แก้ปัญหาข้อผิดพลาดในการจัดอบรม

PAN
          เมื่อวันศุกร์ที่ 19 มกราคม ที่ผ่านมา ได้คุยกับพี่วิภัทร เกี่ยวกับรายชื่อของคนที่เข้าอบรมในโครงการของแป้น ว่าคนที่เข้าร่วมโครงการแป้นมักจะมาเกินจากที่ส่งรายชื่อมาเสมอ พี่วิภัทรเลยแนะนำให้ทำแบบที่พี่วิภัทรทำอยู่ คือ ให้คนที่ต้องการเข้าอบรม ส่งรายชื่อทาง e-mail แล้วเราค่อย reply กลับเพื่อยืนยันการตอบรับเข้าร่วมโครงการของเค้า โดยแจ้งรายชื่อผู้เข้าร่วมโครงการทั้งหมดแนบไปด้วย ซึ่งล่าสุดที่แป้นทำ แป้นใช้วิธีการส่งรายชื่อแบบเก่า คือตอบรับด้วยการส่งแบบตอบรับกลับมาที่กองการเจ้าหน้าที่ แต่ก่อนเริ่มงานจริง แป้นพิมพ์ชื่อผู้เข้าร่วมโครงการทุกคนในblog แล้วใช้วิธีการ ส่ง e-mail ถึงทุกคน เพื่อเป็นการ comfirm ผู้เข้าร่วมโครงการว่าคุณส่งชื่อมาและเราได้รับแล้ว รวมถึง การยืนยันว่า ถ้าคุณไม่เข้า เราสามารถเรียกเก็บเงินจากคุณได้ แต่ปํญหาก็คือ
  1. คนที่ไม่ส่งชื่อ มากันตรึม แต่คนที่ส่งชื่อมากลับไม่มา ไม่รู้ว่าได้เปิด E-mail รึเปล่า (นี่คือปัญหาเดิมๆ ที่พบเป็นประจำ) 
  2. คนที่ไม่เกี่ยวข้องไม่อยากรับe-mail นี้
  3. ไม่แน่ใจว่าคนที่ส่งชื่อมาจะเปิดอ่านหรือไม่
  4. บางครั้งหน่วยงานส่งชื่อมาให้ โดยเจ้าตัวไม่ทราบ ทำให้เค้าไม่สนใจ mail นี้ เพราะเป็น mail ถึงทุกคนในมหาวิทยาลัย ไม่เจาะจง หรือ ระบุส่งคนใดคนหนึ่ง
  5. การสั่งอาหาร และ เบรก ไม่ตรงตามจำนวนคนที่เข้า เนื่องจากแป้นไม่อยากเรียกเก็บเงินจากผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมโครงการ ทุกครั้งแป้นจึงสั่งอาหารแบบพอดีเท่านั้น เมื่อคนเกินจึงทำให้ไม่เพียงพอ
  6. มหาวิทยาลัยมีนโยบายเรียกเก็บเงินจากผู้ที่ส่งชื่อและไม่เข้าร่วมโครงการ จึงทำให้ คนที่เข้าบางครั้งไม่อยากส่งชื่อเพราะกลัวว่าเมื่อถึงวันจริงจะเข้าไม่ได้ จึงใช้วิธีเข้าแบบไม่ส่งชื่อ
  7. ปัญหาใหญ่สุดคือ การส่งหนังสือเวียนถึงคณะหน่วยงาน บางครั้งใช้เวลาในการเวียนหนังสือนาน ทำให้ส่งชื่อมาเกินกำหนดที่ตั้งไว้ ซึ่งถ้าใช้ การตอบรับแบบ e-mail อาจแก้ปัญหาได้อีกทางหนึ่ง                 
            ดังนั้นวิธีแก้ไข คือ เมื่อเริ่มโครงการหลังจาก ที่ออกหนังสือเชิญไปยังคณะหน่วยงานเรียบร้อย แป้นจะใช้วิธี e-mail แจ้งคณะ/หน่วยงาน โดย แนบหนังสือเชิญไปด้วย และให้ผู้ที่เข้าร่วม ตอบรับทาง e-mail เช่นกัน โดยสามารถโหลด หนังสือเชิญเพื่อขออนุญาต และเป็นหลักฐานในการขออนุญาต เข้าร่วมโครงการกับทางหน่วยงานและลดปัญหา ความล่าช้าของการส่งหนังสือเวียน โดยทุกครั้งที่เค้าส่งเมลล์มาเราก็จะตอบรับกลับเพื่อเป็นการยืนยันกับเจ้าตัวว่าเราได้รับชื่อของเค้าเรียบร้อยแล้ว ทำแบบที่พี่วิภัทรสอน และเป็นการแนะนำให้คนเข้ามาใน Share.psu.ac.th ที่เรากำลังจะเปิดตัวเร็วๆนี้ด้วย อิอิ

