การประเมินครั้งนี้เป็นการประเมินอย่างกัลยาณมิตรจริงๆ ผมขอเสนอผลการประเมินข้อสังเกตุ และข้อเสนอแนะในประเด็น ตามองค์ประกอบหลักของมหาวิทยาลัย
คณะกรรมการประเมินมีข้อเสนอแนะอย่างน่าสนใจ หลายประเด็นครับ
รองศาสตราจารย์ มาลิณี
ดัชนี 1.2 เรื่องของแผน
ดัชนี 1.3 เรื่องการติดตามแผน
- การประเมินติดตามแผนทำให้เห็นว่า เป็นการประเมินในรอบ 9 เดือน และ 12 เดือน แสดงให้เห็นว่าการประเมินแผนมีการดำเนินการล่าช้า
- ยังไม่มีการประเมินแผนในภาพรวม เราแปลงแผนยยุทธศาสตร์มาอยู่ในรูปของแผนการดำเนินงานประจำปี ทำให้เห็นได้ยากว่า แผนที่เสนอจากฝ่าย ไม่สะท้อน ต่อยุทธศาสตร์ ควรเอายุทธศาสตร์เป็นตัวตั้ง ในการเสนอแผน
- ควรนำการประเมินแผนเป็นวาระหนึ่งในการประชุมคณะกรรมการดำเนินงานห้องสมุด ถ้ามีการประชุมทุกเดือน
คุณมาดา ที่รับผิดชอบการประเมินในเรื่องของการบริการทางวิชาการ กับการทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม
องค์ประกอบที่ 5 การบริการทางวิชาการ
- ควรมอบหมายให้มีเจ้าภาพรับผิดชอบด้านการบริการวิชาการที่ชัดเจน อาจมองในรูปแบบของคณะกรรมการที่ดูแลการบริการวิชาการของหอสมุด หรือ กำหนดเป็น Job เพื่อดูแลนโยบายด้านการบริการวิชาการ ติดตามประเมินผลการดำเนินโครงการบริการวิชาการทุกโครงการที่เกิดขึ้นในหอสมุด ประเมินนโยบายและแผนงานด้านการบริการวิชาการในภาพรวมของห้องสมุด ซึ่งจะมีความแตกต่างจากปัจจุบันที่ห้องสมุดให้ผู้บริหารเป็นหัวหน้าโครงการ และ แต่งตั้งคณะกรรมการขึ้นมาเป็นรายโครงการ
- โครงการทางด้านบริการวิชาการของหอสมุด ส่วนใหญ่เป็นโครงการใหญ่ที่มีโครงการหรือกิจกรรมย่อยภายใน 2. การ Link เอกสารของเกณฑ์คะแนน ควร Link เอกสารที่ตอบเกณฑ์คะแนนอย่างแท้จริง
- ในการประเมินผลกิจกรรมภายในโครงการ NU Book จะพบว่ามีการสรุปผลของการทำกิจกรรมภายในโครงการออกมาให้เห็นชัดเจน แต่ควรเพิ่มส่วนของการสรุปว่า แผนงาน/โครงการที่ปฏิบัตินี้ บรรลุตามเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ของโครงการที่วางไว้หรือไม่ และ นำทุกโครงการที่ดำเนินการด้านการบริการวิชาการ มาประเมินว่า สนองตามนโยบายด้านการบริการวิชาการที่ตั้งเป้าประสงค์ไว้หรือไม่ มีส่วนใดที่ยังคงต้องปรับปรุงเพิ่มเติม เพื่อให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง เพื่อปรับปรุงนโยบายและแนวทางด้านการบริการวิชาการต่อไป และสามารถตอบเรื่องการประเมินนโยบายในดัชนีที่ 5.1 ได้โดยปริยาย 2. หอสมุดมีศักยภาพในการบริการวิชาการที่ดี ดังนั้น อาจมีการคิดรูปแบบโครงการบริการวิชาการที่มีทั้งหารายได้ และ เป็นโครงการฟรี ก็ได้
