เรียนรู้จากการทำหน้าที่นายกสภา สบช. 19. คุณค่าของสำนักงานสภาสถาบัน การทำงานปัญญา

 

สถานภาพของสำนักงานสภาสถาบัน สบช. ยังไม่ชัดเจน    ยังไม่ได้กำหนดให้ชัดเจนว่าสำนักงานสภาสถาบันมีหน้าที่และความรับผิดชอบอะไรบ้าง    ต้องการคนที่มีสมรรถนะอะไรบ้าง     หากไม่ระวัง อาจมองเป็นเพียงหน่วยงานธุรการ   ไม่มองว่าเป็นหน่วยงานสมอง     ที่จะช่วยหนุนความเจริญก้าวหน้าของ สบช.   ในการที่ สบช. จะพัฒนาขึ้นทำประโยชน์ให้แก่บ้านเมืองได้อย่างแท้จริง

หากยึดตามหลักการทำหน้าที่กำกับดูแลของสภาสถาบัน    ที่ต้องทำหน้าที่ทั้ง ๓ ด้าน คือ Fiduciary mode, Strategic mode, และ Generative mode   สำนักงานสภาสถาบันก็ต้องมีหน้าที่เป็นเสนาธิการ    ค้นหาข้อมูล วิเคราะห์สังเคราะห์ข้อมูล อย่างครบถ้วนแม่นยำ เสนอสภาฯ   เพื่อให้สภาทำหน้าที่ทั้งสามด้านได้อย่างมีคุณภาพและประสิทธิภาพสูง

โดยสำนักงานสภาสถาบัน ต้องไม่ทำหน้าที่ดังกล่าวแบบแยกส่วนจากหน่วยงานอื่นของ สบช.    ต้องเก่งด้านประสานงาน  และสร้าง synergy กับทั้งภายใน และภายนอก สบช.   

เรามักจะมองว่าสภาเป็นที่ประชุม    สำนักงานสภาจึงมีหน้าที่จัดประชุม ซึ่งก็คืองานธุรการ   แนวคิดเช่นนี้มีส่วนถูกไม่ถึงหนึ่งในสาม   คือถูกในส่วนของการทำหน้าที่ Fiduciary mode   แต่แม้การทำหน้าที่ Fiduciary mode   สำนักงานสภาสถาบันที่ดีก็ยังต้องทำงานวิชาการ หรืองานปัญญา    คือต้องเตรียมค้น รวบรวม และเรียบเรียง (สังเคราะห์) ข้อมูลที่ครบถ้วน ถูกต้อง แม่นยำ เสนอสภา   เพื่อให้สภาทำงานได้อย่างมีคุณภาพและมีประสิทธิภาพ   

ในส่วนของการทำหน้าที่ Strategic mode และ Generative mode   สำนักงานสภาสถาบันยิ่งต้องมีหน้าที่ทำงานปัญญามากขึ้นไปอีก   โดยต้องร่วมกับเลขานุการสภาในการทำหน้าที่ทั้งสามด้าน    ผู้อำนวยการสำนักงานสภาสถาบัน จึงต้องทำงานเข้าขากันกับรองอธิการบดีที่ทำหน้าที่เลขานุการสภา    ในลักษณะที่มองตาก็รู้ใจ    ในเรื่องของการสนับสนุนเลขานุการสภาด้านการจับฉวยประเด็นสำคัญ (จากสถานการณ์) เสนอสภา   ที่ทำให้เลขานุการสภาทำงานเชิงรุก   ไม่ใช่ทำงานในลักษณะสนองคำสั่ง

เรื่องทำงานเชิงรุกเป็นเรื่องสำคัญมากในงานทุกเรื่อง ทุกด้าน และของทุกหน่วยงาน   สภาสถาบันต้องทำงานเชิงรุก   ซึ่งหมายความว่า มีการเสนอเรื่องเข้าสู่สภา     โดยเสนอต่อเลขานุการสภา ให้นำเรื่องหารือกับนายกสภาอีกทีหนึ่ง    หากไม่ระวัง สำนักงานสภาที่ผู้คนเคยชินกับระบบราชการ ก็จะทำหน้าที่ “ผู้น้อยค่อยก้มประนมกร” คอยรับคำสั่ง   แต่ในวัฒนธรรมอุดมศึกษา ทุกหน่วยงาน ทุกคน ต้องทำงานปัญญา    คือมีความคิดริเริ่ม และเสนอความคิดนั้น โดยมีเป้าหมายที่ความสำเร็จ และความก้าวหน้า ของงาน     

