จดหมายเหตุมหาวิทยาลัยเป็นเอกสารหรือวัสดุที่เกิดจากการดำเนินงานบริหารของมหาวิทยาลัย หรือเป็นผลงานอาจารย์ นักวิจัย หรือนักศึกษาที่จัดทำขึ้น ซึ่งเป็นเอกสารที่มีคุณค่าอย่างยิ่งต่อมหาวิทยาลัยและประเทศชาติ เนื่องจากเป็นชิ้นเอกสารที่แสดงถึง การปฏิบัติงาน การบริหารกิจกรรมทางการศึกษาระดับอุดมศึกษาในแง่ประวัติและพัฒนาการของมหาวิทยาลัย นอกจากนั้นยังมีความสำคัญสำหรับการค้นคว้าอ้างอิงในประวัติศาสตร์ การเมือง กฎหมาย วัฒนธรรม โดยเฉพาะอย่างยิ่งคุณค่าในการบริหารงานของมหาวิทยาลัย เอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย ได้แก่ เอกสารจดหมายเหตุทั้งในรูปสื่อสิ่งพิมพ์ เช่น หนังสือ ตำรา เอกสารประกอบการสอน รายงานประจำปี คู่มือปฏิบัติงาน หลักสูตร คู่มือการศึกษา รายงานการประชุม วิทยานิพนธ์ งานวิจัย จุลสาร ข่าว ฯลฯ และเอกสารจดหมายเหตุในรูปสื่อโสตวัสดุ