Self AAR 1

วันนี้ดิฉันเปิดสมุดนัดหมายประจำเดือนตุลาคมขึ้นมาทบทวน ว่าผ่านมาแล้ว 1 เดือน กับงานในหน้าที่ใหม่ ดิฉันทำอะไรไปบ้าง

สัปดาห์แรกของเดือนตุลาคม 2548  วันทำงานวันแรกคือวันจันทร์ที่ 3 ตุลาคม สัปดาห์นี้ มีทั้งงานค้างเก่าที่จะต้องสะสาง และงานใหม่ที่จะต้องเร่งสร้างความเข้าใจ 

งานค้างคือ  งานในฐานะอาจารย์ผู้สอน  ต้องออกข้อสอบ  คุมสอบ  ตรวจข้อสอบ  งานในฐานะหัวหน้าภาควิชารังสีเทคนิค ต้องประชุมภาคเพื่อตัดเกรดนิสิต  ปีนี้นิสิตที่มีผลการเรียนต่ำ มีจำนวนมากกว่าปีที่ผ่านๆ มา ต้องทำทะเบียนกลุ่มนิสิตที่มีปัญหาแยกออกมาให้ชัด โดยมอบให้นักวิชาการศึกษา (คุณภาวินี บุตระ) เป็นผู้รวบรวม  นอกจากนี้ก็ต้องประชุมบุคลากรทั้งหมดในภาคฯรังสี ที่เหลืออยู่เพียง 4 ท่าน (โดยไม่นับคณบดี  และอาจลดเหลือเพียง 3 ท่าน เพราะอีก 1 ท่าน กำลังเตรียมศึกษาต่อปริญญาเอก : อ.ภัสสุรีย์  ชีพสุมนต์) เพื่อจัดสรรจำนวนนิสิตในความดูแล  จำนวนเรื่อง seminar และจำนวนเรื่องโครงงานวิชาชีพ ที่ อ.ในภาควิชาแต่ละท่านต้องแบ่งกันรับผิดชอบในส่วนของคณบดีเพิ่มขึ้น (เพราะภาระกิจของคณบดี ทำให้เกินกำลังที่จะรับผิดชอบส่วนนี้ได้อีก) ซึ่งทำให้ อ.ในภาคฯ เท่าที่เหลืออยู่ หน้าเขียว หน้าเหลืองไปตามๆ กัน ดังนั้น หัวหน้าภาคฯ ก็มีหน้าที่ ที่จะต้องพยายามหาอาจารย์มาเพิ่มให้จงได้

งานใหม่ที่ต้องเร่งทำ คือ การกำหนดทิศทาง และเป้าหมาย ของคณะฯ อย่างน้อยที่สุดในช่วงเวลาถัดจากนี้ไปอีก 4 ปี  ว่าจะเดินกันไปในทิศไหน  ซึ่งทิศทางก็คือ คณะสหเวชศาสตร์จะเป็นคณะวิชาแห่งการวิจัย เป้าหมาย ก็คือ ภายในปี 2553 แล้วก็ต้องเร่งสร้างความเข้าใจกับบุคลากรทุกคนในคณะว่า ทำไมต้องเดินไปในทิศทางนี้ การประชุมบุคคลากรทั้งคณะ ในการแถลงนโยบายของคณบดี จึงจัดให้มีขึ้นในวันที่ 4 ต.ค. 48 สิ่งที่ต้องรีบนำเนินการควบคู่ไปด้วย คือ การแต่งตั้งรองคณบดี และผู้ช่วยคณบดี เข้ามาช่วยกันบริหารงาน โดยเรียนเชิญรองคณบดีท่านเดิมและท่านใหม่ มาร่วมกันเสนอข้อคิดเห็นในการแบ่งภาระหน้าที่ (JD) ให้ชัดเจน  นอกนั้นก็มีการร่างแผนยุทธศาสตร์ใหม่ให้สอดรับกับแผนปฏิบัติการประจำปี และงานประจำที่ต้องเปลี่ยนบทบาท คือการเป็นประธานเปิดงานโครงการต่างๆ เช่น โครงการนิทรรศการภาคโปสเตอร์ ของนิสิตชั้นปีที่ 4

