บริหารโครงการอย่างไร


วางแผนงาน -- ดำเนินงานตามแผน -- ควบคุมวัดผลการทำงาน

มีการสรุปแนวทางการบริหารโครงการไว้หลายรูปแบบด้วยกัน โดยมากก็จะคล้ายๆ กัน คือ การบริหารจะต้องประกอบไปด้วยกระบวนการ วางแผนงาน -- ดำเนินงานตามแผน -- ควบคุมวัดผลการทำงาน ด้วยกันทั้งสิ้น ในที่นี้จะขอสรุปแนวทางการบริหารโครงการของ PMI  โดย PMI ได้กำหนดกระบวนการบริหารโครงการออกเป็น 5 กระบวนการ (Processes) ด้วยกันคือ

  1. Initiating (ริเริ่ม (เปิด) โครงการ)
  2. Planning (กระบวนการวางแผนต่างๆ ในโครงการ)
  3. Executing (กระบวนการดำเนินงาน (ตามแผน) )
  4. Controlling (กระบวนการควบคุมการดำเนินงาน)
  5. Closing (กระบวนการปิดโครงการ)

โดยกระบวนการริเริ่มโครงการนั้น คือการเปิดหรืออนุมัติโครงการอย่างเป็นทางการ (มีการใส่ทรัพยากร เช่น มอบอำนาจให้ผู้จัดการโครงการ กำหนดงบประมาณให้ผู้จัดการบริหารโครงการ) กระบวนการนี้เกิดขึ้นตอนเริ่มโครงการ

เมื่อเริ่มโครงการแล้วก็จะมีการวางแผนงาน (planning) ในขั้นต่อมา และนำแผนที่วางไว้ไปดำเนินการ (execute) ตามแผน มีการประเมินวัดผลในกระบวนการควบคุม (controlling process) ตามลำดับ ตามแผนภาพต่อไปนี้

PM 5 processes

รูปแสดง Project management processes

อย่างไรก็ดี เมื่อกำลังดำเนินการตามแผนอยู่ แล้วอาจพบว่าทำไม่ได้ตามแผน เนื่องจากสาเหตุต่างๆ ก็อาจจะกลับไปปรับแผนตามความเหมาะสมดังแสดงในรูปได้ และดำเนินการตามแผนที่ปรับแล้วต่อไป
เมื่อวัดผลในกระบวนการควบคุม (Controlling process) แล้วพบว่าดำเนินการตามแผนเสร็จสิ้น และบรรลุวัตถุประสงค์โครงการแล้ว ก็จะเข้าสู่กระบวนการปิดโครงการ (Closing process) ซึ่งเป็นการปิดโครงการอย่างเป็นทางการ
หมายเลขบันทึก: 86144เขียนเมื่อ 24 มีนาคม 2007 14:31 น. ()แก้ไขเมื่อ 8 มิถุนายน 2012 13:57 น. ()สัญญาอนุญาต: จำนวนที่อ่านจำนวนที่อ่าน:


ความเห็น (13)

สวัสดีครับอาจารย์

ผมมีเรื่องสงสัยนิดหนึ่งครับ นั่นก็คือว่าสำหรับโปรเจคบางอันนั้นก็จะมีการกำหนด budget ตายตัว แต่รายจ่ายนั้นอาจจะไม่ตายตัวนี่ครับ

ดังนั้นเรื่องหนึ่งที่ผมสงสัยก็คือว่า ถ้าเราจะทำการลงทุนในตลาดการเงิน ทำเป็น hedging strategy นี่ถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการโครงการไหมครับ

ขอบพระคุณมากครับ

เรียนคุณ ไปอ่านหนังสือ

พอดีดิฉันเองไม่ค่อยคุ้นเคยกับเรื่อง hedging strategy เท่าใดนักค่ะ จะขอตอบคำถามตามความรู้ในด้านนี้ที่มีและยกตัวอย่างอื่นๆ แทนนะคะ

  • โครงการลงทุนในตลาดการเงินถือเป็นโครงการได้หรือไม่ ดิฉันขอ assume ว่าได้นะคะ (ไม่ค่อยคุ้นเคยกับโครงการประเภทนี้ค่ะ) เช่นสมมติว่าโครงการนี้เป็นการลงทุนส่วนตัว โดยจะลงทุนตลาด IT ในงบประมาณไม่เกิน 100,000 เป็นระยะเวลาไม่เกิน 6 เดือนเป็นต้น
  • ดังนั้นการกำหนด hedging strategy ภายใต้เงื่อนไขข้างต้น เพื่อวัตถุประสงค์ที่จะ optimize การลงทุนดังกล่าวถือเป็นส่วนหนึ่งของโครงการนี้ค่ะ
  • เป้าหมายของโครงการคือ optimize profit จาก investment นี้นะคะ แต่แน่นอนว่ารายจ่ายของโครงการจะไม่พอดี 100,000 ค่ะ แต่ว่าถ้าบริหารจัดการดี ก็จะวางแผนศีกษากำหนด hedging strategy ที่ลงทุนไม่เกิน budget แต่ผลตอบแทนจะเป็นเท่าใดนั้นขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายอย่างค่ะ

