GotoKnow
  • เข้าระบบ
  • สมัครสมาชิก
  • แผงจัดการ
  • ออกจากระบบ
GotoKnow

แก้ปัญหาข้อผิดพลาดในการจัดอบรม

          เมื่อวันศุกร์ที่ 19 มกราคม ที่ผ่านมา ได้คุยกับพี่วิภัทร เกี่ยวกับรายชื่อของคนที่เข้าอบรมในโครงการของแป้น ว่าคนที่เข้าร่วมโครงการแป้นมักจะมาเกินจากที่ส่งรายชื่อมาเสมอ พี่วิภัทรเลยแนะนำให้ทำแบบที่พี่วิภัทรทำอยู่ คือ ให้คนที่ต้องการเข้าอบรม ส่งรายชื่อทาง e-mail แล้วเราค่อย reply กลับเพื่อยืนยันการตอบรับเข้าร่วมโครงการของเค้า โดยแจ้งรายชื่อผู้เข้าร่วมโครงการทั้งหมดแนบไปด้วย ซึ่งล่าสุดที่แป้นทำ แป้นใช้วิธีการส่งรายชื่อแบบเก่า คือตอบรับด้วยการส่งแบบตอบรับกลับมาที่กองการเจ้าหน้าที่ แต่ก่อนเริ่มงานจริง แป้นพิมพ์ชื่อผู้เข้าร่วมโครงการทุกคนในblog แล้วใช้วิธีการ ส่ง e-mail ถึงทุกคน เพื่อเป็นการ comfirm ผู้เข้าร่วมโครงการว่าคุณส่งชื่อมาและเราได้รับแล้ว รวมถึง การยืนยันว่า ถ้าคุณไม่เข้า เราสามารถเรียกเก็บเงินจากคุณได้ แต่ปํญหาก็คือ
  1. คนที่ไม่ส่งชื่อ มากันตรึม แต่คนที่ส่งชื่อมากลับไม่มา ไม่รู้ว่าได้เปิด E-mail รึเปล่า (นี่คือปัญหาเดิมๆ ที่พบเป็นประจำ) 
  2. คนที่ไม่เกี่ยวข้องไม่อยากรับe-mail นี้
  3. ไม่แน่ใจว่าคนที่ส่งชื่อมาจะเปิดอ่านหรือไม่
  4. บางครั้งหน่วยงานส่งชื่อมาให้ โดยเจ้าตัวไม่ทราบ ทำให้เค้าไม่สนใจ mail นี้ เพราะเป็น mail ถึงทุกคนในมหาวิทยาลัย ไม่เจาะจง หรือ ระบุส่งคนใดคนหนึ่ง
  5. การสั่งอาหาร และ เบรก ไม่ตรงตามจำนวนคนที่เข้า เนื่องจากแป้นไม่อยากเรียกเก็บเงินจากผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมโครงการ ทุกครั้งแป้นจึงสั่งอาหารแบบพอดีเท่านั้น เมื่อคนเกินจึงทำให้ไม่เพียงพอ
  6. มหาวิทยาลัยมีนโยบายเรียกเก็บเงินจากผู้ที่ส่งชื่อและไม่เข้าร่วมโครงการ จึงทำให้ คนที่เข้าบางครั้งไม่อยากส่งชื่อเพราะกลัวว่าเมื่อถึงวันจริงจะเข้าไม่ได้ จึงใช้วิธีเข้าแบบไม่ส่งชื่อ
  7. ปัญหาใหญ่สุดคือ การส่งหนังสือเวียนถึงคณะหน่วยงาน บางครั้งใช้เวลาในการเวียนหนังสือนาน ทำให้ส่งชื่อมาเกินกำหนดที่ตั้งไว้ ซึ่งถ้าใช้ การตอบรับแบบ e-mail อาจแก้ปัญหาได้อีกทางหนึ่ง                 
            ดังนั้นวิธีแก้ไข คือ เมื่อเริ่มโครงการหลังจาก ที่ออกหนังสือเชิญไปยังคณะหน่วยงานเรียบร้อย แป้นจะใช้วิธี e-mail แจ้งคณะ/หน่วยงาน โดย แนบหนังสือเชิญไปด้วย และให้ผู้ที่เข้าร่วม ตอบรับทาง e-mail เช่นกัน โดยสามารถโหลด หนังสือเชิญเพื่อขออนุญาต และเป็นหลักฐานในการขออนุญาต เข้าร่วมโครงการกับทางหน่วยงานและลดปัญหา ความล่าช้าของการส่งหนังสือเวียน โดยทุกครั้งที่เค้าส่งเมลล์มาเราก็จะตอบรับกลับเพื่อเป็นการยืนยันกับเจ้าตัวว่าเราได้รับชื่อของเค้าเรียบร้อยแล้ว ทำแบบที่พี่วิภัทรสอน และเป็นการแนะนำให้คนเข้ามาใน Share.psu.ac.th ที่เรากำลังจะเปิดตัวเร็วๆนี้ด้วย อิอิ

            แป้นว่าจะเริ่มด้วยโครงการใหม่ที่กำลังจะเขียน ต้องลองดูก่อนว่าจะมีปัญหาอะไรเกิดขึ้นบ้าง ไม่ลองก็ไม่รู้ใช่มั้ยล่ะ   Smiley Knight

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย 

หมายเลขบันทึก: 74304
เขียน:
แก้ไข:
ความเห็น: 10
อ่าน:
สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ

ความเห็น (10)

  • ใช่ไม่ลองก็ไม่รู้จริงๆ
  • ขอบคุณมากครับที่ไปทักทาย
  • เข้ามาเชียร์สาวตาคมค่ะ

ขอบคุณเช่นกันค่ะ คุณลุงขจิต และ คุณ

P

หนูแป้นจ๋า

    ณ ตอนนี้ ปัญหาที่พี่พบคือ เนื่องจากในตอบรับทางกองการเจ้าหน้าที่ จะระบุไว้ว่า "กรุณาส่งคืน งานพัฒนาและฝึกอบรม กองการเจ้าหน้าที่  ภายในวันที่......"