สัปดาห์ที่สอง  ยังคงมีงานเก่าและงานใหม่ผสมปนเป แต่ส่วนใหญ่เป็นงานภายนอกคณะ งานเก่า ได้แก่การทำหน้าที่เป็นผู้ประเมินภายนอกแก่ต่างคณะวิชา  ซึ่งผูกพันหน้าที่นี้มาตั้งแต่เมื่อครั้งทำงานด้านประกันคุณภาพให้กับมหาวิทยาลัย จึงได้มีโอกาสเดินทางไปเยี่ยมชมโรงพยาบาลเชียงรายประชานุเคราะห์  โรงพยาบาลแพร่ และโรงพยาบาล ม.นเรศวร เพื่อประเมินความพร้อมในการเป็นสถาบันผลิตแพทย์  ส่วนงานใหม่ ก็คือ การตอกย้ำความเข้าใจและความสำคัญเรื่องการเป็นคณะวิชาแห่งการวิจัย การประกันคุณภาพ  และการจัดการความรู้ แก่บุคลากรของคณะ  ด้วยการขอนำบุคลากรทุกคนเข้าพบท่านรองอธิการบดีฝ่ายวิจัยและประกันคุณภาพ (ผศ.ดร.วิบูลย์  วัฒนาธร)  ให้ท่านชี้แจงให้เห็นภาพในระดับมหาวิทยาลัยและระดับประเทศด้วย งานใหม่ จะค่อนข้างหนักไปในเรื่องการจัดระบบการบริหารงานบุคคลและงานการเงินของคณะฯ ที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมภายใน  เนื่องจากคณบดีรับหน้าที่นี้มาดำเนินการเอง  ไม่ได้ตั้งรองคณบดีฝ่ายบริหาร  ดังนั้นการจัดโครงสร้างองค์กรใหม่  ออกประกาศเรื่อง การจัดทำเอกสารอธิบายลักษณะงาน (JD)  ตลอดจนการแต่งตั้งคณะกรรมการชุดต่างๆ นับตั้งแต่คณะกรรมการ กค.  คณะกรรมการควบคุมภายใน  คณะกรรมการชุดต่างๆ ในความรับผิดชอบของรองคณบดี ผู้ช่วยคณบดี ทยอยออกมาเป็นระยะ แทบทุกวัน เพราะสิ่งเหล่านี้เป็นกลไกที่สำคัญยิ่งในการดำเนินงานอย่างเป็นระบบ งานใหม่ภายนอกคณะ คือการเข้าร่วมประชุมสภาคณบดีเทคนิคการแพทย์  ซึ่งประจวบกันพอดิบพอดีว่าเป็นนัดแรกของคณะกรรมการบริหารสภาชุดใหม่ด้วย  ทำให้เป็นโอกาสอันดีในการทำความรู้จักกันและเริ่มงานกันใหม่ สาระต่างๆในการประชุมมีความสำคัญต่อวิชาชีพเทคนิคการแพทย์เป็นส่วนใหญ่ จึงได้นำกลับมาถ่ายทอดแก่หัวหน้าภาควิชาเทคนิคการแพทย์อีกต่อหนึ่ง

สัปดาห์ที่ 3  กลไกต่างๆในระบบเริ่มขับเคลื่อนได้คล่องตัวขึ้น จึงเป็นสัปดาห์แห่งการประชุม  มีตั้งแต่อบรมเชิงปฏิบัติการที่มีวิทยากรจากบริษัทมาเป็นวิทยากร  การประชุมคณะกรรมการวิจัยของคณะฯ เพื่อพิจารณาทุนอุดหนุนวิจัย (จัดสรรให้ตามที่ขอมาทั้งหมด /ใช้แนวปฏิบัติของมหาวิทยาลัยไม่ต้องกำหนดเอง / ต้องกำหนดในแผนวิจัยว่าจะนำผลงานไปตีพิมพ์ ) การประชุมคณะกรรมการควบคุมภายใน (การออกประกาศเรื่อง แนวปฏิบัติในการควบคุมภายในของคณะฯ) การประชุมคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัย  การประชุมคณะกรรมการประจำคณะ (นัดแรก : นอกจากจะมีเรื่องการพิจาณาผลการเรียนของนิสิตแล้ว ยังมีวาระอื่นอีกมากมายเป็นประวัติการณ์ รวมทั้งการมีมติเห็นชอบร่างปฏิทินการประชุม กค. ที่กำหนดไว้ว่าเป็นทุกวันพฤหัสฯ สัปดาห์สุดท้ายของเดือน) ระหว่างกิจกรรมต่างๆ ข้างต้น ก็ดำเนินเรื่องการสรรหาหัวหน้าภาควิชา จำนวน 2 ภาคไปพร้อมกัน  ได้แก่ ภาควิชารังสีเทคนิค และภาควิชาเทคนิคการแพทย์ (หนภ.ลาเรียนต่อ ป.เอก) นอกจากนี้ ท้ายสัปดาห์ ก็จัดให้ลูกจ้างทุกคนของคณะ เข้ารับทราบผลการประเมินการปฏิบัติงานเป็นรายบุคคลกับคณบดี  ซึ่งนับเป็นโอกาสอันดีที่คณบดีจะได้คุยซักถามปัญหาอุปสรรคในการทำงานด้วย เพราะคณะฯ ยังอยู่ในช่วงของการวิเคราะห์งานตำแหน่งต่างๆ ก่อนทำ JD ที่สมบูรณ์

