การประเมินครั้งนี้เป็นการประเมินอย่างกัลยาณมิตรจริงๆ ผมขอเสนอผลการประเมินข้อสังเกตุ และข้อเสนอแนะในประเด็น ตามองค์ประกอบหลักของมหาวิทยาลัย

คณะกรรมการประเมินมีข้อเสนอแนะอย่างน่าสนใจ หลายประเด็นครับ

             รองศาสตราจารย์ มาลิณี

  • ชื่นชม วิสัยทัศน์ของห้องสมุดว่ามีความท้าทาย
  • ควรมีการปรับถ้อยความพันธกิจในข้อ 7 เรื่องการทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรมให้ ชัดเจน มีความเร้าพลังมากขึ้น

ดัชนี 1.2 เรื่องของแผน

  • มีข้อสังเกตุว่า การวิเคราะห์ภาวะคุกคาม ว่าบุคลากรไม่คุ้นเคยกับการเขียนแผน เป็นปัจจัยภายในดังนั้นน่าจะเป็นจุดอ่อน
  • ควรมีการระดมความคิดในการคิดกลยุทธ์ เชิกรุก ให้มากขึ้นกว่านี้

ดัชนี 1.3 เรื่องการติดตามแผน

  • การประเมินติดตามแผนทำให้เห็นว่า เป็นการประเมินในรอบ 9 เดือน และ 12 เดือน แสดงให้เห็นว่าการประเมินแผนมีการดำเนินการล่าช้า
  • ยังไม่มีการประเมินแผนในภาพรวม เราแปลงแผนยยุทธศาสตร์มาอยู่ในรูปของแผนการดำเนินงานประจำปี ทำให้เห็นได้ยากว่า แผนที่เสนอจากฝ่าย ไม่สะท้อน ต่อยุทธศาสตร์ ควรเอายุทธศาสตร์เป็นตัวตั้ง ในการเสนอแผน
  • ควรนำการประเมินแผนเป็นวาระหนึ่งในการประชุมคณะกรรมการดำเนินงานห้องสมุด ถ้ามีการประชุมทุกเดือน

คุณมาดา ที่รับผิดชอบการประเมินในเรื่องของการบริการทางวิชาการ กับการทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม

องค์ประกอบที่ 5 การบริการทางวิชาการ

  •  ควรมอบหมายให้มีเจ้าภาพรับผิดชอบด้านการบริการวิชาการที่ชัดเจน อาจมองในรูปแบบของคณะกรรมการที่ดูแลการบริการวิชาการของหอสมุด หรือ กำหนดเป็น Job เพื่อดูแลนโยบายด้านการบริการวิชาการ ติดตามประเมินผลการดำเนินโครงการบริการวิชาการทุกโครงการที่เกิดขึ้นในหอสมุด ประเมินนโยบายและแผนงานด้านการบริการวิชาการในภาพรวมของห้องสมุด ซึ่งจะมีความแตกต่างจากปัจจุบันที่ห้องสมุดให้ผู้บริหารเป็นหัวหน้าโครงการ และ แต่งตั้งคณะกรรมการขึ้นมาเป็นรายโครงการ
  • โครงการทางด้านบริการวิชาการของหอสมุด ส่วนใหญ่เป็นโครงการใหญ่ที่มีโครงการหรือกิจกรรมย่อยภายใน 2. การ Link เอกสารของเกณฑ์คะแนน ควร Link เอกสารที่ตอบเกณฑ์คะแนนอย่างแท้จริง
  • ในการประเมินผลกิจกรรมภายในโครงการ NU Book จะพบว่ามีการสรุปผลของการทำกิจกรรมภายในโครงการออกมาให้เห็นชัดเจน แต่ควรเพิ่มส่วนของการสรุปว่า แผนงาน/โครงการที่ปฏิบัตินี้ บรรลุตามเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ของโครงการที่วางไว้หรือไม่ และ นำทุกโครงการที่ดำเนินการด้านการบริการวิชาการ มาประเมินว่า สนองตามนโยบายด้านการบริการวิชาการที่ตั้งเป้าประสงค์ไว้หรือไม่ มีส่วนใดที่ยังคงต้องปรับปรุงเพิ่มเติม เพื่อให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง เพื่อปรับปรุงนโยบายและแนวทางด้านการบริการวิชาการต่อไป และสามารถตอบเรื่องการประเมินนโยบายในดัชนีที่ 5.1 ได้โดยปริยาย 2. หอสมุดมีศักยภาพในการบริการวิชาการที่ดี ดังนั้น อาจมีการคิดรูปแบบโครงการบริการวิชาการที่มีทั้งหารายได้ และ เป็นโครงการฟรี ก็ได้

