GotoKnow
  • เข้าระบบ
  • สมัครสมาชิก
  • แผงจัดการ
  • ออกจากระบบ
GotoKnow

KM ราชการ ... (7) แผนใช้ KM 2550 กรมส่งเสริมการเกษตร และ ร.พ.ศิริราช

เมื่อเรานำ KM เข้ามาเป็นเครื่องมือในการพัฒนางาน ทีมแกนของเรามีประมาณ 20 คน เรามุ่งมั่นคิดไปถึงความสำเร็จ

 

กรมส่งเสริมการเกษตร และ ร.พ.ศิริราช ได้เข้ามาร่วม share เพื่อการแลกเปลี่ยนเรียนรู้การทำแผนในที่ประชุมนี้ด้วยค่ะ

คุณสำราญ กรมส่งเสริมการเกษตร

กรมส่งเสริมการเกษตรทำ KM แล้วค่อนข้างสนุก อันแรกคือ ผมก็เป็นตัวเล็กๆ คนหนึ่ง ซึ่งสามารถเชื่อมข้างบน และข้างล่างได้ และทิ้งให้ทีมต้องมาช่วยในการเชื่อมโยงตรงนี้

กรมส่งเสริม 2 ปีที่ผ่านมา เราได้รับการสนับสนุนนโยบาย จากอธิบดีหรือไม่ ... เราก็ไม่ค่อยมี ... แต่เรามีบทเรียนว่า เราต้องสร้างทีมขับเคลื่อนให้แข็ง เราต้องสร้างกำลังใจกันเอง

ประสบการณ์ที่เราสรุปบทเรียนที่กำแพงเพชร เราโดน CKO ให้เลื่อนบ่อยมาก เพราะท่านอยากไปร่วมงานด้วย สุดท้ายท่านก็ไปไม่ได้เพราะติดภาระกิจมากมาย ... เรารู้ เราตั้งหวังว่า ท่านต้องไปให้นโยบาย เราก็สร้างกำลังใจกันเอง ระหว่างที่เราทำด้วย ก็มีอะไรที่เกิดขึ้น เป็นการทำงานที่มีความสุข

ประเด็นที่ผมอยากพูดก็คือ ผมต้องขอขอบคุณ ก.พ.ร. ที่ได้เอาเครื่องมือนี้ไปผูกอยู่กับ KPI ที่ชัดเจน เพราะตอนทริสมาประเมินเรา เขาถามว่า ที่คุณเอา KM ไปจับ และคุณทำงานได้ดีขึ้น คุณเอาอะไรไปวัด ผมบอกว่า ก็ลองไปดูสิ ว่า ผมทำโครงการ Food Safety แล้ว Food Safety บรรลุเป้าไหม ในเรื่องของงาน และในเรื่องของคน จะชี้วัดที่ชัดเจนก็ไม่ได้ แต่ผมได้ยินในเวทีต่างๆ ที่เราทำสรุปบทเรียน เขาสะท้อนเองว่า ทำงานแล้วมีความสุขขึ้น เขาทำงานแล้ว เขาไม่ต้องไปคอย ว่า กรมต้องสั่ง ถือคู่มือเป็นสารนะ แล้วทำอะไรไม่ได้ เรามั่นใจในตัวนี้มากกว่า

ยิ่งปีนี้ ก.พ.ร. มาผูกกับ KPI นี้ คณะทำงาน KM ที่เป็นแกนกลาง เราจะมีการประชุมบ่อยมาก เพราะเราต้องประชุมกับคณะกรรมการการประชุมต่างๆ แต่เราไม่ค่อยได้ประชุมประจำการ ก่อนที่จะออกมาเป็นการจัดการความรู้ในปีนี้

