การประชุม : เครื่องมือของนักบริหาร (2)
ในแต่ละองค์กร องค์ประกอบของโครงสร้างการบริหาร นอกจากจะมีผู้นำองค์กรนั้นๆเป็นผู้บริหารงานและกิจการแล้ว เช่น ตำแหน่งคณะกรรมการผู้บริหาร ผู้อำนวยการ ในหน่วยงาน ธุรกิจเอกชน หรือตำแหน่ง ผู้ว่าราชการจังหวัด อธิบดี อธิการบดี หัวหน้าส่วนราชการที่เรียกชื่อเป็นอย่างอื่น ในการบริหารงานราชการแผ่นดิน องค์ประกอบที่สำคัญอีกอย่างหนึ่ง ก็คือ คณะกรรมการบริหาร ซึ่งจะมีการแต่งตั้งตามกฎหมายรองรับ เป็นการถ่วงดุลอำนาจในการบริหารองค์กร ในแต่ละองค์กร หรือหน่วยงานอาจมีคณะกรรมการบริหารเพียง 1 ชุด หรืออาจมีหลายชุดก็ได้ ขึ้นอยู่กับโครงสร้างการบริหารขององค์กรนั้นๆ
การประชุมคณะกรรมการบริหารในหน่วยงาน
หน้าที่หลักประการหนึ่งของนักบริหาร คือการดำเนินการประชุม ซึ่งเป็นภารกิจหนึ่งที่จะนำองค์กรไปสู่เป้าหมาย และเป็นสื่อกลางเพื่อให้องค์กรบรรลุผลสำเร็จของการปฏิบัติงาน
วัตถุประสงค์ของการประชุม
- เพื่อกำหนดนโยบายและหาแนวทางการปฏิบัติงานที่เป็นที่ยอมรับของบุคลากรในองค์กร
- เพื่อการเจรจาตกลงใจ หรือตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูลและระดมความคิดจากสมาชิก เพื่อเกิดผลลัพธ์ที่ต้องการ
- เพื่อให้คำแนะนำปรึกษาหารือแก่สมาชิก
- เพื่อการกำหนดตามข้อกฎหมายของหน่วยงานนั้นๆ เช่นกรณีหน่วยงานราชการ การดำเนินงานมีข้อกำหนดว่าเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ต้องได้รับความเห็นชอบแล้วจากคณะกรรมการบริหารองค์กร
- เพื่อแลกเปลี่ยน ความรู้ ประสบการณ์ รับทราบข้อมูล ข่าวสารและความเคลื่อนไหวในองค์กรและจากภายนอกองค์กรที่มีผลกระทบต่อหน่วยงาน อย่างรอบคอบและเป็นประโยชน์ต่อองค์กร หรือหน่วยงานมากที่สุด
ในการจัดประชุมแต่ละครั้ง และให้เกิดประโยชน์และประสิทธิภาพมากที่สุด ต้องคำนึงถึงผลที่ได้ว่าคุ้มค่า กับค่าใช้จ่ายหรือไม่ งบประมาณ และเวลาที่เสียไป ดังนั้น ควรมีการวางแผน เตรียมการ การดำเนินการระหว่างประชุม และหลังเสร็จสิ้นการประชุม จึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องทำตามขั้นตอนที่กำหนดไว้
การวางแผนสำหรับการประชุม
การวางแผนสำหรับการประชุม ระยะเวลาหรือช่วงระยะห่างของการประชุม แต่ละครั้ง มีความสัมพันธ์กับหัวข้อเรื่องหรือ ความสำคัญของเรื่องที่ต้องนำเข้าพิจารณา และความพร้อมของสมาชิกในการนัดหมายในการประชุม ครั้งต่อไป หากการนัดหมายมีระยะเวลานานเกินไป ก็อาจทำให้เรื่องที่ต้องนำเข้าพิจารณานั้นต้องดำเนินการช้าเกินไปหรืออาจไม่ทันการ หรือนัดหมายเร็วเกินไปเรื่องที่ต้องนำเข้าพิจารณาก็อาจมีน้อยเกินไป ทำให้เสียเวลาของสมาชิกได้ ดังนั้นฝ่ายเลขานุการจะต้องวางแผนการนำเรื่องเข้าที่ประชุมแต่ละครั้งให้สอดคล้องกัน
การเตรียมการประชุม