องค์ประกอบที่ 6 การทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม

  • ในพันธกิจข้อที่ 7 เพื่อทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม ซึ่งเป็นคำที่กว้าง ๆ ควรระบุว่า สิ่งที่หอสมุดสามารถดำเนินการจริง ๆ ได้ พันธกิจด้านนี้ของหอสมุดคือ ดำเนินการจัดเก็บรวบรวมข้อมูลศิลปวัฒนธรรม ภูมิปัญญาท้องถิ่น เพื่อจัดทำเป็นสื่อและเผยแพร่ให้กับบุคคลทั่วไป ซึ่งเมื่อนำไปสู่ระดับการปฏิบัติจะมีความชัดเจนและสอดคล้องกันมากยิ่งขึ้น
  • งานทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม ที่ปรากฏอยู่ในโครงสร้างการดำเนินงาน อาจไม่จำเป็นต้องมีงานนี้ แต่ให้ระบุเป็น Job หรือ หน้าที่เพิ่มเติมส่วนงานที่จะมอบหมายให้ดำเนินการด้านนี้ เพื่อไม่ต้องกังวลเรื่องของอัตรากำลัง หรือ การจัดคนลงไปเพื่อดำเนินการตามโครงสร้าง
  • โครงการที่เกี่ยวข้องกับการทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม ส่วนใหญ่ผู้รับผิดชอบโครงการ เป็นในระดับผู้บริหาร
  • โครงการที่เกี่ยวข้องกับการทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม มีลักษณะเหมือนกับโครงการบริการวิชาการ ซึ่งมีผู้บริหารเป็นผู้รับผิดชอบโครงการ ดังนั้น ควรมีการมอบหมายให้ Job เพื่อหาเจ้าภาพด้านการทำนุบำรุงศิลปวัฒณธรรม เพื่อเป็นผู้ดูแลโครงการ ติดตามการดำเนินงาน ประเมินผลโครงการ และสรุปผลการดำเนินงาน
  • ในแผนยุทธศาสตร์ของหอสมุด มีการจัดทำตัวชี้วัดด้านการทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม ไว้ ดังนั้น ตัวชี้วัดดังกล่าวน่าจะถูกนำไปถ่ายทอดและใช้เป็นตัวชี้วัดในระดับโครงการ

องค์ประกอบที่ 7 การบริหารจัดการ (รศ.เทียมจันทร์)

  •  ควรมีการทบทวนโครงสร้างองค์กร และโครงสร้างการบริหารงาน
  • ควรมีการประเมินผู้บริหาร โดยการนำเนื้องานมาเป็นตัวชี้วัดในการประเมิน
  • ส่วนระดับหัวหน้าฝ่ายน่าจะมีการประเมิน job description โดยให้ประเมินตนเอง และให้หัวหน้างานประเมิน
  • ในแต่ละ Job ควรมี KPI ของแต่ละงาน
  • ด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล มีการประเมินบุคลากรแต่ยังไม่ได้นำมาใช้ในการพิจารณาความดีความชอบ
  • ควรมีการกำหนดเกณฑ์การพัฒนาความดีความชอบโดยนำผลประเมินมาใช้เป็นส่วนหนึ่งของเกณฑ์พิจารณา 
  • ควรมีการจัดทำแผนพัฒนาบุคลากรของห้องสมุดที่ชัดเจน อาทิ กำหนดไว้ว่าบุคลากรแต่ละคนควรจะได้รับการพัฒนาอย่างไร กี่ครั้งต่อปี อาจจะกำหนดไว้ อย่างน้อย 1 ครั้ง และนำมาเป็นส่วนหนึ่งในการพิจารณาความดีความชอบ
  • การวิเคราะห์ภาวะคุกคามไม่ถูกต้องน่าจะเป็นโอกาสมากกว่า          

ด้านข้อมูลเพื่อการตัดสินใจ

  • ควรมีการประเมินระบบข้อมูลสารสนเทศของฐานข้อมูลที่ใช้ในห้องสมุดจากสถิติตการใช้บริการต่าง ๆ เพิ่มเติมนอกเหนือจาก การประเมินความพึงพอใจของผู้ใช้บริการ  นำข้อมูลมาวิเคราะห์สังเคราะห์ เพื่อนำมาใช้ประโยชน์
  • ควรมีการนำผลการประเมินมาใช้ในการพัฒนาปรับปรุงประสิทธิภาพของระบบข้อมูลสารสนเทศ 
  • การวิเคราะห์จุดอ่อนไม่น่าจะใช่น่าจะเป็นภาวะคุกคาม