สัปดาห์ที่ 4 โครงการต่างๆ เริ่มเดินแถวออกมาเป็นขบวน มีการจัด โครงการวิพากษ์แผนยุทธศาสตร์  โครงการสัมมนากรอบงานวิจัยเชิงบูรณาการด้านหัวใจและหลอดเลือด  โครงการพัฒนาอาจารย์ด้านการสอนแบบ PBL  และสืบเนื่องจากวันที่จัดโครงการต่างๆข้างต้น กิจกรรมที่ต้องดำเนินต่อเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่สมบูรณ์  ยังคงมีต่อ เช่น  การเวียนเรื่องให้เสนอความเห็นเพิ่มเติม ระหว่างนี้  คณะก็มีการดำเนินการสอบคัดเลือกบุคลากรเข้าทำงานเพิ่มเติม อีก 2 ตำแหน่ง คือ นักวิชาการศึกษา และเจ้าหน้าที่บุคคล ซึ่งเป็นตำแหน่งที่ยังขาดอยู่  เนื่องจากมีผู้สมัครเป็นจำนวนมาก  เมื่อคัดออกจากผลการสอบข้อเขียนแล้วก็ยังมาก จึงปรับวิธีสอบสัมภาษณ์ใหม่ คือให้ผู้มีคะแนนผ่านเกณฑ์เข้าสอบสัมภาษณ์ สอบสัมภาษณ์กับคณะกรรมการทีเดียวพร้อมๆ กันทุกคน วิธีนี้ให้ผลดีทีเดียว  เพราะทั้งประหยัดเวลา และเปิดเผย  โปร่งใส  ผู้เข้าสอบสามารถประเมินศักยภาพของตนเองเทียบกับคู่แข่งได้ด้วยตนเอง  ดังนั้นเหตุและผลในการได้มาซึ่งบุคคลที่เหมาะสมกับตำแหน่ง ทุกคนสามารถวิเคราะห์ได้ด้วยตนเองในขณะนั้นๆ (ถ้าไม่เข้าข้างตนเองจนเกินไป) ท้ายสุดวันหยุดสุดสัปดาห์ของเดือน ยังมีการปรับปรุงสภาพทางกายภาพของสำนักงานเลขานุการครั้งใหญ่  เพื่อให้มีบบรยากาศที่โอ่โถงขึ้น มีการจัดสรรเครื่องคอมพิวเตอร์แก่งานที่จำเป็นทุกงาน  ทั้งนี้เป็นการดำเนินงานแบบคู่ขนานกับการปรับเปลี่ยนโครงสร้าง และการปรับอำนาจหน้าที่ขอบข่ายงานซึ่งมีความสัมพันธ์กันทั้งหมด

สิ่งที่คาดหวังในเดือนตุลาคม : 

1. นำร่างแผนยุทธศาสตร์ที่ปรับใหม่ให้ที่ประชุม กค. พิจารณา
2. จัดโครงสร้างองค์กรใหม่ ปรับ JD ใหม่ให้สัมพันธ์กัน เพื่อให้สายงานบังคับบัญชาชัดเจนขึ้น ผู้ทำงานในตำแหน่งได้วิเคราะห์ความถนัดในงานของตนด้วยตนเอง
3. สร้างประชาคมวิจัยสัก 1 กลุ่ม

สิ่งที่เกิดขึ้นจริง :

1. มีการวิพากษ์แผนยุทธศาสตร์ มีข้อเสนอแนะดีดีมากมายจากบุคลากรทุกระดับ
2. มีงานบางงานสลับปรับหน้าที่ อย่างไม่คาดหมาย เช่นงานสารบัญ  งานวิจัยและวิเทศสัมพันธ์  มีการเกลี่ยภาระงานต่างๆ ให้เหมาะสมยิ่งขึ้น
3. ได้กรอบวิจัยด้านหัวใจและหลอดเลือดจากการร่วมกันคิดของอาจารย์ต่างสาขา

ความต่างของสิ่งที่คาดหวังกับสิ่งที่เกิดจริง :

1. แผนยุทธศาสตร์ที่ปรับใหม่จากข้อคิดเห็นร่วม ดีกว่าแผนยุทธศาสตร์ที่ร่างขึ้นแต่แรก
2. ไม่คาดว่าบุคลากรบางท่านจะทำงานในหน้าที่บางหน้าที่ได้ดีกว่าหน้าที่ที่เคยทำมา
3. นอกจากจะได้กรอบวิจัย ยังได้ลำดับความสำคัญ และอาจารย์ที่เข้าร่วมกลุ่มมากกว่าที่คาด

 สิ่งที่ได้เรียนรู้ :

1. หลายหัวดีกว่าหัวเดียว
2. ถ้าผู้บริหารเปิดช่องทางสื่อสารให้มากๆ เช่นพูดคุย ประชุม ขอข้อเสนอแนะ จะทราบข้อเท็จจริงมากขึ้น
3. ถ้าโครงการชุดวิจัย ไม่มีผู้จัดการ คงไปไม่รอด