องค์ประกอบที่ 6 การทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม
ในพันธกิจข้อที่ 7 เพื่อทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม ซึ่งเป็นคำที่กว้าง ๆ ควรระบุว่า สิ่งที่หอสมุดสามารถดำเนินการจริง ๆ ได้ พันธกิจด้านนี้ของหอสมุดคือ ดำเนินการจัดเก็บรวบรวมข้อมูลศิลปวัฒนธรรม ภูมิปัญญาท้องถิ่น เพื่อจัดทำเป็นสื่อและเผยแพร่ให้กับบุคคลทั่วไป ซึ่งเมื่อนำไปสู่ระดับการปฏิบัติจะมีความชัดเจนและสอดคล้องกันมากยิ่งขึ้น
งานทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม ที่ปรากฏอยู่ในโครงสร้างการดำเนินงาน อาจไม่จำเป็นต้องมีงานนี้ แต่ให้ระบุเป็น Job หรือ หน้าที่เพิ่มเติมส่วนงานที่จะมอบหมายให้ดำเนินการด้านนี้ เพื่อไม่ต้องกังวลเรื่องของอัตรากำลัง หรือ การจัดคนลงไปเพื่อดำเนินการตามโครงสร้าง
โครงการที่เกี่ยวข้องกับการทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม ส่วนใหญ่ผู้รับผิดชอบโครงการ เป็นในระดับผู้บริหาร
โครงการที่เกี่ยวข้องกับการทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม มีลักษณะเหมือนกับโครงการบริการวิชาการ ซึ่งมีผู้บริหารเป็นผู้รับผิดชอบโครงการ ดังนั้น ควรมีการมอบหมายให้ Job เพื่อหาเจ้าภาพด้านการทำนุบำรุงศิลปวัฒณธรรม เพื่อเป็นผู้ดูแลโครงการ ติดตามการดำเนินงาน ประเมินผลโครงการ และสรุปผลการดำเนินงาน
ในแผนยุทธศาสตร์ของหอสมุด มีการจัดทำตัวชี้วัดด้านการทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม ไว้ ดังนั้น ตัวชี้วัดดังกล่าวน่าจะถูกนำไปถ่ายทอดและใช้เป็นตัวชี้วัดในระดับโครงการ
องค์ประกอบที่ 7 การบริหารจัดการ (รศ.เทียมจันทร์)
- ควรมีการทบทวนโครงสร้างองค์กร และโครงสร้างการบริหารงาน
- ควรมีการประเมินผู้บริหาร โดยการนำเนื้องานมาเป็นตัวชี้วัดในการประเมิน
- ส่วนระดับหัวหน้าฝ่ายน่าจะมีการประเมิน job description โดยให้ประเมินตนเอง และให้หัวหน้างานประเมิน
- ในแต่ละ Job ควรมี KPI ของแต่ละงาน
- ด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล มีการประเมินบุคลากรแต่ยังไม่ได้นำมาใช้ในการพิจารณาความดีความชอบ
- ควรมีการกำหนดเกณฑ์การพัฒนาความดีความชอบโดยนำผลประเมินมาใช้เป็นส่วนหนึ่งของเกณฑ์พิจารณา
- ควรมีการจัดทำแผนพัฒนาบุคลากรของห้องสมุดที่ชัดเจน อาทิ กำหนดไว้ว่าบุคลากรแต่ละคนควรจะได้รับการพัฒนาอย่างไร กี่ครั้งต่อปี อาจจะกำหนดไว้ อย่างน้อย 1 ครั้ง และนำมาเป็นส่วนหนึ่งในการพิจารณาความดีความชอบ
- การวิเคราะห์ภาวะคุกคามไม่ถูกต้องน่าจะเป็นโอกาสมากกว่า
ด้านข้อมูลเพื่อการตัดสินใจ