            แป้นว่าจะเริ่มด้วยโครงการใหม่ที่กำลังจะเขียน ต้องลองดูก่อนว่าจะมีปัญหาอะไรเกิดขึ้นบ้าง ไม่ลองก็ไม่รู้ใช่มั้ยล่ะ   Smiley Knight

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย  ใน งานพัฒนาและฝึกอบรม มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์

คำสำคัญ (Tags)#ปัญหา#มอ#งานพัฒนาและฝึกอบรม#แป้น#อชิดา

หมายเลขบันทึก: 74304, เขียน: 25 Jan 2007 @ 10:50 (), แก้ไข: 11 Feb 2012 @ 17:08 (), สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ, ความเห็น: 10, อ่าน: คลิก


ความเห็น (10)

  • ใช่ไม่ลองก็ไม่รู้จริงๆ
  • ขอบคุณมากครับที่ไปทักทาย
  • เข้ามาเชียร์สาวตาคมค่ะ
PAN
เขียนเมื่อ 

ขอบคุณเช่นกันค่ะ คุณลุงขจิต และ คุณ

P

หนูแป้นจ๋า

    ณ ตอนนี้ ปัญหาที่พี่พบคือ เนื่องจากในตอบรับทางกองการเจ้าหน้าที่ จะระบุไว้ว่า "กรุณาส่งคืน งานพัฒนาและฝึกอบรม กองการเจ้าหน้าที่  ภายในวันที่......"

      ดังนั้น ทำให้หลายท่านที่สนใจ ก็จะแจ้งชื่อตัวเองลงในใบตอบรับ และส่งไปยังมหาวิทยาลัยโดยตรง  ทั้ง ๆ ที่ ในใบเวียน ทางคณะฯ ระบุไว้ชัดเจนแล้วว่า ให้แจ้งชื่อถึงคณะฯภายในวันที่.........แล้วคณะฯ จะดำเนินการรวบรวมรายชื่อส่งไปยังมหาวิทยาลัยต่อไป

    หลายครั้งที่ เมื่อทางมหาวิทยาลัยแจ้งตอบรับผู้เข้าอบรม รายชื่อจึงมักจะไม่ตรงกับที่คณะแจ้งไป เพราะมีบางส่วนที่ส่งใบตอบรับไปโดยตรง ทำให้คณะฯ ต้องเพิ่มขั้นตอนในการตรวจสอบรายชื่ออีกครั้งทั้งจากทางภาควิชา และจากมหาวิทยาลัยเอง ว่าตกลงอันไหนถูกต้องกันแน่

    ถ้าพี่จะเสนอความเห็นว่า "ในใบตอบรับ ควรตัดข้อความ "กรุณาส่งคืน.........................." ออกได้ไหมค่ะ เพื่อป้องกันปัญหาดังกล่าว

