เมื่อวันศุกร์ที่ 19 มกราคม ที่ผ่านมา ได้คุยกับพี่วิภัทร เกี่ยวกับรายชื่อของคนที่เข้าอบรมในโครงการของแป้น ว่าคนที่เข้าร่วมโครงการแป้นมักจะมาเกินจากที่ส่งรายชื่อมาเสมอ พี่วิภัทรเลยแนะนำให้ทำแบบที่พี่วิภัทรทำอยู่ คือ ให้คนที่ต้องการเข้าอบรม ส่งรายชื่อทาง e-mail แล้วเราค่อย reply กลับเพื่อยืนยันการตอบรับเข้าร่วมโครงการของเค้า โดยแจ้งรายชื่อผู้เข้าร่วมโครงการทั้งหมดแนบไปด้วย ซึ่งล่าสุดที่แป้นทำ แป้นใช้วิธีการส่งรายชื่อแบบเก่า คือตอบรับด้วยการส่งแบบตอบรับกลับมาที่กองการเจ้าหน้าที่ แต่ก่อนเริ่มงานจริง แป้นพิมพ์ชื่อผู้เข้าร่วมโครงการทุกคนในblog แล้วใช้วิธีการ ส่ง e-mail ถึงทุกคน เพื่อเป็นการ comfirm ผู้เข้าร่วมโครงการว่าคุณส่งชื่อมาและเราได้รับแล้ว รวมถึง การยืนยันว่า ถ้าคุณไม่เข้า เราสามารถเรียกเก็บเงินจากคุณได้ แต่ปํญหาก็คือ
  1. คนที่ไม่ส่งชื่อ มากันตรึม แต่คนที่ส่งชื่อมากลับไม่มา ไม่รู้ว่าได้เปิด E-mail รึเปล่า (นี่คือปัญหาเดิมๆ ที่พบเป็นประจำ) 
  2. คนที่ไม่เกี่ยวข้องไม่อยากรับe-mail นี้
  3. ไม่แน่ใจว่าคนที่ส่งชื่อมาจะเปิดอ่านหรือไม่
  4. บางครั้งหน่วยงานส่งชื่อมาให้ โดยเจ้าตัวไม่ทราบ ทำให้เค้าไม่สนใจ mail นี้ เพราะเป็น mail ถึงทุกคนในมหาวิทยาลัย ไม่เจาะจง หรือ ระบุส่งคนใดคนหนึ่ง
  5. การสั่งอาหาร และ เบรก ไม่ตรงตามจำนวนคนที่เข้า เนื่องจากแป้นไม่อยากเรียกเก็บเงินจากผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมโครงการ ทุกครั้งแป้นจึงสั่งอาหารแบบพอดีเท่านั้น เมื่อคนเกินจึงทำให้ไม่เพียงพอ
  6. มหาวิทยาลัยมีนโยบายเรียกเก็บเงินจากผู้ที่ส่งชื่อและไม่เข้าร่วมโครงการ จึงทำให้ คนที่เข้าบางครั้งไม่อยากส่งชื่อเพราะกลัวว่าเมื่อถึงวันจริงจะเข้าไม่ได้ จึงใช้วิธีเข้าแบบไม่ส่งชื่อ
  7. ปัญหาใหญ่สุดคือ การส่งหนังสือเวียนถึงคณะหน่วยงาน บางครั้งใช้เวลาในการเวียนหนังสือนาน ทำให้ส่งชื่อมาเกินกำหนดที่ตั้งไว้ ซึ่งถ้าใช้ การตอบรับแบบ e-mail อาจแก้ปัญหาได้อีกทางหนึ่ง                 
            ดังนั้นวิธีแก้ไข คือ เมื่อเริ่มโครงการหลังจาก ที่ออกหนังสือเชิญไปยังคณะหน่วยงานเรียบร้อย แป้นจะใช้วิธี e-mail แจ้งคณะ/หน่วยงาน โดย แนบหนังสือเชิญไปด้วย และให้ผู้ที่เข้าร่วม ตอบรับทาง e-mail เช่นกัน โดยสามารถโหลด หนังสือเชิญเพื่อขออนุญาต และเป็นหลักฐานในการขออนุญาต เข้าร่วมโครงการกับทางหน่วยงานและลดปัญหา ความล่าช้าของการส่งหนังสือเวียน โดยทุกครั้งที่เค้าส่งเมลล์มาเราก็จะตอบรับกลับเพื่อเป็นการยืนยันกับเจ้าตัวว่าเราได้รับชื่อของเค้าเรียบร้อยแล้ว ทำแบบที่พี่วิภัทรสอน และเป็นการแนะนำให้คนเข้ามาใน Share.psu.ac.th ที่เรากำลังจะเปิดตัวเร็วๆนี้ด้วย อิอิ

            แป้นว่าจะเริ่มด้วยโครงการใหม่ที่กำลังจะเขียน ต้องลองดูก่อนว่าจะมีปัญหาอะไรเกิดขึ้นบ้าง ไม่ลองก็ไม่รู้ใช่มั้ยล่ะ   Smiley Knight