การบริหารโครงการ - กระบวนการริเริ่มโครงการ
ตามที่เคยได้สรุปไว้แล้วนะคะว่า PMI ได้แบ่งกระบวนการในการบริหารโครงการออกเป็น 5 กระบวนการด้วยกัน วันนี้จะอธิบายถึงกระบวนการแรกคือ Initiation Process ซึ่งดิฉันแปลเองเรียกง่ายๆ ว่ากระบวนการริเริ่มโครงการ
Initiation Process นี้เป็นจุดเริ่มต้นของการบริหารโครงการทุกโครงการในมุมมองของ PMI ค่ะ เนื่องจากโครงการมีลักษณะพิเศษแตกต่างไปในแต่ละโครงการ และไม่ใช่สิ่งที่ทำเป็นประจำอยู่แล้ว จึงต้องมีจุดเริ่มต้นที่ชัดเจนที่จะ authorize มอบหมายผู้รับผิดชอบโครงการ จัดงบประมาณให้กับโครงการ ฯลฯ นั่นคือที่มาของกระบวนการริเริ่ม (Initiation Process) นี้เอง
PMI ได้แบ่งขั้นตอนในกระบวนการนี้ออกเป็น ๒ ขั้นตอนสั้นๆ ด้วยกันคือ
๑. ขั้นตอนการจัดทำ Project Charter ซึ่งเป็นเอกสารระบุรายละเอียด และเป็นเอกสารอนุมัติโครงการอย่างหนึ่ง โดยดิฉันจะกล่าวในรายละเอียดในบันทึกต่อๆไป
๒. ขั้นตอนการจัดทำเอกสารขอบเขตโครงการเบื้องต้น (Preliminary Project Statement) ซึ่งจะนำรายละเอียดจาก project charter มาขยายความใส่รายละเอียดของขอบเขตของโครงการเพิ่มขึ้น
โดยในกระบวนการริเริ่มนี้จะเริ่มจากการทำ Project Charter ให้เรียบร้อยก่อน โดยมี sponsor ของโครงการหรือเจ้าของโครงการ เป็นผู้ออก charter และจะมีการมอบหมายผู้รับผิดชอบหลักที่มีอำนาจหน้าที่ในโครงการนี้ เช่น รองประธานฯ ฝ่ายขาย จัดทำเอกสาร charter มอบหมายงานให้กับนาย ก เป็นผู้จัดการโครงการ ข เป็นต้น
ผู้จัดการโครงการ ก จะถือเอาเอกสาร Project Charter นี้เสมือนสัญญา (ไม่ใช่สัญญาจัดจ้างทางกฎหมาย) ในการปฏิบัติงานในโครงการนี้ให้กับบริษัท โดยใช้แนวทางการบริหารที่กำหนดในเอกสารเป็นแนวทางในการบริหารโครงการ ให้ได้ตามเป้าหมาย วัตถุประสงค์ที่ระบุใน charter ต่อไป
ผลที่ได้จากการทำ Project Charter และผลจากการทำเอกสารกำหนดขอบเขตโครงการเบื้องต้นนี้สำคัญมาก เพราะเอกสารทั้งสองชิ้นนี้เป็นเหมือนกรอบการดำเนินงานในโครงการนี้ งานที่ทำจะมากจะน้อย เป้าหมายวัตถุประสงค์เป็นอย่างไร ใครเป็นคนทำ งบประมาณประมาณเท่าใด ก็จะถูกระบุอยู่ในเอกสารเหล่านี้แหละค่ะ
หมายเหตุ : คำว่า Charter มักถูกใช้แพร่หลายในลักษณะที่เราอาจเคยได้ยินทั่วไปเช่น เวลาเราเช่าเหมาลำเครื่องบินทั้งลำ ก็จะเรียกการเดินทางโดยเครื่องบินเช่าเหมาลำว่า charter flight เป็นต้น
แต่ Charter ในที่นี้มีความหมายถึงเอกสารสิทธิ์หรือเอกสารระบุพันธกิจขององค์กร เช่น เทศบาลเมือง มหาวิทยาลัย เป็นต้น โดยมีผลผูกพันทางว่าองค์กรนั้นๆ หรือมหาวิทยาลัยนั้นๆ จะปฏิบัติตามพันธกิจ หน้าที่ความรับผิดชอบดังที่ระบุใน charter ด้วย (ที่มา: วิกิพีเดีย)