   ส่วนในกรณีที่น้องแป้น แจ้งตอบรับผู้เข้าอบรมมาให้หน่วยงานแจ้งยืนยัน นั้น  ดีมากเลยค่ะ  ทางคณะฯ ก็จะทำหน้าที่เป็นตัวประสานอีกที ในการส่งรายชื่อของผู้เข้าอบรมทั้งหมด ไปยังภาควิชา และ ไปยังเจ้าตัว ให้ทราบอีกทางหนึ่ง

    เป็นการช่วยกันอีกทาง เพื่อให้การอบรมได้ประโยชน์สูงสุด ทั้งต่อผู้เข้า และต่อผู้จัด ดีไหมค่ะ

    

PAN
เขียนเมื่อ 

ดีคับผม ขอบคุณสำหรับคำแนะนำนะคร้า... จะนำไปปฎิบัติตามอย่างเคร่งครัด

wipat
เขียนเมื่อ 

ผมขอเพิ่มเติม แบบว่าคุณแป้นลักจำไม่หมด :)

ให้เริ่มต้นสร้างบันทึกในเวบไซต์หรือบล็อกก็ได้ตามถนัด เป็นรายชื่อผู้ที่ได้รับการตอบรับยืนยันให้เข้าร่วมสัมมนา

แล้วระบุ url นี้ไว้ในเอกสารหรืออีเมล์ที่ส่งเวียนไปเรียนเชิญตามกลุ่มเป้าหมายต่างๆ เพื่อให้ผู้ลงทะเบียนได้ตรวจสอบว่าต้องมีชื่อของตัวเองปรากฏยืนยันอยู่ใน url  นั้นแล้วจริงๆเท่านั้นครับ

--วิภัทร 

nidnoi
เขียนเมื่อ 
เป็นความจริงที่ว่า...
บุคลากรส่วนใหญ่ไม่ค่อยเปิด mail    หรือเปิดแต่เลือกอ่านเฉพาะที่สนใจ (จากคนรู้จัก)    ส่วนหัวข้อที่เป็นข่าว  เช่น PSU news   มักจะเก็ยไว้อ่านทีหลัง
..
กว่าจะได้อ่าน mail ก็เลยเวลาไปมากโข...แต่ถ้าลองทำดู  สร้างความเคยชินให้ซักพัก    อาจจะดีขึ้นค่ะ
PAN
เขียนเมื่อ 

ไอ้แบบที่พี่วิภัทรบอกอะ แบบว่าทำไม่เป็นอ่ะค่ะ

ขอบคุณคุณนิดหน่อยนะคะ

ช่วยชี้แจงที่คุณวิภัทรบอกอีกที ไม่ยากค่ะน้องแป้น ก็คือน้องแป้นเขียนบันทึกว่า รายชื่อผู้ที่ได้รับการตอบรับเข้าอบรม.....(อะไรก็ว่าไป) แล้วพอใครตอบรับมา แป้นก็เข้ามาเติมชื่อในบันทึกนั้นไปเรื่อยๆ แล้วก็ส่ง link ถึงบันทึกนั้น (อย่างบันทึกนี้ของแป้น link ก็คือ http://gotoknow.org/blog/training-psu/74304 ไงคะ) ไปกับ email ให้เขาเข้ามาตรวจสอบ เพราะฉะนั้นใครยังไม่เห็นชื่อตัวเองในบันทึก ก็จะได้ติดต่อบอกแป้นมาอีกทีไงคะ ชัวร์ๆว่าทุกคนมีที่เช็คที่เดียวกันว่า มีชื่อใครบ้างได้รับการตอบรับว่าจะมาอบรม

เข้าใจขึ้นไหมคะ พี่ว่าเป็นเทคนิคที่ดีนะคะ เอ๊ะ....ว่าแต่ว่าพี่เข้าใจตรงกับที่คุณวิภัทรแนะนำไหมเนี่ย...

PAN
เขียนเมื่อ 

ขอบคุณนะคะ เข้าใจตรงกันค่ะ พี่วิภัทร เมลมาบอกแป้นแล้วเหมือนกัน