- ควรมีการประเมินระบบข้อมูลสารสนเทศของฐานข้อมูลที่ใช้ในห้องสมุดจากสถิติตการใช้บริการต่าง ๆ เพิ่มเติมนอกเหนือจาก การประเมินความพึงพอใจของผู้ใช้บริการ นำข้อมูลมาวิเคราะห์สังเคราะห์ เพื่อนำมาใช้ประโยชน์
- ควรมีการนำผลการประเมินมาใช้ในการพัฒนาปรับปรุงประสิทธิภาพของระบบข้อมูลสารสนเทศ
- การวิเคราะห์จุดอ่อนไม่น่าจะใช่น่าจะเป็นภาวะคุกคาม
ด้านการมีส่วนร่วมในการบริหารงาน
- การประเมินผลการมีส่วนร่วมยังไม่ชัดเจนแต่เมื่อได้สัมภาษณ์บุคลากรพบว่าได้มีการประชุมภายหลังการปฏิบัติงานและทำการ AAR เมื่อสิ้นสุดการทำงาน ซึ่งเป็นวิธีการหนึ่งของการประเมินการมีส่วนร่วม แต่อาจมีวิธีการประเมินการมีส่วนร่วมด้วยวิธีการอื่น ๆ อีก อาทิ การใช้แบบสอบถาม -การมีส่วนร่วมสอบถามบุคลากร - วิเคราะห์จากการเข้าร่วมกิจกรรม
- สิ่งที่อ้างอิงในเกณฑ์ข้อที่ 5 ไม่ใช่การนำผลการประเมินมาพัฒนาปรับปรุงควรนำผลการประเมินมาพัฒนาปรับปรุงการมีส่วนร่วม ที่ชัดเจนยิ่งขึ้น
องค์ประกอบที่ 8 การเงินและงบประมาณ
- อ.เทียมจันทร์ เสนอว่าน่าจะมีการประเมินด้านการจัดหาแหล่งเงิน ถ้าเรามีการเขียนในด้านของนโยบาย
- ฝ่ายการเงินได้มีการสรุปและรายงานการใช้จ่ายงบทางการเงินและงบเดือนเป็นรายเดือน และนำเสนอในการประชุมคณะกรรมการ ดำเนินงานสำนักหอสมุด แต่ควรนำมาสรุปเป็นรายปี และวิเคราะห์ประเมินผลการดำเนินงานทั้งหมดว่ามีการดำเนินงานอย่างไร มีปัญหาอุปสรรคอะไรและจะดำเนินการแก้ไขอย่างไรเพื่อนำผลมาพัฒนาปรับปรุงการดำเนินการในปีต่อไป
- สิ่งที่อ้างอิงในเกณฑ์ข้อ 5 เป็น ปย3 รายงานผลการประเมินควบคุมภายในประจำปีงบประมาณ 2549 ซึ่งยังไม่สะท้อนการดำเนินงาน ด้านการเงินทั้งหมดของสำนักหอสมุด ควรจะนำผลการประเมินดำเนินงานของด้านการเงินและบัญชีที่เป็นการประเมินผลการ ดำเนินงานจริงมาใช้ในการพัฒนาปรับปรุง
ดัชนีที่ 9 เรื่องของการประกันคุณภาพ(รศ.มาลิณี)
9.1 การประกันคุณภาพภายใน
- มีการวิจัยความพึงพอใจ และมีข้อเสนอแนะว่าจะนำผลการประเมินความพึงพอใจและพบปัญหา และข้อเสนอแนะ ควรนำผลมาปรับปรุงงาน
- การประเมินหน่วยงานย่อย โดยการวิจัยแล้ว ถือว่าได้ดำเนินงานประเมินของหน่วยงานย่อยแล้ว และการประเมิน 5 ส. ก็ถือว่าเป็นการประเมินหน่วยงานย่อย อยู่แล้ว เพียงแต่ ห้องสมุดยังไม่ได้แสดงหลักฐานให้เห็นชัดเจนว่า ได้นำผลการประเมินไปใช้ปรับปรุงงานอย่างไร
9.3 การจัดการความรู้
- ควรกำหนดนโยบายในการจัดการความรู้ เพื่อพัฒนางานให้ชัดเจน
- ควรกำหนดหัวปลาย่อย เพื่อทำให้องค์กรบรรลุวิสัยทัศน์ขององค์กรให้ชัดเจน
- ควรจัดกิจกรรมแบบ F2F จัดเวทีพบปะซึ่งกันและกันบ่อยๆ จัดกิจกรรม AAR บ่อยๆ
- อาจจะใช้เครื่องมือ KM ดึงความต้องการ และการปฏิสัมพันธ์จากผู้ใช้บริการให้มากที่สุด