คนพันธ์แท้ SCG: เตรียมการ...ก่อนวันจริง
หลังจากที่เราได้เตรียมงานวางแผนกันตั้งแต่อยู่ในโรงงาน แล้ววันนี้เราได้เดินทางจากโรงงานทุ่งสง มุ่งสู่หาดนพรัตน์ธารา ..จังหวัดกระบี่ ผมเองยังไม่เคยเห็นสถานที่เลยครับ เพราะพึงมาร่วมในช่วงหลัง ช่วงแรกเป็นทีมงานของปูนทุ่งสง ที่สำรวจและจัดหาสถานที่ ซึ่งแต่ละคนเป็นทีมงานใหม่ที่เริ่มทำงานครั้งนี้เป็นครั้งแรก ที่ผ่านๆมาก็จ้างแต่คนอื่นมาทำครั้งนี้ลองทำกันเองบ้าง ทั้งนี้ก็เพื่อสร้างประสบการณ์ และสร้างกระบวนการเรียนรู้ให้กับทีมงานที่ต้องรู้จักทำเอง ให้รู้ลึกรู้จริง ถือเป็นการพัฒนาทีมงานของ อีกทางหนึ่งครับ ..เราใช้เวลาเดินทาง เกือบ 2 ชั่วโมง..ก็มาถึงสถานที่..ทันทีที่มาถึงผมตกใจครับ เดิมทีที่คิดไว้นึกว่าเป็นสถานที่ปิด หรือสถานที่ส่วนตัว..ที่ไหนได้พอมาถึงเป็นสถานที่ท่องเที่ยว นักท่องเที่ยวทั้งไทยทั้งเทศเต็มไปหมด....พอลงรถได้ผมยังไม่ทำอะไรครับ ยืนมองสถานที่ไปทั่วๆ สถานที่โดยรวมบรรยากาศดีครับ ทะเลสวยน้ำใส เหมาะสำหรับการมาพักผ่อนเป็นอย่างยิ่ง แต่ยังไม่แน่ใจว่าจะจัดสัมมนา ได้ดีหรือเปล่า เพราะอารมณ์ของคนที่มาที่นี่พอมาถึงก็น่าจะพักผ่อนมากกว่ามานั่งทำกิจกรรม..จากที่ผมดูกำหนดการจัดกิจกรรมมีบางช่วงที่เป็นการบรรยาย..นี่คือโจทย์ข้อแรกสำหรับงานนี้..ที่ต้องหาทางแก้ไข..
หลังจากที่ติดต่อกับเจ้าหน้าที่อุทยานเรียบร้อยแล้วก้ไปดูที่ห้องประชุม...ก็พบกับโจทย์ข้อที่สอง..ครับห้องประชุมแคบจุคนได้ไม่น่าจะเกิน 50 คน แต่คนเข้าสัมมนาครั้งนี้ 90 คน พระเจ้าก็คงช่วยไม่ไหวแน่ๆ ครั้นจะโทรศัพท์ไปขอให้เปลี่ยนแปลงอะไรก็ไม่ทันแล้ว..พรุ่งนี้แล้วนี่นา..ป่านนี้พนักงานก็คงเตรียมเดินทางหรือเครียมการเรื่องจัดสรรกำลังพลทดแทนกันหมดแล้ว..ทิ้งเป็นโจทย์ไว้ก่อนครับ..
ผมได้ขอให้น้องทีมงานที่มาสำรวจพื้นที่ พาผมไปดูแต่ละจุดที่จะทำกิจกรรมในช่วง Action Learning Program น้องเขาก็พาผมเดินดู ...เจอโจทย์อีกแล้วครับท่าน...ฐานแต่ละฐานอยู่ห่างกันมาก เพราะตอนที่ดูแผนที่มันเหมือนไม่ไกล แต่พอมาดูสถานที่จริง....แล้วเดินจนขาลาก นี่ขนาดยังไม่ทำกิจกรรมนะครับ ถ้าเดินไปด้วย ทำกิจกรรมไปด้วยผมว่ามีหวังผู้คุมฐาน หัวแตกแน่ๆเลย....หลังจากที่สำรวจทุกอย่างแล้ว ผมได้พยายามคิดหาทางแก้ไขปัญหาแต่ละข้อๆ การแก้ปัญหาของผม ยึดหลักการมีส่วนร่วมครับ ผมชวนทีมงานนั่งคุยกัน..เชิงชวนคิดครับ อย่างเช่น.....ประเด็นที่ 1 เรื่อง สถานที่ที่มีคนเทียวเยอะๆอย่างนี้ทำอย่างไรถึงจะทำให้ผูเข้าสัมมนามีสมาธิในการทำกิจกรรมหรือฟังการบรรยาย แต่ละช่วง....แล้วทีมงานแต่ละคนก็เสนอความคิด ผมก็ขีดๆเขียนความคิดของแต่ละคนลงในกระดาษไว้ ..จนเราได้วิธีการที่จะดึงดูดความสนใจของผู้เข้าสัมมนาให้สนใจกิจกรรม แล้ว ประเด็นที่ 2 เรื่องห้องประชุมที่แคบ จะทำอย่างไร ถึงจะให้นั่งได้ทั้งหมด..ก็ใช้วิธีชวนคิดชวนคุย..สุดท้ายเราก็ได้ข้อสรุปถึงวิธีการจัดคนนั่งให้ได้ทั้งหมดพร้อมทั้ง ทดลองจัดตามที่เราคิดกัน จนแน่ใจแล้ว ก็ชวนคิดต่อ ประเด็นที่ 3 เรื่องสถานที่เล่นกิจกรรมที่อยู่ห่างกันมากไป..อันนี้ไม่ยากก็เพียงแต่หาที่ใหม่ให้เหมาะสมก็เสร็จ ประเด็นที่ 4 เรามาคิดกันถึงกิจกรรมแต่ละช่วงว่าน่าจะไหลรื่นดีหรืเปล่า โดยลองคิดว่าตัวเองเป็นผู้เข้าร่วมสัมมนา ถ้ากิจกรรม เป็นตามที่กำหนดนั้นจะมีความสุขกับการสัมมนาหรือเปล่า ก็สอบถามกันในทีมดู แล้วมาช่วยกันปรับกิจกรรม ..พร้อมทั้งลองทำกิจกรรมกันเอง จนทุกอย่างเป็นที่พอใจของพวกเรา ซึ่งนั่นก็ปาเข้าไป จนถึงตอนเย็นแล้วล่ะครับ
