ระยะนี้ สำนักหอสมุดมีการประชุมปรึกษาหารือกันบ่อยๆ ในเรื่องการประกันคุณภาพห้องสมุด เมื่อวันที่ 3 มกราคม 2550 เวลา 13.30 - 16.00 น. เราคุยกันในหัวข้อ ดัชนีที่ 9.3 การจัดการความรู้ในองค์กร ได้รายละเอียดดัชนีเรียบร้อย ดิฉันคาดว่า อ. หนึ่ง คงจะนำมาเล่าในคราวต่อๆ ไป ส่วนสิ่งที่ดิฉันจะนำมาเล่าเป็นผลพลอยได้ของการประชุมในวันนั้น ในตอนหนึ่ง เราพูดถึงการพูดคุยระหว่างกันในสำนักหอสมุดว่า เราพูดคุยกันน้อยไปหน่อย ทำให้การทำงานบางอย่าง ไม่มีการสรุปทั้งข้อดี ข้อเสีย ความสำเร็จและปัญหาต่างๆ มีใครคนหนึ่งเสนอให้นำเอาเครื่องมือในการทำ KM Workshop มาใช้ เครื่องมือดังกล่าวได้แก่การทำ AAR เราตกลงที่จะทำ AAR งานปีใหม่ เพราะเป็นเรื่องสนุกๆ เบาๆ ที่ทุกคนน่าจะพูดได้ง่ายๆ
เมื่อตกลงกันได้แล้ว ที่ประชุมจึงมอบหมายให้คุณสุนิสา นัดบุคลากรของสำนักหอสมุดมาพบกันในเวลา 14.00 น. ของวันที่ 4 มกราคม 2550 ที่ห้องประชุมชั่วคราวของเรา ห้องศูนย์เทปธรรมะท่านผู้หญิงมณีรัตน์ โดยไม่มีการบังคับใจใคร มีผู้มาเข้าร่วมการทำ AAR ครั้งแรก ประมาณ 20 คน จากบุคลากรทั้งหมด 55 คน ถือว่าเป็นการเริ่มต้นที่ดี
AAR วันนี้เริ่มต้นจากภาพความสนุกสนานของงานวันปีใหม่ หรือ Red Party (Concept ของงานพวกเราช่วยกันโหวต) จากกล้องของใครต่อใครหลายๆ คน อาจารย์รุจโรจน์ (อ. หนึ่ง) เริ่มต้นอธิบายคำว่า AAR คืออย่างไร เราทำกิจกรรมนี้มีวัตถุประสงค์ให้ทุกคนได้มีโอกาสแสดงความคิดเห็นให้เพื่อนๆ ทราบและเพื่อจะนำไปใช้ประโยชน์ในการจัดกิจกรรมต่างๆ ในคราวต่อไป จากนั้น อ. หนึ่ง ก็โยนให้ดิฉันรับช่วงดำเนินรายการ AAR โดยตั้งไว้ 4 หัวข้อ คือ 1. คาดหวังอะไรจากงาน 2. ได้มากกว่าความคาดหวังหรือไม่ 3. มีอะไรที่น้อยกว่าความคาดหวัง และ 4. ถ้าจะจัดงานแบบนี้คิดว่าจะจัดให้ดีกว่านี้อย่างไร โดยมีคุณขวัญตระกูลและคุณสุนิสา เป็นผู้บันทึกข้อมูล
เราเริ่มต้นการแสดงความคิดเห็นโดยให้ น้องใหม่ผู้เป็นดาวของงาน คือ น้องจิ พูดถึงความในใจตามสไตล์ของ KM ที่ควรเริ่มจากน้องใหม่ หรือบุคคลที่เป็นเด็กกว่า เพื่อไม่ให้เกิดการครอบงำทางความความคิด(เห็น) อย่างไม่ตั้งใจ และรายการนี้ทุกคนได้แสดงความคิดเห็นกันอย่างเต็มที่ รายละเอียด คุณสุนิสา รับปากว่าจะมาบอกกล่าวในบล็อกของเธอ ดิฉันขอรับหน้าที่เล่าบรรยากาศก็แล้วกันนะคะ
พอน้องจิเริ่มแสดงความคิดเห็นแล้ว ก็ตามมาด้วยน้องใหม่อีก คนหนึ่งคือ น้องแก่น ที่จริงเธอคนนี้เล่าไว้ใน บล็อก สิ่งที่ได้จากงานปีใหม่ บ้างแล้ว แต่การเล่าแบบ F2F ทำให้เราใกล้ชิดกันมากขึ้น บรรยากาศการแสดงความคิดเห็นเป็นไปด้วยความเรียบร้อย แม้ในตอนแรกๆ อาจมีเกร็งกันบ้าง แต่พอเริ่มไปเป็นคนที่ 3-4 เราก็เห็นการอยากแสดงความคิดเห็นของทุกคน มีบางทีต้องหยุดคุยตามหัวข้อเปลี่ยนมาคุยเรื่องอื่นๆ ที่สมาชิกอยากพูดถึง แล้วค่อยกลับมาคุยในประเด็นต่อ แสดงให้เห็นว่าบรรยากาศที่ดี ทำให้วัฒนธรรมการพูดคุยเกิดขึ้นได้ง่าย ยิ่งเป็นหน่วยงานที่มีความสัมพันธ์ที่ดีต่อกันมาก่อนยิ่งสร้างได้เร็ว
เราใช้เวลาเกือบ 2 ชั่วโมงในการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นในรูปแบบประยุกต์ใช้ AAR หลายคนแสดงความคิดเห็นต่อการจัดงาน รวมไปถึงวัฒนธรรมที่ดีและไม่ดีในองค์กรในการจัดกิจกรรมอื่นๆ แทรกเป็นระยะๆ ด้วย เราจบรายการด้วย ภาพถ่ายวีดิทัศน์ งานเลี้ยงอำลาปีเก่าอีกครั้ง ได้ยินเสียงหัวเราะอย่างสนุกสนานอีกครั้งหนึ่ง หลังจากมีคนเกือบกรามค้างในงานมาแล้ว นักแสดงบางคนถึงกับบอกว่า (เรา) ทำไปได้ยังไงเนี่ยะ
AAR ครั้งแรกของสำนักหอสมุดสรุปได้ว่า ประสบความสำเร็จในการมีส่วนร่วมแสดงความคิดเห็นของสมาชิก และมีการบันทึกไว้ เพื่อเป็นหลักฐานเมื่อใครสักคนหนึ่งต้องทำกิจกรรมอะไรก็ตามของสำนักหอสมุด จากนี้ไปจะนำข้อคิดเห็นต่างๆ เหล่านี้ไปประยุกต์ใช้ในสิ่งที่ประสบความสำเร็จ ปรับปรุงข้อบกพร่องหรือเตรียมป้องกันเหตุที่เป็นข้อผิดพลาดได้ต่อๆ ไป และเราหวังว่าวัฒนธรรมนี้จะสร้างความสัมพันธ์อันดี เพื่อพัฒนาองค์กรของเราต่อไป
อีกไม่กี่วันข้างหน้าเราจะนำ BAR มาใช้กับการขนย้ายวัสดุ อุปกรณ์ ไปยังตึกใหม่ ซึ่งมีหลายฝ่ายเริ่มคุยและวางแผนกันไปบ้างแล้ว