      ดังนั้น ทำให้หลายท่านที่สนใจ ก็จะแจ้งชื่อตัวเองลงในใบตอบรับ และส่งไปยังมหาวิทยาลัยโดยตรง  ทั้ง ๆ ที่ ในใบเวียน ทางคณะฯ ระบุไว้ชัดเจนแล้วว่า ให้แจ้งชื่อถึงคณะฯภายในวันที่.........แล้วคณะฯ จะดำเนินการรวบรวมรายชื่อส่งไปยังมหาวิทยาลัยต่อไป

    หลายครั้งที่ เมื่อทางมหาวิทยาลัยแจ้งตอบรับผู้เข้าอบรม รายชื่อจึงมักจะไม่ตรงกับที่คณะแจ้งไป เพราะมีบางส่วนที่ส่งใบตอบรับไปโดยตรง ทำให้คณะฯ ต้องเพิ่มขั้นตอนในการตรวจสอบรายชื่ออีกครั้งทั้งจากทางภาควิชา และจากมหาวิทยาลัยเอง ว่าตกลงอันไหนถูกต้องกันแน่

    ถ้าพี่จะเสนอความเห็นว่า "ในใบตอบรับ ควรตัดข้อความ "กรุณาส่งคืน.........................." ออกได้ไหมค่ะ เพื่อป้องกันปัญหาดังกล่าว

   ส่วนในกรณีที่น้องแป้น แจ้งตอบรับผู้เข้าอบรมมาให้หน่วยงานแจ้งยืนยัน นั้น  ดีมากเลยค่ะ  ทางคณะฯ ก็จะทำหน้าที่เป็นตัวประสานอีกที ในการส่งรายชื่อของผู้เข้าอบรมทั้งหมด ไปยังภาควิชา และ ไปยังเจ้าตัว ให้ทราบอีกทางหนึ่ง

    เป็นการช่วยกันอีกทาง เพื่อให้การอบรมได้ประโยชน์สูงสุด ทั้งต่อผู้เข้า และต่อผู้จัด ดีไหมค่ะ

    

ดีคับผม ขอบคุณสำหรับคำแนะนำนะคร้า... จะนำไปปฎิบัติตามอย่างเคร่งครัด

ผมขอเพิ่มเติม แบบว่าคุณแป้นลักจำไม่หมด :)

ให้เริ่มต้นสร้างบันทึกในเวบไซต์หรือบล็อกก็ได้ตามถนัด เป็นรายชื่อผู้ที่ได้รับการตอบรับยืนยันให้เข้าร่วมสัมมนา

แล้วระบุ url นี้ไว้ในเอกสารหรืออีเมล์ที่ส่งเวียนไปเรียนเชิญตามกลุ่มเป้าหมายต่างๆ เพื่อให้ผู้ลงทะเบียนได้ตรวจสอบว่าต้องมีชื่อของตัวเองปรากฏยืนยันอยู่ใน url  นั้นแล้วจริงๆเท่านั้นครับ

--วิภัทร 

เป็นความจริงที่ว่า...
บุคลากรส่วนใหญ่ไม่ค่อยเปิด mail    หรือเปิดแต่เลือกอ่านเฉพาะที่สนใจ (จากคนรู้จัก)    ส่วนหัวข้อที่เป็นข่าว  เช่น PSU news   มักจะเก็ยไว้อ่านทีหลัง
..
กว่าจะได้อ่าน mail ก็เลยเวลาไปมากโข...แต่ถ้าลองทำดู  สร้างความเคยชินให้ซักพัก    อาจจะดีขึ้นค่ะ

ไอ้แบบที่พี่วิภัทรบอกอะ แบบว่าทำไม่เป็นอ่ะค่ะ

ขอบคุณคุณนิดหน่อยนะคะ

ช่วยชี้แจงที่คุณวิภัทรบอกอีกที ไม่ยากค่ะน้องแป้น ก็คือน้องแป้นเขียนบันทึกว่า รายชื่อผู้ที่ได้รับการตอบรับเข้าอบรม.....(อะไรก็ว่าไป) แล้วพอใครตอบรับมา แป้นก็เข้ามาเติมชื่อในบันทึกนั้นไปเรื่อยๆ แล้วก็ส่ง link ถึงบันทึกนั้น (อย่างบันทึกนี้ของแป้น link ก็คือ http://gotoknow.org/blog/training-psu/74304 ไงคะ) ไปกับ email ให้เขาเข้ามาตรวจสอบ เพราะฉะนั้นใครยังไม่เห็นชื่อตัวเองในบันทึก ก็จะได้ติดต่อบอกแป้นมาอีกทีไงคะ ชัวร์ๆว่าทุกคนมีที่เช็คที่เดียวกันว่า มีชื่อใครบ้างได้รับการตอบรับว่าจะมาอบรม

เข้าใจขึ้นไหมคะ พี่ว่าเป็นเทคนิคที่ดีนะคะ เอ๊ะ....ว่าแต่ว่าพี่เข้าใจตรงกับที่คุณวิภัทรแนะนำไหมเนี่ย...

ขอบคุณนะคะ เข้าใจตรงกันค่ะ พี่วิภัทร เมลมาบอกแป้นแล้วเหมือนกัน