ดังนั้น project charter ก็คือเอกสารระบุพันธกิจ สิทธิ หน้าที่ ฯลฯ ของโครงการนั้นๆ นั่นเอง หากต้องการทราบรายละเอียดเพิ่มเติมสามารถดูคำอธิบายถึง project charter จากวิกิพีเดียได้ที่นี่
ท่านสามารถค้นหาตัวอย่างเอกสาร project charter ได้มากมายใน internet เพียงแต่ใช้ key word : project charter เท่านั้น
ความเห็น (6)
สุภชัย เมฆเรือง
สวัสดีค่ะคุณสุภชัย
ดีใจที่สิ่งที่เขียนมีประโยชน์นะคะ อาจารย์พาสิทธ็เป็นผู้เชี่ยวชาญทางด้าน Project Management คนหนึ่งทีเดียว
อย่าลืมค้นคว้าที่อื่นๆ เพิ่มเติมตามที่ให้ข้อแนะนำไว้ในบันทึกนี้นะคะ มีเรื่อง Project Charter มากมายในเวบเลยค่ะ
สวัสดีค่ะ อ.กมลวัลย์ หนูเป็นนักศึกษา ป.โท ที่ ม.ภาคตะวันออกเฉียงเหนือ เรียนสาขา it ค่ะ แต่ไม่ได้จบมาทางด้านนี้ พอดีหนูจะ search หางานเรื่อง project charterและbusiness case อ.ที่สอนน่ะค่ะสั่งงานมา หนูเลยอยากได้ตัวอย่างค่ะ หนูทำในเรื่องโครงสร้างการบริหารของมหาลัยค่ะ คือจะนำระบบ e-office เข้ามาใช้กับมหาลัย ขอ อ.แนะแนวด้วยนะคะ ขอขอบคุณค่ะ
สวัสดีค่ะคุณบาจรีย์
ตัวอย่าง project charter และ business case สามารถหาได้ทั่วไปใน internet ค่ะ
การศึกษาควรจะต้องค้นคว้าด้วยตัวเองนะคะ ไม่ควรให้ผู้อื่นค้นคว้าให้ค่ะ ไม่เช่นนั้นเรียนไปก็ไม่ได้ความรู้อะไรเพิ่มเติม ลองหาดูนะคะ มีข้อมูลอยู่เป็นจำนวนมากมายใน internet ค่ะ
แต่ถ้าต้องการ project charter กับ business case ที่ตรงกับปัญหาที่อาจารย์กำหนดพอดี ก็คงไม่น่าจะมี internet จะต้องค้นคว้าจากที่มีใน internet มาประยุกต์ใช้ค่ะ
สวัสดีครับ ผมกำลังศึกษาเกี่ยวกับ PMI ลอง Serch ใน Google มาเจอ Blog นี้ เห็นว่ามีเนื้อหาที่เป็นประโยชน์ จากที่ศึกษามา ผมจะเปรียบเทียบกับการใช้งานจริงแล้ว หน่วยงานราชการมักจะใช้ TOR เจ้ TOR นี่จะเรียกว่าเป็น project charter ได้หรือไม่ ผมขอถามต่อว่า ในการบริหารโครงการ ขั้นต่อไปจาก project charter จะเป็นการ Execute แผนแล้ว ซึ่งส่วนมากใช้ SDLC ในกระบวนการนี้ จะมีการกำหนด milestone ทีนี้เจ้า milestone ผมเข้าใจว่า เป็นการกำหนดโดยมอง o/p ที่เกิดจากกิจกรรม Plan ที่วางไว้ โดยต้องวัดได้ หรือว่า ไม่จำเป็นครับ เพราะมีคนถามผมว่า milestone plan และ schedul ต่างกันอย่างไรครับ รบกวน อ ให้ความกระจ่างด้วยครับ
maneekan wiangrat
สวัสดีค่ะอาจารย์หนูกำลังศึกษาเรื่องนี้พอดีSearch หาใน Gogle แล้วเจออยากบอกดีใจค่ะที่เปิดมาเจอ ขอบอาจารย์มากค่ะข้อมูลของอาจารย์เป็นประโยชน์ต่อผู้ที่ต้องการรู้เรื่องนี้มาก ๆๆค่ะ