ที่จะถามคือ เครื่องมือนั้น เราจะติดยึดไหม ว่าต้องโมเดลปลาทู หรือ Change management ผมนึกอยู่เสมอว่า ถ้าเราทำ KM ไปแล้ว คุณรู้สึกว่า เพิ่มภาระ คุณทำแล้วเครียด ไม่มีความสุข คุณก็ต้องกลับไปทบทวนว่า ตกลง KM นี้ไปสร้างภาระให้คุณหรือไม่ ซึ่งคณะทำงานก็ต้องทบทวนตัวเองเสมอว่า แล้วเราไปเพิ่มภาระให้เขาหรือไม่ เราไปทำอะไร ทำงานกับเขา เราก็ใช้ความสัมพันธ์กับเจ้าของงาน โครงการได้พัฒนา KPI ไปด้วยกัน และก็อยู่ในกระบวนการ

และตอนนี้ระดับกรมฯ มาให้ความสำคัญ เราก็เสนอไปว่า แนวทางพัฒนาปีนี้ เราเน้นใน 3 ตัว คือ

  • เราจะขยายแนวคิดเหล่านี้ ไปในระดับหน่วยงานย่อย เพื่อไปจัดการความรู้ในระดับองค์กรได้อย่างไร แล้วที่เราเป็นห่วง คือ เราไม่ต้องการทำ KM ที่ทำไปได้สัระยะแล้วก็หายไป เราพยายามสร้างวัฒนธรรมใหม่ ที่คนไม่ต้องรอการสั่งการ สิ่งนี้ที่เรานำเสนอท่านไปว่า เราต้องการทำ KM ในเนื้องาน เราไม่ได้ทำอะไรใหม่
  • เรื่องคลังความรู้ เราพยายามมากที่จะประสานกับศูนย์สารสนเทศ และห้องสมุด ห้องเรียน ขององค์ความรู้ด้านการเกษตร ตอนนี้เราพัฒนามาแล้ว และพยายามเชื่อมให้เกิดประโยชน์ เหมือนกับ Kcenter (ของกรมอนามัยค่ะ) ... อย่างไรมากขึ้น เราพยายามสลายเวป KM ของเราให้เข้าไปอยู่ในนั้น เราไม่เป็นภาระของกลุ่มสารสนเทศที่ต้องจัดการในเรื่องนี้ และให้มีความรู้ที่เป็นทั้ง tacit และ explicit อยู่ในนั้นเหมือนกันหมด ... นี่คือ สิ่งที่อยากทำ
  • และอีกสิ่งที่เสนอท่านก็คือ ท่านจะสนับสนุนในเรื่องนโยบาย จะสร้างแรงจูงใจ ท่านก็ต้องชัดเจนว่า จะเอาอย่างไร นี่ก็คือ 3 ประเด็นที่กรมส่งเสริมการเกษตรต้องการพัฒนาในปีนี้

แต่ในเรื่องคำรับรองเรื่องแผน เราก็ทำในส่วนหนึ่งก็คือ เพื่อผูกยึด 2 โครงการนี้เป็นตัวเดินเรื่อง จริงๆ แล้ว เราต้องแนวคิดกระบวนการจัดการความรู้ไปอยู่ในกระบวนการทั้งหมด เราใช้ศูนย์เรียนรู้ และ Food Safety เป็นตัวเดินเรื่องเท่านั้น แต่สุดท้าย คือ งานบรรลุเป้า และคนมีความสุข นี่ก็คือเป้าหมายหลักๆ

คุณธุวนันท์ กรมส่งเสริมการเกษตร

ในเรื่อง KM ... บรรยากาศเป็นสิ่งสำคัญ แต่สิ่งสำคัญที่สุดที่คุณสำราญได้เล่า คือ ทางเราสนใจว่า เมื่อเรานำ KM เข้ามาเป็นเครื่องมือในการพัฒนางาน ทีมแกนของเรามีประมาณ 20 คน เรามุ่งมั่นคิดไปถึงความสำเร็จ และที่ว่า เราจะใช้อันนี้เป็นเครื่องมือของเรา ไม่สนใจ เพราะแม้แต่งบประมาณ เราก็ใช้น้อยมาก ดิฉันจะไปช่วยงาน KM ของกองทุนหมู่บ้าน ก็ไปคิดงบประมาทำเครือข่ายทั้งประเทศ 2 ล้าน เขาก็ขำ ในแง่ที่ว่า ทำไมเราประหยัด แค่นี้เอง เราก็ไม่นึกว่า การที่เราใช้งบประมาณน้อย เป็นจุดที่เราจะใช้งบฯ ปกติ เข้ามาเนียนในงานปกติให้มากที่สุด