- การจัดระเบียบวาระการประชุม การออกหนังสือเชิญประชุม
- การจัดเตรียมความพร้อมก่อนการประชุม เช่น ห้องประชุม อุปกรณ์ที่จำเป็นต้องใช้ การจัดที่นั่ง การจัดเลี้ยง
- การดำเนินการระหว่างการประชุม และ หลังเสร็จสิ้นการประชุม
การจัดระเบียบวาระการประชุม
ระเบียบวาระการประชุม เป็นแผนการทำงานสำหรับการประชุม แต่ละครั้ง ระเบียบวาระการประชุม ประกอบด้วย หัวข้อเรื่องต่างๆที่นำเสนอเข้าที่ประชุม เช่น เรื่องที่จะต้องแจ้งให้ที่ประชุมรับทราบทั่วไป เรื่องที่จะต้องพิจารณาลงมติหรือให้ความเห็นชอบจากคณะกรรมการก่อนที่จะนำไปปฏิบัติ หรือดำเนินการต่อไป เรื่องที่เกี่ยวข้องกับ นโยบาย เรื่องที่จะต้องปรึกษาหารือร่วมกัน เพื่อกำหนดแนวทางในการปฏิบัติให้เหมาะสม เป็นต้น การจัดระเบียบวาระการประชุม ในแต่ละครั้ง มีแบบแผนการจัดอยู่หลายแนวทาง แต่ที่นิยมกันทั่วไป มี 4 แบบแผน ดังนี้
แบบที่ 1. จัดระเบียบวาระการประชุม ตามข้อบังคับว่าด้วยการประชุม ของหน่วยงานนั้นๆ ผู้ดำเนินการประชุม หรือเลขานุการของที่ประชุมจะต้องศึกษาและจัดวาระให้เป็นไปตามที่ระเบียบที่กำหนดไว้
แบบที่ 2. จัดตามวาระของผู้บริหาร หรือผู้มีอำนาจในการเรียกประชุมเป็นผู้กำหนด เช่นผู้บริหาร หัวหน้างาน หัวหน้าหน่วยงาน กำหนดการประชุม เพื่อวัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่ง
แบบที่ 3 กำหนดวาระการประชุม โดยเรียงลำดับ หัวข้อเรื่อง ตามความสำคัญของเรื่อง หรือตามความเร่งด่วนของเรื่องที่จะประชุม
แบบที่ 4 จัดตามแบบที่เป็นมาตรฐานการประชุม ที่นิยมใช้กันทั่วไป โดยกำหนดวาระการประชุม ตามลำดับดังนี้
ตัวอย่าง การจัดระเบียบวาระการประชุม
ระเบียบวาระการประชุม
คณะกรรมการ..........................................
ครั้งที่.../......
วันที่.....เดือน.....พ.ศ..........
ณ ห้องประชุม..........................
....................................................................
ระเบียบวาระที่ 1. เรื่องแจ้งเพื่อทราบ0
ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องรับรองรายงานการประชุมครั้งที่..../......
ระเบียบวาระที่ 3 พิจารณาเรื่องสืบเนื่อง
ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา
4.1…………………..
4.2………………….
ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องอื่นๆ(ถ้ามี)
ในการกำหนดวาระการประชุม ถ้าเป็นการประชุมคณะกรรมการภายในกิจการของหน่วยงานหรือองค์กร หากไม่ได้มีข้อกำหนดไว้เป็นที่แน่นอนตายตัวว่าจะใช้ระบบการประชุม อย่างไร หัวหน้าหน่วยงานหรือผู้นำองค์กร จะเป็นผู้กำหนดวาระการประชุม เป็นส่วนใหญ่ ซึ่งอาจจะเลือกเรื่องหรือหัวข้อสำหรับการประชุม ครั้งนั้นๆ อยู่ในดุลยพินิจที่เห็นสมควรของหน่วยงานนั้นๆ
มาเยี่ยม...
อ่านแล้วสามารถจัดทำรายงานการประชุมได้เลยนะครับ...