ลองมาดูตัวอย่างเรื่อง budget แต่เป็นโครงการออกแบบและก่อสร้างบ้านนะคะ

  • สำหรับเรื่องการมี budget ตายตัวเป็นเรื่องปกติที่ลูกค้าของโครงการ หรือบางครั้งเราเรียกว่า sponsor ของโครงการจะกำหนดมาให้ตายตัวค่ะ เช่น สมมติว่าดิฉันเป็นวิศวกรในบริษัทรับก่อสร้างบ้านและบริษัทฯ ไปรับงานมาและมอบให้ดิฉันไปออกแบบและก่อสร้างบ้านให้ลูกค้ารายหนึ่งภายใต้งบประมาณต้นทุน 2 ล้านบาท โดยมีเงื่อนไขตามที่ได้ brief กับลูกค้า คือให้ออกแบบเป็นบ้าน modern style เป็นบ้าน 2 ชั้น 3 ห้องนอน 3 ห้องน้ำ ใช้ครัวไทย มีโรงจอดรถ 2 คัน ฯลฯ
  • ดังนั้น เมื่อดิฉันไปออกแบบและประมาณราคาค่าก่อสร้าง โดยนำแบบบ้านที่ออกจาก concept ที่ได้ตกลงกับลูกค้าไปให้ลูกค้า approve พร้อมกับราคาค่าก่อสร้างแล้ว ก็จะพบว่า budget จะไม่ใช่ 2 ล้านพอดีแล้ว แต่อาจขาดหรือเกิน 2 ล้านไปเล็กน้อย สมมติว่าเป็น 2.1 ล้านนะคะ (แต่จริงๆ แล้ว ต้นทุนการออกแบบและก่อสร้างของโครงการนี้ในส่วนของบริษัทเองคงไม่ถึง 2.1 ล้านค่ะ เพราะบริษัทต้องรวม fee ของบริษัทลงไปด้วย)
  • ดังนั้นดิฉันเองในฐานะผู้จัดการออกแบบและก่อสร้างบ้านหลังนี้อาจมีงบประมาณที่บริษัทมอบให้รับผิดชอบในโครงการเพียง 1.75 ล้านเท่านั้น ซึ่งแน่นอนว่าเมื่อสิ้นสุดโครงการแล้วอาจพบว่าต้นทุนของโครงการนี้อาจเป็น 1.85 ล้านก็เป็นได้ (over budget) อย่างไรก็ดีลูกค้าก็ยังจ่ายเงินให้บริษัท 2.1 ล้านอยู่ดีค่ะ ส่วนที่ over (หรือ under) budget ต้นทุนของโครงการนั้นเป็นส่วนที่ผู้จัดการโครงการหรือบริษัทฯ ต้องรับผิดชอบ

การบริหารโครงการ เป็นการใช้เทคนิคความรู้ทางด้านต่างๆ เพื่อควบคุมโครงการให้เป็นไปตามงบประมาณ (budget) เวลา และ คุณภาพที่กำหนดขึ้นค่ะ แต่ผลที่ได้รับอาจไม่ตรงตามที่คาดไว้ทุกอย่าง เพราะจะขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ ทั้งในเรื่องความรู้ ความสามารถของผู้จัดการ ปัจจัยของลูกค้า และปัจจัยภายนอกเช่นปัจจัยสภาพเศรษฐกิจ

หวังว่าคงได้ตอบคำถามที่อยากทราบนะคะ ...

สวัสดีครับอาจารย์

ขอบพระคุณมากครับสำหรับคำตอบ

  • ตามมาอ่านอีกครับ
  • ได้ความรู้ดีครับ
  • ขอบคุณครับ

ขอบคุณที่เข้าเยี่ยมชมค่ะ ทั้งคุณ นาย ขจิต ฝอยทอง และคุณ ไปอ่านหนังสือ

 

ขออภัยค่ะคุณขจิต ดิฉันก็พึ่งสังเกตเห็นค่ะ ไม่ทันนึกค่ะ ; )

 

เข้ามาเรียนครับ ท่านอาจารย์กมลวัลย์

ยินดีค่ะ คุณ Pกัมปนาท อาชา (แจ๊ค) ถ้ามีประโยชน์ก็จะเขียนเรื่อยๆ ค่ะ ตามเวลาและโอกาสค่ะ