กระบวนการที่เราทำให้คนของเรามามีส่วนร่วมคือ มันมี 5 ตัวด้วยกันคือ

  • ร่วมคิด ... สมมติว่า ถ้าเราทำงานชิ้นหนึ่งออกมา ในปีแรกจะมุ่งมั่นเริ่มทำแล้วนี่ ให้ร่วมคิดกันก่อนว่า เราจะทำยังไงดี ตั้งแต่คนทำงานที่จะเข้ามาทำในกระบวนการ เอาคนนี้ดีมั๊ย คนนี้มั๊ย คนนี้จะทำงานร่วมกับเราได้มั๊ย
  • ร่วมทำ ... หมายถึงเราแบ่งงาน ที่มา 3 คนที่มาด้วยกันนี้ ก็จะมีบทบาทการทำงาน มีส่วนรับผผิดชอบงาน เราก็สร้างวัฒนธรรมตรงนี้ออกมา
  • ร่วมตัดสินใจ ... ในงานทั้งหลาย การทำแบบฟอร์มแบ่งกันไปทำ และมาช่วยกันดู ร่วมกันตัดสินใจว่า อย่างนี้เหมาะสมไหม
  • ร่วมรับผิดชอบ ... ในงานชิ้นหนึ่งที่เราทำ AAR ตอนที่เราทำ KM ให้ส่วนกลาง เราก็ไม่ค่อยพอใจในผลงานสักเท่าไร เราก็จะมีทีมไปช่วยจัด เพราะเป็นการร้องขอ เพราะว่าเราใช้ยุทธศาสตร์ป่าล้อมเมือง เพราะเราไปทำ 9 จังหวัดรอบนอกก่อน พอปีที่ 2 ทางส่วนกลางเริ่มร้องขอ ให้ความรู้ และตอนนั้นมันรีบเร่งไปหน่อย ก็มีการ AAR ที่เราต้องรับผิดชอบ ก็ยอมรับกันได้ ว่าตรงนี้มันยาวไปนะ ในเรื่องของการพูดจา
  • การติดตามประเมินผล ... แต่ละส่วนมีความรับผิดชอบในจังหวัดต่างๆ ก็ต้องนำเรื่องราวในพื้นที่ที่ตัวเองรับผิดชอบมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้กัน ที่ไหนไม่ค่อยสนใจ ที่ไหมมีวิธีการอย่างไหน ก็จะได้ idea ไป contact ร่วมกับจังหวัด

... นี่ก็คือ ในปีแรกๆ เราต้องให้กำลังใจกันเอง ส่วน 2-3 ปีหลังมานี้ ผู้บริหารเริ่มให้ความสนใจ เริ่มจะนำเรื่อง KM ไปใช้ในการพัฒนางาน ก็น่าดีใจ ที่ทีม KM สามารถดำเนินการ และทำให้เกิดการยอมรับ และตื่นตัวในเรื่องการทำ KM ได้ดีมาก


