแหน่งความมีการวิเคราะห์ภาระงานของคนในองค์กรเดิมก่อน ไม่ใช่ใช้ความรู้สึกว่า งานเยอะมาก ทำไม่ทันแล้ว ขอตำแหน่งขอคนเพิ่มดีกว่า เพราะผมมองว่าแนวทางอย่างหลังนี้เป็นทางที่ง่ายแต่ก่อให้เกิดปัญหาได้

มหาวิทยาลัยอาจมีแนวคิดว่าต้องคุมกำเนิดบุคลากรในมหาวิทยาลัยบ้างบนฐานที่ไม่กระทบกับงานที่จะมาเพิ่มขึ้น สิ่งที่ผมกลัวคือต่อไปคนจะล้นงาน หรือมีคนแต่ไม่ถูกกับงานที่จะเพิ่มขึ้น ข้อสังเกตของผมง่ายๆ คือ ตำแหน่งที่เพิ่มปัจจุบันคือ ตำแหน่งเจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป ซึ่งมักจะรับปริญญาตรีไม่จำกัดสาขาวิชา แต่หากมองในอนาคตของแต่ละหน่วยงาน ผมว่า ในอนาคต เราอาจต้องการเจ้าหน้าที่เฉพาะด้านมากกว่า เป็นการบริหารงานทั่วไป ซึ่งตอนนั้นกลายเป็นว่าต้องรับคนเพิ่มอีก และนั้นคือภาระของมหาวิทยาลัยที่จะต้องรับผิดชอบ

ในส่วนตัวผมเริ่มหนักใจกับการเพิ่มของเจ้าหน้าที่เมื่อเปรียบเทียบกับรายได้ของมหาวิทยาลัย ซึ่งอาจมีหลายคนมองว่า แล้วทำไมผมไม่มองไปที่ปริมาณงานของเจ้าหน้าที่ที่มีอยู่บ้างว่าเยอะขึ้นเหมือนกัน ผมก็ขอบอกว่า ผมมองครับ แต่ผมมองในอีกมุมหนึ่งคือ ผมมองหาตัวช่วยอื่นที่มาทำให้จำนวนภาระงานได้ถูกแบ่งเบาลงไป และผมอยากมองการรับพนักงานเพิ่มเป็นหนทางสุดท้าย เมื่อคิดไปยังรายได้ของมหาวิทยาลัย

งานมากขึ้น เจ้าหน้าที่เดิมจัดการไม่ไหว คำตอบไม่ได้อยู่ที่เพียงการรับเจ้าหน้าที่เพิ่ม ทำไมเรามุ่งตอบคำถามของการทำงานไม่ทันไปที่ว่า เจ้าหน้าที่เท่าเดิมทำงานไม่ไหว เป็นอย่างอื่นบ้าง เช่น

  1. มีการมองไปที่การจัดการงานของหน่วยงานดีแล้วหรือไม่ ผมให้คิดง่ายๆ อย่างนี้ว่า หากเราให้กระดาษเปล่าแก่เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป (สมมุติว่าระดับคณะ) ทุกคณะ แล้วให้เขาเขียนภาระงานของเขาเองว่า ต้องรับผิดชอบอะไรบ้าง คุณคิดว่า เจ้าหน้าที่บริหารทั่วไปจะเขียนตอบมาเหมือนกันหรือเปล่า ผมเดาเล่นๆ ว่า เจ้าหน้าที่จะเขียนภาระงานในหน้าที่รับผิดชอบของตนเองเหมือนกันไม่เกิน 60 เปอร์เซนต์ อีก 40 เปอร์เซนต์จะเป็นสิ่งที่มีความแตกต่างกันในแต่ละคณะ แต่ละหน่วยงาน ซึ่งเกิดจากความเข้าใจไปเอง หรือหัวหน้าไม่เข้าใจแล้วสั่งให้ทำ
  2. มีระบบในการสั่งการและการทำแผนปฏิบัติงานชัดเจนหรือไม่ ในส่วนตัวเชื่อว่า เจ้าหน้าที่แต่ละคนยังไม่มีแผนการทำงานของตนเองเลย ต้องรอให้งานมาประจังหน้าตัวเองก่อน จึงจะทำ แต่มองไม่ออกว่า สัปดาห์หน้า เดือนหน้า จะต้องทำอะไร หรือหากมีก็ไม่มีกลไกในการตรวจสอบตนเอง หรือให้หัวหน้ารับรู้ เพื่อการวางระบบงานและกระจายงานให้สมดุลในแต่ละช่วง
  3. มีการคิดถึงข้อบกพร่องในการทำงานของเจ้าหน้าที่ หรือหัวหน้างานหรือไม่ คำถามง่ายๆ คือ เคยมีการอบรมหรือพัฒนาบุคลากรในหน่วยงานเพื่อแก้ไขปัญหาบางอย่างแล้วหรือไม่ เช่น เคยตั้งคำถามไหมว่า งานที่ยังไม่เสร็จเป็นเพราะอะไร นอกจากทำไม่ทัน ซึ่งจริงๆ ผมว่ายังมีอีกหลายคำตอบ เช่น ทำไม่เป็น ไม่เข้าใจ คิดว่าไม่รีบเลยยังไม่ได้ทำ เป็นต้น ในมุมกลับกันหัวหน้าจะต้องได้รับการพัฒนาในเรื่องนี้เช่นกัน เพื่อให้เข้าใจธรรมชาติของการทำงาน การสั่งงานเป็น ติดตามงานเป็น มอบหมายงานเป็น

หลายครั้งแล้วครับ ที่ผมเคยได้ยินว่า มหาวิทยาลัยจะไม่อนุมัติการเพิ่มอัตรา แต่สุดท้ายทำไม่ได้สักที

ซึ่ง ณ วันนี้ผมว่า นโยบายนี้ควรให้ความสำคัญเป็นอันดับหนึ่ง โดยหันมาให้ความสำคัญกับการเพิ่มประสิทธิภาพของงานและคนในองค์การ เพื่อผลสำเร็จของงานบ้าง