..........สำหรับผมเองที่เหมือนเป็นคุณอำนวยให้กับทีมงานอีกทีก็คิดต่อครับเพื่อที่จะให้ทีมงานได้เรียนรู้มากขึ้น แต่ผมพยายามใจเย็นครับปล่อยให้ทีมงานได้พักผ่อน ผมนึกว่าเขาจะพักกันที่ไหนได้ พากันไปเตะบอลชายหาดกัน..ก็ไม่เป็นไร ตามอัธยาศัย ส่วนตัวผมเองก็มานั่งไล่เช็คขั้นตอนแต่ละขั้นตอนอีกครั้ง.....พอถึงเวลานัดกินข้าวผมก็ชวนทีมงานกินไปคุยไป ถามถึงงานแต่ละขั้นแต่ละตอน ใครรับผิดชอบอะไรตรงไหน อย่างไร เพื่อทวนความเข้าใจอีกครั้ง พอกินข้าวเสร็จผมก็เชิญทีมงานประชุมกันอีกครั้ง ซึ่งเป็นการซักซ้อมความเข้าใจในแต่ละขั้นตอน เพื่อกันพลาด และตอนช่วงสุดท้ายของการประชุมผมได้ทำ AAR โดยให้ทีมงานแต่ละคนพูดถึงความรู้สึกในวันนี้ซึ่งแต่ละคนก็พูดแสดงความคิดเห็นตามที่ตนเองเจอในวันนี้ ซึ่งผมคิดว่าเป็นการเรียนรู้ที่ประสบความสำเร็จครับเพราะทุกคนสามารถสะท้อนถึงข้อผิดพลาด และจุดเรียนรู้ออกมาได้อย่างชัดเจนซึ่งผมพอสรุปประเด็นสำคัญ มา ลปรร.ได้ดังนี้ครับ
- การเลือกสถานที่สำหรับการจัดสัมมนา ควรมองหลายๆด้าน ควรมองหาสถานที่ที่เป็นส่วนตัว หรืออย่าให้มีผู้คนพลุกพล่านมากนัก
- ห้องประชุมต้องเลือกขนาดที่เหมาะกับจำนวนคนที่สัมมนา
- สถานที่ทำกิจกรรมไม่ควรให้ห่างกันมากเกินไป เพราะจะทำให้ผู้เข้าสัมมนาเกินความล้า และเบื่อหน่ายหมดอารมณ์ทำกิจกรรม
- ในการเตรียมการ ต้องทำ Check list ให้ละเอียด พร้อมกำหนดผู้รับผิดชอบให้ชัดเจน
- ต้องมีแผนสำรอง เมื่อมีสถานการณ์ที่ไม่สามารถควบคลุมได้ เกิดขึ้นมา
- การจัดช่วงกิจกรรมต้องไหลรื่นต่อเนื่อง ไม่ให้เกิดความขาดตอน
- สร้างบรรยากาศในแต่ละช่วงให้ตรงตามที่ต้องการ เช่น ช่วงที่ต้องการการผ่อนคลายก็หาสถานที่ที่สบายๆ หรือหาเพลงมาเปิด หรือหากิจกรรมที่สนุกๆมาเล่น อะไรทำนองนี้
- อุปกรณ์สำหรับทำกิจกรรมควรมีสำรองไว้ด้วย
- ทดสอบอุปกรณ์ ต่างๆของทุกขั้นตอนจนมั่นใจ
- ซักซ้อมกระบวนการเพื่อให้เกิดความพร้อมและเข้าใจตรงกัน ในทุกขั้นตอน
ความเห็น (8)
ไม่มีรูปลากรอบ หรอคะ อยากดูๆ
พี่หนิงครับ..รูปปลากรอบ..คงต้องรอหน่อยนะครับพอดีผมต่อจากมือถือ ถ้าใส่รูปแล้วโหลดช้ามากครับ..แบบว่าไม่ทันใจวัยรุ่นน่ะครับ..
ตามมาอ่านบันทึกต่อค่ะ
GPRS ของยี่ห้อสีฟ้าสิ พี่ใช้ประจำ ความไวพอคบได้นะคะ
ขอบคุณครับคุณเมตตา...
...โจทย์มีไว้ให้เราได้เรียนรู้ครับ..และการเรียนรู้ที่ดีก็ควรเรียนรู้จักใจของตนเอง..หากพบเจอปัญหาผมจะเลือกใช้วิธีให้กำลังใจตนเองและทีมงาน ให้ช่วยกันหาทางแก้ปัญหา มากว่าที่จะบั่นทอนกำลังใจทั้งทีมงานและตนเองครับผม...และสุดท้ายเมื่อแก้ปัญหาได้ความภูมิใจและผลแห่งความสำเร็จนั้น ผมยกให้ทีมงานครับ..