นี่คือรูปธรรมอย่างหนึ่งของการ transform สบช. จากหน่วยงานราชการภายใต้สำนักงานปลัดกระทรวงสาธารณสุข    มาเป็นสถาบันอุดมศึกษา    ที่ต้องเปลี่ยนวัฒนธรรมจากวัฒนธรรมราชการมาเป็นวัฒนธรรมมหาวิทยาลัย    ที่ทุกหน่วยงานย่อย ทุกคน มุ่งทำงานปัญญา    ไม่ใช่มุ่งรับใช้นาย หรือรอรับคำสั่ง   

จะเห็นว่า กรรมการสภาทำงานเชิง strategic mode ในแทบทุกวาระของการประชุม    คือให้ข้อสังเกต เพื่อให้ สบช. ทำงานในเรื่องนั้นๆ ได้อย่างถูกเป้า มีคุณภาพ และมีประสิทธิภาพ    หลายประเด็นความเห็น มีความลึกซึ้ง ที่เจ้าหน้าที่ผู้จดรายงานต้องทำความเข้าใจ และต้องบันทึกให้ถูกต้องครบถ้วน    และที่สำคัญ ต้องนำมาเสนอในวาระประชุมของสภาฯ คราวต่อๆ มา   เมื่อมีวาระที่มีประเด็นนั้นๆ เกี่ยวข้อง    ว่ากรรมการสภาเคยให้คำแนะนำเรื่องนั้นไว้อย่างไรบ้าง ในการประชุมครั้งใด   

นั่นคือ สำนักงานสภาฯ ต้องมีระบบข้อมูล ที่ช่วยการค้นมติ และข้อสังเกต ของการประชุมครั้งก่อนๆ    เอามาใช้ในการทำงานของสภา   ให้เป็นการทำงานอย่างมีข้อมูลสนับสนุนเป็นอย่างดี    ระบบข้อมูลช่วยการค้นมติและข้อสังเกต จะช่วยการทำงานด้าน strategic mode ของสภาฯ   โดยที่สำนักงานสภาฯ ต้องมีเจ้าหน้าที่ที่ทำหน้าที่รับผิดชอบการพัฒนา และใช้ระบบดังกล่าว   

ในยุคนี้ ระบบอุดมศึกษาไทยมีการเคลื่อนไหวปรับตัวอย่างมากมาย    มีกฎหมาย ข้อบังคับ ประกาศ ออกมามาก    สำนักงานสภาฯ ต้องรวบรวมเอาไว้ใช้งาน   และเมื่อมีวาระการประชุมสภาฯ ที่เกี่ยวข้องกับ กฎหมาย ข้อบังคับ ระเบียบ หรือประกาศ ใหม่ๆ เหล่านั้น    สำนักงานสภาฯ ต้องช่วยชี้ความเชื่อมโยง และเตรียมเอกสารใส่แฟ้มไว้อ้างอิง    นี่คือการทำงานปัญญาอย่างหนึ่ง      

หากยึดแนวทางดังกล่าว    จะค้นพบการทำงานปัญญาของสำนักงานสภาฯ เพิ่มขึ้นตามสถานการณ์ความต้องการที่มีลักษณะ VUCA     และคุณค่าของสำนักงานสภาสถาบัน ต่อการพัฒนา สบช. ก็จะยิ่งเพิ่มขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป   

หากคาดหวังการทำหน้าที่ของสำนักงานสภาในลักษณะนี้    ผู้อำนวยการสำนักงานสภาและทีมงานต้องเก่ง   ต้องฝึกฝนพัฒนาตนเองขึ้นมาทำหน้าที่ในระดับนี้ให้ได้   ซึ่งหมายความว่าตำแหน่งผู้อำนวยการสำนักงานสภาต้องสูง

โชคดีที่สภา สบช. ในการประชุมวันที่ ๘ พฤศจิกายน ๒๕๖๕ มีมติไว้อย่างชัดเจนให้ตำแหน่งผู้อำนวยการสำนักงานสภาอยู่ในระนาบเดียวกันกับผู้อำนวยการสำนักงานอธิการบดี และคณบดี       

วิจารณ์ พานิช

๘ พ.ย. ๖๕