ตามที่เคยได้สรุปไว้แล้วนะคะว่า PMI ได้แบ่งกระบวนการในการบริหารโครงการออกเป็น 5 กระบวนการด้วยกัน วันนี้จะอธิบายถึงกระบวนการแรกคือ Initiation Process ซึ่งดิฉันแปลเองเรียกง่ายๆ ว่ากระบวนการริเริ่มโครงการ

Initiation Process นี้เป็นจุดเริ่มต้นของการบริหารโครงการทุกโครงการในมุมมองของ PMI ค่ะ เนื่องจากโครงการมีลักษณะพิเศษแตกต่างไปในแต่ละโครงการ และไม่ใช่สิ่งที่ทำเป็นประจำอยู่แล้ว จึงต้องมีจุดเริ่มต้นที่ชัดเจนที่จะ authorize มอบหมายผู้รับผิดชอบโครงการ จัดงบประมาณให้กับโครงการ ฯลฯ นั่นคือที่มาของกระบวนการริเริ่ม (Initiation Process) นี้เอง

PMI ได้แบ่งขั้นตอนในกระบวนการนี้ออกเป็น ๒ ขั้นตอนสั้นๆ ด้วยกันคือ

๑. ขั้นตอนการจัดทำ Project Charter ซึ่งเป็นเอกสารระบุรายละเอียด และเป็นเอกสารอนุมัติโครงการอย่างหนึ่ง โดยดิฉันจะกล่าวในรายละเอียดในบันทึกต่อๆไป

๒. ขั้นตอนการจัดทำเอกสารขอบเขตโครงการเบื้องต้น (Preliminary Project Statement) ซึ่งจะนำรายละเอียดจาก project charter มาขยายความใส่รายละเอียดของขอบเขตของโครงการเพิ่มขึ้น

โดยในกระบวนการริเริ่มนี้จะเริ่มจากการทำ Project Charter ให้เรียบร้อยก่อน โดยมี sponsor ของโครงการหรือเจ้าของโครงการ เป็นผู้ออก charter และจะมีการมอบหมายผู้รับผิดชอบหลักที่มีอำนาจหน้าที่ในโครงการนี้  เช่น รองประธานฯ ฝ่ายขาย จัดทำเอกสาร charter มอบหมายงานให้กับนาย ก เป็นผู้จัดการโครงการ ข เป็นต้น

ผู้จัดการโครงการ ก จะถือเอาเอกสาร Project Charter นี้เสมือนสัญญา (ไม่ใช่สัญญาจัดจ้างทางกฎหมาย) ในการปฏิบัติงานในโครงการนี้ให้กับบริษัท โดยใช้แนวทางการบริหารที่กำหนดในเอกสารเป็นแนวทางในการบริหารโครงการ ให้ได้ตามเป้าหมาย วัตถุประสงค์ที่ระบุใน charter ต่อไป

ผลที่ได้จากการทำ Project Charter และผลจากการทำเอกสารกำหนดขอบเขตโครงการเบื้องต้นนี้สำคัญมาก เพราะเอกสารทั้งสองชิ้นนี้เป็นเหมือนกรอบการดำเนินงานในโครงการนี้ งานที่ทำจะมากจะน้อย เป้าหมายวัตถุประสงค์เป็นอย่างไร ใครเป็นคนทำ งบประมาณประมาณเท่าใด ก็จะถูกระบุอยู่ในเอกสารเหล่านี้แหละค่ะ


หมายเหตุ : คำว่า Charter มักถูกใช้แพร่หลายในลักษณะที่เราอาจเคยได้ยินทั่วไปเช่น เวลาเราเช่าเหมาลำเครื่องบินทั้งลำ ก็จะเรียกการเดินทางโดยเครื่องบินเช่าเหมาลำว่า charter flight เป็นต้น

แต่ Charter ในที่นี้มีความหมายถึงเอกสารสิทธิ์หรือเอกสารระบุพันธกิจขององค์กร เช่น เทศบาลเมือง มหาวิทยาลัย เป็นต้น โดยมีผลผูกพันทางว่าองค์กรนั้นๆ หรือมหาวิทยาลัยนั้นๆ จะปฏิบัติตามพันธกิจ หน้าที่ความรับผิดชอบดังที่ระบุใน charter ด้วย (ที่มา: วิกิพีเดีย)

ดังนั้น project charter ก็คือเอกสารระบุพันธกิจ สิทธิ หน้าที่ ฯลฯ ของโครงการนั้นๆ นั่นเอง หากต้องการทราบรายละเอียดเพิ่มเติมสามารถดูคำอธิบายถึง project charter จากวิกิพีเดียได้ที่นี่

ท่านสามารถค้นหาตัวอย่างเอกสาร project charter ได้มากมายใน internet เพียงแต่ใช้ key word : project charter เท่านั้น