คุณวราพร รพ.ศิริราช

ที่ศิริราช จะแบ่งออกเป็น Strategy มี 3 ส่วน

  • ส่วนข้างบนคือ ประเด็นหลักขององค์กร มองว่า การที่จะให้องค์กรศิริราชไปสู่ Excellent South East Asia ในระดับองค์กรก็มองว่า แต่ละภาควิชาต้องมีการระบุใน area excellent ของแต่ละส่วน นั่นคือ เป้าหมายองค์กรที่จะไปสู่วิสัยทัศน์นั้น เมื่อแบ่งตรงนี้ออกมา ก็คือ ใช้เครื่องมือใช้ในการผลักดัน จะมี 3 วง คือ วงหนึ่งก็คือ Care Team, R2R และ KM … KM ก็จะเป็นตัวเครื่องมือที่เข้าไปในทุกส่วน เรียกว่า เป็น KM Inside ตั้งแต่ในระดับขององค์กร ในส่วนของ R2R เองจะขับเคลื่อนโดยใช้ KM เข้าไป ส่วนของ Care Team ก็ทำตามมาตรฐานของ HA ขณะเดียวกันก็มี KM Inside เช่น ขณะนี้มาตรฐานของ พรพ. ที่เราดำเนินการก็คือ เราเอาตัว Clinical sector มา Care Team ก็จะมาแลกเปลี่ยนกัน ใช้เครื่องมือ KM ไปจับ ในส่วนของ Care Team ที่ไปทำงานวิจัย ในกลุ่มของงานวิจัยที่นำ R2R มาเป็นเครื่องมือ ก็จะเอา KM เข้าไปจับเหมือนกัน ก็จะมองเห็นว่า KM นั้น แทรกเข้าไปในทุกส่วน
  • ส่วนของระดับกลาง มองตัวที่เป็นส่วนกลางของ KM จริงๆ ในส่วนกลางของ KM จริงๆ นี้ เรามองเป้าหมายว่า ในกระบวนที่ทำ KM Process แล้ว จะต้องทำในส่วน add value ให้ได้ คือ ทำให้เกิด innovation ในตัวงาน ฉะนั้น สิ่งที่เราจะมองในประเด็น Reality สู่เป้าหมายองค์กร ก็คือ แต่ละทีมที่ไปทำ โดยใช้ KM ไปเป็นเครื่องมือ จะต้องให้เกิดตัว innovation ให้ได้ เป้าหมายในขณะนี้ก็คือ เราจะทำยังไงให้ในส่วนของ R2R เอง หรือ Care Team หรือ CoP ต่างๆ ที่จะไปทำ ให้เกิดการ add value ได้ เป้าหมายตรงนี้ จุดเน้นก็คือ การ tranfer translation knowledge ให้ effective ให้ได้ ก็ใช้ KM Inside คือ ขณะนี้เป็นการสร้าง CoP of CoP ให้แต่ละ CoP มาแลกเปลี่ยนกัน อันนี้ก็เป็น structure
    ... ในเดือนมีค. นี้ เราจะมี Quality Fair ก็จะดึงจากตัวอย่างที่เป็น Best Practice ของแต่ละส่วน เอามาให้เห็นเป็นตัวอย่าง และในวันนั้นจะมีงานวิจัย KM Inside (อ.วิจารณ์ เป็นคนตั้งชื่อให้) คือ ใช้ KM Inside เข้าไปในงานไปเชื่อมอีก ก็จะเห็นว่า KM นั้นถูกนำไปใช้เป็นเครื่องมือทุกย่าง ทุกส่วนในตรงนั้น สิ่งที่เราต้องการทำในปีนี้ก็คือ Knowledge Translation และ
  • อีกประเด็น คือ การทำ Knowledge Assets ที่เป็นลักษณะที่ทำให้เกิดการ Learning
  • ใน Part ที่เป็นหน่วยปฏิบัติ ก็จะมี part ของ CoP ที่เข้าไปทำด้วย

ในการสัมมนาครั้งนี้ คงเป็น Hot Hit ของการทำ KM ราชการขณะนี้ เพราะว่า ปลายเดือนนี้แล้วค่ะ ที่จะต้องส่งแผน ก.พ.ร.  ... เพราะเป็นภารกิจขององค์กรที่ไม่อาจหลีกเลี่ยงได้ ... บันทึกนี้คงเป็นการจบรายงาน แต่เพียงเท่านี้ ขอบคุณทุกท่านที่ให้ความสนใจค่ะ

 

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย 

หมายเลขบันทึก: 74918
เขียน:
แก้ไข:
อ่าน:
สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ

ความเห็น (0)