ด้านการมีส่วนร่วมในการบริหารงาน

  •  การประเมินผลการมีส่วนร่วมยังไม่ชัดเจนแต่เมื่อได้สัมภาษณ์บุคลากรพบว่าได้มีการประชุมภายหลังการปฏิบัติงานและทำการ AAR เมื่อสิ้นสุดการทำงาน ซึ่งเป็นวิธีการหนึ่งของการประเมินการมีส่วนร่วม แต่อาจมีวิธีการประเมินการมีส่วนร่วมด้วยวิธีการอื่น ๆ อีก อาทิ การใช้แบบสอบถาม -การมีส่วนร่วมสอบถามบุคลากร   - วิเคราะห์จากการเข้าร่วมกิจกรรม
  • สิ่งที่อ้างอิงในเกณฑ์ข้อที่ 5 ไม่ใช่การนำผลการประเมินมาพัฒนาปรับปรุงควรนำผลการประเมินมาพัฒนาปรับปรุงการมีส่วนร่วม ที่ชัดเจนยิ่งขึ้น

องค์ประกอบที่ 8 การเงินและงบประมาณ

  • อ.เทียมจันทร์ เสนอว่าน่าจะมีการประเมินด้านการจัดหาแหล่งเงิน ถ้าเรามีการเขียนในด้านของนโยบาย
  • ฝ่ายการเงินได้มีการสรุปและรายงานการใช้จ่ายงบทางการเงินและงบเดือนเป็นรายเดือน และนำเสนอในการประชุมคณะกรรมการ ดำเนินงานสำนักหอสมุด แต่ควรนำมาสรุปเป็นรายปี และวิเคราะห์ประเมินผลการดำเนินงานทั้งหมดว่ามีการดำเนินงานอย่างไร มีปัญหาอุปสรรคอะไรและจะดำเนินการแก้ไขอย่างไรเพื่อนำผลมาพัฒนาปรับปรุงการดำเนินการในปีต่อไป
  • สิ่งที่อ้างอิงในเกณฑ์ข้อ 5 เป็น ปย3 รายงานผลการประเมินควบคุมภายในประจำปีงบประมาณ 2549 ซึ่งยังไม่สะท้อนการดำเนินงาน ด้านการเงินทั้งหมดของสำนักหอสมุด ควรจะนำผลการประเมินดำเนินงานของด้านการเงินและบัญชีที่เป็นการประเมินผลการ ดำเนินงานจริงมาใช้ในการพัฒนาปรับปรุง

ดัชนีที่ 9 เรื่องของการประกันคุณภาพ(รศ.มาลิณี)

          9.1 การประกันคุณภาพภายใน

  •  มีการวิจัยความพึงพอใจ และมีข้อเสนอแนะว่าจะนำผลการประเมินความพึงพอใจและพบปัญหา และข้อเสนอแนะ ควรนำผลมาปรับปรุงงาน
  •   การประเมินหน่วยงานย่อย โดยการวิจัยแล้ว ถือว่าได้ดำเนินงานประเมินของหน่วยงานย่อยแล้ว และการประเมิน 5 ส. ก็ถือว่าเป็นการประเมินหน่วยงานย่อย อยู่แล้ว เพียงแต่ ห้องสมุดยังไม่ได้แสดงหลักฐานให้เห็นชัดเจนว่า ได้นำผลการประเมินไปใช้ปรับปรุงงานอย่างไร

           9.3 การจัดการความรู้

  •  ควรกำหนดนโยบายในการจัดการความรู้ เพื่อพัฒนางานให้ชัดเจน
  • ควรกำหนดหัวปลาย่อย เพื่อทำให้องค์กรบรรลุวิสัยทัศน์ขององค์กรให้ชัดเจน
  • ควรจัดกิจกรรมแบบ F2F จัดเวทีพบปะซึ่งกันและกันบ่อยๆ จัดกิจกรรม AAR บ่อยๆ
  • อาจจะใช้เครื่องมือ KM ดึงความต้องการ และการปฏิสัมพันธ์จากผู้ใช้บริการให้มากที่สุด