ประหยัดที่เก็บเอกสาร

             หลายๆ ครั้งที่มักได้ยินว่า เอกสารเต็มโต๊ะ เต็มตู้ เต็มใต้โต๊ะ เต็มหลังโต๊ะไปหมด ไม่มีที่จะเก็บแล้ว  และพอผ่านไปสักปีนึง ก็ต้องใช้กระบวนการสะสาง (5ส.) ทำให้ต้องใช้เวลา และ เหมือนกลับไปคุ้ยกองขยะ ทำนองนั้น

             เป็นทุกข์ไหมคะ  ถ้าใช่ ลองมาคุยกัน

             .... หากพบว่า นั่นคือทุกข์ของเรา  ลองไปหาวิธีปลดทุกข์เบื้องต้นก่อน  ...แก้ไขที่เหตุ

             1.  ก่อนที่จะเก็บเอกสาร ให้ดูว่า เอกสารนี้จำเป็นต้องเก็บหรือไม่ เก็บระยะนานเท่าไร  ถ้าไม่ต้องเก็บ ก็กำจัดไปเลย (กำจัดจุดอ่อน)ไม่ต้องเสียดาย จะได้ไม่เสียเวลาต้องมาสะสางในภายหลัง หรือต้องเก็บไว้ก่อน แต่พอสัก 1-2 เดือนก็หมดอายุเอกสาร  อาจเก็บไว้ในแฟ้มสำหรับเอกสารชั่วคราว พอ 1-2 เดือน ก็ลองมาเปิดดู ค่อยๆ ทยอยเอาเอกสารที่หมดอายุทิ้งไปบ้าง  ค่อยๆ ทำไป ก็ไม่ค่อยเหนื่อย แล้วยังมีที่มีทางโล่งหน่อยด้วย

              2.  กรณีทำสำเนาเอกสารเพื่อเก็บเข้าแฟ้ม หรือพิมพ์งานออกทางพริ้นเตอร์  จะว่าขี้ประหยัด (น้องๆ งก) ก็ได้  แต่พอใช้เองแล้ว มันประหยัดพื้นที่เก็บเอกสารจริงๆ  (แฟ้มเอกสารจะไม่อ้วน ไม่ต้องมีแฟ้มงอกออกมาเรื่อยๆ ด้วย) นั่นคือ เครื่องถ่ายเอกสารหรือพริ้นเตอร์สมัยนี้ มีคุณสมบัติที่ดีมากคือ ย่อ-ขยาย-พิมพ์สองหน้า (duplex)  เราก็ต้องใช้งานเครื่องให้คุ้มกับคุณค่าที่เขามีอยู่ โดย

                    ... โดยปกติ เรามักพริ้นท์/ทำสำเนาบนกระดาษ A4 เต็มหน้า 1 หน้ากระดาษ ต่อ 1 แผ่น หากเอกสารนั้นมี 30 หน้า เท่ากับเราต้องเก็บเอกสารหนาถึง 30 แผ่น  ลองใหม่ค่ะ ทำอย่างไรให้เก็บเอกสารน้อยแผ่นลง

                    ขั้นหนึ่ง - กระดาษ A4 หนึ่งแผ่นสามารถใช้ได้ 2 หน้า ให้ใช้หน้า-หลัง ทั้งสองหน้า เท่ากับ เอกสารเหลือเพียง 15 แผ่น แต่ยังคง 30 หน้าเหมือนเดิม  คิดเล่นๆ หากทำเช่นนี้ในการเก็บเอกสาร 300 หน้า เราก็เหมือนกับใช้พื้นที่เพียวครึ่งเดียว

                    ขั้นสอง - ถ้าเป็นเอกสารที่ไม่ค่อยได้นำมาใช้บ่อย  จากประหยัดที่ไปครึ่งหนึ่ง คราวนี้สามารถประหยัดได้หนึ่งส่วนสี่เลย  คือ การย่อจาก A4 สองแผ่น ให้อยู่ใน A4 หนึ่งหน้า แล้วก็ใช้แผ่นเดิมที่เหลืออีกหนึ่งหน้า  นั่นคือ กระดาษ A4 หนึ่งแผ่น สามารถเก็บข้อมูลได้ 4 หน้า แม้ตัวหนังสืออาจจะเล็กไปสักหน่อย อาจไม่เหมาะกับคุณลุง คุณป้า คุณน้า คุณอา ทั้งหลาย (อาจเพิ่มฟ้อนท์ใน soft file ให้ใหญ่หน่อยก่อนพริ้นท์ก็จะดีขึ้น สบายตาขึ้น)  ดูสิคะ  บริหารพื้นที่การจัดเก็บเอกสารได้เยอะเลย (ชอบใจตัวเองจัง)

                 กำลังหาสมัครพรรคพวกประหยัด  ใครลองใช้แนวๆ นี้  แล้วถูกใจ หรือ มีวิธีการอื่นต่อยอดได้อีก ลองมาแลกเปลี่ยนกันดู  อยากได้ยินเสียงจากข้างใน (inner dialogue)