สวัสดีครับอาจารย์

มาขอความรู้อาจารย์เพิ่มเติมครับ ในการบริหารโครงการก่อสร้าง ความเสี่ยงที่พูดถึงนี้มีอะไรบ้างครับ ถ้าให้ผมเดาคงจะเป็นพวกความล่าช้าใช่ไหมครับ แล้วพวกนี้หากันยังไงครับ ใช้ PERT ใช่ไหมครับ แล้วตอนนี้มีเทคนิคอะไรใหม่ๆอีกบ้างครับ

อีกอย่างหนึ่งที่อยากจะกราบเรียนถามขอความรู้จากอาจารย์ครับ คือว่าถึงตอนนี้มีการประยุกต์เอาเทคนิคการผลิตอย่าง Just in Time หรือ Lean Manufacturing มาใช้ในงานก่อสร้างบ้างหรือยังครับ

ขอบพระคุณมากครับ

เรียนคุณ Pไปอ่านหนังสือ

ความเสี่ยงมีมากมายทีเดียวค่ะ แต่ละโครงการไม่เหมือนกัน แล้วแต่ปัจจัยของโครงการค่ะ ดิฉันว่าจะเขียนเป็น series เรื่องบริหารโครงการอยู่แล้วค่ะ แต่ต้องค่อยเป็นค่อยไปค่ะ คงต้องใช้เวลาพอสมควร ; )

ตัวอย่างความเสี่ยงในโครงการออกแบบและก่อสร้างบ้าน (ยังไม่ขอจัดประเภทนะคะ)

  • ราคาน้ำมัน สภาพเศรษฐกิจ ส่งผลถึงราคาวัสดุก่อสร้าง
  • ความเสี่ยงที่มาจากเจ้าของ เช่น ความแน่นอนของเงินทุน หรือเจ้าของเป็นคนเปลี่ยนใจบ่อยและง่ายหรือไม่ (ออกแบบแล้วก็ขอเปลี่ยนแบบกลางทาง แบบนี้ความเสี่ยงสูงมากค่ะ)
  • ความเสี่ยงของเทคโนโลยี สำหรับโครงการนี้ค่อนข้างต่ำค่ะ เพราะเป็นเทคโนโลยีก่อสร้างบ้านที่ใช้กันทั่วไป แต่ถ้าเป็นโครงการ mega project ใหญ่ๆ ที่ใช้เทคโนโลยีสูงเช่น สนามบินสุวรรณภูมิ หรือรถไฟฟ้าใต้ดิน จะมีความเสี่ยงทางเทคโนโลยีมากค่ะ เพราะขุดไปไม่รู้จะไปเจออะไรที่ไม่คาดคิดบ้างค่ะ
  • ความเสี่ยงเรื่องสภาพแวดล้อม ดินฟ้าอากาศ อันนี้เป็นอะไรที่ควบคุมไม่ได้ค่ะ แต่เราสามารถเลือกช่วงเวลาก่อสร้าง (หนีหน้าฝนที่ทำงานยาก และหน้าเกี่ยวข้าว (คนงานหนีกลับบ้านหมด) ) เพื่อลดความเสี่ยงได้ค่ะ
  • ฯลฯ แล้วแต่ปัจจัยของโครงการค่ะ

สำหรับ PERT คือ Project Evaluation and Review Technique เป็นเทคนิคการประเมินความน่าจะเป็น (ความเสี่ยง) ที่โครงการจะดำเนินการเสร็จเมื่อใด โดยใช้หลักการทางสถิติมาช่วยค่ะ เป็นเรื่องของการประเมินความเสี่ยง (Risk quantification) ทางด้านเวลาอย่างเดียวค่ะ

สำหรับ JIT หรือ Lean นั้น ต่างประเทศมีการนำมาประยุกต์ใช้บ้างแล้ว แต่บ้านเรานั้นยังน้อยมากๆ ค่ะ แค่มีบ้าน Pre-Fab (Prefabricate) ที่สร้างชิ้นส่วนมาต่อประกอบกัน ซึ่งก็ยังไม่ lean เท่าใดนักค่ะ ส่วนใหญ่ JIT กับ Lean จะใช้ได้ดีกับงานที่มีระบบการดำเนินงานที่ชัดเจน และทำเหมือนกันทุกครั้งค่ะ ในโรงงานผลิตวัสดุก่อสร้างจะประสบความสำเร็จมากกว่าหน้างานค่ะ

ขอบคุณครับ.................เข้ามาอ่านแล้วได้ความรู้ดีครับ

พบปัญหาการใช้งานกรุณาแจ้ง LINE ID @gotoknow
ขอแนะนำ ClassStart
ระบบจัดการการเรียนการสอนผ่านอินเทอร์เน็ต
ทั้งเว็บทั้งแอปใช้งานฟรี